این که آیا شما مدیر اجرایی شرکت هستید ، مدیر هستید یا والدین خانه نشین هستید ، این که بتوانید مسئولیت ها را واگذار کنید ، یک توانایی مهم برای تأثیرگذارتر شدن خود است. با این حال ، واگذاری می تواند مشکل باشد - شما باید محکم باشید و به شخصی که مسئولیت های خود را به او واگذار می کنید اعتماد کنید. این مقاله به شما کمک می کند تا هر گونه نگرانی در مورد واگذاری را برطرف کنید ، سپس شما را از طریق فرآیند واگذاری کار عاقلانه و محترمانه راهنمایی می کند.
گام
قسمت 1 از 2: وارد ذهنیت مناسب شوید
مرحله 1. منیت خود را کنار بگذارید
بزرگترین مانع برای واگذاری عبارت "اگر می خواهید کاری درست انجام شود ، باید خودتان آن را انجام دهید" است. همچنین شما تنها فردی در جهان نیستید که می توانید آن را به درستی درک کنید. ممکن است شما در این مرحله تنها کسی باشید که می تواند به آن برسد ، اما اگر برای آموزش شخصی وقت بگذارید ، ممکن است آن را نیز درست بداند. چه کسی می داند - آنها ممکن است بتوانند این کار را سریعتر یا بهتر از شما انجام دهند و این نه تنها چیزی است که شما باید بپذیرید ، بلکه حتی باید درخواست کنید.
منطقی و واقع بینانه فکر کنید - آیا می توانید خودتان این کار را انجام دهید؟ آیا برای تعادل این شغل و مسئولیت های خود باید تا پای جان تلاش کنید؟ اگر چنین است ، باید آماده واگذاری برخی از کارهای خود باشید. شرمنده یا ناکافی نباشید فقط به این دلیل که در مورد چیزی به کمک احتیاج دارید - در واقع با دریافت کمک در زمان نیاز به کارگر م effectiveثرتری تبدیل می شوید
مرحله 2. منتظر نمانید تا کسی به شما پیشنهاد کمک دهد
اگر تمایلی به تفویض کار ندارید ، ممکن است از سندرم شهید خفیف رنج ببرید - ممکن است تحت فشار قرار گرفته باشید و اغلب تعجب می کنید که چرا هیچ کس پیشنهاد کمک نمی دهد. با خودتان صادق باشید - وقتی مردم پیشنهاد کمک می دهند ، آیا آنها را فقط برای م polدب بودن رد می کنید؟ آیا مخفیانه می پرسید چرا اصرار نمی کنند؟ آیا احساس می کنید که اگر موقعیت های شما برعکس شده باشد ، با تپش قلب به آنها کمک می کنید؟ اگر پاسخ شما "بله" است ، باید "کنترل" شرایط خود را تمرین کنید. گرفتن کمک مورد نیاز - منتظر نباشید تا به شما برسد ، زیرا ممکن است هرگز اتفاق نیفتد.
بسیاری از مردم شرایط دیگران را فراموش می کنند و هیچ کاری نمی توانید برای تغییر آنها انجام دهید. همه ناامیدی های احتمالی را در افرادی که پیشنهاد کمک نمی دهند فراموش کنید. لطفاً به خاطر داشته باشید که وظیفه شما است که در مورد آنچه نیاز دارید صحبت کنید
مرحله 3. به درخواست های کمک به صورت منفی نگاه نکنید
بسیاری از مردم از درخواست کمک ناراحت هستند. ممکن است احساس گناه کنید ، مانند این که بار دیگری را بر دوش دیگران می اندازید یا خجالت می کشید ، زیرا فکر می کنید (بنا به دلایلی) باید بتوانید همه چیز را خودتان مدیریت کنید. شما ممکن است فقط به مبارزه افتخار کنید و آن را به عنوان اثبات اینکه شما یک انسان نجیب هستید (مظهر دیگری از سندرم شهید) تلقی کنید. اگر درخواست کمک را نوعی ضعف می دانید ، باید آن را فراموش کنید به سرعت از سوی دیگر: تلاش برای انجام همه کارها به تنهایی نشانه ضعف است به این معنا که نشان می دهد دیدی واقع بینانه از توانایی های خود ندارید.
مرحله 4. یاد بگیرید که به دیگران اعتماد کنید
اگر از تفویض اختیار می ترسید زیرا فکر نمی کنید دیگران نیز به اندازه شما می توانند این کار را انجام دهند ، دو مورد را در نظر داشته باشید: اول ، تقریباً هر کسی با تمرین کافی می تواند در کاری مهارت داشته باشد ، و ثانیاً شما ممکن است در همه چیز استعداد نداشته باشید. به هنگامی که کار را به شما واگذار می کنید ، نه تنها وقت خود را آزاد می کنید - بلکه به یاور خود این فرصت را می دهید که یک مهارت جدید را انجام دهد یا یک کار جدید را انجام دهد. صبور باشید - به مرور زمان ، یاور شما احتمالاً قادر خواهد بود کارهای تفویضی شده را به خوبی شما انجام دهد. مگر اینکه کاری که قصد تفویض آن را دارید بسیار مهم باشد ، ممکن است برای مددکار شما خوب باشد که چگونه این کار را به مرور انجام دهد. اگر کار بسیار مهم است ، قبل از واگذاری آن دو بار فکر کنید!
حتی اگر در انجام کارهایی که قصد تفویض آنها را دارید بهترین باشید ، متوجه شوید که تفویض کار به شما این امکان را می دهد که کارهای دیگر را با وقت خود انجام دهید. اگر شما بهترین کارمند دفتر هستید که کار مونتاژ هارد دیسک نسبتاً یکنواخت را انجام می دهید ، اما یک برنامه مهم برای آماده سازی دارید ، بد نیست آن کار را به یک مهمانی داخلی بسپارید. بهتر است کارهای دشوار را در اولویت قرار دهید - هنگام واگذاری کارهای ساده و تکراری وقتی کارهای مهمتری برای انجام دادن دارید ، احساس بدی نداشته باشید
قسمت 2 از 2: تفویض مثر
مرحله 1. کار را اجرا کنید
اولین قدم سخت ترین ، اما مهم ترین است. شما باید این شجاعت را داشته باشید که از کسی بخواهید به شما کمک کند (یا اگر رئیس هستید ، از کسی کمک بگیرید.) از این بابت احساس بدی نداشته باشید - تا زمانی که مودب ، مهربان و دوست باشید ، فقط برای درخواست کمک از دیگران بی ادبی نکنید. سعی کنید در عین حال که درخواست خود را جدی می گیرید ، دوستانه و خوب رفتار کنید.
- اگر مطمئن نیستید چگونه می توانید شخص دیگری را مجبور کنید کاری را برای شما انجام دهد ، سعی کنید مطالب را کوتاه و شیرین بیان کنید. چیزی شبیه این بگویید: "سلام ، آیا می توانم یک دقیقه با شما صحبت کنم؟ آیا می توانید به من کمک کنید تا توده عظیمی از هارد دیسک هایی را که تازه وارد شده اند جمع کنم. من خودم نمی توانم این کار را انجام دهم زیرا امروز از دفتر خارج شده ام. به من کمک کنید؟ "فرد را تحت فشار قرار دهید ، اما مطمئن شوید که به کمک او نیاز دارید.
- بپرسید (احتمالاً) دریافت خواهید کرد. از تفویض اختیار نترسید زیرا فکر می کنید بی ادبانه و چشمگیر به نظر می رسد. اینگونه به قضیه نگاه کنید - وقتی مردم از شما کمک می خواهند چه احساسی دارید؟ آیا احساس ناراحتی و آزردگی می کنید؟ یا آیا (معمولاً) می خواهید کمک کنید؟ شاید شما دومی را انتخاب کرده اید!
مرحله 2. رد شخص را قبول نکنید
گاهی اوقات مردم نمی توانند به شما کمک کنند - یک چیز غم انگیز ، اما واقعی است. این می تواند به دلایل مختلف باشد - شایع ترین آن این است که شخصی که از او درخواست کمک می کنید بسیار مشغول کار است. آن را خیلی شخصی نگیرید - این که کسی در آن لحظه نمی تواند (یا نمی کند) کاری برای شما انجام دهد به این معنی نیست که از شما متنفر است. معمولاً به دلیل مشغله یا تنبلی - نه بیشتر.
در صورت رد شدن ، گزینه های خود را در نظر بگیرید - معمولاً می توانید مودبانه تأکید کنید که به کمک آن شخص نیاز دارید (معمولاً اگر رئیس یا شخص قدرتمند باشید) این کار می کند ، می توانید از شخص دیگری بپرسید یا می توانید کار را انجام دهید خودش اگر به کمک نیاز دارید ، از انتخاب گزینه اول یا هر دو نترسید
مرحله 3. اهداف را واگذار کنید نه رویه ها
این کلید اصلی تبدیل نشدن به کابوس مدیران خرد است. استانداردهای روشنی برای نتایج مورد نظر خود تعیین کنید و نحوه انجام کار را به فرد نشان دهید ، اما بگویید می تواند آنطور که می خواهد انجام دهد ، به شرطی که این کار به خوبی و به موقع انجام شود. به آنها زمان کافی نه تنها برای یادگیری ، بلکه برای آزمایش و نوآوری نیز بدهید. آنها را مانند یک ربات آموزش ندهید. آنها را مانند یک انسان تربیت کنید - کسی که سازگار شده و بهتر می شود.
همچنین هوشمند است زیرا وقت شما را می گیرد و اضطراب را کاهش می دهد. شما می خواهید از وقت آزاد برای انجام کارهای مهمتر دیگر استفاده کنید ، همیشه نگران پیشرفت یاور خود نباشید. به یاد داشته باشید ، شما کار را به منظور کاهش استرس واگذار می کنید - نه استرس را اضافه کنید
مرحله 4. برای آموزش یاور خود آماده شوید
شما همیشه باید زمانی را برای آموزش نحوه انجام کار محوله به کمک خود اختصاص دهید ، حتی اگر کار آسانی باشد. به یاد داشته باشید که فرآیندی که برای شما ساده و ساده به نظر می رسد ممکن است به همان سادگی کسی که قبلاً آن را انجام نداده ، ساده نباشد. نه تنها آماده باشید که در کارهایی که به شما واگذار شده است یاور خود را بچرخانید ، بلکه در مورد هرگونه سوالی که ممکن است ایجاد شود صبور باشید.
زمانی را که صرف آموزش امدادگران می کنید به عنوان یک سرمایه گذاری بلند مدت عاقلانه در نظر بگیرید. با اختصاص دادن زمان برای آموزش صحیح یاور خود ، در آینده به جای صرف وقت برای اصلاح اشتباهات او ، وقت آزاد خواهید داشت
مرحله 5. منابع کافی را برای انجام کار اختصاص دهید
ممکن است منابع لازم برای تکمیل کار را در اختیار داشته باشید ، اما شخصی که به آن وظیفه اختصاص داده شده ممکن است نتواند به آنها دسترسی پیدا کند. مواردی مانند داده های محافظت شده با رمز عبور ، ابزارهای خاص و ابزارهای خاص می توانند برای انجام کار ضروری باشند ، بنابراین مطمئن شوید که یاور شما آنچه را که برای موفقیت لازم است داشته باشد.
مرحله 6. درک کنید که یاور شما فقط می تواند یک کار را در یک زمان انجام دهد
هنگامی که یاور شما به شما کمک می کند ، وظایف عادی خود را انجام نمی دهد. فراموش نکنید که مانند شما ، یاور شما ممکن است برنامه شلوغی داشته باشد. از خود بپرسید - چه کارهایی را برای انجام کار از شما کنار می گذارند یا واگذار می کنند؟ اطمینان حاصل کنید که دفعه بعد که وظیفه ای را به شخصی واگذار می کنید ، پاسخ را می دانید.
مرحله 7. صبور باشید
شخصی که شما به او تفویض اختیار می کنید با یادگیری انجام وظیفه جدید دچار اشتباه می شود. بخشی از فرایند یادگیری است. برنامه ریزی کنید. وظایف را به عهده نگیرید با این فرض که فرد این کار را به طور کامل انجام می دهد تا زمانی که یک کار ثابت شده داشته باشد. اگر شغلی آنطور که انتظار می رود پیش نرود زیرا همکار شما نمی تواند وظیفه را به طور کامل انجام دهد ، پس شما مقصر هستید ، نه او. منبعی برای کمک یاور خود باشید و کارهای واگذار شده به جای ترساندن مردم می تواند برای او یک تجربه یادگیری باشد.
وقتی فردی را برای انجام کاری آموزش می دهید ، سرمایه گذاری می کنید. در ابتدا سرعت شما را کند می کند ، اما در بلندمدت ، بر اساس رویکرد شما نسبت به رفتارهای مثبت و واقع بینانه ، بهره وری را افزایش می دهد
مرحله 8. برای مشکلات آماده شوید
یک برنامه پشتیبان تهیه کنید و آماده باشید تا در صورت بروز مشکل اقدام کنید. بدانید اگر یک هدف یا مهلت زمانی از دست برود چه اتفاقی می افتد. موانع و چالش های غیرمنتظره دائماً ظاهر می شوند ، چه در دفتر کار باشید و چه در خانه - گاهی فناوری می تواند شکست بخورد. بگذارید یاور شما باور کند که اگر چیزی پیش آمد ، می فهمید و به آنها کمک می کنید تا مهلت را رعایت کنند - فقط آنها را در موقعیت دشواری قرار ندهید.
انجام این کار از نظر خودخواهی نیز هوشمندانه است - اگر مددکار شما از سرزنش شدن بترسد ، زمان بیشتری برای جبران کاستی های او صرف انجام کار خود می شود
مرحله 9. اگر شایسته است یاور خود را پاداش دهید
اگر مسئولیت های بیشتری بر عهده دارید ، واگذاری وظایف به شخصی مهم است. اما وقتی وظیفه ای را واگذار می کنید ، اجازه می دهید یاور شما برای آن کار سختی انجام دهد و سپس اعتبار خود را دریافت کنید ، نتیجه ای ندارد. از تلاش های دیگران که به نفع شما کار می کنند قدردانی و ستایش کنید.
اطمینان حاصل کنید که هر بار که از کار خود تعریف می کنید که توسط شخص دیگری کمک شده است ، نام شخصی را که به شما کمک کرده است نیز ذکر کنید
مرحله 10. بگویید "متشکرم
"هنگامی که شخصی کاری را برای شما انجام می دهد ، مهم است که از آن شخص تشکر کنید ، اهمیت کمک او را بشناسید و به مددکار اطلاع دهید که از او قدردانی می شود. در غیر این صورت ، حتی اگر انجام ندهید ، ناسپاس ظاهر خواهید شد." ت. به یاد داشته باشید که مردم نمی توانند ذهن شما را بخوانند. مردم اگر احساس کنند از آنها قدردانی می شود ، از ارائه کمک به آنها بسیار خوشحال خواهند شد.
