یکی از راه های باقی ماندن مشاغل این است که فرایندهای تجاری خود را از نظر عملیاتی و مالی بهبود بخشند. برای انجام این کار به روشی برای اندازه گیری پیشرفت فرآیند خاص نیاز است. "آنچه قابل اندازه گیری نیست قابل مدیریت نیست." اگر یک روش اندازه گیری مناسب وجود نداشته باشد ، یک فرایند نمی تواند مدیریت کند. بنابراین ، معیارها (جزئیات فرایند قابل اندازه گیری) برای جمع آوری داده ها قبل و بعد از اعمال تغییرات استفاده می شود. تجزیه و تحلیل این معیارها داده هایی را ارائه می دهد که میزان پیشرفت ناشی از تغییرات فرآیند را بیان می کند. برای شروع ، ابتدا باید یک معیار را انتخاب کنید که متناسب با فرایند اندازه گیری شما باشد.
گام
قسمت 1 از 3: راه اندازی سیستم بهبود فرآیند
مرحله 1. تعیین آنچه باید اندازه گیری شود
یعنی منظور شما از "بهبود" چیست؟ آیا می خواهید فرایندی قابل اطمینان تر ، سریعتر ، کارآمدتر یا در موارد دیگر بهتر باشد؟ این پروژه شما را روشن می کند. مطمئن شوید فرآیند شما خروجی قابل اندازه گیری تولید می کند.
به عنوان مثال ، شرکتی که می خواهد سرعت تحویل محصول را افزایش دهد ، زمان تحویل را اندازه گیری می کند. ممکن است شرکت های دیجیتالی سازی داده ها درصد خطاهای کاراکتر در یک دسته یا خروجی پردازش را اندازه گیری کنند
مرحله 2. مطمئن شوید که واژگان پروژه شما سازگار است
از اصطلاحات متداول برای اطمینان از صحت و سازگاری اندازه گیری ها استفاده کنید. این قابلیت اطمینان اطلاعات به اشتراک گذاشته شده با سایر طرفین را از مکان ها و امکانات مختلف تضمین می کند. این امر از سوء تفاهم جلوگیری می کند و تعاریف همه متغیرهای اندازه گیری شده را روشن می کند.
به عنوان مثال ، شرکت زمان را بر حسب روز اندازه گیری می کند. شاخه های دیگر یک شرکت ممکن است تفسیرهای متفاوتی از کلمه "یک روز" داشته باشند. شاید ، آنها آن را به عنوان یک ساعت کاری 8 ساعته و نه 24 ساعته تصور می کنند. مواردی از این دست می تواند منجر به سوء تفاهم بین شعب شرکت شود
مرحله 3. نحوه جمع آوری داده ها را تعیین کنید
داده ها باید به طور یکسان در سراسر شرکت جمع آوری شوند. به عنوان مثال ، اگر یک بخش از نمونه تصادفی برای جمع آوری داده ها استفاده کند ، همه بخش ها باید از این روش پیروی کنند. در غیر این صورت ، داده ها قابل مقایسه نیستند. علاوه بر این ، واحدهای اندازه گیری نیز باید یکسان باشند. هنگام اندازه گیری خروجی ، مطمئن شوید که واحدهای اندازه گیری مورد استفاده همه یکسان هستند.
به عنوان مثال ، سرعت تحویل ممکن است در دقیقه یا ساعت اندازه گیری شود. تبدیل از یک واحد به واحد دیگر فقط اتلاف وقت است
مرحله 4. استاندارد دقت محاسبه را تعیین کنید
این بدان معناست که یک بخش نباید اعداد را تا زمانی که کاما وجود ندارد گرد کند و بخش دیگری باید بعد از کاما تا دو رقم گرد شود. تفاوت سطح جزئیات در اعداد ، نتایج را به هم می زند. فراموش نکنید ، واحدهای کوچکتر نتایج دقیق تری را ارائه می دهند.
به عنوان مثال ، همه بخشها باید در مورد نحوه گرد کردن اعداد به توافق برسند
قسمت 2 از 3: تعیین معیارهای مناسب برای پروژه
مرحله 1. یک معیار اصلی را انتخاب کنید
معیارهای کلیدی خروجی ها یا اهداف بهبود فرآیند را تعریف می کنند. به عنوان مثال ، یک تولید کننده خودرو ممکن است تعداد خودروهای تولید شده در ساعت را اندازه گیری کند. قبل از اینکه فرآیند بهبود انجام شود ، ابتدا مبنای اندازه گیری گرفته می شود. در پایان پروژه ، روند دوباره اندازه گیری می شود. سپس ، محاسبه تعداد پیشرفت ها در فرآیند انجام می شود.
مرحله 2. معیارهای کلیدی را با معیارهای تجاری وصل کنید
معیارهای تجاری چگونگی دستیابی به پیشرفتهای عملیاتی یکی از اهداف شرکت را اندازه گیری می کند. به عنوان مثال ، اگر معیار اصلی افزایش تولید محصول باشد ، معیار تجارت می تواند سود را افزایش داده یا هزینه های ثابت را کاهش دهد. بین معیارهای کلیدی و معیارهای تجاری رابطه علت و معلولی وجود دارد. این تناقض دلیل اینکه چرا معیارهای کلیدی عملکرد شرکت را نیز بهبود می بخشد ، توضیح می دهد.
مرحله 3. نتایج احتمالی غیر منتظره را در نظر بگیرید
بارهای غیر منتظره ممکن است در نتیجه پروژه های بهبود فرایند بوجود آید. اگر معیار اولیه آنچه را که باید بهبود یابد اندازه گیری می کند ، معیارهای بعدی دیگری نیز برای اندازه گیری آنچه نباید تغییر کند وجود دارد. داده های متریک بعدی باید قبل ، حین و بعد از پروژه بدست آید. از بین بسیاری از معیارهای احتمالی احتمالی در یک پروژه ، تنها تعدادی از آنها تأثیر عمده ای بر کیفیت خروجی دارند و باید در نظر گرفته شوند.
به عنوان مثال ، شرکتی که به دنبال افزایش سرعت تحویل است ، نباید هزینه های زیادی را به دلیل دستکاری ضعیف و خرابی محصول تجربه کند. در این مورد ، نسبت نقص های محصول یک معیار نتیجه ای است
مرحله 4. معیارهای مالی را تعریف کنید
صرفه جویی در پول لزوما معیار اصلی شرکت نیست. با این حال ، شرکت ها باید نتایج مالی بهبود فرآیندها را زیر نظر داشته باشند. این را نباید با هزینه های حسابداری پروژه اشتباه گرفت. معیارهای مالی باید ابزاری برای تجزیه و تحلیل مزایای مالی پروژه های انجام شده باشد. بسیاری از شرکت ها تا یک سال پس از اتمام پروژه همچنان بر معیارهای مالی نظارت می کنند.
به عنوان مثال ، افزایش زمان تولید می تواند انتظار افزایش درآمد شرکت را داشته باشد. این شرکت درآمد را به همراه عوامل دیگری مانند سود ، از زمان اعمال تغییرات ، تحت نظارت قرار می دهد و میزان تاثیر فرآیند را چگونه اندازه گیری می کند
قسمت 3 از 3: جمع آوری داده ها
مرحله 1. زمان را اندازه گیری کنید
زمان فرآیند طول مراحل را در فرآیند ماندگاری محصول یا خدمات اندازه گیری می کند. معیارهای دیگر زمان ، مدت زمان ارزش افزوده یک پروژه یا مدت زمان پاسخگویی به درخواست مشتری را اندازه گیری می کنند. محاسبه متریک می تواند درصدی از زمان تحویل باشد.
ثابت شده است که استراتژی های کاهش زمان فرآیند باعث افزایش تجارت می شود. این می تواند تولید و تحویل سریعتر محصولات یا خدمات را افزایش دهد. اگر قیمت و کیفیت کالا یا خدمات با رقبا یکسان باشد ، مشتریان خرید کالاها یا خدماتی را انتخاب می کنند که با سرعت بیشتری پذیرفته می شوند. اگر بتوان زمان پردازش را کاهش داد ، شانس دریافت سفارشات جدید و تجارت بیشتر خواهد بود
مرحله 2. هزینه ها را اندازه گیری کنید
معیار هزینه کل هزینه فرآیند تولید را ارزیابی می کند. این معیار هزینه های عملیاتی را نسبت به سطوح تولید اندازه گیری می کند. هزینه هر معامله هزینه تولید یک واحد را اندازه گیری می کند. صرفه جویی در هزینه ، کاهش هزینه هر معامله را اندازه گیری می کند. صرفه جویی در کار باعث کاهش ساعات کار مورد نیاز برای تولید کالا یا خدمات می شود.
استراتژی کاهش هزینه زمانی اهمیت پیدا می کند که درآمدهای تجاری کاهش می یابد. به عنوان مثال ، بانک آمریكا در سال 2011 كاهش درآمد وام و تجارت را تجربه كرد. بنابراین ، آنها نیروی كار خود را كاهش دادند تا بتوانند به سهامداران پرداخت كنند. مدیران و مشاوران بانک تصمیم گرفتند از معیارهای هزینه برای شناسایی مشاغلی که می توانند برای صرفه جویی در هزینه ها بدون آسیب رساندن به شرکت استفاده شوند ، استفاده کنند
مرحله 3. کیفیت را اندازه گیری کنید
معیارهای کیفیت رضایت مشتری را اندازه گیری می کند. داده های رضایت مشتری را می توان از طریق نظرسنجی ها ، شکایات مشتری و سایر بازخورد ها به دست آورد. معیارهای کیفیت همچنین ارزیابی می کند که آیا یک فرآیند به مشتری ارزش می بخشد یا خیر. این معیار به دفعات خطاها و دوباره کار کردن نیز توجه می کند. درصد خطاها در سطح نقص محصول مشاهده می شود. درصد تکمیل و سطح دقت ، فراوانی فرایندهای عیب را اندازه گیری می کند.
- صنعت مراقبت های بهداشتی به شدت به معیارهای کیفیت متکی است. بهبود کیفیت باید بر اساس داده ها باشد. تحلیلگران به بررسی داده های مالی و بالینی برای تعیین تغییرات در ارائه مراقبت های بهداشتی می پردازند. فرآیند ارائه خدمات تجزیه می شود و سپس به دنبال مناطق بیهوده یا زائد برای ایجاد فرایندی است که نتایج با کیفیت بالا را ایجاد کند. کاهش هزینه اگر نتواند سطح معینی از کیفیت را بهبود بخشد یا حفظ کند ، ارزش افزوده ای ایجاد نمی کند.
- کلید بهبود کیفیت افزایش کارایی بدون کاهش اثربخشی است. کارآیی به میزان منابع مورد نیاز برای ارائه محصول یا خدمات اشاره دارد. اثربخشی به میزان دستیابی به اهداف محصول یا خدمات اشاره دارد.
مرحله 4. خروجی را اندازه گیری کنید
معیارهای خروجی مقدار یک محصول یا خدمات ارائه شده در یک دوره زمانی را اندازه گیری می کنند. اهداف تولید باید مطابق با خواسته های مشتری باشد. معیارهای خروجی به موجودی عقب افتاده و اضافی نیز نگاه می کنند (مجموع هر دو باید حداقل باشد). در نهایت ، کار در حال انجام برای تعیین تعداد محصولات یا خدمات در حال سنجش اندازه گیری می شود.
یکی از راهکارهای افزایش تولید در تولید ، کار استاندارد است. به عنوان مثال ، در صنعت خودروسازی ، خودروسازان روشهای استانداردی برای نصب خودروها دارند. تولیدکنندگان می توانند استانداردهای فرآیند تولید را برای افزایش تولید تعیین کنند. معیارها می توانند به تجزیه و تحلیل میزان بهبود روند خروجی کمک کنند. گفته می شود که این فرآیند در صورتی موفقیت آمیز است که محصول در زمان معینی ساخته شود و تعداد فرآیندهای استاندارد شده جدید افزایش یابد
مرحله 5. پیچیدگی فرایند را اندازه گیری کنید
این معیار تعداد مراحل تولید را که باید طی شود اندازه گیری می کند. این معیار همچنین فراوانی کندی روند به دلیل تغییر دست ها یا درخواست تأیید سرپرست را نشان می دهد. تعداد مراحل در فرآیند همراه با مراحل فرآیند ارزش افزوده شمارش می شود. این مراحل باعث ارزش بیشتر محصول یا خدمات می شود. این معیار همچنین دفعات بازگشت محصول برای تعمیرات نقص را اندازه گیری می کند.
