همه مشاغل بزرگ یا کوچک باید بر همه معاملات خود نظارت داشته باشند. بسیاری از سیستم های نرم افزاری مالی ساده برای فروش وجود دارد ، اما شما هنوز باید درک روشنی از نحوه عملکرد معاملات حسابداری داشته باشید. شما تمام معاملات تجاری ، مانند دریافت درآمد یا پرداخت قبوض را در یک مجله حسابداری مشابه یک دفتر کل وارد می کنید. در اینجا ، شما باید دسته های مختلفی به نام حساب را جمع آوری کنید و در یک بدهی یا اعتبار (با توجه به افزایش یا کاهش) ثبت کنید. نمونه ها بعداً بیان می شود. سازندگان نرم افزار حسابداری نیز در ایجاد برنامه های خود از این فرمول پیروی می کنند ، اما این فرآیند برای کاربران معمولی آسان شده است.
گام
قسمت 1 از 3: ورود معاملات
مرحله 1. کلیه اسناد مربوط به معاملات تجاری را جمع آوری کنید
این اسناد معمولاً شامل رسیدهای تأمین کننده ، قبوض آب و برق (مانند آب و برق) ، یادداشت های اعتباری صادر شده برای مشتریان ، صورتهای مالیاتی ، چکهای صادره و اطلاعات حقوق و دستمزد است. قبل از ثبت مجله حسابداری ، هر فاکتور و پرداخت دریافتی را بررسی کنید تا دقیق و تأیید شده باشد. قبل از وارد کردن معاملات به سیستم ، مطمئن شوید که همه چیز توسط ناظر یا صاحب مشاغل تأیید شده است.
مرحله 2. حساب ها یا دسته های مختلف را برای هر نوع تراکنش تنظیم کنید
حساب هایی که به عنوان مثال پول نقد ، موجودی ، هزینه ها و غیره ثبت می شوند. این حساب ها را به عنوان صفحات جداگانه در دفترچه یادداشت یا سطری از اقلام ذکر شده در بودجه شخصی در نظر بگیرید. انواع حساب های زیر را تنظیم کنید:
- حساب فروش یا درآمد ، تمام فروش به مشتریان را ثبت می کند.
- یک حساب هزینه تمام پولی را که یک تجارت خرج می کند ، برای مثال برای راه اندازی یک مرکز تجاری ، تولید محصولات و فروش محصولات ثبت می کند.
- علاوه بر این ، مشاغل همچنین ملزم به ثبت دارایی های خود مانند پول نقد ، مطالبات (فروش بدون پرداخت) و اموال ، تجهیزات و تجهیزات مانند ساختمان ها و تجهیزات هستند.
- یک حساب بدهی تمام وجوهی را که کسب و کار از طرفهای خارجی وام گرفته است ، مانند وام های بانکی ، بدهی های تجاری (به عنوان مثال به تأمین کنندگان) و حقوق قابل پرداخت (حقوق هایی که قبلاً به کارکنان پرداخت شده است اما پرداخت نشده است) ثبت می کند.
- این دسته بندی های بزرگ معمولاً به حساب های کوچکتر و خاص تقسیم می شوند.
مرحله 3. تعیین کنید که آیا حساب بدهکار است یا اعتبار
مهم است که به خاطر داشته باشید که هر معامله شامل حسابهای بدهی و اعتباری است و تعداد کل بدهی ها و اعتبارات باید یکسان باشد. به عنوان مثال ، هنگامی که پرداختی را از مشتری دریافت می کنید ، پول نقد را به عنوان بدهی و حسابهای دریافتنی را به عنوان اعتبار ثبت می کنید. وقتی هزینه تبلیغات را پرداخت می کنید ، هزینه تبلیغات را به صورت بدهی و پول نقد را به صورت اعتباری ثبت می کنید.
- هرگونه افزایش در هزینه ها ، دارایی ها (مانند پول نقد و تجهیزات) و حساب سود سهام را به عنوان بدهی ثبت کنید و به عنوان اعتبار کاهش دهید. در حسابهای دیگر مانند بدهیها و درآمدها ، افزایشها به عنوان اعتبار و کاهشها به عنوان بدهی ثبت می شود. این سیستم حسابداری منطق خاص خود را دارد و در حالی که از منطق خود برای تعیین علل "افزایش" و "کاهش" حسابها استفاده می کنید ، به خاطر بسپارید.
- به خاطر داشته باشید که اعدادی که در بدهی و اعتبار منتشر می شوند ممکن است یکسان نباشند ، اما مجموع آنها باید یکسان باشد. به عنوان مثال ، اگر مشتری مبلغی را به صورت نقدی و بخشی نیز به صورت اعتباری پرداخت می کند ، دو حساب به عنوان بدهی در روزنامه ثبت می شود ، یعنی پول نقد و حسابهای دریافتنی. در حالی که حسابی که به صورت اعتباری روزنامه نگاری می شود تنها یک حساب است ، یعنی Sales.
- همه سیستم های نرم افزاری رایانه ای با درج تمام حساب ها در محل صحیح خود در مجله ، ثبت مجلات حسابداری را آسان می کنند.
- در صورت داشتن یک معامله فوق العاده مانند فروش سهام یا خرید زمین ، ممکن است مجبور شوید یک نام حساب جدید در مجله ایجاد کنید.
مرحله 4. تمام معاملات حسابداری وارد شده در مجله را حداقل دوبار بررسی کنید
هر معامله در رده خاص خود ظاهر می شود: به عنوان مثال ، بدهی در یک طرف مجله ، و مبلغ باید برابر مبلغی باشد که در طرف اعتبار مجله نشان داده می شود.
به عنوان مثال ، شما می توانید یک معامله پرداخت قبض برق را با وارد کردن حسابهای پرداختنی در سمت بدهی 500،000 روپیه و پول نقد 500،000 روپیه به صورت اعتباری ثبت کنید. حتما شماره رسید و توضیح مختصر را در قسمت یادداشت ها وارد کنید
مرحله 5. حسابهای مجله را به صورت دوره ای به دفتر کل منتقل کنید
دفتر کل مجموعه ای از تمام حساب های شما است. به عنوان مثال ، صفحات مربوط به هر دسته از وجوه نقد ، مطالبات ، بدهی ها ، هزینه ها و غیره در دفتر کل شما وجود دارد. سپس ، می توانید مبلغ کل هر حساب را در مدت زمان مشخص مشاهده کنید.
- یک دفتر کل اطلاعات را بر حسب یک مجله که تراکنش ها را ثبت می کند ثبت می کند. به عبارت دیگر ، یک تراکنش که به دفتر کل منتقل می شود ، حداقل در دو محل (حساب) در دفتر کل انجام می شود.
- به عنوان مثال ، دریافتهای نقدی مشتریان از فروش به عنوان یک معامله در مجله ثبت می شود و پول نقد در بدهی و درآمد اعتباری شناسایی می شود. هنگامی که به دفتر کل منتقل می شود ، این نوشته ها در مکانهای جداگانه ثبت می شوند: حسابهای نقدی و درآمد. به این ترتیب ، می توانید نحوه تأثیر تراکنش ها روی هر حساب شخصی را مشاهده کنید.
- سوابق دفتر کل باید دارای تاریخ باشد تا منبع معامله مشخص شود. برخی از حسابداران همچنین دارای یک شماره مرجع هستند ، به عنوان مثال در قالب یک شماره سریال ، به طوری که معاملات را می توان به راحتی در مجله کنترل کرد.
قسمت 2 از 3: متعادل سازی معاملات حسابداری
مرحله 1. قبل از بستن هر دفعه که یک معامله حسابداری را وارد می کنید ، دفتر کل را متعادل کنید
مانده های آزمایشی و سایر گزارشات را تهیه کنید تا از صحت اعداد و حساب های ثبت شده برای هر تراکنش اطمینان حاصل کنید. صرف نظر از تعداد معاملات ثبت شده ، کل بدهی ها باید برابر کل اعتبارات باشد.
اگر به صورت دستی یا با برنامه کامپیوتری یادداشت بردارید ، همه اعداد موجود در اعتبارات و اعتبارات صرف نظر از دسته بندی جمع می شوند. مقدار کل بدهی ها و اعتبارات باید یکسان باشد
مرحله 2. خطاهای موجود در Trial Balance را بررسی کنید
اگر بدهی ها با اعتبارات برابر نیست ، باید در نوشته های مجله خود خطایی را بیابید. در حقیقت ، حتی اگر مبلغ بدهی و اعتبار یکسان باشد ، خطاها همچنان ممکن است رخ دهد ، به عنوان مثال به دلیل ثبت دوبار یا معاملات وارد شده به حساب اشتباه.
- به عنوان مثال ، هنگامی که پرداختی را از مشتری دریافت می کنید ، ممکن است پول نقد را ثبت کرده باشید اما فراموش کرده اید حسابهای دریافتنی را ثبت کنید تا مجله به نظر برسد که مطالبات هنوز پرداخت نشده است. بنابراین ، مبلغ بدهی متفاوت از اعتبار است.
- در برخی موارد ، ممکن است از شما خواسته شود که سوابق را در ورودی اولیه مجله دنبال کنید تا خطاها را پیدا کنید. به همین دلیل است که تاریخ معامله و/یا شماره مرجع باید در مجله ثبت شود تا ردیابی آسان باشد.
مرحله 3. گزارش های صورت سود ، ترازنامه و گزارش تغییرات سرمایه را اجرا کنید
این گزارش های مالی را می توان به صورت دستی یا با یک سیستم نرم افزاری حسابداری انجام داد. از طریق این گزارش ها است که تصویر کاملی از کسب و کار خود دریافت می کنید.
- به عنوان مثال ، صورت سود و زیان ، درآمد حاصل از هزینه های ناشی از یک دوره معین را کاهش می دهد و از این گزارش می دانید که شرکت سود یا زیان داشته است.
- ترازنامه کلیه دارایی ها و بدهی های شرکت را نشان می دهد. دارایی های شرکت شامل پول نقد ، تجهیزات ، زمین و حسابهای دریافتنی است. بدهی ها شامل حسابهای پرداختنی و یادداشتهای پرداختنی است.
- اگر در دوره های قبل سود سهام (پاداش) به سهامداران پرداخت کرده اید ، به صورت تغییرات در حقوق صاحبان سهام نیز نیاز خواهید داشت. این گزارش میزان سود تولید شده (و نه درآمد خالص) منهای سود سهام پرداخت شده را نشان می دهد. سود انباشته نشان دهنده درآمدی است که مجدداً در شرکت سرمایه گذاری می شود.
قسمت 3 از 3: ثبت سوابق تفصیلی معاملات حسابداری
مرحله 1. شامل شرح مختصری از هر معامله وارد شده در مجله باشید
به عنوان مثال ، "پرداخت تبلیغات نقدی تلویزیونی ، فوریه 2016". بنابراین ، مقدار ، علت و روند ثبت هر تراکنش واضح تر خواهد بود.
مرحله 2. از مجله معاملات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید
در صورت بروز خطا یا س futureالات بعدی ، باید پشتیبان گیری شود. مستندات کلیه سوابق را می توان با وارد کردن تعدادی از سوابق و تاریخ مجله در یک بسته ثبت کرد. همه باید بتوانند نوشته های مجله را در دفتر کل جستجو کرده و سپس به راحتی به اسناد پشتیبان دسترسی داشته باشند
مرحله 3. نسخه های کاغذی همه اسناد را حداقل برای یک سال نگه دارید
این شامل ورودی ها و دفاتر دفتر ، همراه با تمام فاکتورها و سایر اسناد معاملاتی است. همه این اسناد به دلایل حسابرسی و مالیات مورد نیاز است.
مرحله 4. اسناد را حداقل هفت سال به صورت الکترونیکی نگه دارید
اسناد کاغذی خود را به صورت رفت و برگشت اسکن کنید و آنها را در دو مورد الکترونیکی ذخیره کنید: یکی برای نگهداری در دفتر و دیگری در مکانهای دیگر برای استفاده در مواقع ضروری. همیشه این احتمال وجود دارد که مالیات شرکتها در چند سال گذشته مورد بررسی قرار گیرد بنابراین این اسناد باید نگهداری شوند.
نکات
- روزانه مجلات خود را متعادل کنید. همه خطاها را زیر نظر بگیرید و فوراً آنها را اصلاح کنید. این به قدری مهم است که به یکی از اولین درس های دانشجویان حسابداری تبدیل می شود.
- کارکنان را به صورت متقابل آموزش دهید تا درک سیستم حسابداری و نحوه انجام معاملات برای بیش از یک کارمند شناخته شود.
