در سال 2013 ، حدود 78000 کارمند در ایالات متحده حدود 55 میلیون دلار از کارفرمایان خود سرقت کردند. داده ها فقط کارکنان بخش خرده فروشی را در نظر می گیرند. این روند سرقت ادارات خالی از قربانیان نیست. مشاغل و جوامعی که توسط این مشاغل ارائه می شود ضرر خواهند کرد زیرا با کاهش سود ، مشاغل مجبور به افزایش قیمت می شوند تا مصرف کنندگان تحت تأثیر قرار گیرند. خوشبختانه راه هایی وجود دارد که همه شرکت ها ، از پست ترین کارکنان گرفته تا صاحبان مشاغل ، می توانند کارکنان ناصالح را بگیرند و به سرقت در محل کار پایان دهند.
گام
روش 1 از 3: گرفتن کارکنان ناشایست به عنوان ناظر
مرحله 1. همه شواهد سرقت را با دقت جمع آوری کنید
برای گرفتن یک سارق در محل کار ، باید اطلاعات داشته باشید. به محض انجام جستجو ، اطلاعاتی را جمع آوری کنید که به شما کمک می کند بفهمید سرقت در کجا ، کجا و در صورت امکان ، در اطراف چه کسی رخ داده است.
-
اطلاعاتی که ممکن است بخواهید جمع آوری کنید شامل موارد زیر است:
- تاریخ و زمان دقیق از دست دادن پول/کالا ؛
- مانده اولیه و پایان هر صندوق پول (در صورت سرقت پول) ؛
- کل موجودی و فروش (در صورت سرقت کالا) ؛
- نام کارمندی که هنگام سرقت در محل کار بود ؛
- در صورت امکان به داده های کشیدن کارت دسترسی پیدا کنید.
- گزارش هزینه های کارکنان ؛ و
- نکات استفاده از تجهیزات
- اگر اطلاعات ندارید ، وقتی مشکوک به سرقت هستید شروع به ضبط کنید. ضبط معمولاً برای جلوگیری از سرقت های آینده کافی است ، اما اگر سرقت ادامه پیدا کرد ، برای گرفتن سارق آمادگی بیشتری خواهید داشت.
مرحله 2. عیوب یادداشت ها را پیدا کنید
نگاهی به یادداشت های خود بیندازید و هر چیزی را که منطقی به نظر نمی رسد یا شکاف هایی که ممکن است پول یا اقلام از بین برود پیدا کنید. هرچه حسابداری شما بهتر باشد ، شانس سرقت بیشتری پیدا خواهید کرد.
به عنوان مثال ، هنگامی که سوابق سهام را بررسی می کنید ، ممکن است متوجه شوید که 20 تلفن هوشمند در ابتدای روز به 10 کاهش یافته بود ، اما فقط 9 عدد فروخته شد. نتایج این محاسبات مطمئناً علامت سوال است ، و شما باید تحقیق کنید
مرحله 3. به عملکرد صندوق فروش توجه کنید
کارمندانی که از صندوق های نقدی سرقت می کنند ، معمولاً از تاکتیک های مختلفی برای پوشاندن آهنگ های خود استفاده می کنند ، معمولاً با کمک عملکردهای خاص ، فرصتی برای سرقت پیدا می کنند. به عنوان مثال ، ممکن است یک کارمند ناشایست از عملکرد عدم فروش صندوق فروش برای سرقت استفاده کند. وقتی خریدار پول می دهد ، دستور فروش در صندوق ثبت نمی شود تا دستگاه باز شود. کارکنان به مشتریان پول می دهند و از صندوق پول پول می گیرند. مشتری راهی برای دانستن این حیله گری ندارد و فروش نیز ثبت نمی شود.
-
عملکردهای صندوق فروشگاهی که باید از آنها آگاه باشید شامل موارد زیر است:
- بدون فروش
- بازپرداخت
- 0 دلار فروش
- گزارشات (ممکن است کارکنان غیر صادق درآمد حاصل از فروش را که هنگام چاپ گزارش صندوق نقدی به جیب می زند) به جیب بزنند.
- مشاوره رستوران اودل دارای راهنمای جامعی است که شامل ترفندهای رایج سرقت کارکنان است و برخی از آنها از عملکردهای ویژه صندوق استفاده می کنند. راهنمای این لینک را بخوانید. در حالی که پیوند روی رستوران ها متمرکز است ، بسیاری از ترفندهای ذکر شده در راهنما در بسیاری از مناطق دیگر ، از جمله خرده فروشی نیز کاربرد دارد.
مرحله 4. در صورت سرقت پول ، محاسبه پول را در صندوق ثبت کنید
یکی از متداول ترین روش های مقابله با سرقت پول این است که کارکنان در ابتدای شیفت پول را در صندوق ثبت کنند و در پایان نوبت آن را دوباره شمارش کنند. نتایج محاسبه با گزارش فروش مقایسه می شود. پیاده سازی این سیستم نسبتاً آسان است و در حالی که تضمین نمی شود سرقت پول از صندوق را متوقف کند ، سرقت آشکار به راحتی قابل کشف است.
-
استفاده از جداول استاندارد پیاده سازی این سیستم را برای مالکان و سرپرستان آسان می کند. سطرهای زیر را در جدول اضافه کنید:
- شروع تعادل
- فروش نقدی
- کارت اعتباری/فروش چک
- کل فروش
- پایان تعادل
مرحله 5. در صورت امکان ، از داده های ضبط شده ویدئو استفاده کنید
اگر شرکت شما دارای سیستم امنیتی دوربین مدار بسته است ، برای پیدا کردن مدارک سرقت به فیلم نگاه کنید ، به خصوص اگر دوربین به محل سرقت مانند صندوق فروش اشاره کند. از این اطلاعات برای محدود کردن زمان و مکان حادثه استفاده کنید ، سپس منتظر نشانه های نهفته سرقت باشید ، مانند:
- دست کارکنان پول را از صندوق به جیب منتقل می کند.
- انتقال پول از صندوق به صاحب نکته.
- عادات عجیب و غریب در منطقه صندوق فروشگاهی (به عنوان مثال ، یک کارمند نادرست ممکن است صندوق را با دقت علامت گذاری کند تا به خاطر بسپارد که چقدر از صندوق پول سرقت کرده است تا بتواند صورت های مالی را تنظیم کند).
- فروش کالاهایی که به جیب ، کیف ، کیف و غیره منتقل می شوند.
- مواردی که هنوز قابل فروش هستند به سطل زباله منتقل می شوند.
- دسترسی غیرمجاز به صندوق های پول ، گاوصندوق و غیره
- مراجعه به دفتر خارج از ساعات کار ،
مرحله 6. کارکنان را یک به یک بپرسید
در حالی که یک دزد در بازجویی اعتراف نمی کند ، ممکن است یک کارمند صادق بتواند سرنخی به شما بدهد. در نظر بگیرید که کارکنان خود را برای بحث صادقانه و علنی در مورد سرقت در دفتر به دفتر خود دعوت کنید. می توانید بپرسید آیا آنها کارمندی را می شناسند که سرقت می کند یا از آنها بخواهید در جلوگیری از سرقت کمک کنند. همچنین می توانید قوانین مربوط به سرقت در دفتر خود را به کارکنان خود یادآوری کنید.
- از کارمندان خود بخواهید که یک به یک در اتاق شما صحبت کنند. اگر کارکنان شما با سایر کارکنان سر و کار نداشته باشند ، ممکن است احساس امنیت بیشتری کنند.
- همچنین ممکن است بخواهید تا آنجا که ممکن است با بیشتر کارکنان ، حتی در صورت امکان ، با همه کارکنان صحبت کنید. بنابراین ، اگر کارمندی که سرقت می کرد اخراج شود ، برای او دشوار است که بداند چه کسی اطلاعاتی در مورد رفتار خود فاش کرده است.
مرحله 7. انجام یک ممیزی داخلی با کمک یک بازرس شخص ثالث را در نظر بگیرید
مالکان و سرپرستان در برخورد با مشکل سرقت در دفتر تنها نیستند. بسیاری از مشاوران و محققان مستقل در زمینه امنیت دفتر و پیشگیری از سرقت می توانند به شما کمک کنند. اگرچه هزینه برای یک حادثه کوچک بسیار زیاد است ، اما اگر سرقت ادامه یابد و به یک مشکل بزرگ تبدیل شود ، خدمات این مشاور بسیار معنی دار خواهد بود.
حسابرسی داخلی زمانی مفید واقع می شود که تقلب در سطح حسابداری رخ دهد. کارکنان دفترداری می توانند مقدار زیادی از یک شرکت را بدون گرفتار شدن بدزدند ، بنابراین حسابرسان خارجی می توانند بسیار مفید باشند
مرحله 8. تنها در صورت داشتن شواهد قانع کننده با دزد مقابله کنید
اتهام نزنید و بدون شواهد اخراج نکنید زیرا این کار فقط باعث تضعیف روحیه کارگران می شود و ثابت می کند که می توانید خودسرانه اخراج کنید ، به خصوص اگر بعداً ثابت شود کارمندی که اخراج کرده اید دزدی نکرده است. برای جلوگیری از این امر ، منتظر بمانید تا بتوانید سرقت را قبل از شلیک ثابت کنید.
علاوه بر این ، اگر یک کارمند بی گناه را اخراج کنید و قرارداد کارمند شامل شرط امنیتی موقعیت باشد ، اقدامات شما شامل اخراج بدون دلیل است که می تواند منجر به پیگرد قانونی شود. با این حال ، اکثر قراردادهای شغلی در ایالات متحده به شما این اجازه را می دهند که در هر زمان ، بدون دلیل یا بدون دلیل ، کارمندی را اخراج کنید
روش 2 از 3: محافظت از تجارت در برابر سرقت
مرحله 1. یک سیستم بازخورد ناشناس راه اندازی کنید
اگر می خواهید دفتر کارمندان بد را آزاد کنید ، به کارمندان خوب در انجام این کار کمک کنید. داشتن یک سیستم بازخورد ناشناس ، گزارش سرقت یا سایر سوء رفتارها در محل کار را برای کارمندان شما ایمن تر می کند. علاوه بر این ، کارکنان شما همچنین می توانند نگرانی ها ، انتقادات و پیشنهاداتی را برای بهتر شدن محل کار خود مطرح کنند.
-
سیستم های بازخورد ناشناس را می توان به روش های مختلف پیاده سازی کرد ، به عنوان مثال:
- جعبه پیشنهادات در فضایی نامحسوس (به عنوان مثال در اتاق استراحت) تا کارکنان بتوانند بدون توجه به آنها یادداشت بنویسند.
- یک حساب ایمیل که به طور خودکار نام کارمندی را که به آن آدرس ایمیل ارسال می کند سانسور می کند.
- برنامه های بازخورد ناشناس شخص ثالث ، مانند 3sixty ، Suggestionox و غیره.
مرحله 2. نرم افزار مدیریت استثنا را روی سیستم صندوق خود نصب کنید
در صورتی که بدانند استفاده از عملکرد استثنا در صندوق به رئیس گزارش می شود ، احتمال سرقت کارکنان از صندوق کمتر خواهد بود. نرم افزاری را در نظر بگیرید که به طور خودکار موارد استثنا را گزارش می کند یا قبل از استثنائات به مجوز مدیر نیاز دارد تا از صندوق شما محافظت کند.
- عملکردهای استثنایی معمولاً بخشی از نرم افزارهای مدرن صندوق ثبت نام هستند. اگر صندوق فروش شرکت شما قدیمی است ، به دلایل ایمنی ، صندوق فروش را ارتقا دهید.
-
برنامه های پیشنهادی ثبت نام صندوق شامل موارد زیر است:
- AmberPOS
- فروشندگان POS
- خرده فروشی Lightspeed
- خرده فروشی iVend
- NCR Counterpoint POS و مدیریت خرده فروشی
مرحله 3. اگر دفتر کار شما قبلاً یک سیستم امنیتی ویدئویی را نصب نکرده اید
برای کارکنان غیر صادق ، نظارت بالاترین انگیزه برای توقف سرقت خواهد بود. برای کاهش سرقت و ارائه شواهد قوی هنگام وقوع سرقت ، دوربین ها را در مکان های آسیب پذیر (مانند صندوق های فروش ، محل کالاهای گران قیمت و غیره) قرار دهید.
همچنین ثابت شده است که دوربین های جعلی می توانند میزان سرقت در دفتر را کاهش دهند. البته این بستگی به این دارد که آیا کارکنان شما می دانند که دوربینی که در حال نصب آن هستید یک دوربین تقلبی است. با این حال ، دوربین های جعلی فقط برای "تقویت" محدوده دید توصیه می شوند ، نه اینکه دوربین اصلی را به طور کامل جایگزین کنید
مرحله 4. سایر گزینه های نظارت قانونی را در نظر بگیرید
ضبط ویدئو تنها راه قانونی برای نظارت بر عملکرد کارکنان توسط شرکت ها نیست. انواع دیگر گزینه های نظارت نیز در دسترس هستند و استفاده از آنها بستگی به میزان جدی مشکل سرقت در دفتر شما دارد. با این حال ، اطمینان حاصل کنید که نظارتی که استفاده می کنید هیچ قانونی را در منطقه شما و قراردادهایی که شما و کارکنان شما منعقد کرده اید نقض نمی کند. همچنین ، اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما قبل از شروع نظارت ، از نظارتی که انجام می دهید آگاه هستند.
-
نظارت اضافی که می توانید انجام دهید می تواند به شکل زیر باشد:
- بررسی سابقه مرور اینترنت ؛
- اسکن ارتباطات برای کلمات کلیدی مشکوک ؛
- نظارت بر پیام ها ، ایمیل ها ، اتصالات Wi-Fi در دستگاه های شخصی و غیره ؛
- اضافه شدن نیروهای امنیتی ؛ و
- ورود اطلاعات ورود به کارت را در مناطق حساس بکشید.
- با این حال ، نظارت بیش از حد کارکنان می تواند خطرناک باشد. نظارت بیش از حد از سوی رئیس می تواند باعث ترس کارکنان شود تا روحیه آنها تضعیف شود ، به ویژه اگر نظارت شما بسیار شدیدتر از استانداردهای گروه تجاری شما باشد.
مرحله 5. سعی کنید با هر کارمند رابطه شخصی برقرار کنید
اکثر شرکت ها سه دلیل اصلی سرقت کارکنان را می دانند: کارمند دارای تعداد زیادی نیاز فوری است ، کارمند احساس می کند که توسط شرکت نادیده گرفته شده است و کارمند به دلیل فرصتی سرقت می کند. در حالی که شما نمی توانید دلیل اول را کنترل کنید ، و دلیل سوم را می توان با حسابداری و نظارت دقیق تری مدیریت کرد ، دلیل دوم یک احساس است. به طور خلاصه ، اگر کارکنان در محل کار برایشان ارزش قائل شوند و مانند رئیس خود باشند ، سرقت نمی کنند.
-
شما می توانید روابط خوبی با کارکنان از راه های زیر ایجاد کنید:
- به طور غیر رسمی با کارکنان ، در مورد زندگی ، امیدها و غیره چت کنید.
- برای عملکرد خوب پاداش و پاداش ارائه می دهد.
- سعی کنید حتی با اندکی از کارکنان ، حتی با اندکی صحبت کنید.
- رویدادهای اجتماعی خارج از محل کار (تعطیلات ، گردشهای خانوادگی و غیره) را در نظر بگیرید.
- با شکایات و ناراحتی های کارکنان همدلی کنید.
- به این موضوع فکر کنید: در یک نظرسنجی در سال 1976 ، تقریبا نیمی از پاسخ دهندگان پاسخ دادند که بدون احساس گناه از دفاتر خود سرقت کرده اند. یک رئیس مزاحم نباشید تا افراد شما بتوانند بدون احساس گناه سرقت کنند ، بلکه با کارکنان خود دوست باشید تا آنها سرقت نکنند.
مرحله 6. پس از اخراج ، امنیت را در دفتر سازماندهی کنید
اگرچه به ندرت اتفاق می افتد ، اما کارمندانی که اخراج شده اند می توانند از دفتر قدیمی خود سرقت کنند ، به خصوص اگر آنها هنوز کلید ، ورود به سیستم و غیره داشته باشند. برای جلوگیری از این اتفاق ، سیستم امنیتی را در دفتر پس از اخراج برخی از کارکنان تنظیم مجدد کنید. بسته به نوع کسب و کار خود موارد زیر را انجام دهید:
- قفل ساختمان را عوض کنید.
- کد قفل الکترونیکی را تغییر دهید.
- گذرواژه حساب ایمیل شرکت ، رمز Wi-Fi و غیره را تغییر دهید.
- کلید ، کد کلید یا سایر اطلاعات ورود کارمند اخراج شده را بازیابی کنید.
مرحله 7. راه حل های غیر متعارف دیگر را امتحان کنید
مشکل فزاینده سرقت ، ایده های خلاقانه ای را از شرکت های مختلف برای حل آن برانگیخته است. در حالی که همه ایده های زیر با وضعیت شما مطابقت ندارد ، اما ثابت شده است که در موارد خاص در جلوگیری از سرقت مثر است.
- از ضایعات پلاستیکی شفاف استفاده کنید. کارکنان ممکن است اقلام دزدیده شده را در سطل زباله پنهان کنند ، سپس هنگام دور ریختن سطل زباله آن را ایمن کنند. با زباله های پلاستیکی شفاف ، انجام این کار دشوارتر خواهد بود.
- برای اطمینان از تراز کردن هر جعبه قبل از بازیافت ، یک قاعده را در نظر بگیرید تا سرقت از طریق روش سطل زباله که قبلاً مورد بحث قرار گرفت ، آسان تر شود.
- مبلمان را مرتب کنید یا دفتر کار را سازماندهی کنید تا از فضای دیده نشده جلوگیری شود. اگر اتاق تاریکی وجود نداشته باشد ، سرقت برای کارمندان سخت تر خواهد بود.
- بازرسی یا ممیزی ناگهانی صندوق را انجام دهید. حتی اگر کارکنان آن را دوست ندارند ، این روش کاملاً م effectiveثر است زیرا اگر بدانند که صندوق فروشگاهی می تواند در هر زمان ممیزی شود ، احتمال سرقت آنها کمتر است.
- به طور مرتب هدیه دهید. واگذاری اقلامی که فروش خوبی به کارمندان ندارند ، راهی برای کاهش سرقت است. به عنوان مثال ، اگر کارکنان رستوران شما اغلب غذا را سرقت می کنند ، به آنها اجازه دهید هر غذایی را که فروش خوبی ندارد مصرف کنند.
روش 3 از 3: به جلوگیری از سرقت به عنوان یک کارمند کمک کنید
مرحله 1. در صورت مشاهده موارد مشکوک ، با رئیس خود تماس بگیرید
به عنوان یک کارمند ، شما قدرت تغییر سیستم و جلوگیری از سرقت را ندارید ، اما این بدان معنا نیست که نمی توانید کمک کنید. اگر چیزی را دیدید ، شنیدید یا می دانید که می تواند منجر به سرقت شود ، فوراً با سرپرست خود تماس بگیرید. سکوت نکنید زیرا در قوانین بسیاری از شرکت ها ، سکوت برای سرقت می تواند شما را با خود همراه کند.
در بسیاری از شرکتها ، به ویژه آنهایی که سطح رضایتمندی کارکنان پایین است یا شرکتهایی که فاصله زیادی بین مدیران ارشد و کارکنان دارند ، ممکن است فرهنگ سکوت وجود داشته باشد. کارکنانی که سرقت می کنند انتظار دارند که سرقت آنها گزارش نشده و ممکن است کارکنانی را که جرات انجام این کار را دارند مورد آزار و اذیت قرار دهند. در این صورت ، رابطه خود را با سایر کارمندان با گزارش رفتار آنها به رئیس محل کار خود خراب نکنید. از طریق ایمیل ، تلفن یا نام ناشناس زیر با رئیس خود تماس بگیرید
مرحله 2. از یک سیستم بازخورد ناشناس استفاده کنید
متأسفانه ، در برخی از شرکت ها ، داشتن شهرت "سطل نشت کننده" به دلیل گزارش سرقت چیز بدی است. اگر در این وضعیت گرفتار شدید ، توصیه می شود که سرقت را به صورت ناشناس گزارش دهید. با گزارش ناشناس ، مدیریت می تواند مشکل سرقت را حل کند ، اما سارق نمی تواند شما را متهم به افشاگری کند.
-
مواردی که می توانید به طور ناشناس گزارش دهید ، عبارتند از:
- یک یادداشت ناشناس را زیر درب دفتر رئیس بچسبانید ؛
- نوشتن اطلاعات در سیستم بازخورد ناشناس ؛
- یک ایمیل با آدرس یکبار مصرف برای رئیس بنویسید.
- در خارج از ساعات کار با رئیس صحبت کنید تا موضوع سرقت را مورد بحث قرار دهید.
مرحله 3. اطلاعات را با دقت جمع آوری کنید ، اما زیاده روی نکنید
اگر فرصتی برای ضبط سرقت با یادداشت ها ، عکس ها یا فیلم می بینید ، این کار را انجام دهید ، اما هنگام ضبط آن مراقب باشید. اگر دزد متوجه شود که در حال ضبط شدن است ، ممکن است از شما اجتناب کند و اثبات وجود او را برای شما دشوار کند. در بدترین حالت ، ممکن است برچسب "سطل نشت" به شما داده شود و رابطه شما با سایر دوستان در محل کار خراب می شود.
به یاد داشته باشید که در بیشتر موارد ، به خاطر سپردن مکان و زمان حادثه و افراد درگیر کافی است. اگر رئیس به شما اعتماد داشته باشد و توضیحات شما با سابقه آنها مطابقت داشته باشد ، ممکن است رئیس شما اطلاعات کافی برای عمل داشته باشد ، حتی بدون هیچ مدرک اضافی
مرحله 4. از اتهام زنی اجتناب کنید
در واقع کارکنان باید سرقت را به رئیس گزارش دهند ، با این حال ، متهم کردن سایر کارکنان بدون مدرک قطعاً مجاز نیست. علاوه بر این ، حتی اگر شواهدی وجود داشته باشد که نشان می دهد سرقت توسط یک کارمند خاص انجام شده است ، نباید کارمند را در مقابل سایر کارکنان یا مشتریان تحقیر کرد.
اتهامات بدون مدرک علاوه بر شرم آور بودن در صورت اشتباه می تواند روحیه را نیز پایین بیاورد. ادعاهای بدون شواهد باعث می شود کارکنان احساس کنند که مدیریت می تواند هر زمان آنها را متهم کند
نکات
مرور پایگاه های اطلاعاتی دانشگاهی را برای یافتن مطالعات علمی و نظرسنجی در مورد سرقت در محل کار برای یافتن استراتژی های جدید برای جلوگیری از سرقت در نظر بگیرید. به عنوان مثال ، Google Scholar صدها مقاله مجله ای در این زمینه دارد که می توانید به آنها دسترسی پیدا کنید
هشدار
- سعی نکنید افرادی را که مشکوک هستید در خارج از محل کار تحت نظر داشته باشید زیرا شما بعنوان یک فرد تعقیب کننده دیده می شوید و ممکن است تحت پیگرد قانونی قرار بگیرید.
- سعی نکنید در محل کار بدون اجازه سرپرست خود قضاوت کنید زیرا در صورت شکست ، سارق احساس مراقبت می کند ، یا ممکن است به خاطر آن دچار مشکل شوید. علاوه بر این ، کارمندانی که دزدیده می شوند ممکن است تکانشی عمل کرده یا عصبانی شوند و در دفتر باعث درگیری شوند. این درگیری می تواند روحیه را کاهش دهد.
