ایمیل یکی از رایج ترین انواع ارتباطات در دنیای مدرن است. دانستن نحوه معرفی خود به دیگران از طریق ایمیل می تواند حرفه و شبکه شما را بهبود بخشد. نوشتن یک ایمیل مقدماتی مختصر و روشن شانس خواندن ایمیل و تعامل خواننده با شما را افزایش می دهد. از برخی از اشتباهات رایج خودداری کنید تا مطمئن شوید ایمیل شما از بقیه متمایز است.
گام
روش 1 از 3: شروع قوی ایمیل
مرحله 1. مطمئن شوید که موضوع ایمیل مشخص است
گیرندگان باید قبل از باز کردن ایمیل ، طرح کلی آن را بدانند. مطمئن شوید که مختصر است ؛ زیرا همه چیز طولانی می تواند پیچیده شود. برای یک ایمیل مقدماتی ، می توانید "معرفی - نام شما" را بنویسید.
- ابتدا موضوع را یادداشت کنید! اشتباهی که اغلب اتفاق می افتد فراموش کردن نوشتن در مورد ایمیل است.
- دستگاه های تلفن همراه معمولاً فقط 25 تا 30 کاراکتر در موضوع نمایش می دهند ، بنابراین مطمئن شوید که آن را کوتاه نگه دارید.
مرحله 2. با یک سلام تجاری باز کنید
با "سلام" یا "سلام" شروع نکنید. فقط در صورتی که شخص موردنظر را می شناسید ، چنین احوالپرسی کنید. با تبریک مناسب تجاری شروع کنید. از استفاده از نام گیرنده خودداری کنید.
- "به خانم/آقا/خانم" - اگر در مورد وضعیت تاهل گیرنده زن مطمئن نیستید ، همیشه از خانم برای مودب بودن استفاده کنید.
- "به اشخاص علاقمند" - این تبریک فقط در صورتی استفاده می شود که مطمئن نیستید چه کسی پیام را دریافت می کند.
مرحله 3. خودتان را معرفی کنید
جمله اول باید خود را به گیرنده معرفی کند. این به آنها امکان می دهد نام را با بقیه پیام ایمیل مرتبط کنند.
- "من…"
- در صورت موجود بودن عنوان بدهید اگر چند مدرک دارید ، فقط مهمترین یا مرتبط ترین را انتخاب کنید.
روش 2 از 3: مختصر نگه داشتن ایمیل ها
مرحله 1. نحوه دریافت آدرس ایمیل گیرنده را توضیح دهید
به گیرندگان بگویید چگونه اطلاعات تماس آنها را پیدا کرده اید. این به شما نشان می دهد که راه درستی را برای دستیابی به آنها دنبال می کنید.
- "مدیر دفتر شما این آدرس ایمیل را به من داد"
- "این آدرس ایمیل را در وب سایت شما پیدا کردم"
- "فلانی و فلانی گفت من باید با تو تماس بگیرم"
مرحله 2. درباره آخرین باری که یکدیگر را دیده اید (در صورت وجود) صحبت کنید
بیدار کردن حافظه کسی تعامل بیشتری ایجاد می کند.
- "ما هفته گذشته در کنفرانس به طور مختصر صحبت کردیم"
- "دیروز تلفنی صحبت کردیم"
- "من ارائه شما را در … دیدم"
مرحله 3. علایق مشترک را به اشتراک بگذارید
این به شما کمک می کند تا با گیرندگان خود ارتباط برقرار کنید و ایمیل کسب و کار شما کمتر تحت فشار قرار گیرد. برای تعیین علایق مشترک ، می توانید کمی درباره گیرنده ایمیل تحقیق کنید. همچنین به فیس بوک ، توییتر و LinkedIn نگاه کنید.
- مطمئن شوید که این علاقه مشترک را از کجا پیدا کرده اید ، در غیر این صورت ممکن است به عنوان یک فرد تعقیب کننده دیده شوید.
- در صورت امکان ، محتوای ایمیل مربوط به مشاغل مرتبط با منافع مشترک ، مانند چیزی در زمینه کاری خود یا اشتیاق حرفه ای مشترکی که می خواهید به اشتراک بگذارید را حفظ کنید.
مرحله 4. دلایلی را که می خواهید متصل شوند ذکر کنید
برای رسیدن به هسته اصلی ایمیل خیلی صبر نکنید. هیچ کس چند پاراگراف ایمیل را قبل از رسیدن به سرنوشت ایمیل شما نمی خواند. به طور واضح و مختصر توضیح دهید که چه می خواهید و چرا با آن شخص تماس می گیرید. اگر درخواست مشاوره یا درخواست دیگری دارید ، مطمئن شوید که درخواست به خوبی مدیریت شده است ، به خصوص اگر این اولین تماس شما باشد.
- "من علاقه مند هستم که بیشتر در مورد…
- "من می خواهم با شما ملاقات کنم تا در مورد آن صحبت کنیم …"
- "من نظر شما را می خواهم در مورد …"
مرحله 5. مطمئن شوید که ایمیل شما بر روی یک موضوع متمرکز شده است
یک ایمیل کج باعث می شود گیرنده علاقه خود را از دست بدهد یا دلیل ارسال ایمیل را فراموش کند. ایمیل معرفی خود را ساده نگه دارید و فقط یک چیز از گیرنده بپرسید.
روش 3 از 3: پایان دادن به ایمیل
مرحله 1. از گیرنده برای وقت خود تشکر کنید
خواندن یک ایمیل کامل تا حدی جدی است ، بنابراین حتماً از گیرنده ای که برای خواندن آن وقت گذاشتید تشکر کنید. این حسن نیت ساده ، روحیه گیرنده را به شدت بهبود می بخشد و شانس دریافت پاسخ را افزایش می دهد.
- "من از اینکه وقت می گذارید و این ایمیل را می خوانید اختصاص می دهید."
- "از اینکه برای خواندن این مطلب از برنامه خود وقت گذاشتید متشکرم."
مرحله 2. یک فراخوان برای اقدام آماده کنید
از گیرنده بخواهید به یک ایمیل پاسخ دهد ، تماس بگیرد ، در مورد پیشنهاد شما فکر کند یا هر چیز دیگری را درگیر کند تا او را درگیر کند. راه دیگر افزایش پیوند ، پرسیدن س questionsالات است.
- "وقت آزاد دارید با من تماس بگیرید"
- "بیایید به زودی برای ناهار ملاقات کنیم"
- "شما در این مورد چه فکر می کنید…؟"
- "منتظر پاسخ شما هستم"
مرحله 3. ایمیل را پایان دهید
هنگام پایان دادن به یک ایمیل حرفه ای ، مطمئن شوید که به طور مختصر تشکر می کنید. یک سلام ساده ساده ، ایمیل را حرفه ای نگه می دارد اما همچنان قدردانی شما را ابراز می کند.
- "با احترام"،
- "متشکرم"،
- "با احترام"،
- از گفتن "سلام و احترام" ، "با احترام" ، "به سلامتی!" ، "سلام بر سلام" ، "با تشکر از توجه شما" خودداری کنید.
مرحله 4. شامل امضا
اگر سرویس ایمیل خود را طوری تنظیم نکرده اید که دارای امضا باشد ، حتماً ایمیل را با نام ، عنوان و اطلاعات تماس خود به پایان برسانید. این بخش را با پنج شماره تلفن ، دو آدرس ایمیل و سه وب سایت غرق نکنید. آن را ساده نگه دارید تا گیرنده بهترین راه را برای ارتباط مجدد با شما بداند. از درج نقل قول ها در امضا خودداری کنید.
-
-
- جو اسمیت
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
مرحله 5. املای ایمیل را بررسی کنید
قبل از کلیک روی دکمه "ارسال" ، چند دقیقه وقت بگذارید تا ایمیل خود را چند بار بخوانید و هر گونه خطایی را که پیدا کردید تصحیح کنید. این ایمیل احتمالاً اولین تماس شما با گیرنده خواهد بود ، بنابراین مطمئن شوید که بهترین تأثیر را بر جای گذاشته اید. اشتباهات املایی و دستوری باعث می شود ایمیل های شما بسیار حرفه ای به نظر برسند.
