هنگام استفاده از صفحه گسترده مایکروسافت اکسل با داده های زیاد ، ممکن است مطالب مشابه را پیدا کنید. ویژگی "قالب بندی شرطی" در Microsoft Excel می تواند به شما نشان دهد که ورودی های تکراری کجا هستند ، در حالی که ویژگی "حذف موارد تکراری" نوشته های تکراری را حذف می کند. مشاهده و حذف موارد تکراری صحت داده ها و ارائه شما را تضمین می کند.
گام
روش 1 از 2: استفاده از قالب بندی شرطی
مرحله 1. فایل را باز کنید
اولین کاری که باید انجام دهید این است که همه داده هایی را که می خواهید تکراری از آنها پیدا کنید انتخاب کنید.
مرحله 2. روی سلول در گوشه بالا سمت چپ گروه داده کلیک کنید
با این کار فرایند انتخاب داده آغاز می شود.
مرحله 3. کلید Shift را فشار داده و نگه دارید ، سپس روی آخرین سلول در گوشه سمت راست پایین گروه داده کلیک کنید
با این کار همه داده هایی که مشخص کرده اید انتخاب می شوند.
می توانید این کار را به ترتیب دیگری انجام دهید (به عنوان مثال ، ابتدا گوشه پایین سمت راست را کلیک کنید ، سپس داده های بعدی را از آنجا برجسته کنید)
مرحله 4. بخش "Styles" را در نوار ابزار جستجو کنید
این منطقه دارای ابزارهایی برای قالب بندی اسناد ، از جمله ویژگی "قالب بندی مشروط" است.
مرحله 5. روی "قالب بندی شرطی" کلیک کنید
با این کار یک منوی کشویی نمایش داده می شود.
مرحله 6. "قوانین سلولهای برجسته" را انتخاب کنید ، سپس روی "Duplicate Values" کلیک کنید
هنگام انجام این کار ، مطمئن شوید که داده های شما هنوز برجسته است. با این کار پنجره برنامه با گزینه های تنظیمات در منوی کشویی دیگر باز می شود.
مرحله 7. از منوی کشویی "Duplicate Values" را انتخاب کنید
اگر می خواهید تمام مقادیری که تکراری ندارند را نمایش دهید ، "Unique" را انتخاب کنید
مرحله 8. رنگ برجسته مورد نظر خود را انتخاب کنید
رنگ برجسته موارد تکراری را نشان می دهد. رنگ اولیه صورتی با حروف قرمز تیره است.
مرحله 9. برای مشاهده نتیجه روی "OK" کلیک کنید
مرحله 10. یک کادر تکراری را انتخاب کنید ، سپس کلید Delete را فشار دهید تا حذف شود
شاید اگر هر داده چیزی را نشان می دهد (به عنوان مثال ، یک نظرسنجی) ، شما نمی خواهید آن مقادیر تکراری را حذف کنید.
پس از حذف یک نسخه تکراری ، جفت تکراری توجه خود را از دست می دهد
مرحله 11. دوباره روی "قالب بندی شرطی" کلیک کنید
این که آیا موارد تکراری را حذف کرده اید یا نه ، قبل از بستن سند ، باید از برجسته های قالب بندی خلاص شوید.
مرحله 12. "پاک کردن قوانین" را انتخاب کنید ، سپس روی "پاک کردن قوانین از کل صفحه" کلیک کنید تا از قالب بندی خلاص شوید
با این کار موارد برجسته در مورد موارد تکراری که حذف نکرده اید حذف می شود.
اگر چندین قسمت از صفحه گسترده قالب بندی شده است ، می توانید مناطق خاصی را انتخاب کرده و روی "پاک کردن قوانین از سلول های انتخاب شده" کلیک کنید تا نکات برجسته حذف شود
مرحله 13. تغییرات سند را ذخیره کنید
اگر از تغییرات راضی هستید ، موارد تکراری را با موفقیت در Excel پیدا کرده و حذف کرده اید!
روش 2 از 2: استفاده از ویژگی Remove Duplicates در Excel
مرحله 1. فایل را باز کنید
اولین کاری که باید انجام دهید این است که تمام داده هایی را که می خواهید تکراری از آنها پیدا کنید انتخاب کنید.
مرحله 2. روی سلول در گوشه بالا سمت چپ گروه داده کلیک کنید
این روند انتخاب داده ها را آغاز می کند.
مرحله 3. کلید Shift را فشار داده و نگه دارید ، سپس روی آخرین سلول در گوشه سمت راست پایین گروه داده کلیک کنید
با این کار همه داده هایی که مشخص کرده اید انتخاب می شوند.
می توانید این کار را به ترتیب دیگری انجام دهید (به عنوان مثال ، ابتدا گوشه پایین سمت راست را کلیک کنید ، سپس داده های بعدی را از آنجا برجسته کنید)
مرحله 4. روی برگه "Data" در بالای صفحه کلیک کنید
مرحله 5. بخش "Data Tools" را در نوار ابزار قرار دهید
این بخش دارای ابزارهایی برای تغییر داده های انتخاب شده ، از جمله ویژگی "حذف موارد تکراری" است.
مرحله 6. روی "حذف موارد تکراری" کلیک کنید
با این کار پنجره تنظیمات برنامه باز می شود.
مرحله 7. روی "Select All" کلیک کنید تا مطمئن شوید همه ستون ها انتخاب شده اند
مرحله 8. ستونی را که می خواهید با استفاده از این ابزار بررسی کنید علامت بزنید
تنظیمات اولیه همه ستون ها را انتخاب کرده است.
مرحله 9. اگر از سرصفحه ها استفاده می کنید روی گزینه "My data has headers" کلیک کنید
این به برنامه می گوید که اولین ورودی در هر ستون یک سرصفحه است ، بنابراین این ورودی ها از روند حذف حذف می شوند.
مرحله 10. هنگامی که از انتخاب خود راضی بودید روی "OK" کلیک کنید
این کار به طور خودکار موارد تکراری را که مشخص کرده اید حذف می کند.
اگر برنامه به شما می گوید که موارد تکراری یافت نشد ، به ویژه اگر می دانید که وجود دارد ، فیلدها را در پنجره برنامه "حذف موارد تکراری" بررسی کنید. با بررسی ستون ها یکی یکی تمام خطاهای این قسمت برطرف می شود
مرحله 11. تغییرات سند را ذخیره کنید
اگر از تغییرات راضی هستید ، موارد تکراری را با موفقیت در Excel حذف کرده اید!
نکات
- همچنین می توانید با نصب ابزارهای اضافی شخص ثالث موارد تکراری را بیابید. برخی از این ابزارها ویژگی "قالب بندی شرطی" اکسل را افزایش می دهند تا بتوانید از رنگ های مختلف برای شناسایی موارد تکراری استفاده کنید.
- حذف موارد تکراری برای بررسی لیست مهمانان ، آدرس ها یا سایر اسناد مشابه مناسب است.
