روش عملیاتی استاندارد (SOP) سندی است که شامل اطلاعاتی در مورد مراحل انجام کار است. SOP موجود ممکن است فقط نیاز به اصلاح و به روزرسانی داشته باشد ، یا ممکن است در سناریویی قرار بگیرید که باید از ابتدا بنویسید. ممکن است کار زیادی به نظر برسد ، اما در واقع فقط یک لیست بسیار بسیار بسیار "بسیار" کامل است. برای شروع به مرحله 1 مراجعه کنید.
گام
قسمت 1 از 3: ایجاد قالب SOP شما
مرحله 1. قالب خود را انتخاب کنید
هیچ درست یا غلطی در نوشتن SOP وجود ندارد. با این حال ، ممکن است شرکت شما تعدادی SOP داشته باشد که می توانید از آنها به عنوان راهنمای قالب بندی نام ببرید ، و روش ترجیحی انجام کار را مشخص کنید. اگر این مورد شماست ، از SOP موجود به عنوان الگو استفاده کنید. اگر اینطور نیست ، چندین گزینه دارید:
- قالب مراحل ساده این برای یک روش معمول است که کوتاه است ، چندین نتیجه احتمالی دارد و مستقیماً سر اصل مطلب است. جدا از مستندات لازم و دستورالعمل های ایمنی ، این سند به سادگی لیستی از جملات ساده حاوی دستورات اجرایی برای خواننده است.
- قالب گام به گام. این به طور کلی برای روش های طولانی است - روش هایی که بیش از ده مرحله هستند و شامل تصمیم گیری ، توضیح و اصطلاحات می شوند. این لیست به طور کلی مراحل اصلی با مراحل فرعی به ترتیب خاص است.
- قالب فلوچارت اگر این روش بیشتر شبیه یک نقشه با نتایج نامحدود ممکن است ، یک نمودار جریان ممکن است بهترین گزینه شما باشد. اگر نتایج همیشه قابل پیش بینی نیستند ، این فرمت است که باید انتخاب کنید.
مرحله 2. خوانندگان خود را در نظر بگیرید
قبل از نوشتن SOP سه عامل اصلی را باید در نظر بگیرید:
- اطلاعات قبلی خوانندگان شما آیا آنها با سازمان شما و رویه های آن آشنا هستند؟ آیا آنها اصطلاحات را می دانند؟ زبان شما باید با دانش و سرمایه گذاری خواننده مطابقت داشته باشد.
- مهارت های زبان خواننده شما. آیا این احتمال وجود دارد که افرادی که زبان شما را نمی فهمند SOP شما را "بخوانند"؟ اگر این امکان وجود دارد ، بهتر است تصاویر و نمودارهایی را با زیرنویس درج کنید.
- خوانندگان شما. اگر بسیاری از افراد SOP شما را به طور همزمان می خوانند (هرکدام نقش متفاوتی دارند) ، باید سند را مانند یک مکالمه در نمایشنامه قالب بندی کنید: کاربر 1 عمل را انجام می دهد ، و کاربر 2 بعد از آن و غیره. به این ترتیب ، هر خواننده می تواند ببیند که چگونه آنها جزء لاینفک یک موتور مشاغل روان می شوند.
مرحله 3. دانش خود را در نظر بگیرید
نکته پایانی این است: آیا شما فرد مناسبی برای نوشتن این مطلب هستید؟ آیا می دانید این فرایند شامل چه مواردی می شود؟ آیا احتمال خطا وجود دارد؟ چگونه آن را ایمن کنیم؟ اگر نه ، بهتر است آن را به شخص دیگری بدهید. SOP های ضعیف - یا حتی نادرست - نه تنها بهره وری را کاهش می دهد و می تواند منجر به شکست سازمانی شود ، بلکه می تواند ناامن بوده و بر همه چیز از تیم شما تا محیط تأثیر منفی بگذارد. به طور خلاصه ، این ریسکی نیست که باید انجام دهید.
اگر این پروژه ای است که به شما داده شده است و احساس می کنید باید آن را تکمیل کنید (یا موظف هستید) ، از درخواست کمک از کسانی که مراحل روزانه را انجام می دهند خجالت نکشید. انجام مصاحبه ها یکی از قسمتهای معمول فرآیند ایجاد SOP است
مرحله 4. بین SOP های کوتاه یا بلند تصمیم بگیرید
اگر در حال نوشتن یا به روزرسانی SOP برای گروهی از افرادی هستید که با پروتکل ها ، اصطلاحات و غیره آشنا هستند و از SOP مختصر و مختصر که بیشتر چک لیست است ، بهره مند می شوید ، می توانید آن را به صورت مختصر بنویسید.
جدا از اهداف اساسی و اطلاعات مربوطه (تاریخ ، نویسنده ، شماره شناسنامه و غیره) ، این فقط یک لیست کوتاه از مراحل است. اگر به جزئیات یا توضیح نیاز نیست ، در اینجا نحوه انجام این کار آمده است
مرحله 5. هدف SOP خود را به خاطر بسپارید
آنچه واضح است این است که شما در سازمان خود رویه هایی دارید که بارها و بارها تکرار می شود. اما آیا دلیل خاصی برای مفید بودن این SOP وجود دارد؟ آیا باید بر ایمنی تأکید شود؟ اقدامات انطباق؟ آیا این SOP برای آموزش استفاده می شود یا در فعالیت های روزانه؟ در اینجا چند دلیل وجود دارد که چرا SOP شما برای موفقیت تیم شما مهم است:
- برای اطمینان از رعایت استانداردهای انطباق
- برای به حداکثر رساندن نیازهای تولید
- اطمینان حاصل شود که این روش تأثیر منفی بر محیط ندارد
- برای اطمینان از ایمنی
- تا مطمئن شوید همه چیز طبق برنامه پیش می رود
- برای جلوگیری از شکست در تولید
-
به عنوان سند آموزشی استفاده شود
اگر می دانید که SOP شما باید بر چه مواردی تأکید کند ، نوشتن مقاله در مورد آن نکات ساده تر خواهد بود. همچنین مشاهده اهمیت SOP شما آسان تر خواهد بود
قسمت 2 از 3: نوشتن SOP خود
مرحله 1. مواد مورد نیاز را بپوشانید
به طور کلی ، SOP های فنی شامل چهار عنصر هستند که از خود روش "جدا" هستند:
- صفحه عنوان به این شامل 1) عنوان روش ، 2) شماره شناسایی SOP ، 3) تاریخ صدور یا تجدید نظر ، 4) نام آژانس/بخش/شعبه ای که SOP در آن اعمال شده است ، و 5) امضای کسانی که SOP را تهیه و تأیید کرده اند. این بخش می تواند از هر فرمت استفاده کند ، تا زمانی که اطلاعات منتقل شده واضح باشد.
- لیست مطالب به این فقط در صورتی لازم است که SOP شما به اندازه کافی طولانی باشد ، تا بتوانید به راحتی آن را ارجاع دهید. آنچه در اینجا خواهید یافت یک چارچوب استاندارد ساده است.
- تضمین کیفیت/کنترل کیفیت به اگر نمی توان یک روش را بررسی کرد ، روش خوبی نیست. مطالب و جزئیات لازم را تهیه کنید تا خوانندگان اطمینان حاصل کنند که به نتایج مورد نظر خود می رسند. این مطالب ممکن است شامل اسناد دیگری مانند نمونه های ارزیابی عملکرد باشد.
-
ارجاع به حتماً همه مراجع مورد استفاده یا مهم را یادداشت کنید. اگر از سایر منابع SOP استفاده می کنید ، حتماً اطلاعات مورد نیاز را در ضمیمه ضمیمه کنید.
ممکن است سازمان شما پروتکل متفاوتی با این SOP داشته باشد. اگر SOP قبلی وجود دارد که می توانید از آن استفاده کنید ، این ساختار را نادیده بگیرید و روشی را که انجام شده است دنبال کنید
مرحله 2. برای خود روش ، مطمئن شوید که موارد زیر را وارد کرده اید:
- محدوده و کاربرد به به عبارت دیگر ، هدف از فرآیند ، محدودیت های آن و نحوه استفاده از فرآیند را توضیح می دهد. استانداردها ، الزامات قانونی ، نقش ها و مسئولیت ها ، و همچنین ورودی ها و خروجی ها را پوشش می دهد.
-
روش و روش ها.
اصل موضوع - مراحل مهم را از جمله تجهیزات مورد نیاز را با جزئیات ذکر کنید. شامل مراحل متوالی و عوامل تصمیم گیری باشد. "پیش فرض" و تداخل احتمالی یا ملاحظات ایمنی را بیان کنید.
- روشن شدن اصطلاحات به مخفف ها ، اختصارات و همه عباراتی که اصطلاحات رایج نیستند را توضیح دهید.
- هشدار ایمنی و بهداشت به در صورت بروز مشکل در یک بخش جداگانه و همراه با مراحل نوشته شود. این قسمت را نادیده نگیرید.
-
تجهیزات و ملزومات.
لیست کامل موارد مورد نیاز و زمان و مکان برای یافتن تجهیزات ، استانداردهای تجهیزات و غیره.
-
هشدارها و وقفه ها به اساساً بخش عیب یابی است. لیست مشکلات احتمالی که ممکن است رخ دهد ، مواردی که باید به آنها توجه داشت و آنچه می تواند بر محصول نهایی ایده آل تأثیر بگذارد ، لیست کنید.
- به هریک از این موضوعات بخش مخصوص خود را (عموماً با اعداد یا حروف نشان دهید) بدهید تا SOP شما شامل جملات طولانی گیج کننده و برای رجوع آسان نباشد.
- این یک لیست کامل نیست ، بلکه تنها بخش کوچکی از مراحل رویه ای است. سازمان شما می تواند جنبه های دیگری را که نیاز به توجه دارند ذکر کند.
مرحله 3. نوشتار خود را مختصر و خوانا نگه دارید
به احتمال زیاد خوانندگان شما این SOP را برای سرگرمی نخوانده اند. شما می خواهید این سند را کوتاه و واضح نگه دارید - در غیر این صورت توجه آنها تغییر می کند و آنها سند را ترسناک و درک آن دشوار می دانند. به طور کلی ، جملات خود را تا آنجا که ممکن است کوتاه نگه دارید.
- در اینجا یک مثال بد وجود دارد: اطمینان حاصل کنید که قبل از شروع به کار ، تمام گرد و غبار خروجی هوا را تمیز کرده اید.
- یک مثال خوب به شرح زیر است: قبل از استفاده تمام گرد و غبار خروجی هوا را بردارید.
- به طور کلی از کلمه "شما" استفاده نکنید. این کلمه باید ضمنی باشد. با صدای فعال صحبت کنید و جملات خود را با افعال دستور شروع کنید.
مرحله 4. در صورت لزوم ، با افسران درگیر در تکمیل یک کار مصاحبه کنید
آخرین کاری که می خواهید انجام دهید این است که یک SOP کاملاً نادرست بنویسید. شما ایمنی ، اثربخشی ، زمان تیم را به خطر می اندازید و بدون در نظر گرفتن روند ، توضیح می دهید - چیزی که هم تیمی های شما ممکن است توهین آمیز بدانند. در صورت لزوم ، سوال بپرسید! البته شما می خواهید روش دقیق آن را بنویسید.
اگر نمی دانید ، می توانید از منابع مختلف بپرسید تا همه نقش ها و مسئولیت ها را پوشش دهید. ممکن است یکی از اعضای تیم روشهای استاندارد عملیاتی را رعایت نکند یا عضوی دیگر فقط در قسمتی از روش مشارکت داشته باشد
مرحله 5. متن طولانی را به نمودارها و نمودارها تقسیم کنید
اگر شامل یک یا دو مرحله خاص هستید که شما را می ترساند ، یک نمودار یا نمودار ایجاد کنید تا کار برای خوانندگان راحت تر شود. این کار خواندن سند را آسان می کند و پس از تلاش برای درک همه چیز ، ذهن را متوقف می کند. علاوه بر این ، اسناد شما کاملتر و خوب نوشته شده است.
فقط برای تقویت SOP خود نمودارها یا نمودارها را وارد نکنید. این کار را فقط در مواقع ضروری انجام دهید یا اگر می خواهید از سد زبان جلوگیری کنید
مرحله 6. مطمئن شوید که هر صفحه دارای یک علامت سند کنترل باشد
SOP شما به احتمال زیاد یکی از بسیاری است - بنابراین ، سازمان شما احتمالاً دارای نوعی پایگاه داده بزرگ است که همه چیز را با یک سیستم مرجع خاص فهرست بندی می کند. SOP شما بخشی از این سیستم مرجع است و بنابراین نیاز به یافتن نوع خاصی از کد دارد. در اینجاست که نماد را مفید می دانید.
هر صفحه باید دارای عنوان کوتاه یا شماره شناسه ، شماره تجدید نظر ، تاریخ و "صفحه # از #" در گوشه سمت راست بالا (در اکثر فرمت ها) باشد. بسته به ترجیحات سازمان شما ممکن است به پاورقی نیاز داشته باشید (یا علامت فوق را در پاورقی بنویسید)
قسمت 3 از 3: اطمینان از موفقیت و دقت
مرحله 1. روش را آزمایش کنید
اگر نمی خواهید روش خود را آزمایش کنید ، احتمالاً آن را خوب ننوشته اید. از فردی که اطلاعات محدودی از فرآیند دارد (یا نماینده عمومی خوانندگان) از SOP شما برای راهنمایی آنها استفاده کند. با چه مشکلاتی روبرو شدند؟ در این صورت ، مشکل را برطرف کرده و تعمیرات لازم را انجام دهید.
- بهتر است چندین نفر SOP شما را آزمایش کنند. افراد مختلف مشکلات متفاوتی را تجربه خواهند کرد که به انواع مختلف پاسخ ها (که انتظار می رود مفید باشند) اجازه می دهد.
- مطمئن شوید که این روش را روی فردی آزمایش می کنید که قبلاً این عمل را انجام نداده است. همه افرادی که دارای دانش قبلی هستند برای انجام مراحل کار و نه از طریق SOP شما به دانش خود تکیه می کنند ، بنابراین هدف شما محقق نمی شود.
مرحله 2. SOP خود را توسط افرادی که این روش را انجام می دهند بررسی کنید
در نهایت ، نظر رئیس شما در مورد SOP اهمیت چندانی ندارد. این SOP برای کسانی که در واقع کارهای مرتبط را انجام می دهند مهم است. بنابراین قبل از اینکه SOP را برای رئیس بفرستید ، کار را به افرادی نشان دهید که کارهای مربوطه را انجام می دهند (یا انجام داده اند). آنها چه فکر می کنند؟
مشارکت آنها و احساس اینکه آنها بخشی از فرایند هستند باعث می شود که SOP های شما را بپذیرند. و آنها حتی ممکن است ایده های فوق العاده ای داشته باشند
مرحله 3. از مشاور خود و تیم تضمین کیفیت بخواهید SOP را بررسی کنند
هنگامی که تیم به شما چراغ سبز نشان داد ، آن را برای مشاور خود ارسال کنید. ورودی آنها به محتوای واقعی ممکن است کمتر باشد ، اما آنها به شما خواهند گفت که آیا SOP شما الزامات قالب را برآورده می کند ، اگر چیزی را از دست داده اید ، و همچنین پروتکل رسمی شدن SOP و ورود آن به سیستم.
- SOP های مستقیم جهت تأیید با استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد برای اطمینان از ردیابی حسابرسی آن مصوبات. این فرایند می تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. اساساً ، شما می خواهید همه چیز مطابق با دستورالعمل ها و قوانین باشد.
- امضاهای مجاز مورد نیاز است ، اگرچه در حال حاضر اکثر سازمان ها از پذیرش امضای الکترونیکی بدشان نمی آید.
مرحله 4. پس از تأیید ، اجرای SOP خود را شروع کنید
این می تواند آموزش رسمی برای کارمند مورد نظر باشد (آموزش در کلاس درس ، آموزش مبتنی بر کامپیوتر و غیره) یا می تواند به این معنی باشد که کاغذ SOP شما در حمام آویزان است. هر چه باشد ، کار خود را گسترش دهید! برای رسیدن به آن سخت تلاش کردید. وقت آن رسیده است که از تعریف و تمجید برخوردار شوید!
اطمینان حاصل کنید که SOP های شما به روز هستند. اگر این SOP قدیمی است ، آن را به روز کنید ، به روزرسانی ها را مجدداً تأیید و مستند کنید ، سپس SOP را در صورت لزوم دوباره توزیع کنید. ایمنی ، بهره وری و موفقیت تیم شما به این SOP ها بستگی دارد
نکات
- به یاد داشته باشید که ذی نفعان را در هر زمان مشارکت دهید ، به طوری که فرآیند مستند ، فرآیند واقعی باشد.
- وضوح را بررسی کنید. مطمئن شوید که تفسیر دوگانه وجود ندارد. روش کار را به فردی که با این روند آشنا نیست نشان دهید و از او بخواهید نظر خود را در مورد این روش بگوید. شاید تعجب کنید.
- از نمودارها و نمایش تصویر استفاده کنید تا خوانندگان بتوانند به وضوح این روند را ببینند.
- برای توضیح مراحل از اندونزی ساده استفاده کنید.
- از مردم بخواهید قبل از تأیید سند شما را مرور کنند.
- اطمینان حاصل کنید که سابقه سند برای هر تغییر نسخه ثبت شده است.
