همه باید ناامید شوند زیرا چیزی را خریداری یا سفارش داده اند اما به خواسته خود نرسیده اند. حوادثی از این دست گاهی ارزش بحث کردن را ندارند ، اما مواقعی وجود دارد که شکایت کردن کار درستی است. اگر می خواهید شکایتی انجام دهید ، باید مطمئن شوید که شکایت در حال پرداخت است ، خواه این پول برگشتی باشد ، هم کالای جایگزین و هم عذرخواهی. راهنمای زیر را بخوانید تا نحوه شکایت کمتر احساسی اما ثمربخش را بیاموزید.
گام
روش 1 از 2: شروع یک شکایت
مرحله 1. مطمئن شوید که شکایت شما شنیده می شود
اگر احساس می کنید به آنچه می خواهید نمی رسید یا با شما بد برخورد می شود ، باید صحبت کنید تا مشکل شما حل شود. آماده باشید که کمی فشار آور باشید و از استدلال خود دفاع کنید. اگر خود را به گوش دیگران نرسانید ، به احتمال زیاد شکایت شما به سادگی نادیده گرفته می شود.
مرحله 2. بلافاصله شکایت کنید
در حالی که حادثه هنوز در حافظه شما باقی مانده است و افراد درگیر در صحنه هستند شکایت کنید. اگر منتظر بمانید و بعداً این کار را انجام دهید ، شکایت کمی سخت تر می شود. سعی کنید در همان روز حادثه یا حادثه شکایت کنید. اگر امکان پذیر نیست ، این کار را در همان هفته یا ماه انجام دهید. در اصل ، هرچه زودتر ، بهتر.
مرحله 3. کسی را بیابید که واقعاً بتواند به شما کمک کند
کسی نباشید که به مهمانداران حمله کند زیرا پرواز ترانزیت خود را از دست خواهید داد. مهماندار نمی تواند کاری در این زمینه انجام دهد و شما وضعیت را بدتر می کنید. به جای اینکه بلافاصله از اولین فردی که ملاقات می کنید شکایت کنید ، ابتدا به وضعیت خود فکر کنید و بدانید چه کسی می تواند مشکل شما را حل کند یا حداقل شما را با فردی که می تواند به شما کمک کند در ارتباط قرار دهد.
- بسیاری از فروشگاه ها دارای یک دفتر اطلاعات یا راهنما با یک کارمند هستند که همیشه در دسترس است تا در صورت بروز مشکل به شما کمک کند. قبل از اینکه بلافاصله از صندوق فروشگاهی شکایت کنید ، ابتدا مشخص کنید آیا فرد مناسب تری برای صحبت مستقیم با شما وجود دارد یا خیر.
- می توانید از شخصی که ضبط را انجام می دهد یا از گارسون رستوران که به شما سرویس می دهد شروع کنید. اما این افراد معمولاً فقط می توانند در مسائل جزئی به شما کمک کنند. اگر مشکل شما از اشکالات موجود در سوپ شما بزرگتر است یا می خواهید مبلمان شکسته را ترمیم کنید ، ممکن است لازم باشد با مدیر فروشگاه صحبت کنید.
- اگر با خدمات مشتری تماس می گیرید ، مطمئن شوید که شکایتی دارید و بخواهید با شخص مناسب صحبت کنید.
مرحله 4. مشکل و راه حل مورد نظر خود را شرح دهید
هنگامی که شخص مناسبی را برای صحبت پیدا کردید ، وضعیت یا شکایت خود را به وضوح توضیح دهید و راه حل مورد نظر را چگونه بیان کنید. اگر می خواهید پول خود را پس بگیرید ، مبلغ آن را مشخص کنید. اگر مشکل سرویس است و می خواهید توضیحی در مورد آن بدهید ، بگویید. افرادی که به شکایت شما گوش می دهند ، می توانند مشکل را راحت تر حل کنند ، اگر بتوانید آن را به طور کامل و خاص توضیح دهید.
- نام شخصی را که با او صحبت می کنید بیان کنید و خودتان را نیز معرفی کنید. مقدمه رسمی یک راه عالی است تا بتوانید طرف مقابل را متوقف کرده و به دقت به شما گوش دهد. "سلام آقای عارف ، من بودی هستم. چطور هستید؟ ببین پاک عارف تقصیر ندارد ، بلکه…”
- طوری با او صحبت کنید که انگار محرم است و می خواهید یک راز را به او بگویید. با این جمله شروع کنید که شخصاً او را به خاطر مشکل یا خطا سرزنش نمی کنید ، اما اگر بتواند به حل آن کمک کند بسیار خوشحال خواهید شد.
مرحله 5. لبخند بزنید
نمی توان به وضوح بر این نکته تأکید کرد. هرگز به شما نمی گویند لبخند زیاد. مردم بیشتر به لبخند زدن کسی پاسخ می دهند. وقتی لبخند می زنید تضمین می شود که پاسخی مهربانانه و ملایم تر دریافت خواهید کرد.
مرحله 6. احساساتی نشوید
ادامه ندهید و ادامه ندهید و توضیح دهید که چقدر از این موضوع عصبانی هستید. صدایتان را بلند نکنید و حرکات عصبانی انجام ندهید. کلید دستیابی به خواسته های شما از این وضعیت این است که شخص دریافت کننده شکایت شما را در یافتن راه حلی به نفع شما کمک کند. اگر اقدامات شما تهدید آمیز به نظر می رسد ، احتمال اینکه به خواسته خود برسید کمتر است.
- زبان بدن و حالت چهره خود را کنترل کنید تا بتوانید آرام و هوشیار به نظر برسید. از حرکات و عباراتی مانند چرخاندن چشم ها ، عبور از دستها و دیگر حرکاتی که نشان می دهد در حال از دست دادن عصبانیت خود هستید استفاده نکنید.
- صبورانه منتظر باشید. برای بازگرداندن پول خود ، عذرخواهی یا هر چیز دیگری که درخواست شده است ، ممکن است لازم باشد منتظر بمانید تا نماینده خدمات مشتری از سرپرست خود اجازه بگیرد. ایجاد تنش بیشتر با بی حوصلگی ، رفتار بی ادبانه و نامناسب است. تا زمانی که مشکل شما حل می شود با آرامش و صبوری منتظر بمانید.
مرحله 7. از شخصی که برای همکاری با شما وقت گذاشت تشکر کنید
اگر بتوانید به آنچه می خواهید برسید ، یک تشکر صادقانه ضروری است. اگر به خواسته خود نرسیدید ، باید تصمیم بگیرید که آیا باید شکایت دیگری را مطرح کنید یا خیر.
مطمئن شوید که نام شخص یا نماینده ای را که شکایت را دریافت کرده اید به خاطر بسپارید و/یا ثبت کنید تا به آن شخص اطلاع دهید که شما جدی هستید و ممکن است بعداً پاسخگو باشد
روش 2 از 2: شکایات بیشتر
مرحله 1. جزئیات را بنویسید
اگر تصمیم گرفته اید که زمان آن رسیده است که این شکایت شخص با صلاحیت بیشتری را در شرکت شرکت دهد ، با نوشتن تمام جزئیات و جزئیات حادثه مورد نظر شروع کنید. تاریخ ، مقدار پول خرج شده و هرگونه اطلاعات مربوط به حادثه را بنویسید. نام کارمند یا افسر خدمات مشتری که شکایت شما را دریافت کرده است را بنویسید و مکالمه و نتایجی که از آن به دست آمده را شرح دهید.
مرحله 2. یک نامه شکایت رسمی بنویسید
آدرس یا ایمیل شرکتی را که شکایات را دریافت و رسیدگی می کند ، بیابید. یک نامه دوستانه اما محکم در مورد آنچه اتفاق افتاده و راه حل شما چیست بنویسید. در مورد همه چیز واضح باشید و در یک بازه زمانی مشخص درخواست پاسخ دهید - به طور کلی ، یک هفته بهترین محدودیت زمانی است. اطلاعات تماس خود و زمانی که می توانید با آنها تماس بگیرید را درج کنید.
- معمولاً ایمیل سریعترین راه برای تماس کتبی با دیگران است. اما می توانید نامه خود را چاپ کرده و با پست ارسال کنید.
- از این نقطه به بعد پرونده نامه نگاری را در این زمینه داشته باشید.
- اگر از پاسخی که دریافت کرده اید راضی هستید ، نامه تشکر بنویسید و اعلام کنید مشکل شما حل شده است. اگر پاسخی دریافت نکردید ، یا این پاسخ بی اهمیت و نامناسب به نظر می رسد ، همچنان شکایت کنید و در مقیاس بالاتر.
مرحله 3. به مدیرعامل شرکت ایمیل بزنید
اگر واقعاً نمی توانید تماس بگیرید یا نتوانید آنچه را که از کارمند یا مدیر شرکت می خواهید دریافت کنید ، از شکایت به یک شرکت سطح بالا نترسید. اگر اشتباهات شرکت آنقدر بد باشد که شما را در معرض خطر قرار دهد ، مطمئناً مدیرعامل شرکت باید از آن مطلع باشد. پیگیر باشید. به مدیرعامل شرکت هفتگی ایمیل بزنید تا پاسخی دریافت کنید.
مرحله 4. پست در فیس بوک یا توییتر
این در حال تبدیل شدن به روشی م effectiveثر برای جلب توجه شرکتهایی است که تماس با آنها یا دسترسی به آنها دشوار است. یک پست یا توییت ایجاد کنید و توضیح دهید که چه اتفاقی افتاده و درخواست کمک کنید. اطمینان حاصل کنید که حساب فیس بوک یا توییتر شرکت می تواند آن را ببیند (به عنوان مثال با برچسب یا ذکر). از آنجا که شکایت شما به یک تالار گفتمان عمومی می رود ، احتمالاً خیلی سریع پاسخی دریافت خواهید کرد.
- تا زمانی که شخصاً سعی نکرده اید با شرکت تماس بگیرید ، از این روش استفاده نکنید اما فایده ای نداشته است.
- اگر شرکت را در مجامع عمومی بد نگیرید ، نتایج بهتری خواهید گرفت. مطمئن شوید که پست یا توییت شما آرام و مستقیم است. غر نزن
مرحله 5. از یک مشاور کمک بخواهید
اگر واقعاً احساس می کنید مشکلی که با آن روبرو هستید جدی است و احساس می کنید که شرکت شما را از حقوقی که مستحق آن هستید محروم می کند ، طرف مقابل را بیابید که بتواند به شما در حل مشکلی که دارید کمک کند. اگر شکایت به تنهایی کارساز نیست ، در صورت وجود کمک از افراد خارجی ، نتایج متفاوت خواهد بود.
نکات
- مشکل خود را واضح و مختصر شرح دهید.
- همیشه مودب باشید.
- لبخند.
- دوست یا متحد شوید ، نه دشمن.
- آرامش خود را حفظ کنید.
- از زبان عامیانه یا زبان عامیانه استفاده نکنید
- همچنین راه حلی را که می خواهید توضیح دهید.
