مدیریت رویداد یک تجربه عالی است ، خواه یک مهمانی خصوصی ، یک رویداد شرکتی ، برای خانواده و دوستان ، یا یک عروسی و سایر رویدادهای رسمی. انجام این کار بسیار دشوار است ، اما بسیار رضایت بخش است. شما واقعاً می توانید برای افراد درگیر تفاوت ایجاد کنید ، که از مهمان نوازی و تلاش شما برای برگزاری جشن تولد ، سالگردها ، خود عروسی یا هر جشن دیگری قدردانی خواهند کرد. مراحل زیر به شما می آموزد که چگونه یک مدیر رویداد خوب باشید ، پیشنهادات عیب یابی ارائه دهید و از طریق برنامه ریزی دقیق از همه مشکلات جلوگیری کنید.
گام
قسمت 1 از 5: تسلط بر اصول اولیه
مرحله 1. اهداف و اهدافی را که می خواهید به آنها برسید تعیین کنید
همه اینها بیش از حد منطقی به نظر می رسند ، اما شما باید آن را بنویسید تا دریابید که چه مکانی برای بهترین مکان ، بودجه مناسب ، هدف از رویداد ، تعداد (یا نوع) مهمانان و چه استراتژی هایی باید رعایت شود. رویداد خاص شما نتیجه نهایی ایده آل چیست؟ شما می خواهید به چه جیزی برسید؟
- هنگامی که تصمیم گرفتید چه رویدادی را برگزار کنید (جشن ، جمع آوری کمک های مالی ، آموزش ، فروش ، پیشنهاد ، و غیره) ، به این فکر کنید که چرا این کار را انجام می دهید. دانستن انگیزه شما می تواند به شما کمک کند تمرکز و انرژی خود را حفظ کنید.
- تعیین برخی اهداف نیز می تواند به شما در رسیدن به هدف مناسب کمک کند. شما نمی توانید به تلاش برای رسیدن به یک هدف نامعین ادامه دهید! هنگامی که شما فقط 40،000،000 IDR ، 00 دارید و می خواهید به 50،000،000 IDR ، 00 برسید ، این مبلغ را هدف بگیرید و به شما کمک می کند تا به خط پایان برسید.
مرحله 2. تاریخ و زمان را انتخاب کنید
این دو مهمترین عامل در برنامه ریزی رویدادها هستند. تاریخ و زمانی را انتخاب نکنید که بسیاری از افراد را از حضور در آن باز دارد یا تمام تلاش های برنامه ریزی رویداد شما بی نتیجه باشد. همچنین ، از قرار دادن این دو عنصر بسیار دور از زمان حال - یا حتی خیلی نزدیک - خودداری کنید ، در غیر این صورت مهمانان شما رویداد شما را فراموش کرده و برنامه های دیگری را برنامه ریزی می کنند. هنگام مدیریت رویدادها دچار سندرم گلدیلاکس نشوید!
در حالت ایده آل ، دو هفته قبل به مهمانان اطلاع دهید. به این ترتیب ، آنها وقت دارند برنامه ریزی کنند و می توانید قبل از فرا رسیدن زمان ، یکی دو بار دیگر به آنها یادآوری کنید. در صورت امکان چند هفته قبل دعوت نامه رویداد را ارسال کنید
مرحله 3. مکانی را انتخاب کنید
پس از تعیین نوع و زمان رویداد ، به مکان فکر کنید. با تهیه تاریخ و آنچه شما نیاز دارید به مکانهای احتمالی نزدیک شوید. دوست دارید از چه نوع ساختمانی استفاده کنید و نحوه چیدمان فضا چگونه است؟ آیا مهمانان روی نیمکت ها به صورت ردیفی ، نیمکت های معمولی ، با دادن میز ناهار خوری یا فرش های پیک نیک در فضای باز می نشینند؟ آیا شرایط آب و هوایی تأثیری خواهد داشت؟ آیا جایی برای رقص ، تریبون سخنران یا صحنه وجود خواهد داشت؟ اگر چنین است ، برنامه ای تهیه کنید تا مطمئن شوید مکان مورد نظر شما به اندازه کافی بزرگ است.
- همیشه از مکان های احتمالی قبل بازدید کرده و نقشه بکشید. این نقشه می تواند به عنوان "طرح جنگ" مورد استفاده قرار گیرد و به شما امکان می دهد فضای میز ، مسیرهای خدمات رسانی به غذا ، دسترسی معلولان (در صورت لزوم) و ایجاد مسیرهای خروجی ، و همچنین نحوه بارگیری تجهیزات مختلف لازم را ترسیم و اختصاص دهید. همچنین باید محل تولید ژنراتورهای برق ، تجهیزات خارجی مانند یخچال ، دستگاه های یخ ، کوره یا اجاق گاز و غیره را علامت گذاری کنید. همچنین ، محل پریزها و کابل های برق (می توانید آنها را زیر فرش قرار دهید) و هر چیز دیگری که ممکن است خطرات ایمنی ایجاد کند را مطالعه کنید.
- آیا از نظر قانونی به مجوز دولت محلی نیاز دارید؟ در بیشتر موارد ، این مجوز برای باز کردن میله ها لازم است ، اما گاهی اوقات برای سر و صدا ، دسترسی به وسایل نقلیه و پارکینگ ، ساختمانهای بزرگ مانند غرفه ها ، ازدحام جمعیت و سایر اهداف نیز لازم است.
مرحله 4. تعداد افرادی را که دعوت می شوند تعیین کنید
بر اساس بودجه و مکان ، چند نفر را می توانید دعوت کنید؟ برخی از رویدادها کاملاً محدود به اجازه دادن به دعوت شدگان برای شرکت در برنامه ریزی شده است ، اما بسیاری دیگر ممکن است به افراد اضافی مانند فرزندان ، همسر یا دوستان اجازه دهند. همچنین بدانید که هرچه تعداد مهمان بیشتری داشته باشید ، به تعداد خدمه بیشتری نیاز خواهید داشت.
- برای جلوگیری از مشکلات لجستیکی ، اطمینان حاصل کنید که همیشه فضای کافی برای حرکت افراد در دعوت کننده وجود دارد.
- در موسسات قدیمی ، آنها معمولاً از تعداد مهمانان به عنوان "pax" یاد می کنند ، بنابراین اگر کلمات "150 Pax" را در یک ساختمان چند منظوره مشاهده کردید ، این بدان معناست که ظرفیت 150 مهمان است.
مرحله 5. بودجه را تعیین کنید
در حالت ایده آل شما چندین نفر دارید که می توانید روی آنها حساب کنید تا میزان پول مورد نیاز برای این رویداد را محاسبه کنید. آیا به پرسنل حقوق می دهید؟ اجاره تجهیزات و جلسات؟ تامین غذا و نوشیدنی؟ جزوه چاپ کنید یا کارت پستال؟ مقدار معقولی تعیین کنید و برنامه را بر اساس آن مقدار تنظیم کنید. اگر مجبور نیستید اجازه ندهید از بودجه خود فراتر بروید.
ممکن است در شرایطی قرار بگیرید که امکان حامی یا کمک مالی وجود داشته باشد ، اما اکثر ما معمولاً خوش شانس نیستیم. اگر نمی توانید پول اضافی آینده را پیش بینی کنید ، تا آنجا که می توانید پس انداز کنید. به جای استخدام خدمات پذیرایی ، یک رویداد خوش شانس تشکیل دهید (مهمانان غذای خود را بیاورند). شما هنوز هم می توانید مقداری غذا تهیه کنید ، اما به طور کلی تنها کاری که باید انجام دهید تهیه میز ناهار خوری ، وسایل آشپزی و یخچال است. به جای استخدام یک عکاس ، از رویداد خود عکس بگیرید. در مواقع ضروری خلاق باشید
مرحله 6. یک تیم را جمع کنید
یک تیم خدماتی (حتی اگر این تیم شامل دوستان و بستگان یا سایر داوطلبان باشد) ایجاد کنید تا بخشهای مختلف مربوطه را مدیریت کند ، حتی اگر شما رویداد را به صورت حرفه ای اداره نمی کنید و فقط رویدادهای کوچک خانوادگی را سازماندهی می کنید. ماهیت مدیریت خوب رویداد در مقیاس بزرگ این است که افراد را به سمت مناطق خاصی هدایت کنند و اطمینان حاصل کنند که همه اعضای تیم از برنامه بزرگ مطلع هستند.
خدمه شما باید در اسرع وقت از مسائل مهم مطلع شوند ، درست مانند هر تیم دیگری که هزینه آن را پرداخت می کنید و مهمانانی که دعوت می کنید. هر یک از خدمه را در اسرع وقت از وظیفه مطلع کنید و در صورت امکان گزینه هایی را در اختیار آنها قرار دهید. همچنین سعی کنید چند نفر را در حالت آماده باش قرار دهید - زیرا همیشه در هر جنبه ای از رویداد سکسکه های جزئی ایجاد می شود
مرحله 7. ایجاد دستور کار رویداد
تصمیم بگیرید که در رویداد شما چه اتفاقی می افتد. چه زمانی سخنرانان شروع به صحبت می کنند؟ آیا برنامه ، بازی ، فعالیت یا ارائه ای وجود خواهد داشت؟ غذا خوردن مهمانان چقدر طول می کشد؟ یک برنامه دقیق برای فعالیت ها در طول روز تعیین کنید.
همیشه جایی برای خطا بگذارید ؛ هیچ رویدادی در این دنیا وجود نخواهد داشت که بتواند دقیقاً همانطور که برنامه ریزی شده است پیش بیاید. مردم دیر می آیند ، سخنرانی ها طولانی تر می شوند ، صف های غذا بدون مشکل اجرا می شوند ، یا ممکن است یک میلیون مشکل دیگر برای شما پیش بیاید. بنابراین در حالی که باید بدانید چه اتفاقی می افتد ، درک کنید که این فقط برای کمک به سازمان است و هیچ چیز قطعی نیست
قسمت 2 از 5: رویدادهای در حال اجرا
مرحله 1. دعوت نامه را ارسال کنید
در غیر این صورت ، مردم چگونه می دانند که شما میزبان رویدادی هستید؟ دعوت نامه بفرستید! این را نادیده نگیرید. دعوت ها چهره اصلی رویداد شما هستند. اولین برداشت از آنچه مردم می توانند انتظار داشته باشند و آنها را وادار به تصمیم گیری در مورد آمدن آنها می کند. این دعوت باید خوب باشد.
-
دعوت نامه های معمولی را در نظر بگیرید - به شکل کارت پستال ، بروشور و غیره. اما همچنین سعی کنید از کاغذ استفاده نکنید: ایمیل ، خبرنامه ارسال کنید یا از سایت هایی مانند فیس بوک ، توییتر و Eventbrite برای ارسال دعوت نامه ، تعداد مهمانان و تقویم ها استفاده کنید.
تصحیح: اگر می خواهید تا آنجا که ممکن است افراد بیشتری را به محل خود بیاورید ، از فیس بوک و توییتر استفاده کنید. اگر سعی می کنید آن را فقط به مهمانان VIP محدود کنید ، از این دو سرویس اجتناب کنید ، در غیر این صورت با مشکل مواجه خواهید شد
مرحله 2. به کسانی که حضور خود را تأیید کرده اند توجه کنید
برای اینکه بدانید چقدر و به چه چیزی نیاز دارید ، باید از قبل حساب کنید ، بنابراین یادداشت کنید! ممکن است اعدادی که ظاهر می شوند نباشند ، اما باز هم مروری بر آن خواهید داشت. سایت هایی که برای مدیریت رویدادها طراحی شده اند می توانند در این زمینه کمک کنند - اگرچه می توانید از کاربرگ های فیس بوک و اکسل نیز استفاده کنید.
مرحله 3. آنچه را که باید اجاره کنید مدیریت کنید
آیا شما نیاز به یافتن ، استخدام ، رزرو یا تفویض وظایف به عکاسان ، سازندگان ، طراحان و طراحان ، سخنرانان مهمان ، حامیان ، سرگرم کنندگان یا گروه ها ، رهبران یا مقامات مذهبی ، رقاصان یا رویدادهای نمایشی دارید؟ برای نشستن و پذیرایی همه این جنبه ها را در نظر بگیرید تا در صورت نیاز بتوانید برای آنها غذا و میز تهیه کنید.
- آیا غذا و نوشیدنی آماده می کنید؟ اگر چنین است ، کدام اعضای تیم بر پخت ، سرو و بهداشت غذا نظارت خواهند کرد؟ چه نوع غذایی باید سرو کنید؟ آیا ممکن است مهمانان آلرژی داشته باشند ، نیاز گیاه خواری داشته باشند ، دیابت داشته باشند ، نیازهای مذهبی مانند حلال یا کوشر ، بدون گلوتن و غیره داشته باشند؟ آیا نوزادان ، کودکان خردسال یا افراد مسن/مجروحانی خواهند بود که نمی توانند غذای جامد بخورند؟
-
آیا به جنبه های سرگرمی و تدارکات توجه شده است؟ این بخش ممکن است در مورد تجهیزات موسیقی ، غرفه ها یا چادرها ، و همچنین جلوه های تزئینی مدیریت صحنه که به آنها نیاز دارید ، مانند میکروفون و تقویت کننده ، روشنایی ، خطوط برق ، پروژکتورها و صفحه نمایش اسلاید شوها ، ماشین های دود ، یا سایر جلوه های جادویی صحنه صحبت کند.. ، مانند آینه ، بنرها و علائم شرکت و غیره.
اگر برای اجرای سرگرمی یک پیمانکار فرعی استخدام می کنید ، با آنها مشورت کنید تا مطمئن شوید آنها می توانند تجهیزات را تهیه و آماده کنند ، علاوه بر محل سرویس و مرحله و برنامه. به این ترتیب ، می توانید بدانید برای کمک به آنها چه باید بکنید
- ارائه دهندگان خدمات پذیرایی ، گل فروشی ، سرگرمی و سایر افراد مهم به زمان زیادی برای آماده سازی نیاز دارند. درخواست های ناگهانی معمولاً هزینه بیشتری خواهند داشت. به علاوه ، اگر آنها نتوانند به قول خود عمل کنند ، هنوز وقت خواهید داشت تا به دنبال جایگزین ها باشید.
مرحله 4. شخصی را پیدا کنید که میزبان (MC) باشد
MC همیشه مجبور نیست کل رویداد را سازماندهی کند ، اما او آن را راهنمایی می کند. MC معمولاً یکی از اعضای مهمانی است که سخنرانی می کند ، مجموعه ای از رویدادها مانند غذا ، رقص ، مهمانان مهم یا سرگرمی را اعلام می کند. مرتباً با این شخص ارتباط برقرار کنید و او را به روز نگه دارید.
گاهی اوقات ممکن است مجبور باشید MC باشید. اگر چنین است ، کار شما بسیار دشوارتر خواهد بود زیرا باید تا زمان کامل شدن رویداد کار کنید. رهبران گروهی را برای تیم خدماتی خود تنظیم کنید تا اکثر کارهای عادی به آنها واگذار شود
مرحله 5. تجهیزات را جمع آوری کنید
هنگام استخدام یک تیم ، دوباره بررسی کنید و مطمئن شوید که اقلام لازم را با خود دارند. در برخی موارد ، آنها ممکن است فقط خود یا موارد خاصی را آماده کنند. ممکن است لازم باشد تجهیزات مورد نیاز خود را جداگانه تهیه کنید. می توانید این ابزارها را از شبکه های اجتماعی خود اجاره ، خرید یا حتی وام بگیرید. لیست ملزومات ، از دستمال تا سیستم بلندگو و کابل های اتصال را بررسی کنید.
دکوراسیون بخش مهمی از هر رویدادی است. سفره ، گل ، هدیه ، شمع ، بادکنک ، بنر یا عکس زمینه ، فرش قرمز و غیره. همیشه باید از قبل برنامه ریزی خوبی داشته باشید
مرحله 6. نیازهای اساسی را برآورده کنید
یکی از مواردی که بسیاری از مبتدیان فراموش می کنند برتری امکانات در محل رویداد است. آیا این مکان امکانات کافی دارد؟ به عنوان مثال ، توالت ها و دوش ها ، فضاهای پارک ماشین ، دسترسی آسان افراد دارای معلولیت ، اتاق های تعویض ، انبارها و آشپزخانه ها ، تخلیه آب ، کولرهای شراب ، دسترسی به برق و غیره. بنابراین ، می توانید موانع پیش روی را پیش بینی کنید.
خارج از رویداد نیز فکر کنید: آیا برای مسافران خارج از شهر/خارج از کشور یا نمایندگان هتل به حمل و نقل و اقامت نیاز دارید؟ آیا باید مکانی برای رفت و آمد آنها به محل و از محل رزرو کنید؟
مرحله 7. بدانید با چه کسانی ملاقات خواهید کرد
درک سلسله مراتب اجتماعی یک رویداد - حتی اگر رویداد شما نباشد - برای آگاهی از نحوه مدیریت هر موقعیتی ضروری است. از آنجا که مشتریان باید به شما اعتقاد داشته باشند ، موارد زیر را دریابید:
- مهمانان اصلی چه کسانی هستند - این معمولاً هنگام جشن گرفتن جشن آسان است - به عنوان مثال ، عروس و داماد در عروسی. با این حال ، مشتری همیشه مهمان اصلی نیست ، حتی اگر هنوز هم به عنوان یکی از طرفین گروه طبقه بندی شود. یا ممکن است مشتری شما اصلاً شرکت نکند.
- مهمانانی که از نوع مهمان میزبان هستند - اینها افرادی هستند که اغلب به عنوان میزبان در میزهای مربوطه خود عمل می کنند و تمایل دارند در معاشرت و ایجاد انگیزه در مهمانان دیگر مهارت داشته باشند. آنها برای حفظ فضای دلپذیر و مکالمه زمانی که اوضاع آرام می شود ، افراد را به رقص تشویق می کند ، یا افراد را برای دوستی های جدید به سایر مهمانان معرفی می کنند مفید هستند. آنها همچنین معمولاً برای اطلاع از رویدادها قابل اعتماد و مفید هستند ، زیرا می توانند در مواقع اضطراری به عنوان سخنران مهمان/MC کمک کنند یا حتی خدمت کنند. افرادی مانند این هستند که باعث می شوند یک رویداد بدون مشکل در خط مقدم اجرا شود.
- مهمانان نوع صلح سازان چه کسانی هستند؟ شما باید این افراد را همیشه در ذهن داشته باشید ، زیرا آنها کسانی هستند که به دنبال مشورت در مورد مشکلات هستید. همچنین در صورت لزوم آنها را درگیر بحث و گفتگو کنید. مهمانان این گروه معمولاً سرپرست خانواده ، سرپرست یا رئیس امنیت هستند.
- چه کسی تصمیم گیرنده است. در بیشتر موارد ، تصمیم گیرنده خود شما به عنوان مدیر هستید ، اما وقتی نیاز به مشورت با مهمانان بدون مشارکت گروه کلیدی دارید (زیرا آنها معمولاً بر میزبانی خوب متمرکز هستند) ، بدانید در مواقع ضروری چه کسی را باید ببینید. به زبان ساده ، این شخص قبض خدمات شما را یا هر کسی را که شما او را "مشتری" می نامید ، پرداخت می کند.
قسمت 3 از 5: نزدیک شدن به خط پایان
مرحله 1. با محل برگزاری آشنا شوید
قبل از شروع رویداد ، مکان را بررسی کنید و تصمیم بگیرید که چگونه می خواهید همه چیز را کنار هم قرار دهید. ممکن است لازم باشد برای تطبیق پلان ، ترتیبات اضافی را تعیین کنید - برای مثال از نظر سیم کشی ، روشنایی و غیره. و اگر یافتن این موارد برای شما دشوار است ، مهمانان نیز ممکن است همان را تجربه کنند ، بنابراین جنبه عملی را در نظر بگیرید!
در صورت امکان برنامه استقرار و زمان بندی را ترسیم کنید. اگر چیزی مناسب نیست ، آن را کنار بگذارید. با مدیر سایت صحبت کنید و دریابید که او چه کمکی می تواند بکند ، و اگر قوانین منطقه بندی وجود دارد ، باید رعایت کنید ، به ویژه در موارد اضطراری
مرحله 2. تهیه هدیه برای تیم خود را در نظر بگیرید
اعضای خدمه در آن سخت کار خواهند کرد. برای نشان دادن قدردانی و حفظ عملکرد ، یک هدیه کوچک تهیه کنید تا بعد از پایان رویداد اهدا کنید. نوشیدنی های بطری ، میله های گرانول ، شکلات ، سایر اقلام کوچک ، هرچه که مناسب شماست ، به حفظ روحیه آنها کمک می کند.
همچنین به آنها یک سنجاق یا نشان کوچک جشن بدهید تا آنها احساس کنند که بخشی از رویداد هستند و آن را به خاطر می آورند. همچنین اطمینان حاصل کنید که آنها تغذیه و آبیاری می شوند! تیم منبعی است که باید بتوانید در آینده از آن استفاده کنید
مرحله 3. همه تیم ها و افراد خارجی را بررسی کنید
قبل از رویداد ، مطمئن شوید که همه موافق هستند. دستورالعمل های روشنی را در مورد نحوه رسیدن به محل به خدمه بدهید و شماره تماس یا کارت ویزیت خود را ارائه دهید تا بتوانند جهت راهنمایی تماس بگیرند. با اطمینان از اینکه همه چیز س questionsالی ندارد ، کار را به پایان برسانید.
اطمینان حاصل کنید که همه با انجام این کار راحت هستند. برخی از مردم ممکن است مایل به گفتن این نباشند ، بنابراین سعی کنید آنها را بخوانید. آیا آنها با اعتماد به نفس و مطمئن به نظر می رسند؟ اگر نه ، به آنها اطمینان دهید ، تکالیف را مرور کنید و چند س basicال اساسی بپرسید. در صورت شک ، فرد مشکوک را با شریکی تواناتر جفت کنید
مرحله 4. در صورت نیاز لیست مخاطبین خود و سایر فایل ها را آماده کنید
تنظیمات شخصی به اندازه ترتیب رویدادها مهم هستند. اگر همیشه مرتب هستید ، حتی اگر بعضی چیزها به هم بخورد ، همه چیز خوب خواهد بود. اما ، در غیر این صورت ، وضعیت رویداد کاملاً خراب می شود. در اینجا چند روش برای آماده سازی خودتان آمده است:
- یک صفحه تماس با شماره تلفن و آدرس ایجاد کنید. شیرینی فروشی فکر می کرد شما هستید که برای سفارش می آیید؟ مهم نیست. با یکی از اعضای تیم خود که در نزدیکی فروشگاه زندگی می کند تماس بگیرید و از او بخواهید آن را در راه محل رویداد انتخاب کند.
- یک چک لیست ایجاد کنید. براساس گزارش تیم ، می دانید که چه اقلام ، تجهیزات و اقلامی هنوز وجود ندارد.
- بر این اساس مدارک مربوط به پرداخت و صورتحساب را تهیه کنید. هرچه دقیق تر باشید ، مشکلات کمتری در آینده خواهید داشت.
مرحله 5. از تغییرات لحظه آخری اجتناب کنید
آیا تغییرات هنری منظمی وجود خواهد داشت؟ عروسی ها معمولاً به این شکل هستند و مشتری می خواهد در لحظه آخر تغییر طرح بدهد ، بنابراین مطمئن شوید که آخرین تاریخ تغییر را به او می گویید. معمولاً ، این مهلت 1 هفته قبل از رویداد است تا مشتریان را رایگان نگه دارید ، اما شما نیز از تغییرات لحظه آخری که انجام آنها دست و پا گیر و گران است محافظت می کنید.
اگر تغییرات ساده ، کوچک یا اساسی هستند و می توانند از تزئیناتی که قبلاً نصب شده اند استفاده کنند ، سعی کنید تا آنجا که ممکن است درخواست مشتری را رد نکنید. در رویدادی که ممکن است بسیار احساسی باشد ، اطمینان حاصل کنید که نیازهای مشتری را تا آنجا که می توانید برآورده می کنید
قسمت 4 از 5: مدیریت رویداد واقعی
مرحله 1. همه چیز را آماده کنید
اولین کسی باشید که برای نظارت بر آماده سازی در صحنه حضور دارید. اطمینان حاصل کنید که همه به درستی گزارش می دهند و در غیر این صورت تماس بگیرید. به کسانی که نیاز به کمک دارند کمک کنید ، کسانی را که نیاز به راهنمایی دارند راهنمایی کنید و در مواقع نیاز کنار بروید. تا پایان رویداد خود را از صدمه دیدن دور نگه دارید.
اگر یک چک لیست داشته باشید کمی آرام تر خواهید شد. این لیست را برای خدمه ، خدمه خارجی ، دکوراسیون و نصب و تجهیزات آماده کنید.پس از بررسی همه چیز ، می توانید نفس راحتی بکشید
مرحله 2. وظایف را واگذار کنید
از انجام آن نترسید. عامل اصلی ایجاد استرس در یک رویداد زمان است. برای صرفه جویی در هزینه ، آماده تقسیم کار باشید. اگر کسی به طور مطلوب کار نمی کند ، کار دیگری را که مناسب تر برای او است ، انجام دهید. شما نه ثابت کننده هستید و نه از مرزها فراتر می روید. شما فقط کاری را انجام می دهید که وظیفه شماست.
هنگام واگذاری وظایف ، محکم اما مودب باشید. بگویید ، "جان ، من الان به تو احتیاج دارم تا در تهیه غذا کمک کنی. متشکرم." خدمه شما باید مشتاق مدیریت رویداد باشند. مطمئن شوید که همه چیز بدون مشکل پیش می رود و شخصیت اصلی لازم را دارید
مرحله 3. انعطاف پذیر باشید
این بدان معناست که شما باید مطمئن شوید که همه چیز مطابق برنامه پیش می رود و در صورت بروز مشکل برنامه کمک می کند یا آن را اجرا می کند - و بتوانید آن را بپذیرید. اگر شروع به استرس کنید ، نمی توانید مستقیم فکر کنید. وقتی ذهن روشن نیست ، هرگز نتایج خوبی نخواهید گرفت. بنابراین هنگامی که بلندگو ده دقیقه بیش از حد طول می کشد و سیگنال های شما را نادیده می گیرد یا سعی می کند حواس او را پرت کند ، آرام باشید. فقط جلسه دسر را تنظیم کنید ، هیچ کس متوجه نخواهد شد. این رویداد همچنین بدون مشکل ادامه خواهد یافت.
مشکلات همیشه پیش خواهند آمد. شما نمی توانید همه چیز را پیش بینی کنید و هرچه زودتر این را بپذیرید بهتر است. یک مدیر رویداد آرام و پایدار می تواند برای هر رویدادی بسیار مفید باشد. اما اگر شما متشنج هستید و آرام نیستید ، رویدادها می توانند بد پیش بروند. بنابراین آرام باشید و با جریان همراه شوید - نمایش شما رو به پایان است
مرحله 4. آخرین تحولات را به همه بگویید
اطمینان حاصل کنید که تعداد و نیازهای مهمانان هنوز در روز رویداد درست است و هرگونه تغییر را در اسرع وقت به تیم خدمات اطلاع دهید. شما باید اولین جفت چشم باشید که در صورت بروز مشکل متوجه می شوید.
با مشتری مشورت کنید تا ببینید او چه احساسی دارد ؛ او ممکن است هیجان زده ، عصبی ، نگران ، بی حوصله یا خسته باشد و مشکلاتی داشته باشد. شما می توانید با درک ، گفتن کلمات مهربان و کمک عملی به او کمک کنید. زمانی را برای ایجاد اشتیاق برای مهمانان و تیم در زمان نیاز اختصاص دهید
مرحله 5. کار خود را انجام دهید
به تیم خدمات اعتماد کنید و به آنها احترام بگذارید تا کار خودشان را انجام دهند - هنگامی که به آنها زمینه های محکمی را ارائه دادید ، خوب می شوند. در صورت نیاز به کمک پیشنهاد دهید ، اما این عضو تیم باید آنقدر باتجربه باشد که اصلاً به هیچ کمکی احتیاج نداشته باشد. در اینجا چند نکته را باید در نظر داشته باشید:
- در ابتدا به عنوان پذیرنده یا پذیرنده عمل کنید. هنگام ورود به هر مهمان ، ملاقات و سلام کنید (در صورت لزوم). هنگام شروع رویداد ، نقشها را به MC منتقل کنید. در اینجا ، نقش شما به عنوان مدیر با حل مشکلات و اطمینان از این که همه کارهای پشت صحنه ، مانند تهیه غذا و خدمات ، مطابق برنامه پیش می رود فعال تر خواهد بود.
- به مهمانان توجه کنید و با MC در ارتباط باشید. این کار را مخفیانه انجام دهید در صورتی که نیاز به تغییر برنامه های خود داشته باشید.
- فاصله خود را با مهمانان کلیدی حفظ کنید - این نمایش درباره آنها است - اما مطمئن شوید که با بررسی در برخی از لحظات در دسترسی آسان قرار دارید. از آنها در مورد نمایش و همچنین مسائل ، درخواست ها یا پیشنهادات احتمالی آنها بپرسید.
مرحله 6. برای رویدادهای بازاریابی ، سوغاتی تهیه کنید
اطمینان حاصل کنید که همه مهمانان اوقات خوبی را که گذرانده اند به خاطر بسپارند. شما حتی ممکن است بیش از خاطرات شاد بخواهید: مانند بازدید از وب سایت ها ، کمک های آتی ، جنبه های دهان به دهان و غیره. برای اطمینان از موفقیت رویداد خود ، سوغات را به اشتراک بگذارید. چه به صورت عکس باشد ، چه پوستر ، چه خودکار ، دادن چیزی به مهمانان برای یادآوری مهمان از این رویداد ، راهی عالی برای اطمینان از این است که شما آنها را به خاطر دارید.
مرحله 7. پس از پایان رویداد به خودتان تبریک می گوییم
اکثر رویدادها هنگام شروع خود مختار هستند ، اما کار سخت در دوره آماده سازی است ، که هیچ کس متوجه آن نمی شود. پس به خودت تبریک بگو زیرا لیاقت خوشبختی را داری!
پس از رویداد ، برای ملاقات و تشکر از مشتری وقت بگذارید. توصیه می شود یک هدیه مناسب و صمیمانه ارائه دهید تا زمان خود را با آنها به خاطر بسپارید ، زیرا لمسهای کوچکی مانند این تجربه را غنی می کند و به آنها امکان می دهد خدمات شما را در آینده پیشنهاد دهند. اگر در یک رویداد هدیه می دهید ، هدایای بعد از رویداد مانند گل ، عکس از لحظات مورد علاقه در مراسم خود (به عنوان مثال برش روبان ، نشان دادن اوج ، مراسم اعطای جوایز ، بوسه عروسی ، دمیدن شمع های تولد و غیره) یا هدایای دیگر ممکن است مناسب باشد
مرحله 8. محل را تمیز کنید و به خانه بروید
همانطور که مادران می گویند ، "آن را در همان شرایطی که به آنجا آمده اید رها کنید" ، اصولی که برای سالن ها اعمال می شود نیز همینطور است. همه چیز باید به همان حالت قبل از آمدن شما به آنها باقی بماند - کسب و کار مدیریت رویداد یک کسب و کار حساس است که فضای زیادی برای خطا ندارد. بنابراین به اعضای خدمه خود اطلاع دهید که زمان پاکسازی سایت رسیده است و اجازه ندهید تا زمانی که همه چیز حل شود به خانه بروند. شما هم باید مداخله کنید!
علاوه بر این که چیز خوبی است ، از شما جلوگیری می کند که قبض های گرانتری را از شما دریافت کنند. در صورت داشتن فرصت برای نظافت ، بسیاری از مکانها هزینه اضافی دریافت می کنند. بنابراین ، تمام تلاش خود را کنید تا از هزینه های پنهان اجتناب کنید
مرحله 9. کار تغییر ، پرداخت و تشکر از همه طرفهای درگیر را تکمیل کنید
ممکن است مجبور شوید ترتیب بازگشت تجهیزات اجاره ای یا قرض گرفته شده را بدهید و در مورد تجربه او با مشتری مشورت کنید. حتی اگر پولی دریافت نمی کنید ، زمانی را برای تشکر از آنها اختصاص دهید و بگویید که از اجرای رویداد با آنها لذت بردید. آیا می توانید کارت ویزیت را با یکدیگر مبادله کنید؟
همچنین از اعضای خدمه تشکر می کنم! اطمینان حاصل کنید که همه طرفین حقوق می گیرند (و پرداخت کرده اند) ، فاکتورها را ذخیره کنید و کارها را انجام دهید. شما باید یکی از آخرین افرادی باشید که محل را ترک می کنند - مطمئن شوید که همه چیز مرتب است
قسمت 5 از 5: عیب یابی
مرحله 1. نحوه برخورد با مهمانانی که دیر می آیند و مشکلات دیگری دارند را بدانید
این یک مسئله رایج است ، بنابراین بهتر است خودتان را آماده کنید. تاخیر اجتناب ناپذیر است (به عنوان مثال به دلیل مشکلات ترافیکی پیش بینی نشده) و معمولاً توسط سایر مهمانان که به موقع می آیند قابل تحمل است. بنابراین ، چندین کار را می توانید برای جلوگیری از آن انجام دهید:
- اطمینان حاصل کنید که زمان رویداد به وضوح روی دعوت نامه نوشته شده است. اگر از سیستم RSVP استفاده می کنید ، همچنین مطمئن شوید که زمان تأیید شده است. هنگامی که با مانعی روبرو می شوید که به راحتی حل نمی شود ، (از طریق صفحه تماس خود) با MC ، مهمانان مربوطه (معمولاً عضو اصلی مهمانی) ، سرگرم کننده ها و کارکنان آشپزخانه ارتباط برقرار کنید. اگر مهمانان با تأخیر تمرکز رویداد (مانند داماد و عروس) هستند ، معمولاً:
- برای بررسی زمان تقریبی ورود باید مستقیماً با مهمان در انتظار تماس بگیرید. در مورد آخرین تحولات سریعاً با آشپزخانه تماس بگیرید تا بتوانند سرعت پخت را متناسب با زمان تنظیم کنند.
- از اعلام اینکه رویداد به دلیل مهمانان خاصی به تعویق افتاده است اجتناب کنید (زیرا مهمانی به تنهایی آن را مشخص می کند) ، اما به مهمانان اصلی اطلاع دهید که شما از وضعیت مطلع هستید. به آنها بگویید که در حال برنامه ریزی چیست ، اما اجازه دهید آنها نیز پیشنهاداتی ارائه دهند زیرا آنها معمولاً میهمان را می شناسند و می دانند در این زمینه باید چه کار کنند.
- به زمان بندی سخنرانی توجه کنید. اگر مهمانان کلیدی دیر می رسند ، پیش غذای اضافی و/یا نوشیدنی های اولیه بخورید تا از حوصله دیگر مهمانانی که به موقع می آیند جلوگیری کنید و از مشغله خود اطمینان حاصل کنید.
- اگر مهمانان قرار است بسیار دیر شوند (به عنوان مثال هنگام سرو غذا که نمی توان آنها را به تأخیر انداخت ، مانند سوفله) ، برنامه را طبق برنامه شروع کنید. وقتی آمدند ، قسمت بعدی را سرو کنید (حتی اگر این قسمت دسر باشد).
- برای رقص ، بازی ، کمدی یا انواع دیگر سرگرمی (به ویژه موسیقی) آماده شوید و مطمئن شوید که حواس پرتی های اضافی مانند عکس های گروهی وجود دارد. این استراتژی پشتیبان گیری باید از روز قبل آغاز شده بود.
-
برای مهمانانی که عمداً دیر به آنجا می آیند ، این کار را به عنوان مدیر اشتباه نکنید. بنابراین وظیفه شماست که ابتدا مهمانان دیگر را در محل حضور داشته و از برآوردن نیازهای آنها اطمینان حاصل کنید. در اصل ، طوری رفتار کنید که انگار هیچ چیز اشتباه نیست و به رویداد ادامه دهید.
مرحله 2. نحوه برخورد با مشکلات غذایی را بدانید
مشکلات در این زمینه به ندرت اتفاق می افتد ، به ویژه اگر برنامه های خود را با دقت برنامه ریزی کرده اید ، اما گاهی اوقات تصادفاتی رخ می دهد (مانند اینکه مهمان یا کودک خردسال میز شام را خراب می کند یا حادثه ای در آشپزخانه). ابتدا باید از انواع مهمانانی که حضور خواهند داشت آگاهی داشته باشید ، بنابراین می توانید زمان و مکان نمایش غذا (به عنوان مثال برای غذاهای نوع بوفه) و موقعیت نشیمن مهمانان را در نظر بگیرید.
- همه نشت ها باید به دلایل ایمنی فوراً تمیز شوند ، حتی اگر به این معنی باشد که برای این کار باید از فرش قرمز یا تزئینات و مبلمان فانتزی خلاص شوید. پنهان کردن لکه بدون تاثیر بر ظاهر یا یکپارچگی یک وسیله (مانند مبلمان عتیقه) غیرممکن است ، بنابراین ابتدا آن را از بین ببرید. اگر پشتیبان دارید ، از آن استفاده کنید ؛ در غیر این صورت ، شی را با احتیاط حرکت دهید تا مهمانان متوجه نشوند.
- توصیه می شود از طناب ، پرده یا صفحه نمایش برای پنهان کردن قسمت های غذا (به عنوان مثال میز آشفته یا هنگام آماده سازی غذای بعدی خود) استفاده کنید ، زیرا برخی از مهمانان ممکن است غذای قابل مشاهده را به عنوان چیزی که می تواند آزادانه در هر زمان مصرف شود درک کنند. - در حالی که ممکن است لزوماً اینطور نباشد. طبق نیت شما.
- ترکیب منوها اگر نمی توانید یک ظرف را سرو کنید (به عنوان مثال به دلیل سوختن آن) ، آن را کنار بگذارید یا جایگزین جدیدی پیدا کنید. برای صرفه جویی در مصرف غذا ، وعده های غذایی را کاهش دهید ، اما برای حفظ تعادل ، سایر غذاها را افزایش دهید. در صورت نیاز به مهمانان اطلاع دهید.
- گیاه خواران ، افراد پرخور ، مبتلا به آلرژی یا رژیم غذایی خاص/افراد مذهبی باید به نیازهای آنها رسیدگی کنند - شما باید بتوانید با برنامه ریزی خوب این کار را انجام دهید. با این حال ، گاهی اوقات مهمان بدون اطلاع شما ، یکی از اعضای خانواده ، همسر یا دوست نزدیک خود را می آورد ، مخصوصاً اگر دعوت نامه رایگان باشد. وقتی این اتفاق می افتد ، راه حل آسان است. مهمانان اخیر را بشمارید و هنگامی که به در می رسند ، در مورد نیازهای غذایی خاص بپرسید و بلافاصله به کارکنان سرویس و آشپزخانه اطلاع دهید.
- برای گروه های بزرگی که به عنوان مهمان تاریک در رویداد شرکت نمی کنند ، یکی از اعضای تیم را به آشپزخانه بفرستید و از او بخواهید که سهام را بشمارد. در صورت نیاز ، مواد غذایی اضافی خریداری کنید. بخش آشپزخانه معمولاً در هر مورد قسمت ها را اغراق می کند ، بنابراین لغو بیشتر از کمبود غذا رایج است. در صورت ارائه پرکننده های اضافی مانند نان ، سالاد یا غذاهای سبزیجات ، موادی که می توانید به راحتی از سوپرمارکت محلی خود تهیه کنید ، می توانید وعده های محدود را ذخیره کنید.
مرحله 3. نحوه برخورد با کودکان خردسال را بدانید
به خاطر داشته باشید که بسیاری از مدیران اغلب هوش و نیازها و خواسته های کودکان را در یک رویداد فراموش می کنند یا دست کم می گیرند. آنها مانند بزرگسالان هستند - می خواهند سرگرم شوند و خسته نباشند. به یاد داشته باشید ، اگر رویدادی نتواند نیازهای فرزندان آنها را برآورده کند ، والدین نیز آزرده خاطر خواهند شد. این ایده خوبی است که برای هر کودکی که ممکن است در آنجا شرکت کند ، درخواست تأیید حضور (RSVP) را درخواست کنید.
- بهتر است کودکان کوچکتر (زیر 10 سال) با غذا یا میان وعده از قبل سرو شوند ، زیرا شام تا ساعت 20:00 مجاز نیست. این زمان سرو معمولاً برای اکثر وعده های غذایی کودکان بسیار دیر است. غذاهایی که به فرزندان خود می دهید باید سرگرم کننده و سالم باشد ، اما هنوز هم دارای ویژگی خاصی برای آنها است - این به والدین کمک می کند و می توانند از این رویداد به عنوان مهمان لذت ببرند.
- به کودکان بالای 10 سال معمولاً می توان غذای بزرگسالان و بخش هایی از آن را دادند ، حتی اگر آن را تمام نکرده باشند ، اما اگر به نظر نمی رسد آن را دوست ندارند ، منوی کودکان (البته با اجازه والدین) به آنها ارائه دهید. به طور معمول ، نوجوانان 13 تا 18 ساله اغلب غذاهای مشابه بچه های کوچکتر مانند همبرگر و سیب زمینی سرخ کرده را به جای غذاهای رسمی بیشتر در رستوران درخواست می کنند. غذای کودکان معمولاً با عبارت "منوی جایگزین" نوشته می شود. با خیال راحت بازی کنید و با مهمانان کلیدی خود درباره برنامه های خود برای ادامه رضایتمندی پیر و جوان مدتها پیش صحبت کنید.
- منطقه ای را برای مادران دارای فرزند کوچک در نظر بگیرید. نیازهای آنها مانند استراحت در سرویس بهداشتی ، نیازهای شیردهی و غیره را برطرف کنید و برای کودکان بسیار خردسال محل استراحت تهیه کنید تا در صورت خستگی بتوانند بخوابند.
مرحله 4. نحوه برخورد با مهمانان مست یا بی ادب ، مزاحمان و موارد دیگر را بدانید
این مهمانان گاهی اوقات هم در مراسم خانوادگی و هم در شرکت ها مشکل ایجاد می کنند. آنها علاوه بر نمایشنامه ، سیاست هم دارند و ، به عنوان یک فرد خارجی ، ممکن است متوجه آن نشوید. بنابراین ، همیشه در هوشیاری باشید.
- قبل از رویداد با مشتری یا مهمانان کلیدی مشورت کنید تا از مشکلات احتمالی مانند این مطلع شوید ، یا در صورت عدم مزاحمت برای مهمانان اصلی ، با چند نفر از آنها مشورت کنید. به این ترتیب ، می توانید مطمئن شوید که افراد در جای مناسب نشسته اند و مشکلی ایجاد نمی کند. کارکنان خدمات یا مهمانان کلیدی را آماده کنید تا بعنوان ناظر غیر رسمی عمل کنند ، هوشیار باشند و در مواقع نیاز کمک کنند. وظیفه شما این است که اطمینان حاصل کنید که رویداد بدون مشکل اجرا می شود و از مسائل شخصی دوری می کنید ، مگر آنکه ضروری باشد. بنابراین ، مطمئن شوید که می دانید چه کسانی در این رویداد به عنوان مهمان از نوع "صلح جویان" طبقه بندی می شوند (کسانی که می توانند به اجرای همیشگی رویداد کمک کنند).
- از آنجا که امتناع از دادن الکل به مهمانان مست یا برخورد با مهمانان عصبانی و بی ادب دشوار است ، بهتر است از یک مهمان صلح طلب استفاده کنید. فقط در مواقع ضروری و پس از مشورت با مهمانان اصلی با پرسنل قانونی تماس بگیرید. شما هنوز باید هوشیار باشید ، حتی هنگام برگزاری رویدادهای کوچک یا در حیاط خلوت.
- مهمانان ناخوانده یک کار سخت هستند. اگر آنها آمدند و سر و صدا کردند ، در صورت لزوم آنها را بیرون بیندازید - با مهمانان اصلی مشورت کنید تا مطمئن شوید که این افراد تحت تعقیب نیستند. اگر تعداد زیادی از آشوبگران خشونت آمیز وجود دارد ، وظیفه شما محافظت از دیگر مهمانان است و در صورت امتناع از آشوبگران پس از درخواست شما به عنوان مدیر و/یا مهمانان کلیدی ، از امنیت یا پلیس تماس بگیرید.
- مهمانان معمولاً دوست دارند کارت ویزیت را روی میز بچرخانند ، بنابراین می توانند در کنار شخص مورد نظر خود یا روی میز مورد نظر خود بنشینند. در مورد میزان مجاز بودن این امر با مهمانان کلیدی مشورت کنید. معمولاً باید برنامه های میز را از قبل ترتیب دهید و از مهمانان اصلی نیز تأیید کنید. اگر قرار است موقعیت این میز درست باشد ، بهتر است مهمانان را قبل از رسیدن زمان از محل غذاخوری دور کنید. معمولاً برای پذیرایی از مهمانان می توان از منطقه بار ، لابی یا اتاق انتظار استفاده کرد. اگر گروه های خاصی به دلیل مسائل خانوادگی اهمیت ویژه ای دارند ، افراد را دور هم جمع کنید و آنها را در هر گروه به جداول جداگانه هدایت کنید و آنها را به ترتیب مناسب بنشینید.
گام پنجم. نحوه مدیریت آب و هوای نامساعد را بدانید
در سراسر جهان ، گاهی اوقات هوای بد غیر منتظره مانند باران یا برف وجود خواهد داشت. باد سرد یا هوای گرم نیز می تواند مشکلاتی را ایجاد کند. در حالی که آب و هوا معمولاً هنگام برگزاری رویداد در داخل خانه تأثیر چندانی ندارد ، شما باید برای چالش های خارج از خانه آماده باشید. اگر می توانید آب و هوای نامناسب را پیش بینی کنید ، مکان رویداد را تغییر دهید. اگر نمی توانید ، چادر یا غرفه بزرگی اجاره کنید (ممکن است قیمت آن گران باشد ، به خصوص اگر این کار به دلخواه انجام شود). پیگیری وضعیت آب و هوا مهم است ؛ اگر رویداد قبلاً به خاطر آن خراب شده است ، تقریباً غیرممکن است که رویداد را برطرف کنید ، بنابراین از آنچه می دانید و دارید نهایت استفاده را ببرید.
بسیاری از نقاط جهان در حال حاضر بیمه نامه های بد آب و هوایی یا سایر مشکلات را دارند. اگر در منطقه ای هستید که به دلیل تغییرات ناگهانی آب و هوا شناخته می شود ، در صورت امکان برنامه ریزی مجدد رویداد ، به دنبال تأیید باشید تا مشتریان بتوانند حداقل در هزینه اجاره تجهیزات ، محل برگزاری و کارکنان خدمات صرفه جویی کنند
نکات
- یک فضای کوچک پر از وسایلی مانند دستمال اضافی برای پاک کردن نشت ها ، کپسول های آتش نشانی ، کیت های کمک های اولیه و سایر وسایل جانبی آماده کنید. اگر اوضاع خوب پیش رفت نیازی به آن ندارید ، اما بهتر است به دنبال یک رویداد بزرگ باشید.
- مهمانان و سخنرانانی که خسته شده اند یا جت لگ را تجربه می کنند باید از تناسب اندام خود اطمینان حاصل کنند. در صورت لزوم ، مستقیماً با آنها یا دستیاران آنها مشورت کنید تا درمان آبگرم و ماساژ یا سایر روش های شادابی بدن را سفارش دهند. همچنین اگر مدتی غذا نخورده اید می توانید برای آنها غذا بفرستید یا اگر کمی احساس ناخوشی می کنند (مانند سردرد ناشی از پرواز یا عصبی شدن ، یا معده درد). در صورت نیاز به پزشک مراجعه کنید. مهمانان و سخنرانان خسته می توانند یک رویداد را خراب کنند ، هرچند ممکن است بتوانید بر همه چالش های دیگر غلبه کنید.
- اطمینان حاصل کنید که همه می توانند صحنه ، موسیقی یا سخنرانی را ببینند و بشنوند.
- همچنین به یاد داشته باشید که مدیریت رویدادهای دیگران مایه افتخار است. در حالی که این می تواند بسیار استرس زا و دشوار به نظر برسد ، مشارکت شما می تواند بسیاری از مردم را خوشحال کند ، بنابراین آنها این رویداد را تا آخر عمر به یاد خواهند آورد. علاوه بر این ، شما همچنین به داشتن توانایی هایی که در زندگی روزمره مفید هستند عادت کرده اید.
- به عنوان یک مدیر ، ممکن است مجبور باشید به عنوان یک میزبان بداهه یا حتی یک شریک رقص عمل کنید تا مطمئن شوید که رویداد بدون مشکل اجرا می شود. مهارت های گفتاری و رقص را توسعه دهید ، اما در عین حال ، نقش های مدیریتی را به سایر اعضای تیم واگذار کنید که می توانند به طور موقت جای شما را بگیرند. هدف در اینجا این است که مطمئن شویم هیچ کس سر میز نشسته است.
