یک شغل تمام وقت ، خانواده ، دوستان ، فعالیتهای اوقات فراغت و موارد دیگر می تواند منجر به یک زندگی سخت و آشفته شود. به علاوه بی نظمی های موجود در آن ، ممکن است رسیدن به همه چیز در زندگی غیرممکن به نظر برسد. مهارتهای سازماندهی برای کمک به مدیریت مسئولیتهای زیاد شما مهم است ، اما تسلط بر آنها اغلب دشوار است. اما به محض تسلط بر آن ، کارآمدتر می شوید و برتری بیشتری نسبت به رقابت خواهید داشت ، که شما را به یک زندگی شاد و پایدار می رساند.
گام
روش 1 از 4: سازماندهی افکار خود
مرحله 1. یک لیست از کارهای انجام دهید
هر کاری را که امروز باید انجام دهید بنویسید و وقتی کارتان تمام شد آن را کنار بگذارید. با نوشتن کارهای روزانه خود ، دیگر نگران یادآوری انجام آنها نباشید. با کنار گذاشتن موارد از لیست ، احساس بهره وری می کنید. کارهایی را که قبلاً انجام داده اید فقط در یک لیست قرار دهید تا آنها را کنار بگذارید.
- لیست کارهای خود را با اولویت بالا و اولویت پایین سازماندهی کنید. فوریت و اهمیت هر مورد را ارزیابی کنید تا به شما در اولویت بندی کمک کند. فکر کنید ، "اگر امروز فقط یک کار را می توانستید انجام دهید ، آن کار چه بود؟". این اولین مورد در لیست کارهای شماست.
- در صورت امکان ، لیست کارهای روز بعد را تهیه کرده و قبل از خواب به آن نگاه کنید. با این کار ، صبح با یک برنامه عملی از خواب بیدار می شوید.
مرحله 2. یک لیست در حال اجرا ایجاد کنید که مدام به آن اضافه کنید
اگر کتابی دارید که می خواهید بخوانید یا رستورانی که می خواهید امتحان کنید ، فهرستی در حال اجرا تهیه کنید که همیشه همراه خود داشته باشید. اگر می خواهید فیلمی را تماشا کنید ، لازم نیست امروز آن را تماشا کنید و بنابراین نیازی نیست که آن را به لیست کارهای روزانه خود اضافه کنید. داشتن یک لیست در حال اجرا به شما کمک می کند تا کارهای "اضافی" خود را یادآوری کنید.
می توانید با استفاده از برنامه ای مانند Dropbox ، یک لیست در حال اجرا در یک نوت بوک که همیشه با خود حمل می کنید یا بصورت آنلاین ایجاد کنید تا به صورت شبانه روز در دسترس باشد
مرحله 3. هنگام صحبت با مردم یادداشت بردارید
درباره مکالمات خود با افراد یادداشت کنید. این امر به ویژه در مکالمات تجاری مهم است ، اما در هنگام تعامل با دوستان و خانواده نیز اهمیت دارد. یادداشت برداری شما را به یاد چیزی مهم می اندازد که یک نفر گفته است ، یک کار غیرمنتظره که باید انجام شود ، یا فقط یک یادآوری ملایم از اوقات خوب با عزیزانتان است.
لازم نیست یک دفترچه یادداشت همراه داشته باشید و هر کلمه ای را که کسی می گوید با دقت یادداشت کنید. فقط سعی کنید زمانی را برای نوشتن یک یا دو نکته مهم در هر مکالمه بعدی اختصاص دهید
مرحله 4. از برنامه ریز استفاده کنید
یک برنامه ریز سالانه می تواند در جمع آوری افکار مختلف شما بسیار مفید باشد. از آن برای ثبت قرارها ، سفرها و سایر موارد مهم استفاده کنید. هر روز به یادداشت ها نگاه کنید و کارهایی را که در دراز مدت انجام خواهند شد بنویسید. به عنوان مثال ، اگر یک تماس کنفرانسی را برای 6 ماه دیگر برنامه ریزی کرده اید ، اکنون آن را در برنامه ریز خود بنویسید تا فراموش نکنید.
مرحله 5. مغز خود را مرتب کنید
فقط در حالی که از چیزهای بیهوده یا بی اهمیت در دفتر و خانه خلاص می شوید ، باید افکار غیر ضروری را نیز از مغز خود دور کنید. سعی کنید مدیتیشن کنید تا افکار منفی مانند نگرانی و استرس را از ذهن خود دور کنید.
روش 2 از 4: انجام تنظیمات در خانه
مرحله 1. موارد غیر ضروری را دور بریزید
مرتب کردن اولین قدم مهم در نظم دادن به خانه است. کشوها را باز کنید و وسایل غیر ضروری را دور بریزید ، غذای تاریخ مصرف گذشته را دور بیندازید ، لباسها و کفشهایی را که بیش از یک سال استفاده نشده اند دور بیندازید یا اهدا کنید ، داروهای تاریخ مصرف را به درستی دور بریزید ، لوازم بهداشتی خالی یا نیمه خالی را دور بریزید یا با هم ترکیب کنید و سایر اشیاء واقعاً غیر ضروری
مرحله 2. برای موارد مهم زندگی خود یک اتصال دهنده ایجاد کنید
پیوندهایی با برچسب "بیمه اتومبیل" ، "تعطیلات" ، "رسید" ، "بودجه" و سایر موارد یا رویدادهای مهم در زندگی خود تهیه کنید.
- کدگذاری رنگ را برای اتصال دهنده امتحان کنید. آبی برای دریافت (گاز ، مواد غذایی ، پوشاک) ، قرمز برای بیمه (ماشین ، خانه ، زندگی) و غیره
- چسب را روی قفسه ای که مرتب شده ذخیره کنید.
مرحله 3. قلاب ها و قفسه ها را به دیوار وصل کنید
از فضای عمودی اغلب استفاده نشده در خانه خود استفاده کنید. قلاب هایی برای دوچرخه سواری در گاراژ و قفسه های آویزان (شناور) خریداری کنید تا فضایی کارآمد و تزئینی ایجاد شود.
مرحله 4. خرید فضای ذخیره سازی
همانطور که در دفتر هماهنگی می کنید ، ظروف و سبدها بخرید تا وسایل خود را در آن قرار دهید. اقلام مشابه را در یک مکان نگه دارید و سیستمی برای قرار دادن ظروف داشته باشید. برای سازماندهی همه چیز در خانه خود از جمله ظروف ، لوازم آرایشی ، حیوانات شکم پر ، غذا ، کفش و کوله پشتی ، ظروف و سبدها در هر اندازه بخرید.
روش 3 از 4: ارتقاء تنظیمات در آفیس
مرحله 1. یک قاب راه اندازی خریداری کنید
به فروشگاهی بروید که موارد چیدمان (Ace Hardware ، JYSK ، Informa ، IKEA ، یک فروشگاه قیمت و غیره) را می فروشد و حداقل ده مورد از آنها را خریداری کنید. برای نگهداری قلم ، کاغذ و اقلام بزرگتر ظروف با اندازه های مختلف خریداری کنید.
ظروف ، سبدها ، کشوهای فایل و سایر اقلامی را که می توانند وسایل شما را ذخیره کنند ، خریداری کنید
مرحله 2. یک کیت برچسب زنی خریداری کنید
اگر ندانید داخل هر کدام از آنها چه چیزی وجود دارد ، همه چیز را در ظروف ذخیره سازی زیبا نگه دارید؟ برای برچسب زدن مناسب هر ظرف از یک ابزار برچسب زدن استفاده کنید. به عنوان مثال ، یک ظرف با برچسب "لوازم تحریر" به عنوان مکانی برای نگهداری قلم ، مداد و نشانگرهای رنگی و یک ظرف دیگر با برچسب "Tools" که دارای قیچی ، منگنه ، بازکننده های اصلی و سوراخ می باشد.
برچسب همه چیز از جمله فایل ها ، کشوها و کمدها را بزنید
مرحله 3. فایل حاوی اطلاعات را بر اساس "نحوه استفاده از آن بعدا" سازماندهی کنید
به جای قرار دادن موارد در یک فایل بر اساس جایی که آنها را دریافت کرده اید ، یک فایل با نحوه استفاده از آن در آینده ایجاد کنید. به عنوان مثال ، اگر مدارکی برای هتل دارید که در یک سفر کاری در نیویورک اقامت دارید ، آن را در پرونده "نیویورک" قرار دهید ، نه در پرونده "هتل".
ایجاد یک فایل فرعی یک فایل "هتل" داشته باشید ، اما به غیر از آن ، فایلهای مختلف "شهر" را برای مکانهایی که مکرراً بازدید می کنید ، داشته باشید
مرحله 4. یک "فهرست مطالب" سازماندهی شده از لوازم اداری را تشریح کنید
شاید همه چیز مرتب باشد ، اما ممکن است به یاد نداشته باشید که هر مورد در کجا قرار داده شده است. برای هر جعبه یا ظرفی که می سازید و مواردی که در آن وجود دارد فهرستی تهیه کنید تا بعداً به آن مراجعه کنید.
این فهرست همچنین به شما کمک می کند تا چیزها را پس از جمع آوری دوباره در جای خود قرار دهید
مرحله 5. بخش "انجام" و "انجام شده" را روی میز ایجاد کنید
دو قسمت خاص برای کارهایی که باید انجام شوند (اسناد برای امضا ، گزارش ها برای خواندن و غیره) و انبوهی از کارهایی که قبلاً انجام شده است روی میز خود داشته باشید. با ایجاد دو بخش جداگانه ، در مورد آنچه انجام شده است و آنچه انجام نشده است دچار سردرگمی نخواهید شد.
مرحله 6. موارد غیر ضروری را دور بریزید
در حالی که اقلام را در جعبه ها و ظروف خریداری شده قرار می دهید ، اقلام مورد نیاز خود را دور بیندازید. وسایلی را که طی یک سال به آنها دست نزده اید یا باز نکرده اید ، و اقلام آسیب دیده را از بین ببرید و موجودی باقی مانده را پس دهید.
- می توانید کاغذهای قدیمی را از بین ببرید و از همکاران خود بپرسید آیا آنها به اقلامی که می خواهید دور بیندازید علاقه مند هستند یا خیر.
- اگر در دور ریختن چیزی مشکل دارید ، آن را اهدا کنید.
مرحله 7. محتویات کامپیوتر را سازماندهی کنید
شما می توانید چیزهای ملموس را در اطراف خود سازماندهی کنید ، اما داشتن رایانه ای با محتوای نامنظم ، بهره وری شما را محدود کرده و احساس بی نظمی می کند. برای ذخیره فایلها ، پوشه ها و زیر پوشه های جدیدی ایجاد کنید ، دسکتاپ خود را برای یافتن آسان اشیاء سازماندهی کنید ، از شر فایل های تکراری خلاص شوید ، اسناد را با عناوین دقیق نامگذاری کنید و برنامه ها و اسناد غیر ضروری را حذف کنید.
روش 4 از 4: سازماندهی کنید
مرحله 1. هر روز ده دقیقه وقت بگذارید تا به طور مختصر مرتب شوید
شما برای سازماندهی و قرار دادن همه چیز در مکان مناسب وقت گذاشته اید ، بنابراین آن را حفظ کنید. هر شب ، زنگ هشدار را تنظیم کنید تا ده دقیقه برای ذخیره اقلام نامناسب نشان دهد و مطمئن شوید که ظروف و سبدهای شما مرتب هستند.
مرحله 2. اگر چیزهای جدیدی به زندگی خود اضافه می کنید ، چیزهای قدیمی را کنار بگذارید
قبل از خرید کتاب جدید ، به قفسه کتاب خود نگاهی بیندازید و از شر کتابی که نخوانده اید یا نخوانده اید خلاص شوید. اهدا کنید یا از شر آن خلاص شوید تا مورد جدید شما بتواند جای آن را بگیرد.
گام های بیشتری بردارید و به ازای هر شی جدید دو یا سه شیء را از بین ببرید
مرحله 3. جعبه "اهدا" را همیشه نگه دارید
جعبه ای داشته باشید که در آن می توانید اقلام مورد نیاز خود را در هر زمان ذخیره کنید. هنگامی که متوجه شدید دیگر چیزی نمی خواهید ، بلافاصله آن را در جعبه اهدا قرار دهید.
اگر چیزی را پیدا کردید که دیگر نمی خواهید اما نمی توانید اهدا کنید ، فوراً آن را در سطل زباله بگذارید
مرحله 4. وقتی کشوی باز را دیدید ، آن را ببندید
منتظر زمان مرتب سازی ده دقیقه ای خود نباشید تا منظم بمانید. اگر چیزی را در جای خود مشاهده کردید ، فوراً آن را برگردانید. اگر سطل زباله ای را رد کردید ، آن را خالی کنید. وقتی کاغذ را در جای خود می بینید ، آن را دور بیندازید. برای اثربخشی آن را به یک عادت تبدیل کنید.
در طول روز وقت زیادی را صرف انجام کارهای کوچک مرتب سازی نکنید. با بستن کشوهای باز افراط نکنید. اگر به جلسه می روید و کشویی باز در راه دارید ، آن را ببندید. اگر گردش کار خود را فقط برای بستن کشو قطع کنید ، بهره وری کلی شما تا 25 درصد کاهش می یابد
مرحله 5. برای سازماندهی شما از فناوری استفاده کنید
صدها برنامه وجود دارد که می توانید از آنها برای سازماندهی خود استفاده کنید. برنامه های لیست کارهای زیادی مانند Evernote ، برنامه های یادآوری مانند Beep Me ، سازمان دهندگان سفر مانند TripIT و برنامه هایی برای کمک به سازماندهی اهمیت وظایف شما ، مانند Last Time وجود دارد.
به دنبال برنامه هایی باشید که با دستگاه شما همگام شوند تا بتوانید در هر کجا که هستید به آنها دسترسی پیدا کنید
مقاله مرتبط
- اتلاف وقت را متوقف کنید
- سیستم نوشتن 24 ساعته را به سیستم 12 ساعته تبدیل کنید
- سازماندهی زندگی شما
- زمان را عاقلانه مدیریت کنید
