موارد مختلف گاهی اوقات شما را مجبور به لغو قرار ملاقات می کند ، به عنوان مثال به دلیل این که در شرایط اضطراری قرار گرفته اید ، در ترافیک گیر کرده اید یا برنامه خود را بد مدیریت کرده اید. وقتی در مورد نحوه اطلاع رسانی به لغو فکر می کنید ، ممکن است احساس نگرانی کنید ، اما افرادی که پیدا نشدند می توانند درک کنند اگر در اسرع وقت به آنها اطلاع دهید. هنگامی که با او تماس می گیرید یا در صورت بروز فرصت ، برنامه جلسات جدیدی را تنظیم کنید. برای اینکه او احساس راحتی کند ، پیشنهاد دهید در مکانی نزدیک خانه یا محل کارش ملاقات کنید.
گام
قسمت 1 از 2: لغو مودبانه قرار ملاقات ها
مرحله 1. در اسرع وقت با فرد مفقود شده تماس بگیرید
اگر لغو قرار ملاقات خود را تا آخرین لحظه به تعویق بیندازید ، دیگران را آزار می دهید. گفتن زودهنگام به او نشان می دهد که شما به او احترام می گذارید و از زمانی که او برای شما آماده کرده است قدردانی می کنید.
مرحله 2. در صورت لغو قرار ملاقات بسیار نزدیک ، شخصاً به شما اطلاع دهید
اگر قرار ملاقات را در همان روز لغو کردید ، باید شخصاً تماس بگیرید. لغو قرار ملاقات ناگهانی به طوری که طرف مقابل احساس ناراحتی کند ممکن است بی ادبانه به نظر برسد اگر از طریق ایمیل ، پیامک یا شخص دیگری به او اطلاع دهید.
مرحله 3. یک عذرخواهی صادقانه ارائه دهید
حتی اگر زودتر به آنها بگویید ، مطمئن شوید که آنها می دانند که متأسف هستید که مجبور شدید جلسه خود را لغو کنید. شاید او از اینکه شما قرار ملاقات خود را لغو کرده اید ناامید شده باشد ، با وجود اینکه او قبلاً برنامه های دیگر برای ملاقات شما را لغو کرده است.
- یک عذرخواهی کوتاه و مستقیم ارائه دهید ، به عنوان مثال ، "متاسفم ، فردا نمی توانم بیایم."
- از کلمات مبهم استفاده نکنید یا نگویید که "ممکن است" به وعده خود عمل نکنید. اخبار را صادقانه و سر راست بیان کنید.
مرحله 4. توضیح کوتاهی در مورد علت لغو قرار ملاقات ارائه دهید
اگر دلیل آن منطقی است ، به عنوان مثال ، به دلیل خراب شدن وسیله نقلیه یا بیماری شما ، به او اطلاع دهید که چیست. اگر پذیرفتن دلیل سخت است ، برای مثال به این دلیل که فراموش کرده اید قرار ملاقات بگذارید یا به طور تصادفی دوبار برنامه ریزی کرده اید ، یک دلیل کلی ارائه دهید ، به عنوان مثال ، "متأسفم ، من یک نیاز فوری دارم."
- حتی اگر حقیقت را می گویید نیازی به ذکر دلایل دقیق ندارید. توضیح طولانی به نظر می رسد که می خواهید چیزی را سرپوش بگذارید.
- نگویید ، "من کارهای مهمتری دارم" یا بهانه مشابه دیگری.
- دروغ نگویید زیرا اگر مشخص شود که صادق نیستید ، این رابطه دچار مشکل می شود.
مرحله 5. مطمئن شوید که او می داند که شما برای وقت او ارزش قائل هستید
به صراحت بیان کنید که از تمایل او برای وقت گذاشتن برای شما قدردانی می کنید و واقعاً متأسف هستید که مجبور شد ملاقات را لغو کند زیرا می فهمید که او مشغول است و برای ملاقات شما وقت گذاشته است.
اگر قرار ملاقات با افرادی دارید که به آنها نیاز دارید ، مانند اساتید یا مراجعان ، این امر بسیار مهم است
قسمت 2 از 2: تنظیم برنامه جایگزین
مرحله 1. هنگام اعلام اخبار از تمایل او بخواهید برنامه جلسه را تغییر دهد
جدا از کاهش زحمت مجبور شدن مجدد برای تعیین وقت قبلی ، این مرحله نشان می دهد که واقعاً می خواهید او را ببینید. هنگام تماس یا ارسال ایمیل ، در پایان بگویید که اگر مایل نیست ملاقات دیگری بگذارید.
مرحله 2. برنامه خود را بررسی کرده و زمان ملاقات با وی را یادداشت کنید
می توانید برنامه جلسات را پیشنهاد دهید ، اما سعی کنید برنامه خود را در برنامه او قرار دهید. چندین گزینه برنامه جایگزین ارائه دهید و سپس بازخورد بخواهید.
به عنوان مثال ، به او بگویید: "برنامه من دوشنبه ها از صبح تا عصر ، پنجشنبه ها از 1 تا 5 و جمعه ها بعد از 2 پر نمی شود ، اما اگر نمی توانید ، برنامه را تنظیم می کنم."
مرحله 3. پیشنهاد کنید که جلسه در مکانی نزدیک به خانه یا محل کار وی برگزار شود
به عنوان غرامت لغو قرار ملاقات ، ایده خوبی است که جلسه ای را در محلی که او می تواند به راحتی به آن برسد ، ترتیب دهید ، مانند دفتر کار یا مکان خاصی که در راه بازگشت به خانه از آنجا عبور می کند.
روش دیگر ، پیشنهاد کنید در صورت مشغله زیاد یا خارج از شهر با استفاده از Skype یا Google Hangouts ملاقات کنید
مرحله 4. برنامه جایگزینی را که می توانید برآورده کنید ، تعیین کنید
پس از لغو قرار ملاقات اول ، اجازه ندهید دوباره قرار دوم لغو شود. این امر علاوه بر آزاردهنده و ناراحت کننده ، می تواند به شهرت شما آسیب برساند. قبل از موافقت با برنامه جایگزینی ، برنامه خود را با دقت بررسی کنید و مطمئن شوید که می توانید قرارهای خود را مطابق برنامه جدید ملاقات کنید.
به عنوان مثال ، شما هیچ ملاقاتی در ماه دسامبر ندارید ، اما معمولاً پیش از سال جدید فعالیت های زیادی دارید. بنابراین ، آن زمان را با برنامه جایگزین پر نکنید
مرحله 5. برنامه جلسات جدید مورد توافق را ثبت کنید
اگر برنامه جایگزینی وجود دارد ، آن را در دستور کار بنویسید. همچنین ، برنامه خود را روی یک تکه کاغذ بنویسید و آن را به عنوان یک یادآوری در مکانی که به راحتی قابل مشاهده است قرار دهید.
مرحله 6. هنگام ملاقات با آنها از درک و حوصله آنها تشکر کنید
با تشکر از او (یا آنها) به خاطر موافقت با لغو قرار ، مکالمه را باز کنید. لازم نیست دوباره عذرخواهی کنید. در عوض ، با قدردانی از فرصت تغییر برنامه ، نشان دهید که برای وقت او ارزش قائل هستید.
نکات
- تا آنجا که ممکن است ، جلسات برنامه ریزی شده را لغو نکنید زیرا می تواند به شهرت و روابط با افراد دیگر آسیب برساند.
- قبل از عقد قرارداد با شخصی که خدمات پولی ارائه می دهد ، مانند یک مشاور ، بدانید که آیا قرار ملاقات خود را با وی لغو کرده اید یا خیر.
