چه کسی می گوید نوشتن ایمیل ساده ترین راه برای برقراری ارتباط است؟ در واقع نوشتن ایمیل ها نیز دارای اخلاق است. به عبارت دیگر ، سبک زبان در نامه های الکترونیکی که برای همکلاسی ها و استادان تدریس می شود ، البته باید متمایز شود ، به ویژه اینکه آموزش رسمی دروازه ای برای مشاغل حرفه ای بالقوه است. به همین دلیل ، همه تعاملاتی که در آن رخ می دهد باید به صورت حرفه ای انجام شود ، از جمله هنگام ارسال ایمیل. به عنوان مثال ، ایمیل ها همیشه باید با آدرس ایمیل دانشگاهی شما ارسال شوند و همیشه باید با یک سلام رسمی باز شوند. با تعامل مانند یک نامه تجاری رسمی رفتار کنید. یعنی منظور خود را به روشنی ، مختصر و روشن بیان کنید و از گرامر خوب استفاده کنید!
گام
قسمت 1 از 3: ایجاد یک تأثیر مثبت
مرحله 1. برای یافتن پاسخ سوالات خود ، برنامه درسی را بخوانید
به طور کلی ، سوالات شما در مطالبی که مدرس در ابتدای فرایند سخنرانی ارائه کرده است ، پاسخ داده شده است. در نتیجه ، اصرار بر درخواست از استاد فقط شما را شبیه یک دانشجوی غیر جدی می کند و همچنین می تواند باعث دلخوری استاد شود که محتوای ایمیل شما زمان زیادی را صرف می کند.
- برنامه درسی دوره به طور کلی شامل اطلاعات مربوط به تکالیف ، مهلت ارسال تکالیف ، خط مشی های کلاس و قالب های تکلیف است.
- اگر مدرس فقط یک لیست خواندن ارائه می دهد ، ارسال ایمیل برای درخواست مطالبی که در برنامه درسی توضیح داده نشده است ، اشکالی ندارد.
مرحله 2. از آدرس ایمیل دانشگاهی خود استفاده کنید
به احتمال زیاد ، استاد شما روزانه ده ها تا ده ها ایمیل دریافت می کند. به همین دلیل باید از یک آدرس ایمیل دانشگاهی استفاده کنید تا ایمیل ها به طور خودکار در جعبه هرزنامه قرار نگیرند. علاوه بر این ، ارسال یک ایمیل با آدرس ایمیل دانشگاهی بسیار حرفه ای تر به نظر می رسد و به اساتید کمک می کند تا نام فرستنده را به وضوح مشخص کنند ، به ویژه اینکه آدرس های ایمیل دانشگاهی به طور کلی شامل نام کامل دانش آموز می شود.
مرحله 3. شامل یک موضوع نماینده
به عبارت دیگر ، مطمئن شوید که محتوای ایمیل شما برای مدرس شناخته شده است ، حتی اگر او فقط موضوع را بخواند. دانستن هدف ایمیل شما از همان ابتدا به مدرس شما کمک می کند تا زمان مناسب را برای خواندن و پاسخ دادن به آن اختصاص دهد. بنابراین ، همیشه یک موضوع ایمیل واضح و مختصر وارد کنید!
به عنوان مثال ، می توانید "سionsالات مربوط به تکالیف اخیر" یا "مقالات نهایی" را بنویسید
مرحله 4. ایمیل را با ذکر نام و عنوان مدرس شروع کنید
مهم نیست که خواسته های شما چقدر مهم است ، همیشه ایمیل خود را با یک سلام رسمی شروع کنید ، همانطور که هنگام نوشتن یک نامه رسمی مشابه می خواهید. به عنوان مثال ، ایمیل را با نوشتن "عزیز" شروع کنید. دکتر. جونز ، "و با کاما. فراموش نکنید که از نام مستعار مطابق با ترجیحات مدرس استفاده کنید ، خوب!
- اگر مطمئن نیستید که مدرس مورد نظر دکترا گرفته است ، کافی است او را با عنوان "آقای جونز" خطاب کنید.
- اگر هر دوی شما تعاملات شخصی مکرری دارید ، استفاده از یک تبریک معمولی تر ، مانند”سلام ، آقا/دکتر. جونز."
قسمت 2 از 3: ایجاد محتوای ایمیل
مرحله 1. خود را به وضوح مشخص کنید
از آنجا که مدرس مورد نظر فقط به شما آموزش نمی دهد ، احتمالاً باید هویت شما را به او یادآوری کند. بنابراین ، همیشه ایمیل را با ذکر نام خود و همچنین نام دوره ای که شما را گرد هم آورده و ساعات سخنرانی ، مانند "کلاس بازاریابی در بعد از ظهر" شروع کنید.
مرحله 2. بر نقطه نظر خود تمرکز کنید
به یاد داشته باشید ، مدرسین افراد بسیار شلوغی هستند. بنابراین ، مطمئن شوید که محتوای ایمیل شما پیچیده نیست تا زمان زیادی را صرف کارهای بی اهمیت نکنید. نقطه نظر خود را به صورت مختصر ، سرراست و روشن بیان کنید و از جزئیات بی اهمیت یا بی ربط اجتناب کنید.
به عنوان مثال ، اگر در مورد یک تکلیف س haveالی دارید ، آن را واضح بیان کنید: "در مورد مأموریتی که پنجشنبه گذشته انجام دادید ، چیزی می خواهم از شما بپرسم. این کار در واقع باید به صورت گروهی انجام شود یا به صورت جداگانه ، درست است ، آقا/خانم؟"
مرحله 3. در جملات کامل بنویسید
به یاد داشته باشید ، این ایمیل ها بارگذاری یا پیام های متنی فیس بوک برای همسالان شما نیستند! یعنی همیشه از جملات کامل و رسمی برای نشان دادن حرفه ای بودن خود استفاده کنید.
- به عنوان مثال ، ننویسید ، "مطالب کلاس آخر واقعاً عالی بود ، آقا/خانم!"
- در عوض ، سعی کنید بنویسید: "از آخرین مطالبی که آموزش دادید متشکرم که درک مرا روشن کرد."
مرحله 4. از صدای ایمیل مناسب استفاده کنید
هنگام تماس با معلم برای اولین بار ، به یاد داشته باشید که از لحن و دستور زبان حرفه ای استفاده کنید. یعنی به هر دلیلی از شکلک استفاده نکنید! اگر چندین بار به مدرس پیام داده اید ، باید ایمیل خود را با لحن معمولی تری بنویسید ، مخصوصاً اگر مدرس اولین کسی باشد که به طور غیر رسمی عمل می کند (مانند ارسال شکلک برای شما).
مرحله 5. درخواست خود را مودبانه ارائه دهید
در حقیقت ، بسیاری از دانش آموزان دوست دارند از استادان خود خواسته هایی داشته باشند. این کار را نکنید ، زیرا به شما کمک نمی کند چیزی بدست آورید! در عوض ، نیت خود را در قالب یک درخواست بیان کنید که ممکن است استاد شما با آن موافقت کند یا نکند.
به عنوان مثال ، اگر می خواهید مدت زمان ارسال تکالیف را تمدید کنید ، ننویسید: "مادربزرگم اخیراً فوت کرده است ، بنابراین لطفاً مهلت ارسال تکالیف را تمدید کنید ، خوب؟" در عوض ، یک جمله مودبانه تر بنویسید مانند ، "متأسفم آقا/خانم ، این هفته برای من بسیار سخت بود زیرا مادربزرگم به تازگی فوت کرده است. در صورت تمایل ، آیا مایل به تمدید مهلت ارسال مقالات هستید؟"
مرحله 6. از علائم نگارشی درست استفاده کنید
اگر ایمیل برای همسالان باشد ، مطمئناً گیرنده ایمیل با قرار دادن اشتباه نقطه و ویرگول مشکلی نخواهد داشت. با این حال ، اگر ایمیل برای یک معلم است ، مطمئن شوید که هر علامت نقطه گذاری در محل مناسب قرار داده شده است.
مرحله 7. هر کلمه را با املای درست بنویسید
با وجود استفاده گسترده از متن متن در اینترنت ، هرگز از آن در ایمیل حرفه ای استفاده نکنید! به عبارت دیگر ، هر کلمه را به صورت کامل بنویسید ، مانند "Mr" به جای "Mr". از املای درست استفاده کنید تا ایمیل های شما حرفه ای تر به نظر برسند!
فراموش نکنید که صحت محتوای ایمیل را با کمک یک برنامه یا برنامه کامپیوتری برای بررسی املا بررسی کنید
مرحله 8. حروف بزرگ را به درستی قرار دهید
به طور خاص ، کلماتی که در ابتدای جملات ذکر شده اند ، مانند برخی از انواع اسامی (مانند نام مستعار) باید با حروف بزرگ نوشته شوند. با ایمیل ها مانند مکالمات پیامکی برخورد نکنید و مطمئن شوید که همیشه به درستی حرف می زنید.
قسمت 3 از 3: پایان دادن به ایمیل
مرحله 1. اقداماتی را که معلم شما باید انجام دهد بیان کنید
به عبارت دیگر ، مطمئن شوید که خواسته یا درخواست شما در انتهای ایمیل به وضوح بیان شده است. به عنوان مثال ، اگر می خواهید از او پاسخ بگیرید ، گفتن آن را فراموش نکنید. اگر احساس می کنید نیاز به ملاقات با او دارید ، این هدف را نیز منتقل کنید.
مرحله 2. دستور زبان مورد استفاده در ایمیل را دوباره بخوانید
ایمیل را اسکن کنید تا مطمئن شوید خطای دستوری رخ نداده است. اغلب ، این فرایند به شما کمک می کند تا یک یا دو خطای جزئی را که باید برطرف شوند ، تشخیص دهید.
مرحله 3. ایمیل را از دیدگاه معلم خود بخوانید
مطمئن شوید ایمیل شما طوری به نظر نمی رسد که شما چیزی می خواهید. همچنین مطمئن شوید که مقاصد شما بصورت مستقیم ، واضح و بدون اطلاعات شخصی رنگ آمیزی شده است که اهمیت کمتری دارد. این رفتار جدا از بی اثر بودن ، غیرحرفه ای نیز هست.
مرحله 4. ایمیل را با تبریک رسمی پایانی به پایان برسانید
درست مانند زمانی که ایمیل خود را با یک سلام حرفه ای شروع می کنید ، همین کار را برای پایان دادن به ایمیل انجام دهید. به عنوان مثال ، از یک تبریک خاتمه رسمی مانند "با احترام" یا "سلام" استفاده کنید ، به دنبال آن کاما و با نام کامل خود پایان می یابد.
مرحله 5. پس از یک هفته دوباره ایمیل کنید
پس از ارسال ایمیل ، برای پاسخی از استاد خود وحشت نکنید. با این حال ، اگر به ایمیل شما به مدت یک هفته یا بیشتر پاسخ داده نشده است ، بهتر است همان ایمیل را مجدداً ارسال کنید ، فقط در صورتی که او اولین ایمیل شما را از دست داده باشد.
مرحله 6. به پاسخ ایمیلی که دریافت کرده اید پاسخ دهید
پس از دریافت پاسخ نامه از طرف مدرس مورد نظر ، فراموش نکنید که پاسخ دهید تا نشان دهید که ایمیل را به درستی دریافت کرده اید. برای مثال ، می توانید به سادگی یک یادداشت کوتاه تشکر ارسال کنید یا در صورت لزوم ، یک پاسخ طولانی تر با همان قوانین نوشتاری ارسال کنید تا حرفه ای به نظر برسد. اگر به مشکل یا س yourال شما از طریق ایمیل پاسخ داده نشده است ، از او بخواهید که شخصاً ملاقات کند.
- به عنوان مثال ، می توانید بنویسید: "ممنون از پاسخ ، آقا/خانم. در کلاس می بینمت."
- اگر احساس می کنید که نیاز به ملاقات با مدرس دارید ، بنویسید: "من واقعاً از دیدگاه های شما در این مورد قدردانی می کنم. در صورت تمایل ، آیا می توانم مستقیماً با شما ملاقات کنم تا با جزئیات بیشتری در مورد آن بحث کنیم؟"
