دستیار خارج از دفتر یا "Outdoors" در Microsoft Outlook به شما امکان می دهد پاسخ های خودکار را تنظیم کنید که برای افرادی ارسال می شود که با شما تماس می گیرند در حالی که شما غیر فعال هستید یا خارج از دفتر هستید. ویژگی Out of Office فقط برای کاربران حساب Microsoft Exchange در دسترس است. با این حال ، حتی کاربران خانگی بدون حساب Exchange می توانند الگوهای "خارج از دفتر" ایجاد کرده و قوانین را برای برنامه ایجاد کنند تا Outlook بتواند به طور خودکار پاسخ ارسال کند.
گام
روش 1 از 4: چشم انداز 2013 و 2010
مرحله 1. روی منوی "File" کلیک کنید ، سپس "Info" را از منوی نوار کناری سمت چپ انتخاب کنید
مرحله 2. "Automatic Replies (Out of Office)" را انتخاب کنید
پس از آن کادر محاوره ای "پاسخ های خودکار" باز می شود.
اگر این گزینه در دسترس نیست ، ممکن است از یک حساب غیر Exchange استفاده کنید. مراحل تنظیم شده در روش چهارم در این مقاله را برای تنظیم پاسخ های خودکار در حساب های غیر Exchange انجام دهید
مرحله 3. گزینه "ارسال پاسخ خودکار" را بررسی کنید
مرحله 4. گزینه "فقط ارسال در این بازه زمانی" را بررسی کنید ، سپس زمان شروع مورد نظر ("زمان شروع") و زمان پایان ("زمان پایان") را انتخاب کنید
به عنوان مثال ، اگر قصد دارید دو هفته مرخصی بگیرید ، طول تعطیلات خود را انتخاب کنید.
مرحله 5. روی برگه "In my organisation" کلیک کنید ، سپس یک پیام خودکار را که برای همکاران (در همان دفتر یا شرکت) که می خواهند با شما تماس بگیرند ارسال می شود ، تایپ کنید
مرحله 6. روی برگه "خارج از سازمان من" کلیک کنید ، سپس یک پیام خودکار بنویسید که برای افرادی خارج از سازمان یا دفتر شما ارسال می شود که می خواهند با شما تماس بگیرند
به عنوان مثال ، پیامی بنویسید که توضیح می دهد مشغول کار هستید و فرستنده پیام را جهت پرسیدن سوالات و بحث در مورد مسائل با دیگر مخاطبین دفتر راهنمایی کنید.
مرحله 7. روی "OK" کلیک کنید
افرادی که برای شما ایمیل می زنند در حالی که در دفتر نیستید یک پیام خودکار دریافت می کنند که شما ایجاد می کنید.
روش 2 از 4: Outlook 2007
مرحله 1. روی منوی "Tools" و سپس "Out of Office Assistant" کلیک کنید
کادر محاوره ای "Out of Office Assistant" باز می شود.
اگر این گزینه در دسترس نیست ، ممکن است از یک حساب غیر Exchange استفاده کنید. مراحل تنظیم شده در روش چهارم در این مقاله را برای تنظیم پاسخ های خودکار در حساب های غیر Exchange انجام دهید
مرحله 2. گزینه "ارسال پاسخ خودکار خارج از دفتر" را بررسی کنید
مرحله 3. گزینه "فقط ارسال در این بازه زمانی" را بررسی کنید ، سپس زمان شروع مورد نظر ("زمان شروع") و زمان پایان ("زمان پایان") را انتخاب کنید
به عنوان مثال ، اگر قصد دارید یک روز از دفتر خارج شوید ، تاریخ مناسب را انتخاب کنید (به عنوان مثال ، تاریخ مرخصی یا تاریخ عدم حضور شما).
مرحله 4. روی برگه "In my organisation" کلیک کنید ، سپس پاسخ خودکار را که می خواهید برای همکاران (در همان دفتر یا شرکت) که می خواهند با شما تماس بگیرند ارسال کنید ، تایپ کنید
به عنوان مثال ، توضیح دهید که یک روز در دفتر نیستید ، و مدیر در حالی که شما دور هستید مسئولیت کار شما را بر عهده خواهد داشت.
مرحله 5. روی برگه "خارج از سازمان من" کلیک کنید ، سپس یک پیام خودکار را که می خواهید برای افرادی خارج از سازمان یا دفتر خود ارسال کنید که می خواهند با شما تماس بگیرند ، تایپ کنید
مرحله 6. روی "OK" کلیک کنید
افرادی که برای شما ایمیل می زنند در حالی که در دفتر نیستید یک پیام خودکار دریافت می کنند که شما ایجاد می کنید.
روش 3 از 4: چشم انداز 2003
مرحله 1. روی منوی "Tools" کلیک کنید ، سپس "Out of Office Assistant" را انتخاب کنید
کادر محاوره ای "Out of Office Assistant" باز می شود.
اگر این گزینه در دسترس نیست ، ممکن است از یک حساب غیر Exchange استفاده کنید. مراحل تنظیم شده در روش چهارم در این مقاله را برای تنظیم پاسخ های خودکار در حساب های غیر Exchange انجام دهید
مرحله 2. گزینه "من در حال حاضر خارج از دفتر هستم" را بررسی کنید
مرحله 3. پیامی را که می خواهید به طور خودکار برای افرادی که با شما تماس می گیرند در قسمت "پاسخ خودکار به هر فرستنده با متن زیر" روی صفحه بنویسید
تا زمانی که به سر کار نروید ، افرادی که به شما ایمیل می دهند پاسخ خودکار دریافت می کنند.
مرحله 4. روی "OK" کلیک کنید
همه طرفینی که از طریق ایمیل با شما تماس می گیرند یک پیام خودکار "خارج از دفتر" برای مدت نامحدود دریافت می کنند ، یا تا زمانی که اولین مرحله را در این روش تکرار نکنید و "من در حال حاضر در دفتر هستم" را انتخاب کنید.
روش 4 از 4: حساب غیر مبادله ای
مرحله 1. Microsoft Outlook را در رایانه شخصی اجرا کنید
مرحله 2. روی منوی "صفحه اصلی" کلیک کنید و "ایمیل جدید" را انتخاب کنید
مرحله 3. پاسخی را که می خواهید به طور خودکار برای افرادی که با شما تماس می گیرند در متن پیام ارسال کنید
بعداً این پیام به عنوان الگوی "خارج از دفتر" شما استفاده می شود.
مرحله 4. روی منوی "File" کلیک کرده و "Save As" را انتخاب کنید
کادر محاوره ای "ذخیره به عنوان" پس از آن باز می شود.
مرحله 5. از منوی کشویی "Save as type" ، "Outlook Template" را انتخاب کنید
مرحله 6. نام قالب پیام را وارد کنید ، سپس روی "ذخیره" کلیک کنید
این الگو می تواند هر زمان که نمی توانید از طریق ایمیل در حساب شخصی Outlook خود با شما تماس گرفته شود استفاده شود.
مرحله 7. روی "صفحه اصلی" کلیک کنید ، "قوانین" را انتخاب کنید و "مدیریت قوانین و هشدارها" را انتخاب کنید
برای اینکه الگو به طور خودکار در زمان عدم ارتباط با فرستنده پیام ارسال شود ، باید قانونی ایجاد کنید که به Outlook دستور دهد به نامه های دریافت شده با استفاده از الگو به طور خودکار پاسخ دهد.
مرحله 8. "قانون جدید" را انتخاب کنید ، سپس "اعمال قوانین در پیام هایی که دریافت می کنم" را در بخش "شروع از قاعده خالی" انتخاب کنید
مرحله 9. روی "بعدی" کلیک کنید ، سپس "بعدی" را دوباره برای ایجاد یک قانون انتخاب کنید
مرحله 10. گزینه "reply using a template خاص" را در قسمت "What you want to do with the message" علامت بزنید.”.
مرحله 11. گزینه "یک الگوی خاص" را در بخش "ویرایش شرح قانون (روی مقدار زیرخط دار کلیک کنید)" بررسی کنید
مرحله 12. از منوی کشویی "Look In" ، "User Templates in File System" را انتخاب کنید
مرحله 13. یک الگوی از پیش ساخته شده برای استفاده به عنوان پاسخ خودکار "خارج از دفتر" انتخاب کنید ، سپس "باز" را انتخاب کنید
مرحله 14. روی "بعدی" کلیک کنید ، و در صورت لزوم موارد استثنا را اضافه کنید
به عنوان مثال ، می توانید ایمیل را از یک فرستنده خاص به حساب ایمیل دیگر ارسال کنید.
مرحله 15. روی "بعدی" کلیک کنید ، سپس نام قانون پاسخ خودکار را ایجاد کنید
مرحله 16. روی "پایان" کلیک کنید
هرکسی که برای شما ایمیل ارسال می کند ، یک پیام خودکار از قالبی که ایجاد کرده اید دریافت می کند.
