اگر شغل شما ایجاب می کند که با مشتریان با تلفن تماس بگیرید ، به احتمال زیاد پیام های صوتی زیادی ارسال خواهید کرد. با این حال ، پس از شنیدن صدای بوق در تلفن ، دقیقاً چه چیزی باید گفته شود؟ ارائه همه اطلاعات مربوطه از طریق پست صوتی می تواند دلهره آور باشد ، بنابراین بسیاری از جزئیات نادیده گرفته می شوند. تحویل فوری پیام های صوتی را با سیستم صحیح جایگزین کنید. از طریق چند نکته به خاطر سپردن آسان ، می توانید اطمینان حاصل کنید که همه اطلاعات مهم به گیرنده منتقل می شود تا شانس تماس مجدد افزایش یابد.
گام
روش 1 از 3: خودتان را معرفی کنید
مرحله 1. از لحن مناسب صدا استفاده کنید
به محض شروع ضبط پیام ، با صدایی واضح و به راحتی قابل شنیدن صحبت کنید. زمزمه نکنید و خیلی سریع صحبت نکنید. سعی کنید صدای خود را جذاب و پرانرژی کنید تا توجه شنونده را جلب کنید. حتی اگر او نتواند شما را ببیند ، لحن شما واضح خواهد بود. بنابراین ، مطمئن شوید که از صدای مناسب استفاده می کنید.
- هر کلمه را با صدای بلند تلفظ کنید. یک سیگنال بد می تواند صدای شما را کدر کند ، حتی کلمات شما تمام شود. هنگام مکالمه صدای مکالمه معمولی به طور نامشخص قابل شنیدن است.
- کیفیت صدای شما باید نشان دهنده هدف تماس باشد. به عنوان مثال ، می توانید یک پیام صوتی بلند بگذارید تا به خواهر زاده شما فارغ التحصیلی از مدرسه تبریک بگوید. با این حال ، اگر می خواهید تسلیت خود را ابراز کنید ، یک پیام صوتی جدی و محترمانه بگذارید.
مرحله 2. نام خود را بگویید
نام خود را در ابتدای پیام ذکر کنید. به این ترتیب ، شخص تماس گیرنده می داند شما کی هستید. کلمات ساده ، مانند "این (نام مستعار شما)" را می توان در شرایط مختلف استفاده کرد. همچنین اگر شخص تماس گیرنده شما را ملاقات نکرده است ، می توانید از جملات مودبانه تری استفاده کنید. دوستان و خانواده می توانند بدون شناسایی بیشتر شما را بشناسند. اگر تماس با کار مرتبط است ، گیرنده تماس نیاز به نامی دارد تا هدف تماس را بداند ، بنابراین می تواند شخصاً بیشتر تعامل داشته باشد.
- مراحل بالا بی اهمیت به نظر می رسند ، اما اغلب هنگام ترک پیام های صوتی توسط تماس گیرندگان عصبی فراموش می شوند.
- اگر عنوان حرفه ای یا توصیف شخصی دارید که می تواند به تماس گیرنده کمک کند شما را شناسایی کند ، آن را بعد از نام خود بیان کنید. به عنوان مثال "نام من دکتر است آریفی ، رادیولوژیست در بیمارستان عمومی تانگرنگ "، یا" این تاسیا است ، من مادر سلوی هستم که با فرزند شما در یک کلاس هستم ".
مرحله 3. شماره تلفن خود را ذکر کنید
پس از ذکر نام ، شماره تلفن خود را ذکر کنید. اکثر گیرندگان تلفن برای دریافت اطلاعات تماس تا پایان پست صوتی منتظر می مانند ، اما اگر گیرنده آن را بلافاصله حذف نکند ، باید پیام را دوباره شروع کند. به خاطر داشته باشید که هنگام ذکر شماره تلفن ، آهسته و واضح صحبت کنید تا گیرنده آن را به خوبی بشنود.
- یک راه ساده برای گفتن شماره تلفن در ابتدای پیام این است که چیزی مانند "این (نام شما) ، شماره من (شماره تلفن شما)" یا "این (نام شما) از شماره (شماره تلفن شما) است.)."
- اگرچه ویژگی Caller ID به گیرنده اجازه می دهد تا شماره شما را ببیند ، اما همچنان توصیه می شود در صورت ذخیره نشدن شماره شما یا مایل بودن گیرنده با شماره دیگری ، شماره تلفن را ذکر کنید.
مرحله 4. اتصال را برقرار کنید
وقتی پیام های صوتی مربوط به تجارت را از فرستنده های ناشناخته می شنوید ، افراد در صورتی که ندانند شما کی هستید و هدف از تماس چیست ، احساس مشکوک شدن می کنند یا علاقه خود را از دست می دهند. با ذکر نام یک دوست شناخته شده یا شخصی که شماره را داده است آنها را آرام کنید. باز هم ، این روش می تواند تماس را شخصی تر نشان دهد. پست های صوتی مشکوک نخواهند بود و به احتمال زیاد پاسخی را که انتظار دارید دریافت خواهید کرد.
- سعی کنید مقدمه ای کوتاه برای اطلاع شنوندگان ارائه دهید ، مانند "من این شماره را از اندی گرفتم ، که می گفت قایق خود را می فروشید."
- حتی اگر با مشاغل تماس نمی گیرید ، ایجاد ارتباط شخصی می تواند احساس راحتی بیشتری برای گیرنده ایجاد کند. "این باب است ، همسایه شما در آن طرف خانه" دوستانه تر از "این بابی رحمدیکا ستیاوان است".
روش 2 از 3: توضیح نیازهای خود
مرحله 1. از قبل به آنچه فکر می کنید فکر کنید
قبل از گذاشتن پست صوتی ، باید بدانید که در حال انتقال چه چیزی هستید. اگر هدف خاصی در ذهن دارید این مشکل نیست ، اما شنیدن بوق هایی که نشان می دهد پست صوتی در حال ضبط است می تواند هرکسی را عصبی کند. اطلاعاتی را که می خواهید منتقل کنید به چند نکته تقسیم کنید ، سپس قبل از قطع تماس همه چیز را توضیح دهید.
- مخصوصاً برای پیام های صوتی بسیار مهم ، می توانید قبل از ضبط پیام ، یک اسکریپت خشن بنویسید.
- اگر به طور ناگهانی دچار لکنت زبان شدید ، بر ذکر مختصر نام ، اطلاعات تماس و دلیل تماس تمرکز کنید.
- تصور کنید که شما در حال ارسال یک پیام صوتی برای ارسال یک پیام عاشقانه در مورد یک شب قبل هستید. تصور پیام صوتی که می خواهید قبل از ضبط پیام ارسال کنید ، می تواند به جای عصبی و خجالتی بودن ، احساس خنکی ، آرامش و راحتی را در شما ایجاد کند.
مرحله 2. پیام خود را کوتاه نگه دارید
پست صوتی خود را به 20-30 ثانیه محدود کنید. به ندرت به یک پیام صوتی بیشتر از مدت زمان نیاز خواهید داشت. شما نمی خواهید گیرندگان از شنیدن پیام های طولانی و پر حرفی خسته شوند. متمرکز بمانید و پیام را مستقیماً به اصل مطلب برسانید. پیام های کوتاه می تواند باعث ایجاد حس کنجکاوی شود به طوری که گیرنده به تماس مجدد علاقه مند شود.
- از طرف دیگر ، اگر پست صوتی شما خیلی کوتاه باشد ، گیرنده ممکن است آن را بی اهمیت بداند و سپس آن را بدون گوش دادن ابتدا حذف کند. اگر از یک شماره ناشناس تماس بگیرید ، این اتفاق می افتد.
- هدف از گذاشتن پست صوتی این است که کسی را مجبور به تماس کند ، نه اینکه همه اطلاعاتی را که می خواهید در یک تماس مستقیم ارسال کنید به اشتراک بگذارد.
مرحله 3. پست صوتی را با مهمترین اطلاعات شروع کنید
با دلایل خود برای تماس با بوته دور نزنید. اگر فقط می خواهید از وضعیت خود بپرسید ، فقط این را بگویید. اگر می خواهید یک مورد خاص را ارائه دهید یا یک قرار ملاقات را تأیید کنید ، این را بگویید. اگر هدف تماس را در ابتدای پیام ذکر نکنید ، شنوندگان به سرعت علاقه خود را از دست می دهند و پیام را حذف می کنند.
- زمان بسیار کمی برای انتقال پیام دارید. اگر زیاد صحبت می کنید ، شنوندگان ممکن است پیام را قبل از دریافت اطلاعات مهم ، بی صدا کنند.
- بهتر است اخبار بد مانند "پدر در بیمارستان است" را به طور کامل ارائه دهید ، و سپس از بقیه زمان برای ابراز همدردی و توضیحات استفاده کنید ، نه اینکه دور و بر خود را تا زمانی که شنونده نگران باشد ، دور و برش کنید.
مرحله 4. پیامها را شخصا و ارگانیک بگذارید
در برابر میل به صحبت کردن تند و تند مانند هنگام تلفن مقاومت کنید. دوست باشید ، خودتان باشید و طبیعی صحبت کنید. مردم می توانند فروشنده ای را تشخیص دهند که سعی می کند چیزی را برای او خریداری کند و اگر احساس کنند به شیوه ای مودبانه به پست صوتی شما گوش می دهند ، بیشتر به آنها گوش می دهند.
صحبت کردن مثل خواندن یک فیلمنامه این تصور را ایجاد می کند که شنونده فقط یکی از افرادی است که با آنها تماس می گیرید تا چیزی مشابه ارائه دهند
روش 3 از 3: بستن پست صوتی
مرحله 1. س questionال یا درخواست خاصی را وارد کنید
در پایان پیام ، توضیح دهید که چرا می خواهید گیرنده مجدداً تماس بگیرد. س questionال خاصی بپرسید یا درخواستی داشته باشید که او را تشویق به برداشتن تلفن کند. اگر گیرنده پس از شنیدن پیام صوتی احساس سردرگمی یا عدم اطمینان از مقصد شما کرد ، پیام ناموفق بود.
- سعی کنید از عباراتی مانند "اگر دستور پخت را دوست دارید به من اطلاع دهید" یا "من مایل هستم ایده های شما را در مورد این پیشنهاد بشنوم" استفاده کنید.
- اگر شما درخواست خاصی را مطرح کنید مردم به جای گفتن "تماس بگیرید ، خوب است" انگیزه بیشتری برای تماس دارند.
مرحله 2. نام و اطلاعات تماس خود را دوباره بیان کنید
با تکرار نام و شماره تلفن پیام را به پایان برسانید. شماره تلفن خود را دوبار تکرار کنید تا گیرنده اشتباه متوجه نشود و بتواند یادداشت برداری کند. هنگام تماس گیرنده ، همه جزئیات مفید را وارد کنید ، مانند زمانی که وقت دارید و بهترین زمان برای تماس است.
- گفتن بیش از دوبار شماره تلفن در پایان پیام بسیار زیاد است و می تواند برای گیرنده پیام توهین آمیز باشد.
- اگر پیام به طور تصادفی به دوستان یا خانواده منتقل می شود ، نیازی به تمرین این مرحله ندارید.
مرحله 3. پیام را به صورت کلمه ای تمام نکنید
هنگامی که زمان قطع تماس فرا رسیده است ، به صحبت و صحبت های طولانی مدت ادامه ندهید. اگر گیرنده کسی نیست که شما به او اهمیت می دهید ، نیازی به واژه های شیرین نیست. هرچه پیام شما طولانی تر شود ، توجه کمتری از طرف گیرنده دریافت می شود. بنابراین ، تمرکز خود را در پایان از دست ندهید. از او به خاطر وقت گذاشتن تشکر کنید و بگذارید ارتباطش را ادامه دهد.
- کلمات پایانی مانند "من منتظر شنیدن شما هستم" بسیار گرمتر و م effectiveثرتر از کلمات تجاری شیک ، مانند "روز خوبی داشته باشید" هستند.
- در نتیجه گیری عجله نکنید و پیام خود را در انتها خلاصه نکنید. اگر گیرنده باید جزئیات خاصی را تمرین کند ، می تواند پیام شما را بعداً پخش کند.
نکات
- به یاد داشته باشید وقتی یک پیام صوتی دریافت کردید که باعث شد فکر کنید "این شخص چه می خواهد؟" یک پیام صوتی بگذارید که می خواهید بشنوید.
- درصورتیکه هنوز به تعامل شما با گیرنده پیام مربوط است ، آدرس ایمیل یا اطلاعات تماس را علاوه بر شماره تلفن خود ارائه دهید.
- اگر پیامی با اطلاعات مربوط به زمان گذاشتید ، تاریخ را ذکر کنید.
- لبخند! لبخند شما منتقل می شود ، حتی اگر قابل مشاهده نباشد.
- اگر برای رسیدگی به یک موضوع حساس تماس می گیرید ، اطلاعات به اشتراک گذاشته شده در پست صوتی را محدود کنید تا دیگران نتوانند بشنوند.
- در مواقع اضطراری یا بلایای طبیعی ، از پست صوتی استفاده کنید تا متوجه شوید که خوب هستید.
هشدار
- اگر می خواهید فردی را مجبور به تماس با او کنید ، در مورد خطاهای تماس قبلی خود به او نگویید. این کار باعث آزار شنونده می شود و او از انجام معاملات با شما راحت نخواهد بود.
- در صورت عدم پاسخگویی به تلفن ، همیشه باید پست صوتی بگذارید. مشاهده بسیاری از تماس های از دست رفته بدون پست صوتی نشان می دهد که تجارت شما مهم نیست.
