نوشتن ایمیل های یادآوری دوستانه می تواند مشکل باشد. شما نمی خواهید خسته کننده یا بی حوصله به نظر برسید ، اما پیام شما باید منتقل شود. از لحن دوستانه در ایمیل ها با احوالپرسی و بیان ملایم استفاده کنید. دلیل ارسال ایمیل یادآوری را نیز ذکر کنید تا گیرندگان بدانند شما چه می خواهید. اطمینان حاصل کنید که هیچ گونه اشتباهی در ایمیل وجود ندارد تا نه تنها دوستانه به نظر برسید ، بلکه حرفه ای نیز باشید.
گام
قسمت 1 از 3: استفاده از آهنگ دوستانه
مرحله 1. به گیرنده سلام کنید
در یک موقعیت تجاری ، ممکن است "باید" از یک سلام رسمی مانند "عزیز" استفاده کنید. با این حال ، ایمیل های شخصی بیشتر و بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد. برخی از تبریک های ایمیلی که می توانند به ایجاد لحن دوستانه کمک کنند عبارتند از:
- سلام!
- سلام رفیق
- کم پیدایید
- هی!
مرحله 2. به رابطه خود با گیرنده اشاره کنید
اگر فقط روی یادآوری تمرکز کنید ، پیام شما سرد به نظر می رسد. با وارد کردن عباراتی که منعکس کننده دوستی ها و تجربیات مشترک است ، به یک رابطه شخصی با گیرنده اشاره کنید. این شامل:
- مدرسه چطوره؟
- سلام دوستان حال شما چطور است؟
- آخر هفته گذشته بسیار سرگرم کننده بود.
- آخرین باری که یک ماه پیش صحبت کردیم کی بود؟
- آخرین سفر ما واقعاً سرگرم کننده بود! باید دوباره این کار را انجام دهیم.
مرحله 3. بیان خود را اصلاح کنید
این امر به ویژه برای بخش یادآوری ایمیل اهمیت دارد. اگر مدت زیادی است که با گیرنده تماس نداشته اید ، بهتر است عذرخواهی کنید یا بهانه ای برای فقط تماس با او برای یادآوری داشته باشید. چند نمونه از عبارات ظریف عبارتند از:
- می دانم که مدت زیادی است با هم صحبت نکرده ایم ، اما می خواستم به شما یادآوری کنم که…
- آمدن یک نوزاد جدید مرا مشغول کرده است ، فقط یادم آمد به شما یادآوری کنم…
- من می دانم که شما مشغول هستید ، بنابراین نمی خواهم مزاحم شما شوم ، اما می خواستم یک یادآوری ارسال کنم…
مرحله 4. مودب باشید
اگر یادآوری مهم است ، ممکن است با فشار روبرو شوید. به یاد داشته باشید که گیرنده مشغول زندگی خود است. همیشه با عبارات مناسب "لطفا" و "متشکرم" بگویید. ممکن است بخواهید عبارت های مودبانه مانند:
- متأسفم که مزاحم شدم ، اما می خواستم مطمئن شوم…
- لطفاً در اسرع وقت به این ایمیل پاسخ دهید …
- از اینکه برای خواندن و پاسخ دادن به این ایمیل یادآوری وقت گذاشتید متشکریم. من واقعاً از آن قدردانی می کنم.
- منتظر پاسختان هستم.
قسمت 2 از 3: فهرست مورد نیاز
مرحله 1. از عنوان ستون استفاده کنید
نیازی به نوشتن ستون عنوان هوشمند ندارید. عناوین ستون هایی که واضح و بدون ابهام هستند مفیدتر خواهند بود. به این ترتیب ، گیرنده می تواند هدف ایمیل را در یک نگاه بداند. برخی از انتخاب های رایج برای ایمیل های یادآوری دوستانه عبارتند از:
- بررسی
- یادآوری سریع در مورد…
- سفرها/رویدادهای آینده.
- شمارش شرکت کنندگان در سفر/رویداد.
مرحله 2. به یاد داشته باشید که یک یادآوری را درج کنید
وقتی خیلی سعی می کنید مودب و دوست باشید ، ممکن است چیز مهمی را فراموش کنید ، مانند یادآوری. یک یادآوری بسته در ابتدای ایمیل ، بعد از احوالپرسی و جمله روابط شخصی بنویسید. مثلا:
-
سلام رفیق،
مدتهاست که صحبت نکرده ایم ، بن. همسر و فرزندانت چطور هستند؟ همسر و فرزندم مرا مشغول کرده اند ، اما می خواستم از شما در مورد…
-
سلام!
مادربزرگ ، مدتها بود که قصد ارسال این پیام را داشتم. متأسفم که زیاد مشغول هستم. من می خواهم ناهار را به مادربزرگ یادآوری کنم…”
مرحله 3. از زبان مختصر استفاده کنید
درست است که زبان مودب احتیاج به جملات طولانی تری دارد. به عنوان مثال ، عبارت "بیشتر کار کن" م polدب تر خواهد بود اگر بنویسید "اگر بیشتر کار می کردید بهتر است." در حالی که جملات مودبانه ، طولانی می توانند تمرکز ایمیل شما را نامشخص کنند.
از ساختار ساده تری برای ایمیل های خود استفاده کنید. شاید چیزی شبیه به این: سلام (افتتاح) Relations روابط شخصی → یادآوری → پایان سلام (بستن)
مرحله 4. اطلاعات غیر ضروری را ویرایش کنید
برای هر جمله و قسمتی از جمله ، از خود بپرسید: "آیا این ضروری است؟" در برخی موارد ، "ضروری" ممکن است معنای وسیعی داشته باشد مانند "این لازم است تا ایمیل من سرد به نظر نرسد." قسمتهای غیر ضروری را حذف کنید از ایمیل
به طور کلی ، قیدها (مانند "بسیار" ، "بسیار" ، "واقعاً" ، "یکبار" و "البته" می توانند حذف شوند تا ایمیل شما مختصر تر شود
مرحله 5. ایمیل را با یک تبریک پایانی به پایان برسانید
"برکت" به معنی "خداحافظ" است. سلام پایانی شامل عباراتی مانند "سلام" ، "با احترام" ، "با احترام" و "سلام" است. امضای شما باید بعد از تبریک پایانی نوشته شود. یک سلام کلی پایانی مانند این ممکن است رسمی به نظر برسد. ممکن است بخواهید چیزی شبیه به این را امتحان کنید:
- دوست شما
- دوست شما
- ارسال موفقیت برای موفقیت
- روز خوبی داشته باشید
- نوبت شماست
- بی صبرانه منتظر خبر شما هستم
قسمت 3 از 3: اطمینان از عدم وجود خطا در ایمیل
مرحله 1. ایمیل خود را دوباره بررسی کنید
حتی حذف یک یا دو بار یک ایمیل ، خطاهای اساسی که ممکن است هنگام نوشتن آنها ظاهر شود را کاهش می دهد. پس از نوشتن ایمیل خود ، املا و دستور زبان ایمیل خود را دوباره بررسی کنید.
- بسیاری از ارائه دهندگان ایمیل دارای ویژگی های املایی و دستور زبان هستند. کیفیت ویژگی بستگی به ارائه دهنده ایمیل دارد. در برخی موارد ، این ویژگی ممکن است چندان دقیق نباشد.
- به یاد داشته باشید که عنوان ، سلام و بستن (بستن) فیلدها را بررسی کنید. احتمالاً این مورد را فراموش خواهید کرد و فقط روی محتوای ایمیل تمرکز خواهید کرد.
مرحله 2. ایمیل را با صدای بلند بخوانید
اگر در حال نوشتن یک ایمیل مهم هستید یا می خواهید با کسی مودب و دوستانه ظاهر شوید ، ایمیل خود را از ابتدا تا انتها با صدای بلند بخوانید. به نظر می رسد مثل مکالمه باشد؟ در این صورت ، ایمیل شما آماده ارسال است.
جملات یا قسمت هایی را که نامناسب به نظر می رسند بازنویسی کنید. هنگام ارزیابی این موضوع از بهترین قضاوت خود استفاده کنید. بسته به نحوه صحبت شما ، هر شخص دیدگاه متفاوتی خواهد داشت
مرحله 3. از شخص دیگری بخواهید ایمیل شما را بخواند
برای ارتباطات مهم ، مانند اهداف تجاری ، ممکن است بخواهید از شخص دیگری بخواهید قبل از ارسال ایمیل یادآوری آن را بررسی کند. اگر ایمیل شما مختصر باشد ، معمولاً فقط زمان کوتاهی طول می کشد و تشخیص کوچکترین خطا نیز آسان است.
- خدمات پیام رسانی آنلاین را بررسی کنید. به دوستان خود به صورت آنلاین ایمیل بزنید و س questionsالاتی از جمله "سلام ، آیا می توانید ایمیل کوتاهی را که باید ارسال کنم بخوانید؟ زیاد طول نمی کشد."
- به خاطر داشته باشید که همیشه از همه کسانی که ایمیل شما را می خوانند تشکر کنید. بالاخره آنها به شما کمک می کنند.
