گواهی اشتغال (یا نامه تأیید اشتغال) نامه نگاری رسمی است که معمولاً توسط کارفرما به طرف درخواست کننده و با هدف تأیید سابقه کار کارمند نوشته می شود. گواهی اشتغال معمولاً برای درخواست وام ، اجاره ملک ، درخواست کار جدید یا دلایل دیگر برای تأیید سابقه کار مورد نیاز است. هنگام نوشتن گواهی اشتغال ، توضیح دهید که چه کسی هستید ، خلاصه ای صادقانه از وظایف کارمند ارائه دهید و شغل را تأیید کنید. این گواهی باید از سربرگ حرفه ای استفاده کرده و اطلاعات تماس و امضا را ارائه دهد. دستورالعمل های زیر را بخوانید تا از نحوه ساختن گواهی اشتغال کامل و دقیق مطلع شوید.
گام
قسمت 1 از 2: آماده سازی برای نوشتن گواهی اشتغال به کار
مرحله 1. به دلیل نوشتن گواهی اشتغال فکر کنید
محتوا و لحن زبان نامه به گیرنده بستگی دارد. برای موسسات مالی ، از زبان حرفه ای استفاده کنید و اطلاعات مالی (به عنوان مثال حقوق ، کمیسیون ، افزایش و پاداش) را در بر بگیرید. از سوی دیگر ، اگر در حال نوشتن گواهی اشتغال برای کارمندی هستید که متقاضی کار جدید است ، ممکن است لحن زبان غیر رسمی تر باشد و اطلاعات مالی را شامل نشوید.
با درک هدف و محدوده آن ، می توانید نامه ای متناسب با نیازهای گیرنده بنویسید
مرحله 2. به این فکر کنید که چه کسی باید آن را بنویسد
به طور معمول ، گواهی اشتغال توسط سرپرست نوشته می شود. در این شرایط ، کارمند از شما به عنوان یک کارفرما می خواهد که برای اهداف خاصی نامه اشتغال بنویسید. از سوی دیگر ، کارکنان می توانند برای خود نامه گواهی اشتغال بنویسند. در این شرایط ، شما به عنوان کارمند خودتان آن را می نویسید و سپس از رئیس می خواهید آن را امضا یا در صورت نیاز تغییر دهد. در صورت امکان ، کارفرما باید آن را از طرف کارمند بنویسد ، نه برعکس.
- اگر شما رئیسی هستید که برای کارکنان نامه می نویسد ، می توانید آنها را با توجه به مشخصات خود تنظیم کرده و پیام های موجود در آنها را کنترل کنید. علاوه بر این ، به عنوان یک کارفرما ، نامه ای که می نویسید اصلی و صادقانه تلقی می شود. با این حال ، مانع اصلی زمان لازم است. به عنوان یک رئیس ، البته ، شما یک برنامه شلوغ دارید ، در حالی که تهیه این نامه زمان می برد. به همین دلیل ، گواهینامه های استخدام معمولاً کوتاه و مختصر هستند بنابراین زمان زیادی را از دست نمی دهید ، به خصوص اگر قبلاً این کار را انجام داده اید.
- اگر کارمندی هستید که خودتان می نویسید ، می توانید تعیین کنید که چه اطلاعاتی را به گیرندگان منتقل کنید و مجبور نباشید زمانی را برای به اشتراک گذاشتن ایده ها با رئیس خود پیدا کنید. علاوه بر این ، رئیس همچنین زمان زیادی را که باید برای نوشتن آن در نظر گرفته شود ، تحمل نمی کند (اگر خودتان آن را بنویسید ، ممکن است رئیس خوشحال شود زیرا مجبور نیست خودش این کار را انجام دهد). با این حال ، رئیس همیشه باید امضا کند و این احتمال وجود دارد که پس از خواندن محتویات نامه شما تمایلی به انجام این کار نداشته باشد. اگر چنین است ، یا باید آن را بازنویسی کنید یا او را متقاعد کنید که خودش آن را برای شما بنویسد.
مرحله 3. اطلاعات لازم را جمع آوری کنید
هنگامی که گیرنده و نویسنده نامه را می شناسید ، باید اطلاعات مورد نیاز را در نامه جمع آوری کنید.
- اگر رئیس هستید ، با کارمند صحبت کنید تا ببینید او می خواهد چه چیزهایی را شامل شود. بحث کنید که گیرنده چه کسی است ، هدف نامه چیست ، چه مشخصاتی باید درج شود و چه زمانی باید ارسال شود.
- اگر شما کارمند هستید و خودتان نامه را می نویسید ، تمام اطلاعات مورد نیاز از قبل موجود است ، اما ابتدا باید با رئیس خود صحبت کنید و بپرسید که او انتظار چه نامه ای را دارد. این امر باعث می شود شما نامه ای بنویسید که مطابق با مشخصات کارفرما باشد و امضای وی را دریافت کند.
قسمت 2 از 2: نوشتن گواهی اشتغال به کار
مرحله 1. از سربرگ شرکت استفاده کنید
روی سربرگ رسمی شرکت گواهی اشتغال بنویسید. اگر رئیس هستید ، استفاده از این مقاله رایگان است. اگر کارمند هستید ، ابتدا بپرسید آیا می توانید از آنها استفاده کنید. سربرگ رسمی شرکت نامه شما را تأیید می کند و گیرنده را به مطالب آن ایمان می آورد.
اگر سربرگ رسمی ندارید ، می توانید از رایانه برای ایجاد سربرگ نامه استفاده کنید. سرصفحه باید شامل نام شرکت ، آدرس ، شماره تلفن و آدرس ایمیل باشد. همچنین اطلاعاتی درباره نویسنده نامه (و عنوان) و تاریخ نگارش نامه ارائه دهید
مرحله 2. نامه را تا آنجا که ممکن است به گیرنده ارسال کنید
اگر نام گیرنده را می دانید ، آن را مستقیماً به شخص مربوطه ارسال کنید. اگر نمی دانید چه کسی آن را می خواند ، آن را به سازمان بفرستید ، با یک عنوان موضوعی که محتویات نامه را شرح می دهد.
- به عنوان مثال ، اگر آدرس و نام گیرنده را می دانید ، آن را درست در زیر سربرگ بنویسید. آن را با سلامی مناسب ، مانند "عزیز [آقای سودیرمان]" دنبال کنید.
- اگر نمی دانید نامه برای چه کسانی خطاب شده است ، آن را با یک عنوان موضوعی که محتویات نامه را شرح می دهد ، به بخش مربوطه ارسال کنید. به عنوان مثال ، برای نامه ای به یک موسسه مالی با هدف اخذ وام ، می توانید نامه ای را به شعبه محلی خود با عنوان "شرح کارکنان برای درخواست وام" ارسال کنید. با سلامی مانند "به کسانی که نگران هستند" ادامه دهید.
مرحله 3. توصیف کنید که چه کسی هستید
در پاراگراف اول بدن ، توضیح دهید که شما کی هستید و هدف از نوشتن نامه چیست. موقعیت ، مدت خدمت و مدت آشنایی شما با کارمند درخواست کننده گواهی را بیان کنید. اگر کارمندی هستید که خودتان می نویسید ، طوری بنویسید که انگار نامه از رئیس شما آمده است زیرا او باید آن را امضا کند.
به عنوان مثال ، "نام من بودی جاتمیکو است و من معاون بازاریابی و فروش در PT هستم. ABC. من 12 سال در PT کار کردم. ABC و هفت سال است که این کارمند را می شناسم. در سه سال گذشته من ناظر مستقیم کارمند بوده است."
مرحله 4. ارائه تأیید
پاراگراف بعدی محتوا خلاصه ای از شغل کارمند ، از جمله تاریخ شروع به کار ، عنوان ، موقتی یا دائمی بودن کار ، و اینکه آیا کارمند هنوز در آنجا کار می کند ، است. این پاراگراف در صورت نیاز اطلاعات مالی کارکنان را ارائه می دهد.
- به عنوان مثال ، "این نامه تأییدی است که کارمند در اینجا کار می کند. او از 7 سپتامبر 2003 به مدت هفت سال در PT. ABC کار کرده است. او پست معاون فروش را دارد ، که یک موقعیت دائمی در PT. ABC. تا 7 ژانویه 2011 ، او هنوز با آن موقعیت در PT ABC کار می کند."
- مثال دیگر: "این نامه تأیید می کند که کارمند به مدت 7 سال در PT. ABC کار کرده است. شخص مورد نظر در PT کار کرده است. ABC از 7 سپتامبر 2003 تا 7 ژانویه 2011. او سمت معاون فروش در PT را داشت. ABC او هفت سال به عنوان کارمند دائمی در PT ABC با دستمزد 35 میلیون IDR در ماه کار می کرد."
مرحله 5. وظایف کارمند را خلاصه کنید
این پاراگراف وظایف کارمند را که در گواهی اشتغال برای کارمندانی که متقاضی مشاغل دیگر هستند بسیار ضروری می داند. اگرچه گواهی اشتغال یک توصیه نامه نیست ، اما شامل ارزیابی مثبت از کارمند نیز اشکالی ندارد. این اطلاعات اضافی شهرت شما را به عنوان کارفرما افزایش می دهد و به کارکنان در یافتن شغل ، اموال یا وام های جدید کمک می کند.
به عنوان مثال ، "وظایف یک کارمند در PT. ABC به شرح زیر است: مسئول فروش رادیاتور در منطقه بوگور و اطراف آن. او دارای موقعیت مدیریتی است و مسئول ایجاد انگیزه در یک تیم هفت تا نه نفره است. او باید اطمینان حاصل کند رضایت مشتری ، رفع شکایات مشتریان و گزارش پیشرفت فروش هر سه ماه یکبار به دفتر مرکزی."
مرحله 6. از اطلاعات حساس یا غیرقانونی در مورد کارکنان خودداری کنید
در مورد مواردی که ممکن است در مراجع استخدامی و سایر اظهارات به کارفرمایان احتمالی گنجانده شود ، مقررات وجود دارد. یک شرط وجود دارد که می توانید اطلاعات کارکنان را فقط با مجوز مربوطه درج کنید. همچنین یک قانون وجود دارد که می توانید هرگونه اطلاعات مربوط به کارمند مورد نظر را تا زمانی که صادقانه و با حسن نیت باشد فاش کنید. قبل از افشای اطلاعات حساس ، مطمئن شوید که مطابق با مناسب بودن اجتماعی و قوانین قابل اجرا ، موارد قابل قبول و مناسب را بررسی کنید.
مرحله 7. اطلاعات تماس خود را ارائه دهید
پاراگراف آخر باید شامل اطلاعات تماس شما (کارفرما) باشد. در صورت داشتن هرگونه سوال از گیرنده ، این اطلاعات مورد نیاز است. اطمینان حاصل کنید که گیرنده می تواند با شما تماس بگیرد.
به عنوان مثال ، "اگر س questionsالی دارید یا به اطلاعات بیشتری نیاز دارید ، با من تماس بگیرید (021) 21215555 یا [email protected]."
مرحله 8. امضا و ارسال کنید
پس از نوشتن نامه ، آن را با سلام پایانی به پایان برسانید ، آن را امضا کنید و به کارمندی که آن را درخواست کرده است بدهید یا خودتان آن را به گیرنده ارسال کنید.
- نامه را با سلام "با احترام" ببندید.
- امضای خود را به همراه نام کامل و موقعیت خود قرار دهید.
- یک مهر رسمی یا تأیید کننده اضافه کنید که معمولاً توسط شرکت ها برای این نوع نامه ها استفاده می شود.
نکات
- برخی از مراحل درخواست ویزا شما را ملزم می کند که در صورت اعطای ویزا ، موقعیتی را که کارمند در آن قرار دارد بنویسید. شاید لازم باشد اهمیت کار کارمند متقاضی ویزا را توضیح دهید.
- برخی از کارفرمایان از کارمند می خواهند که نامه ای را تنظیم کند و سپس آن را امضا کند. اگر از کارمندان می خواهید که خودشان بنویسند ، حتماً قبل از امضا آنها را به طور کامل بخوانید.
- برخی از شرکت ها دارای شخص خاصی هستند که وظیفه تأیید کار را بر عهده دارد و همچنین شرکت هایی هستند که الگوی خاصی دارند. در صورت شک ، با بخش منابع انسانی تماس بگیرید.
هشدار
- اطلاعات مالی را فقط در صورت درخواست کارمند وارد کنید. اگر شما کارمند هستید و خودتان نامه را می نویسید ، می توانید به اندازه نیاز اطلاعات خود را وارد کنید.
- اطلاعات شخصی کارکنان را وارد نکنید مگر اینکه آنها اجازه دهند.
- اگر کارمندی که درخواست گواهی اشتغال کرده است دیگر با شما کار نمی کند ، حتی اگر هیچ مورد یا مشکلی وجود ندارد ، دلیل ترک خود را ذکر نکنید.
