برای اینکه بتوانید ارتباط موثرتری برقرار کنید ، باید بتوانید موارد را به طور خاص منتقل کنید (به ویژه برای جلوگیری از ابهام جملات یا سردرگمی طرف مقابل). اطلاعات واضح و توصیفی - اعم از کتبی یا شفاهی - نه تنها به شما در انتقال واضح تر نکات کمک می کند ، بلکه درک آنها را برای طرف مقابل نیز آسان می کند. نیازی به عجله نیست ؛ وقت بگذارید و پیام خود را ساختاربندی کنید و از مزایای برقراری ارتباط ویژه تر لذت ببرید.
گام
قسمت 1 از 2: تصمیم گیری برای انتقال چه اطلاعاتی
مرحله 1. موضوعی را انتخاب کنید که در آن مهارت دارید
هرچه اطلاعات بیشتری در مورد موضوع داشته باشید ، انتقال حقایق و ارقام خاص برای شما آسان تر خواهد بود.
- اگر با موضوع آشنا نیستید ، کمی تحقیق کنید (کتاب بخوانید ، صفحات اینترنتی را مرور کنید ، و غیره) تا بتوانید موضوع را با جزئیات بیشتر منتقل یا بنویسید. برای تولید یک نوشتار یا گفتار جامع ، انجام یک تحقیق کوچک کاری است که باید انجام دهید.
- اگر از توانایی های خود اطمینان ندارید ، سعی کنید موضوع را با چیزی آشنا مرتبط کنید. همچنین می توانید به یک موضوع فرعی که بهتر آن را درک می کنید فکر کنید. به عنوان مثال ، اگر از شما خواسته می شود در مورد تغییرات آب و هوا صحبت کنید ، سعی کنید یکی از جنبه های خاص را که می فهمید و در آن مهارت دارید ، انتخاب کنید ، اما در محدوده موضوع تغییرات آب و هوایی قرار دارد (مانند عشق شما به خرس های قطبی و تاثیر آن). تغییرات آب و هوایی در زیستگاه آنها).
مرحله 2. "دعوت به عمل" خود را تعریف کنید
این مرحله ممکن است پیچیده به نظر برسد ، اما ارزش آن را دارد که تمرکز بحث خود را محدود کرده و بر هدف نوشتار یا گفتار خود برای شنونده یا خواننده تأکید کنید. به عبارت دیگر ، به وضوح بیان کنید که خواننده یا شنونده پس از شنیدن یا خواندن استدلال شما چه اقدامی باید انجام دهد. صرف نظر از نوع مطالبی که انتخاب می کنید (اعم از داستانی یا استدلالی فلسفی) ، اطمینان حاصل کنید که انتظار دارید شنونده یا خواننده چه واکنشی از خود نشان دهد. این مرحله را هنگام تدوین مطالب فراموش نکنید.
- "فراخوان به عمل" اصطلاحی است که معمولاً در دنیای بازاریابی استفاده می شود ، اما می تواند در فرایند ترکیب یک قطعه نوشتاری یا مطالب گفتاری نیز به کار رود. موضوع شما هر چه باشد ، به این فکر کنید که چگونه مقاله می تواند به عنوان یک عنصر بازاریابی برای انتقال یک پیام خاص مورد استفاده قرار گیرد و مردم را تشویق به عمل به انتظارات شما کند.
- برخی از اهداف عمومی به عمل نیاز دارند: چیزی را آگاه کنید ، کسی را به انجام کاری تشویق کنید ، چیزی را توصیه کنید ، در مورد چیزی بحث کنید ، از مشاجره پشتیبانی کنید ، چیزی را توضیح دهید ، چیزی را آموزش دهید و با چیزی مبارزه کنید.
- اگر می خواهید در مورد خرس های قطبی و تغییرات آب و هوا بنویسید ، احتمالاً اقدام شما مربوط به اقداماتی است که شنوندگان یا خوانندگان می توانند برای بررسی تأثیرات تغییرات آب و هوایی انجام دهند.
مرحله 3. مطمئن شوید که به سوالات موضوع پاسخ می دهید
هدفتان هرچه باشد (پاسخ به س questionال ، رد بحث یا تکمیل تکلیف) ، به سوالات خاصی که باید در این زمینه به آنها پاسخ دهید دقت کنید. البته می توانید برخی اطلاعات اضافی را که هنوز مرتبط هستند وارد کنید. اما ابتدا مطمئن شوید که ابتدا به س questionsالات اصلی پاسخ داده اید.
کلمه س questionالی را که س beginsال را آغاز می کند در نظر بگیرید. به عنوان مثال ، اگر از شما خواسته شود کارهایی را که در محل کار انجام می دهید شرح دهید ، ممکن است وسوسه شوید سایر موارد مرتبط با موضوع را توضیح دهید ، مانند نحوه عملکرد شما در محل کار یا دلیل انتخاب آن شغل. این اطلاعات - هر چند شنیدن جالب و مهم است - اطلاعات اصلی نیست که شما باید ارائه دهید. قبل از افزودن اطلاعات دیگر ، ابتدا به س coreال اصلی پاسخ دهید
مرحله 4. به طول نوشتار یا گفتار خود فکر کنید
اگر فقط اجازه دارید حداکثر 500 کلمه بنویسید یا 15 دقیقه صحبت کنید ، مطمئن شوید که قادر به انتقال تمام اطلاعات و استدلال های مهم در این محدوده هستید. اگر طول نوشتن یا صحبت کردن مشخص نشده است ، با دقت فکر کنید که باید چه پیامی را منتقل کنید ، چه موضوعاتی را می خواهید مطرح کنید و مخاطب یا خواننده مورد نظر شما چه کسانی هستند. این به شما کمک می کند مدت زمان نوشتن یا صحبت کردن خود را تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که می توان همه اطلاعات مهم را بدون حوصله شنونده یا خواننده و گوش دادن به آنها دشوار منتقل کرد.
- اصل هرم معکوس را امتحان کنید. هرم معکوس تمام اطلاعات مهم را در بالا و اطلاعات کم اهمیت را در پایین قرار می دهد. اگر به محدوده توجه شنونده اهمیت می دهید ، یاد بگیرید که از این اصل استفاده کنید. البته این اصل در مورد همه انواع نوشتار یا گفتار صدق نمی کند. اما حداقل ، اگر می خواهید ارتباط چند نکته مهم را بیاموزید ، اصل هرم وارونه ارزش یکبار امتحان را دارد.
- اگر زمان (ارتباط کلامی) یا صفحات (ارتباط غیرکلامی) برای شما باقی مانده است ، فقط کلمات بی معنی را اضافه نکنید. سعی کنید به اطلاعات یا مثالهای دیگری که مربوط به موضوع شماست فکر کنید. جزئیاتی را که برای شنونده یا خواننده مفید است منتقل کنید.
- اطلاعات مربوطه را ارائه دهید. جزئیات نامربوط فقط تمرکز شما را کمتر می کند.
مرحله 5. مثال بزنید
چه شفاهی و چه غیر کلامی ، هر دو از شما می خواهند که یک استدلال بسازید و مثال هایی برای حمایت از آن استدلال ارائه دهید. به یاد داشته باشید ، اطلاعات خاص همیشه نیاز به تأیید دارد.
- به عنوان مثال ، در یک سخنرانی سیاسی یا یک کار علمی ، نمونه ها باید در قالب مستقیم و خاصی مانند "مثال …" ارائه شوند. در حالی که در ژانرهای معمولی تر ، مانند نوشتن خلاق ، نمونه ها در قالب ضمنی تری ارائه می شوند. به عنوان مثال ، برای توضیح اینکه شخصیت شما بسیار مد است ، باید توضیح دهید که او چه لباسی می پوشد یا فروشگاه لباس مورد علاقه اش چیست.
- با ذکر مثال زیاده روی نکنید. اگر مثالهای نامربوط زیادی بیاورید ، به احتمال زیاد شنوندگان یا خوانندگان شما موضوع اصلی شما را فراموش خواهند کرد. با ارزیابی تمام جزئیات مثالی که قصد ارائه آن را دارید ، از این امکان اجتناب کنید. مطمئن شوید که ارتباط مثالی بین مثال ارائه شده و استدلال اصلی شما وجود دارد.
مرحله 6. تا آنجا که ممکن است ، تمام کلمات سوال را توضیح دهید
مگر اینکه مطالب شما بسیار مختصر باشد ، در مورد اینکه چه کسی ، چه چیزی ، چه وقت و کجا در مطالب خود سyingالات خود را روشن کنید. این روش به ویژه در ارتباطات تجاری مهم است. اگر چیزی را از کسی می خواهید ، مطمئناً باید آنچه را که شما نیاز دارید ، چه کسی به آن نیاز دارد ، چه زمانی باید برآورده شود و کجا می تواند برآورده شود را منتقل کنید.
کلمات س questionالی "چگونه" و "چرا" ممکن است مهم باشند یا نباشند (بسته به محتوای پیام شما). به نحوه تفسیر شنوندگان یا خوانندگان از پیام شما دقت کنید. هرگز تصور نکنید که اگر به آنها نگویید می فهمند
مرحله 7. موضوع را تعمیم ندهید
تعمیمها اغلب زمانی انجام می شوند که نمی دانید چه چیز دیگری باید بگویید (معمولاً در ارتباطات غیرکلامی/کتبی اتفاق می افتد). برخی از نمونه های رایج عبارت های "از دیرباز…" یا "بسیاری از مردم فکر می کنند …" است. می توان گفت که این عبارات بیش از حد انتزاعی و گسترده هستند ، بنابراین توجیه حقیقت دشوار است.
به عنوان مثال ، به جای شروع مقاله خود با گفتن "فناوری زندگی مدرن را بدتر می کند" ، می توانید بگویید: "به گفته برخی از کارشناسان ، فناوری باعث ایجاد مشکلات ارتباطی بین افراد می شود و احساس تنهایی فرد را افزایش می دهد."
قسمت 2 از 2: انتخاب کلمات
مرحله 1. از صفت ها و قیدهای مناسب استفاده کنید
جملات توصیفی معمولاً درک منظور شما را برای شنونده یا خواننده آسان می کند. علاوه بر این ، معمولاً شنیدن یا خواندن چنین جملاتی جالب تر خواهد بود. با این حال ، زیاد از جملات توصیفی استفاده نکنید. نگرانیم ، این جملات در واقع اضافی بوده و تأثیر کمتری بر شنوندگان یا خوانندگان داشته باشد.
- به این فکر کنید که شنونده یا خواننده چگونه کلمات مورد نظر شما را تصور می کند. اگر کلمات شما تصویری واضح در ذهن آنها ایجاد نمی کند ، احتمالاً کلماتی را انتخاب می کنید که بیش از حد مبهم هستند. به عنوان مثال ، اگر به سادگی بگویید "آن شخص به خانه رفت" ، تصور آن برای شنونده سخت خواهد بود. در عوض ، سعی کنید بگویید: "پیرمرد خسته به خانه تاریک و خالی خود آمد"؛ چنین توصیفی درک مطلب را برای شنونده یا خواننده بسیار آسان می کند.
- جمله "او لکنت می کند و لکنت می کند" شامل یک قید اضافی است ، زیرا کلمه "لکنت زبان" را می توان از قبل به عنوان اختلال گفتاری تفسیر کرد که باعث می شود فرد به طور متناوب صحبت کند.
- اگر مطمئن نیستید که آیا زبان مورد استفاده به اندازه کافی توصیفی است یا خیر ، از یکی از نزدیکان خود بخواهید که نوشته های شما را بخواند و امتیاز دهد. از آنها بپرسید آیا نوشته شما به اندازه کافی دقیق است و آیا زبانی که استفاده می کنید به اندازه کافی واضح است.
- به جای توصیف هر موضوعی که ذکر می کنید ، فقط روی مهم ترین اشیا در پیام خود تمرکز کنید.
مرحله 2. از نام صحیح استفاده کنید
خوانندگان یا شنوندگان خود را گیج نکنید. همیشه سعی کنید نام ، عنوان و مکان خاصی را ذکر کنید.
مرحله 3. جزئیات مربوط به زمان را ارائه دهید
اطمینان حاصل کنید که شنونده یا خواننده قادر است قید زمان ارائه شده را درک کند. به جای گفتن "هفته آینده" یا "به زودی" ، از اصطلاحات خاص تری مانند "روز دوشنبه" یا "قبل از پنج و نیم ساعت" استفاده کنید.
مرحله 4. از تکنیک نوشتن "نشان بده نگو" استفاده کنید
در نوشتن خلاق ، استفاده از کلمات و عبارات توصیفی بر اساس پنج حس است: بینایی ، بویایی ، چشایی ، شنوایی و لمس. این روش برای سایر انواع گفتار نوشتاری یا شفاهی نیز مفید است ، به ویژه اینکه برای شنوندگان یا خوانندگان این امکان وجود دارد که "موقعیت" را تجربه کرده و به نتیجه گیری خود برسند.
- به عنوان مثال ، جمله "دشاون بسیار خوشحال است" هنوز از جزئیات کافی برخوردار نیست. خوانندگان خوشبختی را مانند آنچه دشاون احساس می کند درک نخواهند کرد. در عوض ، سعی کنید بنویسید ، "دشاون وقتی بالاخره با اریکا ملاقات کرد احساس کرد قلبش تند می زند. او نمی تواند منتظر بماند تا خبرهای خوبی را که به تازگی شنیده است با دوست قدیمی خود به اشتراک بگذارد. "این جزئیات ملموس و خاص در مورد احساسات دشاون به خواننده اجازه می دهد تا احساسات دشاون را بهتر درک کند.
- برای اینکه بتوانید مسائل را بهتر توضیح دهید ، یاد بگیرید که موارد را با جزئیات بیشتری مشاهده کنید. با رعایت جزئیات کوچک در زندگی روزمره خود شروع کنید. حواس پنج گانه خود را تیز کنید
مرحله 5. بدانید چه زمانی باید پارافراسیون کنید
اگر می خواهید از کلمات شخص دیگری نقل قول کنید ، جمله واقعی را ذکر کنید. متأسفانه ، این روش تنها در صورتی کار می کند که نقل قول واضح و مختصر باشد. اگر جمله ای که نقل می کنید بسیار پیچیده و یا درک آن دشوار است ، پارافریشن (توضیح مجدد آن با کلمات خود) را در نظر بگیرید تا درک آن برای شنوندگان یا خوانندگان آسان شود.
گفت و گو یک عنصر ضروری برای توسعه طرح و شخصیت در نوشتن خلاق است. بنابراین اطمینان حاصل کنید که آن را در قالب گفتگو بنویسید ، نه به صورت پارافراس
مرحله 6. واژگان خود را گسترش دهید
واژگان گسترده می تواند به شما در برقراری ارتباط بهتر کمک کند. هرچه کلمات بیشتری بدانید ، انتخاب کلماتی که به بهترین نحو با جزئیاتی که می خواهید انتقال دهید ، برای شما راحت تر خواهد بود.
- در شرایط خاص ، ممکن است لازم باشد از کلمات پیچیده استفاده کنید. اما اطمینان حاصل کنید که از کلماتی که رایج نیستند و درک آنها دشوار است اجتناب کنید. به یاد داشته باشید ، یک عنصر مهم ارتباطات پیام است ، نه انتخاب واژگان. همچنین باید در انتخاب اصطلاحات فنی دقت کنید. بیم آن می رود که اصطلاحات اصطلاحی در ذهن شنوندگان یا خوانندگان آشنا نباشد.
- فرهنگ لغت ها و اصطلاحنامه اصطلاحاتی هستند که واقعاً به شما در توضیح چیزی کمک می کنند. اگر از کلماتی که انتخاب کرده اید مطمئن نیستید ، همیشه معنی کلمات موجود در فرهنگ لغت را بررسی کنید.
مرحله 7. از ساختارهای بیش از حد پیچیده جملات اجتناب کنید
مطمئن شوید که هر کلمه را به ترتیب صحیح قرار داده اید. همچنین مطمئن شوید که از ساختار جمله درست استفاده می کنید تا پیام شما روان ، واضح و مختصر به نظر برسد. سعی کنید جملات زیر را مقایسه کنید:
- "جاسوسی صنعتی ، همراه با افزایش استفاده از رایانه برای ذخیره و پردازش اطلاعات شرکت ها ، به سرعت در حال رشد است." این پیام مبهم به نظر می رسد زیرا بندهای درج شده در واقع ایده اصلی جمله را اشتباه می گیرد.
- جاسوسی صنعتی با افزایش استفاده از رایانه برای ذخیره و پردازش اطلاعات شرکتی به سرعت در حال رشد است. " این پیام واضح تر است زیرا ایده اصلی در ابتدای جمله منتقل می شود.
