اگر به عنوان معلم یا نویسنده راهنمای فنی کار می کنید ، مطمئناً باید هر روز دستورالعمل هایی را یادداشت کنید. با این حال ، برای اکثر مردم ، نوشتن دستورالعمل های واضح می تواند مشکل باشد. می توانید از یک مرحله مهم صرف نظر کنید زیرا فرض می کنید خواننده به طور خودکار آن را انجام می دهد یا خواننده را با اقدامات متعددی که در یک مرحله انجام می شود اشتباه می گیرد. برای اینکه بتوانید دستورالعمل های واضحی بنویسید ، ابتدا باید نحوه انجام کار را بدانید. از راهنمای خود به معنای واقعی کلمه استفاده کنید تا مطمئن شوید که به خواننده در تکمیل کار کمک می کند.
گام
قسمت 1 از 3: درک وظایف
مرحله 1. مواد لازم را جمع آوری کنید
قبل از نوشتن راهنما ، باید با وظیفه مربوطه آشنا باشید. تمام ابزار و وسایل مورد نیاز را تهیه کرده و آنها را به ترتیب استفاده از آنها مرتب کنید.
هر آنچه را که نیاز دارید بنویسید. هنگام نوشتن راهنما ، ممکن است لازم باشد تمام لوازم و مواد مورد نیاز برای تکمیل کار را لیست کنید
مرحله 2. کار مربوطه را خودتان انجام دهید
حتی اگر چندین بار خودتان موفق به انجام وظیفه مربوطه شدید ، ایده خوبی است که هنگام نوشتن راهنما دوباره آن کار را تکرار کنید تا چیزی را از دست ندهید.
- اگر وظیفه را خوب می دانید ، ممکن است بخواهید از میانبر استفاده کنید. هنگام نوشتن راهنما اطمینان حاصل کنید که هیچ مرحله یا اطلاعاتی را از دست ندهید.
- تصور کنید که برای کسی نسخه می نویسید. اگر این غذا را اغلب می پزید ، ممکن است بتوانید مواد مورد نیاز خود را فقط با مشاهده آنها بسنجید. با این حال ، البته سایر افراد به تعداد دقیق دوز این مواد نیاز دارند.
مرحله 3. یک طرح کلی ایجاد کنید
هنگام انجام وظایف ، یک دقیقه وقت بگذارید تا کارهایی را که انجام داده اید یادداشت کنید. این به شما کمک می کند تا راهنماهای خود را به ترتیب منطقی بنویسید. اگر در حین نوشتن مراحل ، کاری را انجام دهید ، دقیقاً می دانید که چه کاری باید انجام شود و چه زمانی باید آن را تکمیل کنید.
مرحله 4. مخاطبان خود را مشخص کنید
نحوه نگارش راهنما را می توان با نوع افرادی که راهنمای شما را می خوانند و دنبال می کنند ، تطبیق داد. نحوه نوشتن راهنما برای نوجوانان با بزرگسالان متفاوت خواهد بود.
همچنین بر دلایل مخاطب برای تکمیل کار تأثیر می گذارد. هدف شاگردی که روی پروژه کار می کند ، مطمئناً با بزرگسالی که می خواهد کار خود را به پایان برساند متفاوت است
مرحله 5. یک معرفی مختصر ایجاد کنید
این مقدمه به خواننده می گوید که چه کارهایی می توان انجام داد و هنگام تکمیل کار چه نتایجی خواهد داشت. توجه داشته باشید که اکثر افراد مقدمه را نادیده می گیرند ، یا آن را مرور می کنند. بنابراین اطلاعات مهم یا هشدارها را در مقدمه وارد نکنید.
- به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن راهنمای نحوه تهیه ساندویچ کره بادام زمینی و ژله هستید ، ممکن است به طور مختصر اشاره کنید که ساندویچ های کره بادام زمینی و ژله یک گزینه خوب و ساده برای ناهار و میان وعده های عصرانه کودکان است.
- اگر احساس می کنید باید یک هشدار را در مقدمه خود وارد کنید ، ایده خوبی است که در صورت عدم توجه خواننده به مقدمه ، آن را در یکی از مراحل قرار دهید.
قسمت 2 از 3: نوشتن راهنما
مرحله 1. کار را به مراحل کوچک تقسیم کنید
هر مرحله باید شامل یک عمل باشد. اگر بیش از یک یا دو جمله در هر مرحله دارید ، سعی کنید آن را به مراحل کوتاهتر و ساده تر تقسیم کنید.
به عنوان مثال ، شما راهنمای نحوه راه رفتن سگ خود را نوشتید. مرحله ای که می گوید "یقه را به گردن سگ بگذارید و بند را ببندید" یک مرحله ترکیبی است که شامل دو عمل است: چسباندن بند و افسار را ببند بنابراین ، "گیره را دور گردن سگ بگذارید" را به عنوان اولین قدم ، و "بند را روی بند ببندید" را در مرحله دوم بنویسید.
مرحله 2. هر مرحله را با یک کلمه عمل شروع کنید
هر مرحله نوشته شده باید قابل انجام باشد. از افعال برای نشان دادن دقیقاً چه اقدامی باید برای تکمیل یک مرحله در کار استفاده کنید ، استفاده کنید.
- جملات خود را طوری بسازید که به کسی بگویید چه کار کند ، نه آنچه را که باید بداند.
- به عنوان مثال ، فرض کنید شما در حال نوشتن راهنمای نحوه راه رفتن سگ خود هستید و یک مرحله این است که اندازه بندها را تنظیم کنید. در این مرحله ، عبارت "اندازه بندها را بررسی کنید" یا "گردن سگ خود را اندازه بگیرید" بیشتر از "به اندازه اندازه بندهای خود آگاه باشید" محتمل است.
مرحله 3. پیشرفت منطقی را دنبال کنید
فرض کنید که خواننده بلافاصله پس از خواندن اولین قدم به کار می پردازد. معمولاً خواننده مراحل راهنما را تا انتها نمی خواند. اگر اطلاعاتی وجود دارد که خواننده برای انجام کار باید بداند ، این اطلاعات را در مراحل راهنما قرار دهید.
- اگر در مرحله خاصی خطری وجود دارد ، یک هشدار را در آن مرحله قرار دهید. وقتی دیر است هشدار را در مقدمه یا انتهای راهنما وارد نکنید.
- دستورالعمل های مناسب را وارد کنید تا خوانندگان بدانند که مراحل را به درستی انجام داده اند. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید "اگر بتوانید دو انگشت خود را بین پشت یقه و گردن سگ بکشید ، اندازه آنها مناسب است".
مرحله 4. کلمات خود را با دقت انتخاب کنید
از زبان ساده ای استفاده کنید که درک آن برای همه آسان باشد. شما باید از اصطلاحات اصطلاحاتی یا اصطلاحات فنی خودداری کنید. اگر باید از یک اصطلاح فنی استفاده کنید ، آن را کوتاه و ساده بیان کنید.
به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن راهنمای نحوه طرح دعوی هستید ، ممکن است لازم باشد شرایط قانونی را درج کنید. ابتدا یک توضیح ساده بنویسید ، سپس اصطلاحات فنی مورد استفاده در آزمایش را ادامه دهید
مرحله 5. از افعال مثبت استفاده کنید
معمولاً این ایده خوبی است که آنچه را خواننده باید برای انجام کار انجام دهد ، بنویسید تا آنچه را که نباید انجام دهید. وقتی شخصی راهنما را می خواند ، ذهن او برای تکمیل کار هدف می گیرد. اگر کارهایی را شروع کنید که نباید انجام دهند ، ممکن است گیج شده و کاری را که نباید انجام دهند ، انجام دهند.
به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن راهنمای نحوه راه رفتن سگ خود هستید ، ممکن است به جای "بند نگذارید" بنویسید "مطمئن شوید که بند به درستی چسبانده شده است" یا "یقه را طوری تنظیم کنید که مناسب جا بیفتد". خیلی تنگ "یا" یقه خیلی تنگ نپوش "خیلی تنگ است."
مرحله 6. به صورت دوم شخص بنویسید
از کلمه "شما" برای مخاطبین خود به طور مستقیم استفاده کنید تا دچار سردرگمی نشوند. وقتی از کلمه "شما" استفاده می کنید ، خوانندگان می دانند که برای انجام کار بدون نیاز به حدس زدن باید چه کار کرد.
به عنوان مثال ، اگر می نویسید "اهرم باید فشار داده شود" ، باعث می شوید خواننده حدس بزند چه کسی باید اهرم را فشار دهد. عبارت "شما باید اهرم را فشار دهید" یا حتی "اهرم را فشار دهید" خواننده را در تردید نمی گذارد
مرحله 7. گزینه های جایگزین را اضافه کنید
گاهی اوقات ، بیش از یک راه برای تکمیل یک یا چند مرحله وجود دارد. جایگزین ها را همراه با مراحل ذکر کنید تا خوانندگان بتوانند راه مورد نظر خود را انتخاب کنند.
به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن راهنمای نحوه تهیه ساندویچ کره بادام زمینی و ژله هستید ، یک نوع پر کننده جایگزین مانند "کره بادام برای افراد مبتلا به حساسیت به بادام زمینی" اضافه کنید
مرحله 8. اگر یک عکس کمک کرد ، آن را درج کنید
یک ضرب المثل وجود دارد که می گوید: "یک عکس بهتر از هزار کلمه است." برای ایجاد دستورالعمل های واضح ، گاهی اوقات تصاویر یا نمودارها درک دستورالعمل هایی را که ارائه می دهید برای خوانندگان آسانتر می کند.
برای راهنمایی فنی بیشتر ، مطمئن شوید که تصویر می تواند به وضوح به خواننده کمک کند و هیچگونه مانعی بر روی تصویر بوسیله ابزار یا دست ایجاد نمی شود
قسمت 3 از 3: آزمایش راهنمای ایجاد شده
مرحله 1. راهنمای خود را به بخش هایی سازماندهی کنید
کارهای پیچیده بیش از یک قسمت دارند. اگر در حال نوشتن راهنمایی برای یک کار بزرگ هستید که دارای چندین بخش کوچکتر است ، آنها را به بخشهای جداگانه تقسیم کنید.
- اگر راهنماها را شماره گذاری می کنید ، به هر قسمت یک عدد اختصاص دهید. خواننده پس از تکمیل هر بخش موفقیت این دستاورد را احساس خواهد کرد.
- حتی اگر وظیفه شما قسمتهایی ندارد که فقط تا حدی قابل کنترل هستند (نیمه مستقل) ، اگر کار چندین مرحله دارد ، آن را به قسمتهایی تقسیم کنید. به این ترتیب ، خواننده تحت تأثیر تعداد مراحل راهنما قرار نخواهد گرفت.
مرحله 2. سعی کنید راهنمایی را که نوشته اید انجام دهید
اگر نمی توانید دستورالعمل های نوشته شده را رعایت کنید ، هیچ کس دیگر نمی تواند. از یک دوست بخواهید که راهنما را بخواند و دنبال کند و بپرسید آیا قسمت هایی وجود دارد که او را گیج می کند.
ممکن است لازم باشد چندین بار راهنما را آزمایش کنید ، به خصوص اگر راهنمای شما طولانی یا پیچیده باشد
مرحله 3. راهنمای خود را با دقت ویرایش کنید
غلط املایی و اشتباهات دستوری وضوح راهنمای شما را خراب می كند و پیگیری آن را دشوار می كند. راهنمای خود را جلو و عقب بخوانید تا مطمئن شوید هیچ اشتباهی وجود ندارد.
اگر از مهارت ویرایش خود اطمینان ندارید ، از یک دوست بخواهید راهنمای شما را بررسی کند
مرحله 4. شامل فهرستی از ابزارها و مواد مورد نیاز است
به خصوص اگر تکلیف به ابزار یا مواد خاصی نیاز داشته باشد ، این فهرست به خواننده کمک شایانی خواهد کرد. این فهرست را در ابتدای راهنما قرار دهید تا خواننده بتواند قبل از شروع کار ، همه ابزار و مواد را جمع آوری کند.
تصور کنید که در حال نوشتن دستور العمل هستید. دستور غذا همیشه شامل همه مواد اولیه و ابزار پخت مورد نیاز در ابتدا است. به این ترتیب ، قبل از پخت می توانید همه چیز را جمع آوری کنید
مرحله 5. هشدارهای مناسب را ارائه دهید
هنگام آزمایش راهنما ، ممکن است خطرات پنهانی را کشف کنید که هنگام نوشتن راهنما فاش نشده است. به خوانندگان هشدار دهید تا بتوانند از این خطر محافظت کنند.
