این wikiHow به شما می آموزد که چگونه از ویژگی "ادغام نامه" در Microsoft Word استفاده کنید. ویژگی ادغام نامه به شما امکان می دهد از یک برگه اطلاعات تماس استفاده کنید تا به طور خودکار آدرس ، نام یا اطلاعات متفاوتی را برای هر نسخه از سند اختصاص دهید. این ویژگی زمانی مفید است که نیاز به سفارشی کردن یک خبرنامه یا سوگندنامه دارید زیرا نیازی نیست هر نام یا آدرس متفاوتی را در بالای هر سند به صورت دستی بنویسید.
گام
قسمت 1 از 3: ایجاد یک صفحه تماس
مرحله 1. Microsoft Excel را باز کنید
نماد برنامه Microsoft Excel شبیه یک "X" سفید در زمینه سفید است. پس از آن ، صفحه "جدید" نمایش داده می شود.
اگر قبلاً یک صفحه تماس در Excel دارید ، به مرحله بارگیری یا وارد کردن مخاطبین Excel بروید
مرحله 2. بر روی Blank workbook کلیک کنید
در گوشه سمت چپ بالای صفحه "جدید" قرار دارد. پس از آن ، یک سند جدید Excel باز می شود.
مرحله 3. سرصفحه مخاطب را اضافه کنید
شروع از جعبه A1 ”در سمت راست ، یک عنوان یا عنوان به شرح زیر وارد کنید:
- "FirstName" - نام مخاطب باید در این قسمت وارد شود (کادر) A1 ”).
- "نام خانوادگی" - نام خانوادگی مخاطب باید در این قسمت وارد شود (کادر " B1 ”).
- ”تلفن” - شماره تلفن تماس در این قسمت اضافه می شود (کادر” C1 ”).
- "StreetAddress" - آدرس تماس باید در این قسمت وارد شود (کادر " D1 ”).
- "شهر" - محل تماس/محل سکونت مخاطب باید به این مخاطب اضافه شود (کادر " E1 ”).
- "ایالت" - استان مبدا تماس در این ستون اضافه می شود (کادر " F1 ”).
- "ZIP" - کد پستی که مخاطب در آن زندگی می کند باید به این ستون اضافه شود (ستون " G1 ”).
- "ایمیل" - آدرس ایمیل مخاطب در این قسمت وارد می شود (کادر " H1 ”).
مرحله 4. اطلاعات تماس را وارد کنید
از ستون A جعبه 2 شروع کنید ، اطلاعات تماس هر فردی را که می خواهید به ابزار ادغام نامه اضافه کنید وارد کنید.
قبل از اقدام به مرحله بعد ، از صحت اطلاعات وارد شده اطمینان حاصل کنید
مرحله 5. سند را ذخیره کنید
برای ذخیره آن:
- ویندوز - روی "کلیک کنید" فایل "، انتخاب کنید " ذخیره به عنوان "، دوبار کلیک کنید" این رایانه شخصی ”، محل ذخیره فایل را در سمت چپ پنجره انتخاب کنید ، نام سند را در قسمت“نام فایل”تایپ کنید و روی“ صرفه جویی ”.
- مک - روی "کلیک کنید" فایل "، انتخاب کنید " ذخیره به عنوان… ”، نام سند را در قسمت“Save As”وارد کنید ، با کلیک روی کادر“Where”و انتخاب پوشه ، محل ذخیره را انتخاب کنید ، سپس روی“کلیک کنید” صرفه جویی ”.
- مکان ذخیره فایل انتخابی را به خاطر بسپارید. سپس باید برگه تماس اکسل را در آن مکان قرار دهید.
مرحله 6. پنجره Excel را ببندید
روی دکمه کلیک کنید ایکس ”در گوشه سمت راست بالای پنجره Excel (Windows) یا دایره قرمز در گوشه سمت چپ بالای پنجره (Mac). اکنون می توانید ویژگی ادغام نامه را در Microsoft Word ایجاد یا استفاده کنید.
قسمت 2 از 3: وارد کردن مخاطبین به Word
مرحله 1. Microsoft Word را باز کنید
نماد برنامه Microsoft Word شبیه یک "W" سفید در زمینه آبی تیره است. مانند Microsoft Excel ، صفحه "New" پس از باز شدن برنامه نمایش داده می شود.
اگر قبلاً یک سند Microsoft Word دارید که می خواهید مخاطبین را از Excel به آن اضافه کنید ، باید سند را دوبار کلیک کنید تا باز شود. اگر قبلاً سند سفارشی دارید مرحله بعدی را رد کنید
مرحله 2. روی سند خالی کلیک کنید
این یک کادر سفید در گوشه سمت چپ بالای صفحه است. پس از آن ، یک سند خالی Microsoft Word نمایش داده می شود.
مرحله 3. روی برگه Mailings کلیک کنید
این برگه در بالای پنجره Microsoft Word قرار دارد. پس از آن ، نوار ابزار درست زیر ردیف برگه ها ظاهر می شود.
مرحله 4. روی Select Receipients کلیک کنید
در بخش "شروع ادغام نامه" نوار ابزار " نامه های پستی " پس از آن ، یک منوی کشویی نمایش داده می شود.
مرحله 5. روی Use an Existing List… کلیک کنید
این گزینه در منوی کشویی قرار دارد. پس از آن ، پنجره جدیدی باز می شود.
- اگر می خواهید از مخاطبین Outlook استفاده کنید ، می توانید گزینه " از Outlook Contacts انتخاب کنید ”از منوی کشویی.
- همچنین می توانید لیست موقت اطلاعات تماس را در Word با انتخاب گزینه "تایپ کنید یک لیست جدید تایپ کنید " این ویژگی هنگامی مفید است که فقط نیاز به ایجاد برخی اطلاعات تماس دارید.
مرحله 6. برگه تماس Microsoft Excel را انتخاب کنید
در سمت چپ پنجره ، روی پوشه ای که حاوی برگه تماس اکسل است کلیک کنید. پس از آن ، بر روی صفحه Excel کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید.
مرحله 7. روی Open کلیک کنید
در گوشه سمت راست پایین پنجره قرار دارد.
مرحله 8. انتخاب خود را تأیید کنید
روی نام برگه Excel در پنجره بازشو کلیک کنید ، سپس روی خوب ”که زیر پنجره است. برگه Excel شما به عنوان محل منبع تماس انتخاب می شود.
اطمینان حاصل کنید که کادر تأیید "اولین ردیف داده ها دارای سرستون ستون" در پایین پنجره باشد
قسمت 3 از 3: استفاده از ویژگی ادغام نامه
مرحله 1. به محل یا نقطه ای که می خواهید اطلاعات تماس را وارد کنید بروید
مکانی را که می خواهید اطلاعات تماس را اضافه کنید (به عنوان مثال سر سند) پیدا کنید و روی آن کلیک کنید تا مکان نما را قرار دهید.
مرحله 2. روی Insert Merge Field کلیک کنید
این گزینه در بخش "نوشتن و درج فیلدها" در برگه ". نامه های پستی " پس از آن ، یک منوی کشویی نمایش داده می شود.
ممکن است لازم باشد روی برگه کلیک کنید " نامه های پستی ”یک بار دیگر قبل از دنبال کردن این مرحله.
مرحله 3. نوع اطلاعات را انتخاب کنید
در منوی کشویی ، روی نام یکی از عناوین یا سرفصل های اطلاعات سند Excel کلیک کنید تا در سند Word وارد شود.
به عنوان مثال ، اگر می خواهید برچسب نام مخاطب را اضافه کنید ، روی " نام کوچک ”در منوی کشویی.
مرحله 4. در صورت لزوم اطلاعات دیگر را اضافه کنید
این اطلاعات شامل آدرس ، نام خانوادگی ، شماره تلفن تماس و غیره است.
مرحله 5. بر روی Finish & Merge کلیک کنید
در سمت راست نوار ابزار برگه قرار دارد. نامه های پستی پس از آن ، یک منوی کشویی نمایش داده می شود.
مرحله 6. گزینه های ادغام را تعیین کنید
روی یکی از گزینه های زیر کلیک کنید:
- “ ویرایش اسناد فردی ” - این گزینه هر سند گیرنده را باز می کند تا بتوانید سند را دوباره تنظیم کنید.
- “ چاپ اسناد… ” - این گزینه به شما امکان می دهد یک کپی از سند را برای هر فرد ذکر شده در برگه تماس چاپ کنید.
- “ ارسال پیام های الکترونیکی… ”-این گزینه به شما امکان می دهد سند را به عنوان ایمیل ارسال کنید. آدرس ایمیل مخاطب به عنوان آدرس ایمیل مقصد انتخاب می شود.
مرحله 7. دستورالعمل های نشان داده شده روی صفحه را دنبال کنید
بسته به گزینه های انتخاب شده ، ممکن است فرم های بیشتری برای مرور داشته باشید (به عنوان مثال اگر " پست الکترونیک ”، باید عنوان را وارد کرده و روی” کلیک کنید خوب ") پس از آن ، فرآیند ادغام نامه کامل می شود.
