قبل از تصدی سمت جدید در محل کار ، مدیر یا سرپرست شما معمولاً از شما می خواهد که کارمندی را که به کار شما ادامه می دهد همراهی کنید. تمایل شما برای کمک در طول دوره گذار با انجام فعالانه مقدمات و واگذاری ها راهی برای تضمین فعالیتهای شرکت روان و ایجاد شهرت عالی در هنگام تغییر شغل یا گرفتن موقعیت جدید است.
گام
قسمت 1 از 3: آماده سازی برای واگذاری شغل
مرحله 1. رئیس خود را دعوت کنید تا در مورد برنامه واگذاری صحبت کند
با رئیس خود ملاقات کنید تا به طور مفصل در مورد آنچه باید در دوران انتقال انجام دهید بحث کنید. بسته به شغل شما و سبک رهبری رئیس شما ، ممکن است از شما بخواهد که در هنگام واگذاری کمکهای زیادی انجام دهید ، به عنوان مثال ، اگر از شما خواسته می شود چند روز یا چند هفته یک کارمند جایگزین را آموزش دهید یا آموزش دهید.
- معمولاً باید اسنادی را به عنوان مدرک تحویل رسمی تهیه کنید.
- این طرح را با رئیس خود در میان بگذارید. از او بپرسید که چقدر امیدوار است مشارکت کند و در طول انتقال باید چه چیزهایی را در اولویت قرار دهید.
مرحله 2. پیش نویس سند تحویل
پس از آگاهی دقیق از انتظارات رئیس ، پیش نویس سند واگذاری را تهیه کنید. این سند علاوه بر کمک به آمادگی شما ، شامل وظایف و اطلاعاتی است که باید در هنگام انتقال به آنها ارائه شود. موارد زیر باید در سند واگذاری وجود داشته باشد:
- اطلاعات دقیق در مورد فعالیت های روزانه ، کار و اولویت های کاری.
- شرح کارهای مهم و مسئولیت هایی که باید در موقعیت فعلی شما انجام شود.
- آنچه از شخصی که جایگزین شما می شود انتظار می رود.
- این لیست شامل فایلهای مهمی است که باید ارسال شوند ، مانند توافقنامه یا برنامه کاری.
مرحله 3. کارهای ناتمام را انجام دهید
اگر مجبورید بلافاصله شغل خود را تغییر دهید ، سعی کنید هر کاری را که در حال انجام است به پایان برسانید. علاوه بر رضایت از این دستاورد ، شما همچنین به دیگران کمک می کنید تا کار خود را از ابتدا شروع کنند. به این ترتیب ، شما می توانید تأثیر مثبتی بر جای بگذارید و شهرت خوبی ایجاد کنید.
- هرچقدر هم که سخت باشد ، در صورت نزدیک شدن به مهلت مقرر ، بیشتر کار کنید.
- تکمیل یک کار جدید که به مهلت نزدیک می شود ممکن است برای افرادی که هنوز پیچیدگی ها را درک نکرده اند بسیار دشوار باشد.
مرحله 4. با همکاران صحبت کنید
قبل از شروع دوره گذار ، زمانی را برای گفتگو با همکاران خود در مورد برنامه واگذاری اختصاص دهید و از اولویت های خود بپرسید. اگر مسئله جدیدی وجود دارد که از آن مطلع نیستید ، از این فرصت برای جستجوی اطلاعات و تعیین راه حل استفاده کنید.
- مسائل جدید معمولاً تأثیر چندانی در پیش از حرکت ندارند ، اما می توانند به شخصی منتقل شوند که جایگزین شما خواهد شد ، اگر از قبل در مورد آن اطلاع داشته باشید.
- از این فرصت استفاده کنید و برنامه ها و تاریخ های متحرک خود را با همکاران به اشتراک بگذارید. همچنین آنها را در مورد دوره گذار مطلع کنید تا بتوانند خود را آماده کنند.
- شما باید برنامه های متحرک خود را به همکاران خود بگویید زیرا بهره وری کار در طول دوره گذار کاهش می یابد.
مرحله 5. یک سند تحویل رسمی را به صورت مکتوب تهیه کنید
آخرین مرحله در آماده سازی برای دوره گذار ، تهیه سند واگذاری رسمی است. هنگام تهیه پیش نویس ، همه اطلاعات مهم را فهرست کرده و توضیح دهید و سپس آن را با مافوق و مدیریت که تحت تأثیر این طرح قرار می گیرند ، مورد بحث قرار دهید. مدارک تحویل را تکمیل کرده و چند روز قبل از شروع کار به جانشین خود ارسال کنید. محتوا ممکن است بر اساس شغل متفاوت باشد ، اما سند تحویل حداقل باید موارد زیر را شامل شود:
- لیست وظایف و برنامه کاری.
- اطلاعات مربوط به کارهای در حال انجام.
- تقویم شامل فعالیت ها و مهلت های برنامه ریزی شده است.
- اطلاعات کلمات کلیدی و روش ورود.
- لیست مخاطبین مربوط به کار.
- راهنمای دسترسی به پرونده ها و فهرست ها در رایانه.
قسمت 2 از 3: گذر از گذار
مرحله 1. تا آنجا که ممکن است وقت بگذارید
بعد از اینکه کارمندی که جایگزین شما شد شروع به کار کرد ، ممکن است شما نقل مکان نکرده باشید و از شما خواسته شده است تا زمانی که کارش را درک نکرده او را همراهی کنید. طول دوره گذار نامشخص است ، ممکن است روزها یا هفته ها باشد. با این حال ، هرچه زمان بیشتری به خود اختصاص دهید ، اطلاعات بیشتری می توانید منتقل کنید.
برای اطمینان از اینکه اطلاعات کاملی ارائه می دهید و چیزی از قلم نیفتاده است ، جایگزین خود را در انواع فعالیت های روزانه مشارکت دهید
مرحله 2. اسناد مهم را مستقیماً ارسال کنید
در طول دوره گذار ، شما باید داده ها و اسناد مهم را شخصاً تحویل دهید. به این ترتیب ، می توانید اطمینان حاصل کنید که کارهای مهم به درستی انجام شده و اولویت ها به وضوح مشخص شده اند. علاوه بر این ، شما دو نفر هنوز وقت دارید تا اطلاعاتی را که باید قبل از حرکت بیشتر مورد بحث قرار گیرد ، مورد بحث قرار دهید.
- از این فرصت استفاده کنید و اطلاعات مهم را برای او توضیح دهید و او می تواند چیزهای بسیار مفیدی را برای انجام یک انتقال خوب بخواهد.
- هنگام بحث ، وقت بگذارید و یک نمای کلی از وضعیت کار ارائه دهید و زمینه مکالمه را توضیح دهید تا هیچ اطلاعاتی از دست نرود.
مرحله 3. برای ارائه کمک تلاش کنید
اگر هر دو هنوز در یک دفتر کار می کنید ، حامی و فعال باشید. اگر مشکلی وجود دارد ، با شناسایی علت و یافتن راه حل با هم کمک کنید. کارکنان جدید معمولاً در روزهای اول احساس ناراحتی یا ناراحتی می کنند و با پرسیدن س youالات شما را اذیت نمی کنند.
- واضح سازید که برای ارائه پشتیبانی و کمک در صورت نیاز در دسترس هستید.
- به این ترتیب ، هر دوی شما می توانید از یکدیگر برای انجام مسئولیت ها در دوران انتقال حمایت کنید.
مرحله 4. جلسه نهایی را برای بحث در مورد واگذاری برگزار کنید
قبل از حرکت و انجام تحویل کامل ، با شخصی که جایگزین شما می شود ملاقات داشته باشید. از او بخواهید که س questionsالات خود را آماده کرده و مواردی را که با آنها سر و کار داشته یادداشت برداری کند. این ملاقات فرصتی مناسب برای اطمینان از درک نقش و مسئولیت های خود است.
- همه موضوعاتی که نیاز به توضیح بیشتری دارد می تواند در جلسه مورد بحث قرار گیرد.
- بسته به محل کار ، در مورد دعوت یا عدم دعوت رئیس خود به جلسه تصمیم گیری کنید.
- باید زمان و مکان جلسه را به رئیس خود اطلاع دهید. از او بپرسید آیا پیشنهاد یا اطلاعاتی دارد که مایل است به اشتراک بگذارد.
قسمت 3 از 3: تهیه یک برنامه توسعه بلند مدت
مرحله 1. حمایت و آموزش ارائه شده توسط شرکت را شرح دهید
هنگام واگذاری ، تمایل خود را برای مشارکت نشان دهید و بهترین شانس موفقیت را برای دیگران باز کنید. به جای دست کشیدن از وظایف و کار ، توصیه های جایگزین خود را ارائه دهید تا بتواند خود را به طور حرفه ای توسعه دهد و از رئیس سابق خود حمایت کند تا همیشه در کار سالم و موفق باشد.
- ارائه اطلاعات برنامه آموزشی مربوط به شغل.
- وقتی شروع به کار می کنید ، ممکن است برای تعدیل و افزایش دانش خود در دوره های آموزشی شرکت کرده باشید.
- فراموش نکنید که این اطلاعات را به فردی که کار شما را ادامه می دهد منتقل کنید و او را تشویق کنید تا از فرصت استفاده بهینه کند.
مرحله 2. فرهنگ کار را نادیده نگیرید
اگر برای مدتی هنوز وقت دارید تا با شخصی که جای شما را می گیرد کار کنید ، فقط بر جنبه های فنی کار تمرکز نکنید. هر دفتری دارای محیط کار و فرهنگ منحصر به فردی است که می تواند برای تازه واردان بسیار غافلگیر کننده یا گیج کننده باشد. برای توضیح مسائل و موقعیت های واقعی دفتر وقت بگذارید.
- او را دور دفتر ببرید و به همه کارمندان معرفی کنید.
- وظایف و وظایف کارکنان جدید و موجود را توضیح دهید.
- اگر به عنوان یک کارمند جدید وظایف متفاوتی را بر عهده می گیرد یا مسئولیت ها و اولویت های کاری او بر موارد مختلف متمرکز است ، مطمئن شوید که کارمند قدیمی این را درک کرده است.
مرحله 3. اطلاعات تماس دقیق را ارائه دهید
اگر می خواهید به یک کارمند جدید کمک کنید ، به او بگویید که چگونه با شما تماس بگیرد و به او اطلاع دهید که در صورت داشتن مشکل جدی یا نیاز به اطلاعات می تواند با شما تماس بگیرد. با این حال ، همه پس از تغییر شغل یا اشغال موقعیت جدید ، حاضر به کمک نیستند. این معمولاً تحت تأثیر روابط با مافوق سابق است.
- اغلب اوقات ، مشکلات را می توان به سادگی با برقراری ارتباط از طریق ایمیل حل کرد.
- حتی اگر نقل مکان کرده اید ، مایل به کمک ، تأثیر خوبی خواهد گذاشت و شهرت شما را بهبود می بخشد.
