برای کسانی از شما که در بخش منابع انسانی (HR) کار می کنید ، مطمئناً باید متقاضیان واجد شرایط را به نفع استخدام نامزدهای بهتر رد کنید. با این حال ، نگران نباشید زیرا در واقع ، نکات ساده ای وجود دارد که می توانید از آنها برای سهولت روند استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر داوطلب مورد نظر مرحله مصاحبه را گذرانده باشد ، بهتر است رد تماس را به صورت تلفنی انجام دهید. در غیر اینصورت ، اطلاع از رد از طریق ایمیل رسمی هیچگاه ضرری ندارد. هر رسانه ای را که انتخاب می کنید ، تصمیم خود را مستقیماً بدون به خطر انداختن ادب حفظ کنید.
گام
روش 1 از 2: تماس تلفنی با نامزد
مرحله 1. از طریق تلفن با متقاضی تماس بگیرید
در حالی که رد درخواست شغل از طریق ایمیل برای شما راحت تر است ، به ویژه برای جلوگیری از هرگونه ناراحتی احتمالی ، در واقع صحبت کردن با تلفن هنوز مودبانه و حرفه ای تر به نظر می رسد. بنابراین ، این گزینه را برای رد متقاضیانی که شخصاً در طی مصاحبه ملاقات کرده اید انتخاب کنید.
در ساعات اداری با متقاضی مورد نظر تماس بگیرید تا مطمئن شوید هنگام تماس شام نمی خورد
مرحله 2. کلمات را خرد نکنید
مکالمه را کوتاه و دقیق بیان کنید ، در حالت ایده آل کمتر از 5 دقیقه. با ذکر نکردن زندگی شخصی ، شوخی یا پرسیدن وضعیت آب و هوا نشان دهید که برای وقت خود ارزش قائل هستید و نمی خواهید آن را تلف کنید!
برای مثال ، البته بی ادبی خواهد بود اگر بگوییم: "سلام بنی! این سوزان از ویتامین World است. دیروز مصاحبه با شما لذت بخش بود. اوه بله ، حال و هوای آنجا چگونه است؟ گفت هشدار باد شدید وجود دارد؟ قلمرو شما امن است ، اینطور نیست؟ »
مرحله 3. توضیح دهید که شرکت تصمیم گرفته است موقعیت را به نامزد دیگری واگذار کند
مودبانه توضیح دهید که از ملاقات با متقاضی از طریق مراحل مصاحبه خوشحال هستید و در واقع او را برای این موقعیت در نظر گرفته اید ، حتی اگر تصمیم گرفته اید که موقعیت را به نامزد دیگری منتقل کنید. ایده خوبی است که همه اینها را به محض گفتن "سلام" بیان کنید تا مکالمه خیلی طولانی تمام نشود.
سعی کنید بگویید: "سلام روت ، من دیکا فیرزا از شرکت فناوری AAA هستم. شخصاً ، از شما تشکر می کنم که با شرکت در مصاحبه شغلی هفته گذشته موافقت کردید. ما واقعاً از جلسه لذت بردیم و قبول داریم که سابقه کار شما بسیار چشمگیر است. متأسفانه ما تصمیم گرفته ایم که این پست را به نامزد دیگری واگذار کنیم."
مرحله 4. نقاط قوت یا نقاط قوت کاندیدایی که در نهایت انتخاب کرده اید را شرح دهید
به طور کلی ، بسیاری از متقاضیان واقعاً می خواهند از مزایای نامزد انتخاب شده در مقایسه با آنچه که به شرکت ارائه می دهند ، مطلع شوند. اگرچه توضیح دادن شرح حال شغلی داوطلب منتخب در واقع اتلاف وقت است ، اما هنوز هم باید برخی از مزایای مهمی را که داوطلب منتخب دارد توضیح دهید تا این امر برای تفکر آنها مثر باشد.
- به عنوان مثال ، ممکن است بگویید: "در حالی که ما از تجربه گسترده شما بسیار قدردانی می کنیم ، کاندیدایی که انتخاب کردیم دارای مدرک کارشناسی ارشد است و سطح تحصیلات داوطلب برای ما یک عامل تعیین کننده بسیار مهم است."
- یا ، "نامزدی که ما انتخاب کردیم در یک موقعیت مشابه در شرکت دیگری کار کرده است ، بنابراین ما معتقدیم که روند انتقال در آینده آسان تر خواهد شد."
مرحله 5. توضیح دهید که علاوه بر متقاضیان مورد نظر ، هنوز تعداد زیادی داوطلب وجود دارد که از صلاحیت کمتری برخوردار نیستند
اساساً ، متقاضیانی که می دانند که واجد شرایط هستند می توانند در صورت رد شدن از سوی شرکتی که برای آن درخواست می کنند ، احساس خیانت کنند. در برخی موارد ، متقاضیانی نیز وجود دارند که تصور می کنند رد آن شخصی است. برای غلبه بر این ، فراموش نکنید که به متقاضی مربوطه یادآوری کنید که در حال رقابت با بسیاری از افراد است که از صلاحیت کمتری برخوردار نیستند!
سعی کنید بگویید ، "اگرچه شما کاندیدای بسیار قوی برای تکمیل این موقعیت هستید ، اما باید اعتراف کنیم که رقابت برای نامزدها این بار بسیار فشرده است. متأسفم که نتوانستید در این مسابقه برنده شوید ، خوب؟"
مرحله 6. از آنها دعوت کنید تا با شرکت شما در رسانه های اجتماعی ارتباط برقرار کنند
از آنجا که رد موضوعی ناخوشایند است ، سعی کنید با دعوت از آنها برای ارتباط آنلاین با شرکت خود ، روحیه را روشن کنید. با این کار شما همچنین تأیید می کنید که رد حرفه ای است و نه شخصی.
- شما می توانید بگویید: "اگر جای خالی دیگری در شرکت وجود داشته باشد ، ما دوباره شما را در نظر خواهیم گرفت. آیا دوست ندارید دعوت نامه دوست خود را به حساب HR LinkedIn ما ارسال کنید؟"
- یا ، شما همچنین می توانید بگویید ، "در واقع ، شرکت ما برنامه های جالبی را طراحی می کند تا در آینده نزدیک اجرا شود. برای اینکه اطلاعات را از دست ندهید ، می توانید بارگذاری ها را در فیس بوک یا توییتر ما بررسی کنید ، خوب!"
مرحله 7. اگر متقاضی مورد نظر سعی می کند با تصمیم شما بحث کند ، مکالمه را پایان دهید
در برخی موارد ، متقاضیان رد شده می توانند بگویند: "به من فرصتی دیگر برای مصاحبه بدهید. من تضمین می کنم تصمیم شما تغییر خواهد کرد! " یا "شرکت شما اشتباه کرد زیرا من بهترین کاندیدا بودم." در صورت بروز چنین موقعیتی ، درگیر بحث طولانی در مورد تصمیمات شرکت یا نقاط قوت و ضعف سابقه استخدام متقاضی نشوید.
برای پایان مودبانه گفتگو ، سعی کنید بگویید: "با وجود اینکه شخص دیگری را استخدام کرده ایم ، این بدان معنا نیست که مشکلی در مورد شما وجود ندارد. مطمئن هستم که در آینده نزدیک شغل مناسب را پیدا خواهید کرد."
مرحله 8. داوطلبان واجد شرایط را تشویق کنید تا بعداً مجدداً درخواست دهند
فقط به این دلیل که متقاضی برای پر کردن موقعیت مورد نظر شما مناسب نیست ، به این معنی نیست که او برای تکمیل تمام موقعیت های شغلی شما مناسب نخواهد بود ، درست است؟ برای اینکه رابطه ای را که با او برقرار کرده اید هدر ندهید ، سعی کنید به او توضیح دهید که حتی اگر برای موقعیت مورد تقاضا مناسب نباشد ، باز هم می خواهید یک رابطه حرفه ای خوب با او برقرار کنید. همچنین توضیح دهید که فرصت های شغلی بهتر در شرکت شما در آینده باز می شود.
یکی از جمله هایی که می توانید بگویید این است: "در صورت درخواست مجدد شرکت در آینده ، در درخواست مجدد خود تردید نکنید! شما نزدیک به قبول شدن برای این موقعیت شدید ، بنابراین اگر فرصت دوباره باز شود ، باید دوباره تلاش کنید."
روش 2 از 2: نوشتن ایمیل رد
مرحله 1. به محض تصمیم به استخدام نامزد دیگر ، یک ایمیل رد به متقاضی مورد نظر ارسال کنید
هنگامی که شما یا یک متخصص دیگر کاندیدایی را برای پر کردن موقعیت مربوطه انتخاب کردید ، بلافاصله پس از آن یک ایمیل رد برای متقاضی رد شده ارسال کنید. با انجام این کار ، متقاضی مورد نظر اطمینان را دریافت می کند و می تواند بلافاصله به دنبال فرصت های شغلی جدید باشد.
در حالت ایده آل ، نامه های رد یک روز کاری پس از تصمیم گیری ارسال می شود
مرحله 2. یک ایمیل بنویسید که بیش از 3-4 جمله نباشد
از آنجا که متقاضی مورد نظر هنوز مرحله مصاحبه را طی نکرده است ، نیازی به تردید در امتناع کوتاه و سرراست نیست. به طور خاص ، ایمیل را با نام کامل متقاضی شروع کنید ، سپس بیانیه ای مانند "از شما متشکرم که به عنوان مدیر خلاق در آژانس تبلیغاتی ABC درخواست داده اید. با وجود سابقه کاری چشمگیر شما ، ما تصمیم گرفته ایم که موقعیت را به نامزد دیگری منتقل کنیم. ما برای شما آرزوی موفقیت در آینده شغلی داریم."
نام کامل خود را در انتهای ایمیل وارد کنید ، سپس هنگامی که مطمئن شدید خطای مهمی در آن وجود ندارد ، ایمیل را ارسال کنید
مرحله 3. نیازی به عذرخواهی برای رد شدن شما نیست
پذیرش رد شرکت مورد درخواست شما آسان نیست ، اما به دلیل اولویت بندی حرفه ای ، عذرخواهی نکنید و طوری رفتار کنید که گویی با تصمیم شرکت مبنی بر عدم استخدام متقاضی مورد نظر موافق نیستید. حتی اگر در محافل داخلی شرکت اختلاف نظر وجود داشته باشد ، اجازه ندهید متقاضی از آن مطلع شود.
به عنوان مثال ، ننویسید ، "در حالی که من دوست دارم شما را استخدام کنم ، متأسفانه مدیر بخش منابع انسانی نظر دیگری دارد."
مرحله 4. هنگامی که متقاضی در ایمیل پاسخ س asksالی می پرسد ، پاسخ مختصر و مستقیم ارائه دهید
اگر متقاضی به س yourال شما در مورد ویژگی های نامزد منتخب که فاقد آن است ، به ایمیل شما پاسخ داد ، کافی است به س questionال در 3-4 جمله کوتاه پاسخ دهید. به یاد داشته باشید ، متن ایمیل شما باید کوتاه ، مستقیم و عینی باشد تا فرآیند تبادل ایمیل زیاد طول نکشد.
به عنوان مثال ، پاسخی مانند "در حالی که سابقه کار و تجربه شما بسیار امیدوار کننده است ، متأسفانه اغلب برای مدت زمان طولانی بیکار هستید و به همین دلیل است که کارفرمایان نامزدهای دیگر را استخدام می کنند."
نکات
- اجازه ندهید مکالمه تلفنی برای مدت طولانی ادامه یابد. فقط به متقاضیان یادآوری کنید که آنها در واقع با تعداد زیادی از رقبا رقابت می کنند و حتی اگر این بار شکست بخورند ، می توانند برای موقعیت های دیگری که در آینده افتتاح می شود ، درخواست دهند. به عبارت دیگر ، مکالمه تلفنی را کوتاه و دقیق بیان کنید ، سپس مکالمه را مودبانه در کمتر از 5 دقیقه به پایان برسانید.
- هر زمان که شرکت شما یک شغل باز می کند ، بهتر است فقط با 5-6 نفر مصاحبه کنید. به این ترتیب ، شما فقط باید با 4-5 نفر تماس تلفنی برقرار کنید تا امتناع کنند.
- هرگز در مورد دلایل رد درخواست متقاضیان دروغ نگویید. بنابراین ، اگر شخص مورد نظر رد شود زیرا عملکرد وی در طول مصاحبه بسیار بد است؟ سعی کنید اطلاعات را به شیوه ای متمدن تر منتقل کنید.
