تصمیم گیری در مورد قالب مناسب نامه عمدتا بستگی به نوع نامه ای دارد که می خواهید بنویسید و نامه را به چه کسی ارسال می کنید. قالب نامه ای که می توانید هنگام نوشتن برای یک دوست استفاده کنید بسیار متفاوت از قالب مورد استفاده برای نوشتن نامه های رسمی است. علاوه بر این ، قالب نامه سنتی ارسال شده با پست با فرمت مورد استفاده برای ایمیل متفاوت است. به خواندن ادامه دهید تا در مورد نحوه قالب بندی صحیح نامه ای که می توانید برای نوشتن نامه بعدی خود استفاده کنید ، بیشتر بیاموزید.
گام
روش 1 از 4: قالب بندی یک کسب و کار یا نامه رسمی
مرحله 1. نام و آدرس خود را در بالای نامه خود بنویسید
آدرس خیابانها ، شهرها ، استانها و کد پستی را بصورت بلوکی ، تراز چپ و یک فاصله درج کنید.
- شهر ، استان و کد پستی در یک خط و آدرس خیابان ها در یک خط جداگانه نوشته شده است.
- اگر نامه ای با استفاده از سربرگ ارسال می کنید که از قبل حاوی این اطلاعات است ، این مرحله را رد کنید. آدرس برگشت را دوبار درج نکنید.
مرحله 2. تاریخ را درست زیر آدرس خود بنویسید
تاریخ نوشتن نامه یا تاریخ تکمیل نامه را بنویسید ، این به شما بستگی دارد.
- تاریخ در سمت چپ نوشته می شود ، درست مانند نوشتن آدرسی که در بالای آن قرار دارد.
- تاریخ را در قالب "ماه-روز-سال" بنویسید. ماه را با حروف بنویسید ، اما برای نوشتن روز و سال از اعداد استفاده کنید. به عنوان مثال: 9 فوریه 2013.
مرحله 3. بین تاریخ و قسمت بعدی نامه یک خط خالی بگذارید
این آدرس را از قسمت بعدی جدا می کند و خواندن را آسان تر می کند.
مرحله 4. در صورت نیاز خط مرجع را بنویسید
اگر نامه با اشاره به نقطه خاصی نوشته شده باشد ، می تواند به خواننده کمک کند تا خط مرجعی بنویسد که با "Re:" شروع می شود.
- خطوط مرجع تراز چپ نوشته شده و سعی می شود فقط از یک خط تشکیل شود.
- هنگام پاسخ به نامه ها ، فرصت های شغلی یا درخواست اطلاعات ، خط مرجع را بنویسید.
- اگر در حال نوشتن یک خط مرجع هستید ، بعد از آن یک خط خالی بگذارید تا خط مرجع از بقیه نامه جدا شود.
مرحله 5. آدرس گیرنده را بنویسید
نام و عنوان گیرنده و همچنین نام شرکت ، آدرس خیابان ، شهر ، ایالت و کد پستی را بنویسید.
- همه این اطلاعات در یک راستا و یک فاصله قرار می گیرند. نام گیرنده در یک خط جداگانه به همراه عنوان گیرنده ، نام شرکت و آدرس خیابان نوشته شده است. شهر ، استان و کد پستی در یک خط نوشته شده است.
- در صورت ارسال نامه به کشور دیگر ، نام کشور را با حروف بزرگ در یک خط جداگانه در زیر آدرس گیرنده بنویسید.
- در صورت امکان نامه را به شخص خاصی ارسال کنید و نام شخص را با عنوان مناسب مانند "آقای" یا "مادر" بنویسید. اگر جنسیت گیرنده را نمی دانید ، نیازی به نوشتن عنوان ندارید.
- یک خط خالی در زیر آدرس کامل گیرنده بگذارید.
مرحله 6. متن نامه خود را با یک سلام مودبانه شروع کنید
یک تبریک معمولی معمولاً با "آقای عزیز" شروع می شود و پس از آن عنوان و نام گیرنده دریافت می شود. بعد از نام خانوادگی گیرنده کاما بگذارید.
- درودها در تراز چپ نوشته می شوند.
- اگر جنسیت گیرنده را نمی دانید ، می توانید گیرنده را با نام کامل وی خطاب کنید ، یا عنوان شغلی گیرنده و پس از آن نام خانوادگی وی را یادداشت کنید.
- بعد از احوالپرسی خط خالی بگذارید.
مرحله 7. در صورت تمایل ، یک عنوان موضوع بنویسید
خط موضوع را با حروف بزرگ در زیر سلام ، تراز سمت چپ بنویسید.
- خط موضوع را کوتاه اما توصیفی نگه دارید. سعی کنید فقط از یک خط تشکیل شود.
- لازم به ذکر است که این امر غیر متعارف است و نباید به طور مکرر از آن استفاده کرد.
- اگر قبلاً خط مرجع را وارد کرده اید ، عنوان موضوع را وارد نکنید.
- اگر خط موضوعی را وارد کردید ، بعد از خط موضوع یک خط خالی بگذارید.
مرحله 8. متن نامه را با مقدمه ای مختصر و توضیح هدف نامه خود شروع کنید
پاراگراف های نامه با تراز چپ نوشته می شوند اما ابتدای هر پاراگراف با تورفتگی نوشته شده است.
مرحله 9. معرفی نامه را با بدنه بلندتر نامه دنبال کنید
این بخش باید هدف نامه را توضیح دهد و همچنین شامل یک نتیجه گیری خلاصه همه چیزهایی باشد که در نامه نوشته شده است.
متن نامه را به طور مختصر بنویسید. هر پاراگراف یک فاصله دارد ، اما بین هر پاراگراف و بعد از آخرین پاراگراف یک خط خالی بگذارید
مرحله 10. نامه خود را با یک سلام پایانی مودبانه به پایان برسانید
نمونه هایی از احوالپرسی م polدبانه شامل "با احترام" ، "سلام" ، یا "متشکرم" است. به یاد داشته باشید که سلام پایانی را چپ و بعد از آن کاما بنویسید.
فقط حرف اول کلمه اول سلام پایانی با حروف بزرگ نوشته می شود
مرحله 11. سلام آخر را با نام خود دنبال کنید
با این حال ، قبل از نوشتن نام کامل خود ، سه خط خالی در زیر تبریک پایانی بگذارید ، و سپس عنوان شغل خود را در خط زیر بنویسید.
مرحله 12. پیوستها را در انتهای نامه خود ذکر کنید
اگر ضمیمه ای را ضمیمه می کنید ، "محفظه" / "پیوست" را یک خط زیر نام و عنوان خود بنویسید و هر پیوست همراه نامه را بنویسید.
- توجه داشته باشید که در صورت عدم وجود پیوست ، این امر اجباری نیست.
- پیوست ها در یک راستا و یک فاصله قرار می گیرند.
مرحله 13. در صورت تمایل ، حروف اولیه تایپیست را وارد کنید
اگر شخص دیگری در حال تایپ نامه است و شما دیکته می کنید ، نام و نام خانوادگی تایپیست را در پایین نامه خود ، یک خط زیر پیوست ذکر کنید.
مرحله 14. نامه را پس از چاپ امضا کنید
نامه را با قلم بین سلام پایانی و نام خود امضا کنید. امضای نامه با قلم به گیرنده نشان می دهد که شما وقت خود را برای ارسال این نامه به آنها اختصاص می دهید و این مهم است.
روش 2 از 4: قالب بندی نامه به یک دوست نزدیک یا نسبی (نامه شخصی)
مرحله 1. تاریخ را بنویسید
تاریخ نگارش نامه یا تاریخ تکمیل نامه را در بالا سمت راست نامه ذکر کنید.
- تاریخ را در قالب "ماه-روز-سال" بنویسید. معمولاً نوشتن ماه با حروف معمولی است ، اما برای این نوع نامه ها می توانید کل تاریخ را با اعداد بنویسید.
- تاریخ در تراز راست نوشته شده است.
مرحله 2. یک سلام دوستانه بنویسید
سلام "عزیز" هنوز رایج ترین تبریک است ، اما بسته به رابطه شما با گیرنده ، ممکن است بتوانید نام گیرنده را بدون هیچ گونه رسمی بنویسید.
- تبریک ها در تراز سمت چپ نوشته می شوند و پس از آن با کاما نوشته می شود.
- هنگام نوشتن نامه به یک دوست یا همکار ، معمولاً می توانید نام کوچک آنها را بنویسید. به عنوان مثال: "جین عزیز".
- برای یک نامه حتی شخصی تر ، ممکن است بخواهید "عزیز" را با یک سلام گاه به گاه مانند "سلام" ، "سلام" یا "هی" جایگزین کنید.
- اگر برای والدین یا شخصی که واقعاً باید به آن احترام بگذارید نامه می نویسید ، عنوان و نام خانوادگی گیرنده را بنویسید. به عنوان مثال: "خانم رابرتز عزیز"
- بین تبریک و متن اصلی نامه یک خط خالی بگذارید.
مرحله 3. مقدمه ، متن/بدن و نتیجه متن اصلی نامه خود را بنویسید
مقدمه و نتیجه باید هر یک فقط یک پاراگراف کوتاه باشد ، اما بدنه نامه معمولاً بسیار طولانی تر است.
- متن اصلی نامه تراز شده است ، اما خط اول هر پاراگراف تورفتگی دارد.
- کل متن اصلی نامه تک فاصله است. شما معمولاً پاراگراف ها را بین پاراگراف ها در نامه شخصی نمی گذارید ، اما اگر خواندن نامه شما را آسانتر کند ، می توانید.
- بعد از آخرین جمله از متن اصلی خود یک خط خالی بگذارید تا متن اصلی از تبریک پایانی جدا شود.
مرحله 4. با یک تبریک پایانی مناسب ببندید
"با احترام" هنوز هم بسیار رایج است ، حتی برای نامه های شخصی. اگر نامه به اندازه کافی گاه به گاه است ، می توانید یک سلام پایانی کمتر متعارف داشته باشید. سعی کنید چیزی مانند "بعداً می بینمت!" یا "بعداً می بینمت!" اگر برای دوست نزدیک خود نامه می نویسید
- بعد از سلام پایانی کاما بگذارید ، اما نام خود را بعد از آن تایپ نکنید.
- تبریک پایانی موازی با سر نامه نوشته شده است.
مرحله 5. نامه خود را امضا کنید
نامه خود را زیر سلام پایانی امضا کنید. معمولاً نام شما به جای چاپ روی چاپگر با دست نوشته می شود.
اگر معمولاً با گیرنده نامه نام کوچک یکدیگر را صدا می کنید ، فقط می توانید نام خود را یادداشت کرده و با آن تمام شوید. با این حال ، اگر گیرنده نمی داند شما از نام کوچک خود چه کسی هستید ، مطمئن شوید که نام خانوادگی خود را نیز وارد کرده اید
روش 3 از 4: قالب بندی یک ایمیل رسمی یا تجاری
مرحله 1. با نوشتن توصیفی کوتاه اما دقیق از هدف ایمیل خود شروع کنید
این توضیحات در موضوع ایمیل شما قرار دارد ، نه در متن ایمیل.
اگر دریافت کننده ایمیل منتظر ایمیل شما بوده است ، این توضیحات فقط می تواند مرجعی از موضوع مورد بحث باشد. اگر منتظر این ایمیل نباشید ، نوشتن توضیحات ممکن است کمی دشوار باشد. هدف از نوشتن توضیحات این است که خوانندگان هنگام بازکردن و خواندن ایمیل شما حدس بزنند ایمیل شما درباره چیست. این بدان معناست که توضیحات باید به خوانندگان شما انگیزه دهد تا ایمیل شما را باز کرده و بخوانند
مرحله 2. نوشتن ایمیل را با تبریک رسمی شروع کنید
معمولاً با "عزیز" شروع می شود و پس از آن عنوان رسمی گیرنده ایمیل یا شرکتی که برای آن ایمیل می فرستید دنبال می شود.
- در صورت امکان نامه را به گیرنده خاصی ارسال کنید. از ارسال نامه به گیرندگان ناشناس خودداری کنید. تنها در صورتی که گزینه دیگری وجود ندارد ، از "برای چه کسی ممکن است اهمیت داشته باشد" استفاده کنید.
- در واقع ، مناسب ترین علائم نگارشی برای استفاده بعد از سلام هنوز کولون است. با این حال ، امروزه اکثر مردم پس از تبریک در نوشتن ایمیل های رسمی از کاما استفاده می کنند.
- اگر مطمئن نیستید که با گیرنده "مادر" یا "پدر" سلام کنید ، فقط نام کامل گیرنده را بنویسید.
- بعد از سلام رسمی خط خالی بگذارید.
مرحله 3. متن اصلی نامه را بنویسید ، آن را کوتاه اما آموزنده بنویسید
مانند هر نوع نامه ، متن اصلی باید شامل مقدمه ، متن و نتیجه گیری باشد. تمام قسمتها از جمله اعضای بدن را تا حد امکان کوتاه و دقیق نگه دارید.
- متن اصلی تراز شده است.
- ابتدای هر پاراگراف نیازی به تورفتن ندارد.
- متن اصلی تک فاصله است ، اما بین هر پاراگراف و بعد از آخرین پاراگراف یک خط خالی بگذارید.
مرحله 4. از احوالپرسی پایبند مودبانه استفاده کنید
بعد از متن اصلی نامه خود "با احترام" یا یک سلام پایانی م equallyدبانه دیگر را تایپ کرده و با کاما دنبال کنید.
- به یاد داشته باشید که سلام پایانی را تراز چپ بنویسید و تنها حرف اول کلمه اول سلام با حروف بزرگ نوشته می شود.
- سایر تبریکهای رسمی پایانی که می توان از آنها استفاده کرد عبارتند از "متشکرم" ، "سلام" ، و "سلام".
مرحله 5. نام خود را درست در زیر سلام پایانی تایپ کنید
برخلاف حروف نوشته شده/چاپ شده روی کاغذ ، نمی توانید ایمیل های خود را با قلم امضا کنید.
نام شما تراز شده است
مرحله 6. اطلاعات تماس خود را در پایین بنویسید
بعد از نام خود یک خط خالی بگذارید ، سپس آدرس فیزیکی ، شماره تلفن ، آدرس ایمیل و وب سایت یا وبلاگ خود را در صورت وجود وارد کنید.
همه اطلاعات در راستای چپ و فاصله بین آنها نوشته شده است. هر اطلاعات تماس در یک خط جداگانه تایپ می شود
روش 4 از 4: قالب بندی ایمیل ها برای دوستان
مرحله 1. با نوشتن شرح مختصر اما دقیق موضوع ایمیل خود در قسمت موضوع ایمیل شروع کنید
این توضیحات به گیرندگان اجازه می دهد تا قبل از بازکردن ایمیل ، آنها را در یک نگاه مطلع کنند و اطلاعات کافی را در اختیار آنها قرار می دهد تا بتوانند حدس بزنند ایمیل شما در مورد چیست.
مرحله 2. با نوشتن یک سلام یا احوالپرسی مودبانه در قسمت متنی ایمیل شروع کنید
می توانید هرگونه سلام م polدبانه ای که دوست دارید ، مانند "عزیز" بنویسید. این کار را با نام گیرنده دنبال کنید.
- درودها در تراز چپ نوشته می شوند.
- اگر برای یکی از دوستان نزدیک خود نامه می نویسید ، می توانید سلام را کاملاً کنار بگذارید و فقط با نام کوچک آنها و سپس با کاما شروع کنید.
- بین سلام و متن ایمیل خود یک خط خالی بگذارید.
مرحله 3. متن ایمیل خود را وارد کنید
مانند همه انواع نامه ها ، متن ایمیل شما باید شامل مقدمه ، متن و نتیجه گیری باشد. با این حال ، اگر در حال نوشتن نامه ای برای یک دوست نزدیک هستید ، ممکن است این نوع قالب لازم نباشد.
مرحله 4. ایمیل خود را با تبریک پایانی به پایان برسانید
هنگام بستن یک ایمیل برای یک دوست ، سلام پایانی نیازی به رسمی بودن ندارد ، اما باید نشانه پایان یافتن ایمیل شما باشد.
اگر در حال نوشتن نامه با یک دوست بسیار نزدیک هستید ، گاهی اوقات اشکالی ندارد که ایمیل خود را با نام خود به پایان برسانید ، بجای اینکه یک پیام سلام پایان نامه بنویسید
نکات
- لازم به ذکر است که تفاوت های جزئی بین نامه های رسمی در ایالات متحده و نامه های رسمی در انگلستان (انگلستان) وجود دارد. در انگلستان ، آدرس و تاریخ بازگشت به درستی تراز شده و خط موضوع ، در صورت وجود ، در مرکز قرار دارد. علاوه بر این ، تاریخ در قالب "روز-ماه-سال" نوشته می شود ، و بعد از تبریک کاما نوشته می شود ، نه دو نقطه.
- اگر قالب توصیف شده در اینجا را دوست ندارید ، که گاهی اوقات به عنوان قالب بلوک نامیده می شود ، می توانید از قالب بلوک اصلاح شده و قالب نیمه بلوک نیز استفاده کنید. این فرمت ها اساساً حاوی اطلاعات یکسانی هستند و فقط مکان ها متفاوت هستند.
