بسیاری از شرکت ها از Microsoft Excel برای نظارت بر هزینه های بخش یا شرکت استفاده می کنند. در حال حاضر Excel در کامپیوترهای دارای سیستم عامل ویندوز به برنامه پیش فرض تبدیل شده است. بنابراین می توانید از این برنامه برای نظارت بر صورت حساب های خود استفاده کنید. تعدادی الگو (چاپ) از مایکروسافت و سایت های دیگر وجود دارد که می توانید از آنها برای پیگیری هزینه ها استفاده کنید. حتی در آخرین نسخه های Excel ، این الگوها از قبل در برنامه موجود است. همچنین می توانید برگه های خود را برای نظارت بر صورتحساب های Excel ایجاد کنید. این مقاله هر دو روش را مورد بحث قرار می دهد.
گام
روش 1 از 2: استفاده از الگوی Excel
مرحله 1. قالب پیش فرض Excel را انتخاب کنید
آخرین نسخه Excel دارای الگوهایی برای نظارت بر هزینه های شخصی و الگوهایی برای عملیات تجاری عمومی است. برای نظارت بر هزینه ها در اکسل می توانید به این الگو دسترسی داشته باشید و از آن استفاده کنید.
- در Excel 2003 ، "New" را از منوی "File" انتخاب کنید. از پنجره وظیفه "دفترچه کار جدید" "روی رایانه من" را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای "الگوها" ظاهر شود.
- در Excel 2007 ، "New" را از منوی "File" انتخاب کنید تا کادر محاوره ای "New Workbook" ظاهر شود. گزینه "Installed Templates" را از منوی "Templates" در پنجره سمت چپ انتخاب کنید. "بودجه ماهانه شخصی" را از "قالب های نصب شده" در قسمت وسط انتخاب کرده و روی "ایجاد" کلیک کنید.
- در Excel 2010 ، روی برچسب "File" کلیک کنید ، سپس "New" را از منوی "File" انتخاب کنید. "نمونه الگوها" را از بالای "قالب های موجود" انتخاب کنید ، سپس "بودجه ماهانه شخصی" را از نمای نمونه قالب ها انتخاب کرده و روی "ایجاد" کلیک کنید.
مرحله 2. الگوی آنلاین را انتخاب کنید
اگر الگوی بودجه شخصی مایکروسافت اکسل نمی تواند هزینه های شما را پیگیری کند ، سعی کنید از الگوهای موجود در اینترنت استفاده کنید. می توانید الگوها را از سایت های شخص ثالث بارگیری کنید یا از Excel برای اتصال با Microsoft Office Online استفاده کنید.
- در Excel 2003 ، می توانید الگوی مناسب را از کتابخانه Microsoft Office Online به آدرس https://office.microsoft.com/en-us/templates/ انتخاب کنید. (در اینجا ، می توانید الگوهای نسخه های قبلی Excel را نیز بیابید.)
- در اکسل 2007 ، "بودجه" را از قسمت Microsoft Office Online کادر محاوره ای "کتاب کار جدید" انتخاب کنید. برای اتصال به کتابخانه الگوی آفیس آنلاین باید اتصال اینترنت داشته باشید.
- در اکسل 2010 ، "بودجه" را از قسمت Office.com در قسمت قالب های موجود انتخاب کنید. برای اتصال به کتابخانه الگوی آفیس آنلاین باید اتصال اینترنت داشته باشید.
مرحله 3. اطلاعات را در سلولهای مناسب وارد کنید
اطلاعات وارد شده بستگی به قالب کاربرگ مورد استفاده دارد.
مرحله 4. کاربرگ خود را ذخیره کنید
می توانید از نام کاربرگ ارائه شده توسط الگو استفاده کنید یا نام دلخواه را وارد کنید. یا ، به سادگی می توانید نام و سال تولید کاغذ کار را بنویسید.
روش 2 از 2: کاربرگ شخصی خود را برای نظارت بر هزینه ها ایجاد کنید
مرحله 1. Excel را باز کنید
مرحله 2. نامی را برای کاربرگ در سلول A1 وارد کنید
از نام واضحی مانند "بودجه شخصی" ، "نظارت بر هزینه های شخصی" یا موارد مشابه استفاده کنید. (هنگام نوشتن نامها از علامت نقل قول استفاده نکنید. در اینجا از علامت نقل قول برای نشان دادن مثالها استفاده می شود).
مرحله 3. عنوان ستون سطر 2 را وارد کنید
در اینجا برخی از نام ها و توالی هایی است که می توانید استفاده کنید ، "تاریخ" ، "پرداخت شده" ، "یادداشت" ، "هزینه" ، "درآمد" (یا "درآمد" ، یا "سپرده") و "مانده". این سرفصل ها را در سلول های A2 تا G2 وارد کنید و عرض ستون را طوری تنظیم کنید که همه متن قابل مشاهده باشد.
پس از تنظیم سرفصل ها و سرصفحه های ستون ، از ویژگی "Freeze Panes" استفاده کنید تا هنگام حرکت به پایین صفحه ، سرصفحه های ستون در بالا قرار گیرند. گزینه Freeze Panes در منوی "View" برای Excel 2003 به بعد و در گروه "Window" در نوار منوی "View" برای Excel 2007 و 2010 قرار دارد
مرحله 4. اولین هزینه را در ردیف سلول 3 وارد کنید
مرحله 5. فرمول موجودی را در سلول G3 وارد کنید
موجودی با تفاوت بین درآمد و هزینه تعیین می شود زیرا این اولین ورودی موجودی است. نحوه تنظیم آن بستگی به تمایل شما برای دیدن بودجه از طرف هزینه یا پول نقد شما دارد.
- اگر می خواهید یک کاربرگ سفارشی هزینه ها را نشان دهد ، فرمول موجودی شما = E3-F3 است ، جایی که E3 سلولی است که موجودی هزینه را شامل می شود و F3 سلول تعادل درآمد است. به این ترتیب ، اگر هزینه های شما بیشتر از درآمد شما باشد ، کل هزینه های شما یک عدد مثبت خواهد داشت و درک آن را برای شما آسان تر می کند.
- اگر می خواهید یک کاربرگ سفارشی پول شما را نشان دهد ، فرمول موجودی = F3-E3 است. بنابراین ، اگر پول نقد در دست بیشتر از هزینه باشد ، جریان نقدی مثبت و اگر هزینه ها بیشتر از درآمد باشد ، منفی نشان می دهد.
مرحله 6. دومین ورودی هزینه را در ردیف 4 سلول وارد کنید
مرحله 7. فرمول موجودی را در سلول G4 وارد کنید
از آنجا که موجودی ورودی های دوم و بعدی موجودی فعلی را ثبت می کند ، باید تفاوت حاصل از هزینه ها و درآمد را به موجودی در ورودی قبلی اضافه کنید.
- اگر می خواهید کاربرگ هزینه ها را به طور خاص نمایش دهد ، فرمول موجودی = G3+(E4-F4) است ، یعنی G3 سلول حاوی مانده قبلی ، E4 سلول حاوی هزینه ها و F4 سلول حاوی درآمد است.
- اگر می خواهید کاربرگ مقدار پول نقد موجود را نشان دهد ، فرمول موجودی = G3+(F4-E4) است.
- پرانتزهای موجود در فرمول که تفاوت هزینه ها و درآمدها را نشان می دهد ، در واقع مورد نیاز نیست. ما آن را طوری نوشتیم که مفهوم فرمول واضح تر شود.
- اگر می توانید سلول مقدار موجودی را خالی بگذارید تا تمام ورودی ها کامل شوند ، لطفاً از کلمه IF در فرمول استفاده کنید تا وقتی تاریخ را وارد می کنید ، سلول تراز مقدار را نمایش ندهد. فرمول این روش برای ورودی دوم = IF (A4 = "" ، "" ، G3+(E4-F4)) است اگر می خواهید کاربرگ بر روی بار نظارت داشته باشد و = IF (A4 = "" ، "" ، G3+(F4-E4)) اگر می خواهید یک مقاله برای نظارت بر جریان نقدینگی موجود در دست داشته باشید. (براکت های مربوط به هزینه ها و درآمد ممکن است حذف شود ، اما براکت های بیرونی حذف نمی شوند.)
مرحله 8. فرمول موجودی را در سلول دیگری در ستون G (ستون تعادل) کپی کنید
روی سلول G3 راست کلیک کرده و "کپی" را از منوی باز شده انتخاب کنید. پس از آن ، به سلول زیر آن بروید. روی سلول انتخاب شده راست کلیک کرده و "Paste" را از منوی باز شده انتخاب کنید تا فرمول را در سلول انتخاب شده بچسبانید.. (در اکسل 2010 ، گزینه "Paste" یا "Paste Formulas" را در منوی باز شده انتخاب کنید.) فرمول منابع سلول را به طور خودکار به روز می کند تا هزینه ، درآمد و منابع تاریخ (در صورت استفاده) ردیف فعلی و تراز مرجع سطر بالای سطر فعلی.
مرحله 9. کاربرگ را ذخیره کنید
برای کاربرگ خود نام واضحی بگذارید ، به عنوان مثال "Cost Monitoring.xls" یا "Personal Budget.xls". می توانید نام و سال فایل را وارد کنید ، همان روش ایجاد یک کاربرگ با. (باز هم ، نیازی به استفاده از نقل قول ها نیست زیرا ما آنها را نوشتیم فقط برای مشخص کردن نام فایل مثال. نیازی نیست نوع پسوند فایل را تایپ کنید زیرا Excel آن را به طور خودکار یادداشت می کند.)
اکسل 2003 و نسخه های قبلی کاربرگها را در قالب ".xls" ذخیره می کند ، در حالی که اکسل 2007 و 2010 برگه ها را در قالب جدیدترین "Xxx" مبتنی بر XML ذخیره می کند. با این حال ، آخرین اکسل همچنین امکان ذخیره فایل ها در قالب ".xls" را دارد. اگر چندین رایانه دارید و قصد دارید این کاربرگ را روی همه آنها ذخیره کنید ، اگر رایانه شما دارای Excel 2003 یا بالاتر است از قالب قدیمی استفاده کنید. اگر همه رایانه های شما دارای حداقل Excel 2007 هستند از آخرین فرمت استفاده کنید
نکات
- در بخش هزینه و درآمد از "تکمیل خودکار" استفاده کنید تا املای وارد شده صحیح باشد.
- برای تمایز بین هزینه های پرداخت نشده ، پرداخت شده و آینده می توانید از رنگ های برجسته ، متن یا سایه سلول استفاده کنید.
- برای جلوگیری از تغییر تصادفی فرمول ها یا سر ستون ها ، بهتر است از سلول ها در برابر تغییر محافظت کنید. سلولهایی را که می خواهید جایگزین کنید (تاریخ ، دسته دریافت کننده ، هزینه ، درآمد و یادداشت) را انتخاب کرده و قفل آن سلولها را باز کرده ، سپس از کل کاربرگ محافظت کنید.
