3 راه برای ایجاد فرم در کاربرگ

2024 نویسنده: Jason Gerald | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-01-02 02:38

بدست آوردن ، سازماندهی و ویرایش اطلاعات با کمک فرم ها آسان تر است. اگر نیاز به وارد کردن داده های زیادی از یک لیست یا دریافت نتایج نظرسنجی دارید ، فرم ها به ویژه مفید هستند. هر فرم دارای چندین فیلد (کادرهای ورود داده) است. فرم ها می توانند انواع فیلدهای مختلف ، ساده و پیچیده داشته باشند. فیلدهای ساده به شما امکان می دهد داده های مورد نظر را تایپ کنید. زمینه های پیچیده می توانند یک "جعبه لیست" باشند که به شما امکان می دهد از بین چندین گزینه در یک لیست انتخاب کنید و یک "دکمه چرخش" که به شما امکان می دهد مقادیری را که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید. این مقاله به شما کمک می کند فرم هایی را با استفاده از Excel یا Google Forms ایجاد کنید ، که اجزای Google Docs (برنامه پردازش کلمات آنلاین مبتنی بر وب گوگل) هستند.

گام

روش 1 از 3: ایجاد فرم ورود اطلاعات با Excel

مرحله 1. تعیین کنید که آیا فرم ورود اطلاعات برای نیازهای شما مناسب است یا خیر

فرم های ورود داده ها هنگامی استفاده می شوند که به فرم های جعبه متن ساده نیاز دارید که هر کدام دارای عنوان در قالب برچسب هستند. فرم ورود داده ها به شما امکان می دهد بدون نیاز به تغییر فیلدها ، داده ها را به راحتی مشاهده کرده و وارد کنید ، به ویژه هنگامی که همه فیلدها را نمی توان در صفحه مانیتور نمایش داد. به عنوان مثال ، شاید لیست اطلاعات تماس و سفارشات مشتری شما از 10 ستون بیشتر باشد. اگر نام ، آدرس ، شماره تلفن ، ایمیل ، تاریخ سفارش ، نوع سفارش و غیره را به جای وارد کردن هر اطلاعات در فیلدهای خاص خود ، با فرم ورود اطلاعات وارد کنید ، آسانتر خواهد بود.

مرحله 2. عنوان مورد استفاده را در فرم ورود اطلاعات اضافه کنید

در بالای هر ستون عنوانی را که می خواهید در فرم ورود داده استفاده کنید وارد کنید. اکسل از این سرفصل ها برای ایجاد فیلد در فرم های ورود داده استفاده می کند.

• به عنوان مثال ، اگر عناوین "نام ، آدرس ، شماره تلفن ، ایمیل ، تاریخ سفارش و نوع سفارش" را در ستون های مربوطه خود از چپ به راست در کاربرگ ارائه دهید ، آن عناوین در کادر محاوره ای ظاهر می شوند (داده های فرم ورود) به ترتیب از بالا به پایین
• قبل از انجام مراحل بعدی ، بررسی کنید که آیا دکمه فرم در برچسب Data وجود دارد یا خیر. در غیر این صورت ، یک دکمه فرم به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید. روی Customize Quick Access Toolbar کلیک کنید و گزینه More Commands را انتخاب کنید. دستورات محبوب را به همه دستورات تغییر دهید ، به انتهای لیست بروید و روی فرم کلیک کنید. پس از آن ، روی دکمه افزودن و سپس دکمه OK کلیک کنید.

مرحله 3. برای ورود داده ها ، فرم ورود داده ها را باز کنید

روی تمام سلول های زیر عنوان کلیک کنید و به برچسب Data بروید. دکمه Form را پیدا کرده و کلیک کنید. اکسل یک کادر محاوره ای را نمایش می دهد که هر عنوان ستون را که قبلاً در صفحه کار وارد شده بود به صورت یک لیست فیلد عمودی نشان می دهد. کادر محاوره ای به عنوان فرم ورود اطلاعات عمل می کند.

• دکمه فرم روی برچسب Data Tool یا Quick Access Toolbar قرار دارد.
• اگر کاربرگ موردنظر خود را نامگذاری کرده اید ، کادر محاوره ای (فرم ورود اطلاعات) یک عنوان خواهد داشت. متن در عنوان با نام کاغذ کار یکسان خواهد بود. اگر کاربرگ نامی ندارد ، عنوان کادر محاوره ای (فرم ورود داده ها) دارای کلمه 'Sheet' و سپس شماره کاربرگ است.

مرحله 4. داده های ردیف جدید را وارد کنید

از کلید TAB برای حرکت به قسمت بعدی در فرم ورود اطلاعات استفاده کنید. پس از وارد کردن داده ها در هر فیلد در فرم ورود داده ، دکمه RETURN را فشار دهید. داده های وارد شده به عنوان خط بعدی در لیست کاربرگ شما اضافه می شود.

مرحله 5. روی دکمه بستن در کادر محاوره ای (فرم ورود داده ها) کلیک کنید تا ورود اطلاعات پایان یابد

Excel فرم ورود اطلاعات را می بندد. لازم نیست دکمه RETURN را برای آخرین ردیف فشار دهید.

روش 2 از 3: ایجاد یک فرم با Google Docs

مرحله 1. از docs.google.com/forms دیدن کنید

فرم های Google برای برنامه ریزی رویدادها ، ایجاد نظرسنجی یا جمع آوری سریع و آسان اطلاعات بسیار مفید است. اگر قبلاً این کار را نکرده اید ، قبل از ادامه به حساب Gmail خود وارد شوید.

می توانید فرم را با دیگران به اشتراک بگذارید تا آنها بتوانند فرم را به صورت آنلاین پر کنند و همه پاسخ ها در یک کاربرگ جمع آوری شود

مرحله 2. روی نماد plus (+) کلیک کنید

فرم های Google فرم جدیدی را باز می کند. دو برچسب اصلی در بالای فرم وجود دارد: سionsالات و پاسخ ها.

مرحله 3. سوالات را به فرم خود اضافه کنید

شما باید هر سوال را بنویسید و نوع پاسخ مورد نظر خود را بیان کنید. اگر برای اولین بار است که فرم می سازید ، از دکمه Take Tour استفاده کنید تا با همه گزینه های موجود آشنا شوید. می توانید 9 نوع مختلف س questionsال را در فرم وارد کنید.

• استفاده کنید جواب کوتاه (پاسخ کوتاه) اگر پاسخ مورد نظر فقط شامل یک یا دو کلمه باشد
• استفاده کنید پاراگراف (پاراگراف) اگر پاسخ مورد نظر یک جمله یا بیشتر باشد. به عنوان مثال ، ممکن است س yourال شما این باشد که "ورزش منظم چه مزایایی دارد؟"
• استفاده کنید چند گزینه ای (چند گزینه ای) اگر می خواهید از چند گزینه ارائه شده یک پاسخ داشته باشید. به عنوان مثال ، "از چه ورزشی بیشتر لذت می برید؟" لیستی از ورزشها را انتخاب کنید. هر گزینه در لیست در کنار یک دکمه گرد کوچک روی فرم ظاهر می شود
• استفاده کنید چک باکس ها (در صورت تمایل به پاسخ های متعدد از لیست گزینه های داده شده ، (چک باکس). به عنوان مثال ، "از چه ورزشی لذت می برید؟" لیستی از ورزشها را برای انتخاب ارائه دهید. هر گزینه در لیست در کنار یک دکمه مربع کوچک روی فرم ظاهر می شود.
• استفاده کنید کشویی (اگر می خواهید پاسخی به عنوان انتخاب از منو انتخاب کنید (کشویی). به عنوان مثال ، "معمولا در چه فصلی بیشتر ورزش مورد علاقه خود را انجام می دهید؟" ارائه لیستی از فصل ها لیستی در فرم به صورت یک کادر کشویی ظاهر می شود. اولین پاسخ در این کادر کشویی ظاهر می شود.
• استفاده کنید مقیاس خطی (مقیاس خطی) اگر می خواهید پاسخ را در قالب رتبه بندی گزینه ها در قالب مقیاس عددی بخواهید. به عنوان مثال ، "چقدر به لیگ اندونزی علاقه دارید؟" مقیاس س questionال به شکل اعداد 1-5 ظاهر می شود. هنگام ایجاد س canال می توانید مقیاس را افزایش یا کاهش دهید. حداکثر مقیاس قابل استفاده 1 تا 10 است.
• استفاده کنید شبکه چند گزینه ای (شبکه چند گزینه ای) هنگامی که می خواهید چندین پاسخ به یک سوال داشته باشید. به عنوان مثال ، "معمولا در چه ماهی ورزشهای زیر را انجام می دهید؟" لیست ماهها را به عنوان سطر و لیست ورزشها را به عنوان ستون وارد کنید. س “ال "شبکه چند گزینه ای" به صورت یک شبکه با گزینه های ردیف به صورت عمودی و گزینه های ستون به صورت افقی ظاهر می شود.
• استفاده کنید تاریخ اگر پاسخ مورد نظر تاریخ خاصی باشد.
• استفاده کنید زمان اگر پاسخ مورد نظر زمان معینی باشد.

مرحله 4. یک روش جمع آوری داده ها را از پرکننده فرم انتخاب کنید

برای نمایش گزینه های موجود روی برچسب Responses کلیک کنید. ایجاد صفحه گسترده جدید یا انتخاب صفحه گسترده موجود را انتخاب کنید.

• اگر در حال ایجاد یک کاربرگ جدید هستید ، نام کاربرگ را وارد کرده و روی ایجاد کلیک کنید. گوگل کاربرگ جدید را به فرم پیوند می دهد. وقتی افراد فرم را پر می کنند ، گوگل پاسخ سوالات موجود در فرم را در کاربرگ وارد می کند. هر پاسخ با یک مهر زمان (timestamp) ظاهر می شود.
• اگر صفحه گسترده موجود را انتخاب می کنید ، یکی از کاربرگ هایی را که ایجاد کرده اید انتخاب کنید. Google کاربرگ موجود را به فرم پیوند می دهد. لطفاً توجه داشته باشید ، این روش باعث تغییر مجدد کاربرگ های موجود در Google می شود. سوالات در فرم به عنوان عنوان ستون ظاهر می شوند.

روش 3 از 3: ایجاد فرم خلاقانه خود با Excel

مرحله 1. تعیین کنید که آیا این نوع فرم با نیازهای شما مطابقت دارد یا خیر

اگر می خواهید یک فرم با طرح سفارشی و محدودیت های ارزش مشخصی که افراد دیگر می توانند پر کنند ، از قالب سفارشی استفاده کنید. به عنوان مثال ، ممکن است داده های مربوط به یک ورزش خاص را جمع آوری کنید و بخواهید بدانید که چه تمریناتی را می توانید به تنهایی انجام دهید ، تعداد دفعات انجام آن در یک ماه ، درصد وقت آزاد صرف شده برای ورزش و سایر جزئیات.

• مرحله 2. برچسب Developer را فعال کنید

  برچسب Developer در سمت راست برچسب View قرار دارد. برچسب Developer به شما امکان می دهد از ابزارهای مختلف مورد نیاز برای ایجاد فرم های سفارشی خود استفاده کنید.

  • روی دکمه Microsoft Office و سپس دکمه Excel Options کلیک کنید.
  • روی کادر تأیید با عنوان Show Developer within the Ribbon کلیک کنید.
  • برای مشاهده ابزارهای موجود روی برچسب Developer کلیک کنید. اکسل از اصطلاحات خاصی برای زمینه های پیچیده مانند جعبه های لیست استفاده می کند. این میدان پیچیده "کنترل" نامیده می شود. باید از نماد Insert Controls استفاده کنید که چمدانی با چکش و آچار را نشان می دهد.

  

  مرحله 3. عنوان اصلی را که در فرم استفاده می شود وارد کنید

  هر عنوان را در سلول مخصوص خود تایپ کنید. به عنوان مثال ، اگر اطلاعات مربوط به افراد در سنین مختلف در شهرهای مختلف را جمع آوری می کنید ، عناوین نام ، سن ، شهر را وارد کنید.

  هنگام وارد کردن عنوان ، طرح عنوان مورد نظر را روی فرم مشخص کنید. ایده خوبی است که یک یا چند سلول خالی را در زیر یا سمت راست هر عنوان بگذارید. بنابراین ، فاصله بین هر عنوان و زمینه برای وارد کردن داده ها زیاد نیست

  

  مرحله 4. داده های مورد استفاده را در قسمت پیچیده (کنترل) در فرم وارد کنید

  هر داده را در سلول تایپ کنید. به عنوان مثال ، اگر اطلاعات مربوط به ورزش را جمع آوری می کنید ، بیس بال ، فوتبال ، هاکی ، تنیس ، گلف را وارد کنید.

  

  مرحله 5. از تابع INDEX استفاده کنید

  تابع INDEX می تواند مقادیر را از محدوده مشخصی از داده ها برگرداند. برای نمایش انتخاب یک کنترل ، تابع INDEX را در سلول مورد نظر وارد کنید. به عنوان مثال ، اگر A1 شامل گزینه ها و C1: C5 حاوی داده ها باشد ، INDEX (C1: C5، A1، 0) را در A1 وارد کنید.

  

  مرحله 6. کادر لیست مورد نظر را که می خواهید در فرم ظاهر شود ، اضافه کنید

  اگر فقط می خواهید انتخاب های خاصی را به کاربر فرم بدهید ، از جعبه لیست استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر اطلاعات مربوط به ورزش را جمع آوری می کنید ، انتخاب را به بیس بال ، فوتبال ، هاکی ، تنیس و گلف محدود کنید. هرکسی که فرم را پر می کند فقط می تواند از بین چند مورد از این ورزش ها یکی را انتخاب کند. مکان و مقدار هر جعبه لیست را تنظیم کنید.

  • در قسمت Control روی Insert کلیک کنید. سپس ، روی جعبه لیست (Form Control) در زیر Form Control کلیک کنید.
  • روی محل کار در صفحه کار که می خواهید گوشه سمت چپ بالای کادر لیست در آن ظاهر شود ، کلیک کنید و سپس به جایی بروید که می خواهید گوشه سمت راست پایین کادر لیست در آن ظاهر شود.
  • در قسمت Control ها روی Properties کلیک کنید. در پنجره Format Object ، محدوده ای را که داده ها در آن قرار دارند (در این مثال ، C1: C5) و سلولی که نتیجه را باز می گرداند (در این مثال ، A1) را وارد کنید.

  

  مرحله 7. تمام جعبه های ترکیبی را که می خواهید در فرم ظاهر شوند ، اضافه کنید

  جعبه ترکیبی تقریباً همان جعبه لیست است. با این حال ، این کادر یک جعبه متن را با یک جعبه لیست ترکیب می کند. وقتی می خواهید گزینه هایی را در اختیار کاربر قرار دهید تا از بین لیست محدود یا پاسخ های جایگزین را تایپ کند ، از جعبه ترکیبی استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر داده های مربوط به ورزش را جمع آوری می کنید ، بیس بال ، فوتبال ، هاکی ، تنیس و گلف را به عنوان گزینه وارد کنید. با این حال ، برای کاربری که ممکن است فوتبال و ورزش های دیگر انجام دهد ، می تواند فوتبال و سایر ورزش ها را در لیست انتخاب کند ، یا فوتبال را انتخاب کرده و نام ورزش دیگری را در کادر متنی که بخشی از کادر ترکیبی است ، پر کند. مکان و مقدار را برای هر جعبه ترکیبی تنظیم کنید.

  • در قسمت Control ها روی Insert کلیک کنید. سپس روی Combo Box در زیر Form Controls کلیک کنید.
  • روی محل کار برگه ای که می خواهید گوشه سمت چپ بالای کادر ترکیب ظاهر شود کلیک کنید و آن را به جایی که می خواهید گوشه سمت راست پایین کادر ترکیب ظاهر شود ، بکشید.
  • روی جعبه ترکیب راست کلیک کرده و سپس روی Format Control کلیک کنید. در پنجره Format Control ، محدوده ای را که اطلاعات شما در آن قرار دارد (در این مثال ، C1: C5) ، سلولی که نتیجه را نشان می دهد (در این مثال ، A1) و عدد موجود در کادر خطوط کشویی را وارد کنید. قبل از اینکه برای مشاهده بقیه لیست به پایین بروید ، تعداد وارد شده تعداد خطوط موجود در جعبه ترکیب را تعیین می کند.

  

  مرحله 8. تمام دکمه های پخش را که می خواهید روی فرم ظاهر شوند ، اضافه کنید

  دکمه چرخش به عنوان نمادی روی آن ظاهر می شود که نیمه بالای آن یک فلش به سمت بالا و نیمه پایینی آن یک فلش به سمت پایین است. هنگامی که می خواهید کاربر شماره ای را از طیف وسیعی از مقادیر عددی ، از جمله تاریخ یا زمان ، انتخاب کند ، از شماره گیری استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر داده های مربوط به ورزش را جمع آوری می کنید ، شاید می خواهید بدانید که کاربران در یک ماه چند بار یک ورزش خاص را انجام می دهند ، اما فقط می خواهید نتایج را در جایی وارد کنید که کل پاسخ آنها بیش از 20 باشد. در این حالت ، می توانید تنظیم کنید حداکثر محدوده دکمه پخش تا 20. هر کسی که فرم را پر کند می تواند با استفاده از فلش های بالا و پایین روی دکمه پخش ، مقدار 1 تا 20 را انتخاب کند. مکان و مقدار را برای هر دکمه پخش تنظیم کنید.

  • در قسمت Control ها روی Insert کلیک کنید. پس از آن ، روی دکمه چرخش در قسمت Control Forms کلیک کنید.
  • روی محل کار در صفحه کار که در آن گوشه سمت چپ بالای دکمه چرخش ظاهر می شود ، کلیک کنید و تا جایی که گوشه پایین سمت راست دکمه چرخش ظاهر می شود ، بکشید.
  • روی دکمه پخش راست کلیک کرده و روی Format Control کلیک کنید. اعداد را در قسمت Value و Change وارد کنید. سلولی را که نتیجه (در این مثال A1) در قسمت پیوند سلول نشان داده می شود وارد کنید.

  

  مرحله 9. در صورت نیاز یک نوار پیمایش به فرم اضافه کنید

  نوار پیمایش از طیف وسیعی از مقادیر با استفاده از فلش های اسکرول یا کادرهای پیمایش پشتیبانی می کند. اگر می خواهید کاربر مقداری را از طیف وسیعی از مقادیر مانند درصد انتخاب کند ، از نوار پیمایش استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر در حال جمع آوری داده های مربوط به ورزش هستید ، ممکن است بخواهید درصد از وقت آزاد یک کاربر را برای انجام ورزش انتخابی خود بدانید. در این حالت ، می توانید از نوار پیمایش به عنوان محدوده درصد استفاده کنید. کاربرانی که فرم را پر می کنند می توانند پیکان پیمایش یا کادر پیمایش را حرکت دهند تا درصدی را که می خواهند وارد کنند انتخاب کنند. مکان و مقدار را برای هر نوار پیمایش تنظیم کنید.

  • در قسمت Control ها روی Insert کلیک کنید. سپس ، روی Scroll Bar در زیر Form Controls کلیک کنید.
  • روی محل کار در صفحه کار که در آن گوشه سمت چپ بالای نوار پیمایش ظاهر می شود ، کلیک کنید و انگشت خود را تا جایی که گوشه پایین سمت راست نوار پیمایش ظاهر می شود بکشید.
  • روی نوار پیمایش راست کلیک کرده و سپس روی Format Control کلیک کنید. در قسمت Value and Replacement یک عدد وارد کنید. سلولی را که نتیجه (در این مثال A1) در قسمت پیوند سلول نشان داده می شود وارد کنید.

  

  مرحله 10. برچسب Developer را غیرفعال کنید

  این گزینه دسترسی به تجهیزات کنترل را حذف می کند. این کار را پس از اتمام افزودن همه کنترل های مورد نظر به فرم انجام دهید. این مرحله باید به گونه ای انجام شود که هنگام ارسال فرم به کاربران ، آنها فقط بتوانند داده ها را در فیلدهای پیچیده (کنترل) روی فرم وارد کنند. کاربر نمی تواند محدوده داده ای را که می تواند وارد فیلدهای پیچیده (کنترل ها) شود ، تغییر دهد.

  • روی دکمه Microsoft Office و سپس دکمه Excel Options کلیک کنید.
  • روی کادر تأیید با عنوان Show Developer on the Ribbon کلیک کنید.

  

  مرحله 11. فرم را به عنوان یک الگو ذخیره کنید

  روی دکمه Microsoft Office و سپس گزینه Save As کلیک کنید. از لیستی که ظاهر می شود ، Excel Workbook را انتخاب کنید. در فیلدی که می گوید Save as Type ، الگوی Excel را انتخاب کنید و روی دکمه ذخیره کلیک کنید. فرم سفارشی شما آماده است تا برای پر کردن به جمعیت ارسال شود.