شما به تازگی به عنوان دبیر کمیته ای که عضو آن هستید انتخاب شده یا منصوب شده اید. بی خطر! آیا نحوه ایجاد ، آماده سازی و ارائه صورتجلسه را می دانید؟ چه پیروی از "قوانین نظم روبرت" قانونگذار و یا صرف صورتجلسه در محیطی غیر رسمی ، در اینجا روشهای مهمی است که باید رعایت شود.
گام
قسمت 1 از 4: آماده سازی اولیه
مرحله 1. سیاستهای جلسات سازمان خود را درک کنید
اگر انتظار می رود که منشی صورتجلسه رسمی داشته باشد ، بپرسید آیا گروه از قوانین دستورات رابرت پیروی می کند یا سایر دستورالعمل ها. در محیطی غیررسمی تر ، از مواردی که باید در صورتجلسه ذکر شود یا نحوه استفاده از آنها بپرسید ، بپرسید.
- به عنوان یادداشت بردار ، نیازی نیست که با کل صفحه قوانین سفارش آشنا باشید. با این حال ، دریافت نسخه ای از کتاب (یا گرفتن وام از رئیس) می تواند برای پاسخ به سوالات خاص مفید باشد.
- نقش خود را به خوبی درک کنید. برخی از دبیران که صورتجلسه را گرفتند در جلسه شرکت نکردند ، در حالی که برخی دیگر صورتجلسه را گرفتند و همچنین در بحث مشارکت کردند. در هر دو مورد ، منشی نباید فردی باشد که نقش اصلی دیگری مانند رهبر ملاقات یا تسهیل کننده داشته باشد.
مرحله 2. قالب را از قبل آماده کنید
هر صورت جلسه حاوی بسیاری از اطلاعات مشابه خواهد بود. الگوها یک قالب سازگار برای مرجع آسان ایجاد می کنند. برای اطلاعات زیر فضایی در نظر بگیرید.
- نام سازمان.
- نوع جلسه آیا این جلسه هفتگی است یا سالانه ، جلسه کمیته کوچکتر است یا جلسه ای است که به منظور خاصی برگزار می شود؟
- تاریخ ، زمان و مکان. برای شروع و پایان جلسه (افتتاح و انحلال) جا باز کنید.
- نام رئیس یا رئیس جلسه و نام منشی (یا جانشین آنها).
- لیست "شرکت کنندگان" و "عذرخواهی برای غیبت". این یک اصطلاح فانتزی برای لیست حضور و غیاب است. توجه کنید که آیا حد نصاب رسیده است (تعداد افراد کافی برای رای گیری).
- برای امضای خود جا باز کنید به عنوان یادداشت بردار ، همیشه باید یادداشت های خود را امضا کنید. با توجه به خط مشی های سازمان شما ، هنگام تصویب صورتجلسه ممکن است نیاز به امضای اضافی باشد.
- در صورت موجود بودن کتاب دستور کار اگر رئیس یا مجری جلسه از شما نمی خواهد که دستور کار را تهیه کنید ، باید در صورت درخواست در دسترس باشد. داشتن دستور کار برای مرجع به شما کمک می کند تا صورت جلسه را تنظیم کنید.
مرحله 3. نوت بوک یا لپ تاپ خود را با خود ببرید
اطمینان حاصل کنید که هر چیزی که می آورید برای شما راحت است. اگر قرار است مرتباً یادداشت کنید ، برای این منظور یک دفترچه یادداشت داشته باشید یا یک پوشه در رایانه خود ایجاد کنید.
- اگر برای جلسه قبلی که مورد تأیید قرار نگرفته است ، وقت بگذارید ، آنها را با خود ببرید.
- در حالی که یک دستگاه ضبط صدا می تواند به شما در رونویسی دقایق دیرتر کمک کند ، آنها جایگزینی برای دقیقه ها نیستند. اگر در حال ضبط یک جلسه هستید ، مطمئن شوید که همه حاضران موافق هستند و وسوسه ایجاد رونویسی کلمه به کلمه را تسلیم نکنید.
- یادگیری مختصر نگارش را سرعت می بخشد ، اما برای یادداشت برداری نیازی نیست هر کلمه را یادداشت کنید. در واقع ، شما باید از آن اجتناب کنید.
- اگر از شما خواسته شد که در جلسه علنی صورتجلسه کنید ، از OHP یا تابلوی ارائه استفاده کنید. مطمئن شوید که می توانید در خانه بدون محو شدن جوهر یادداشت برداری کنید تا بتوانید از تایپ مختصر برای تایپ یادداشت ها استفاده کنید.
قسمت 2 از 4: تهیه صورت جلسه
مرحله 1. لیست حضور و غیاب را به اشتراک بگذارید
به محض حضور همه ، یک تکه کاغذ (بیشتر برای جلسات بزرگتر) به دست آورید که دارای فضای کافی برای نوشتن نام و اطلاعات تماس افراد باشد. می توانید از این مقاله پس از جلسه برای پر کردن بخش لیست شرکت کنندگان در قالب خود استفاده کنید یا این لیست را در صورتجلسه های خود به پایان برسانید.
اگر با تعداد زیادی از افراد حاضر آشنا نیستید ، یک نمودار صندلی بکشید و وقتی از همه می خواهید که خود را معرفی کنند آن را پر کنید. هنگام نوشتن صورتجلسه ، این برگه نمودار را آماده کنید تا بتوانید افراد را در صورت امکان (با توجه به موارد زیر) نامگذاری کنید
مرحله 2. تا حد امکان الگوهای موجود را پر کنید
در حالی که منتظر شروع جلسه هستید ، نام سازمان ، تاریخ و محل جلسه و نوع جلسه (جلسه هفتگی هیئت مدیره ، جلسه کمیته ویژه و غیره) را یادداشت کنید. وقتی جلسه شروع می شود ، زمان شروع را یادداشت کنید.
- اگر الگو ندارید ، این اطلاعات را در بالای یادداشت خود یادداشت کنید.
- اگر جلسه به منظور یا رویداد خاصی برگزار می شود ، اعلان های ارسال شده را برای اطلاع اعضا ذخیره کنید. پس از کپی ، باید آن را در یادداشت جایگذاری کنید.
مرحله 3. نتایج حرکت اول را ثبت کنید
اکثر جلسات رسمی با پیشنهاد تصویب دستور کار شروع می شوند ، بنابراین این مرحله به عنوان مثال استفاده می شود. اگر جلسه با حرکت دیگری شروع شد ، مطمئن شوید که تمام اطلاعات مربوطه را ضبط کنید:
- عبارت مناسب برای شروع حرکت "من پیشنهاد می دهم" است. این به طور کلی برای جملاتی مانند "من تصویب این دستور کار را پیشنهاد می کنم."
- نام پیشنهاد دهنده (شخصی که درخواست را مطرح کرده است).
- نتایج رای گیری اگر رأی موفق شد ، "حرکت پذیرفته شده" را بنویسید. در صورت عدم موفقیت ، بنویسید "حرکت رد شد".
- اگر نتوانید آن را به طور دقیق ضبط کنید ، می توانید یک حرکت طولانی را به صورت کتبی ارسال کنید. اگر این کار تکرار شد ، در حاشیه جلسه بپرسید که آیا ارائه حرکات در این مقاله می تواند به عنوان خط مشی رسمی برای حرکات با تعداد مشخصی از کلمات باشد.
- در صورت تنظیم دستور جلسه ، می توانید طرفدار این طرح و همچنین منشی صورتجلسه باشید. می شه انجامش داد؛ تا زمانی که هدفمند هستید ، هیچ مشکلی در ثبت بدلکاری های خود وجود نخواهد داشت.
مرحله 4. حرکات دیگر را در طول جلسه ثبت کنید
به کل بحث با دقت گوش دهید ، اما (مگر اینکه دستور دیگری داده باشد!) آن را ضبط نکنید. وقتی حرکت جدیدی انجام شد ، اطلاعات مربوطه را ثبت کنید.
- به یاد داشته باشید ، هر حرکت باید شامل عبارت دقیق طرح ، نام پیشنهاد دهنده و نتیجه رای گیری باشد.
- برخی از طرح ها پیش از آنکه به پای صندوق های رأی بروند ، نیازمند حامیان پیشنهادات هستند. اگر کسی می گوید "من از این حرکت حمایت می کنم" یا کلمات مشابه ، نام آن شخص را به عنوان حامی یادداشت کنید.
- اگر نام پیشنهاد دهنده را نمی دانید یا نیاز به تکرار پیشنهاد دارید ، مودبانه جلسه را قطع کنید. ثبت دقیق اطلاعات برای توجیه وقفه های جزئی مهم است.
- اگر حرکتی تصحیح شد ، فقط عبارت حرکت را در یادداشت های خود تغییر دهید. مگر اینکه تغییر بحث برانگیز باشد و بحث طولانی را برانگیزد ، نیازی به توجه نیست که تغییر در جلسه رخ داده است.
مرحله 5. به گزارش گوش دهید و یک نسخه از گزارش دریافت کنید
هر زمان که گزارش ، بولتن خبری یا موارد مشابه با صدای بلند خوانده می شود ، عنوان گزارش و شخصی که آن را خوانده است (یا نام کمیته فرعی که آن را تهیه کرده است) توجه کنید. اگر حرکتی متصل است ، آن را مانند هر حرکت دیگری ضبط کنید.
- دستیابی به یک نسخه از گزارش در پایان جلسه بسیار کاربردی است. یادداشتی را برای درخواست نسخه از خواننده یا رهبر جلسه (رئیس یا رئیس) پس از جلسه یادداشت کنید. شما یک نسخه از هر گزارش را تا دقیقه های کپی شده قبلی پیوست می کنید.
- اگر نسخه ای در دسترس نیست ، محل ذخیره اصلی را یادداشت کنید. ممکن است لازم باشد این اطلاعات را پس از جلسه درخواست کنید.
- اگر اعضا در حال تهیه گزارش شفاهی هستند (و از سند خواندن نمی کنند) ، یک خلاصه مختصر و عینی از گزارش بنویسید. جزئیات خاص یا نقل قول های بلندگو را به صورت کلمه وارد نکنید.
مرحله 6. اقدامات انجام شده یا داده شده را ثبت کنید
این شامل "بررسی" در برابر وظایف در جلسات گذشته ، و همچنین اقدامات جدید است. آیا کسی برای نوشتن نامه تعیین شده است؟ نام و دستورالعمل آنها را بنویسید.
- بسته به میزان رسمی بودن جلسه شما ، بسیاری از این اقدامات در دسته "حرکات" قرار می گیرند. برای جلسات کمتر رسمی ، ممکن است لازم باشد تصمیماتی را بگیرید که چندان مشخص نیستند.
- در صورت وجود دلایل مختصر دلایل تصمیم گیری را ذکر کنید.
مرحله 7. تمام دستورالعمل ها و نکات تصمیم گیری را ثبت کنید
هرگاه اعتراضی وارد رویه شد ، اعتراض و اساس آن و همچنین تصمیم کامل رئیس را ثبت کنید.
مطمئن شوید که ارجاعاتی به قوانین سفارش رابرت ، قوانین سازمانی داخلی یا پروتکل های شرکت وارد کنید
مرحله 8. فقط در صورت درخواست ، خلاصه ای از بحث را ضبط کنید
به طور رسمی ، صورتجلسه مواردی است که "انجام شد" ، نه آنچه گفته شد. "با این حال ، تمام درخواستهای خاص سازمان را که از شما خواسته شده است برآورده کنید.
- هنگام ضبط بحث ها ، تا آنجا که ممکن است عینی باشید. نکات مشخصی را وارد کنید ، نه نظرات ، و استفاده از صفت و قید را به حداقل برسانید. نوشتن خشک ، واقعی و خسته کننده هدف شماست!
- در خلاصه بحث افراد را با نام ذکر نکنید. این امر به ویژه در بحث های داغ که می تواند مشکلاتی را ایجاد کند اهمیت دارد.
مرحله 9. در پایان جلسه بستن
زمان تعطیل شدن جلسه را ثبت کنید. به یاد داشته باشید که یک نسخه از گزارش را بخواهید یا به کسی یادآوری کنید که آن را برای شما ارسال کند.
یادداشت های خود را اسکن کنید تا ببینید آیا چیزی را از دست داده اید یا نیاز به توضیح دارید. اگر نیاز دارید از کسی سالی بپرسید ، همین حالا قبل از رفتن آن را انجام دهید
قسمت 3 از 4: کپی صورتجلسه
مرحله 1. این روند را در اسرع وقت شروع کنید
بهتر است بلافاصله پس از جلسه صورتجلسه های رسمی را کپی کنید ، در حالی که رویدادها هنوز در حافظه شما هستند.
مرحله 2. برای تایپ صورت جلسه خود از رایانه استفاده کنید
اگر در جلسه ای از لپ تاپ خود استفاده می کنید احتمالاً این کار را کرده اید. یادداشت های خود را ذخیره کرده و یک سند جدید برای دقیقه ایجاد کنید تا بتوانید یادداشت ها و یادداشت های خود را در کنار یکدیگر مقایسه کنید.
مرحله 3. یادداشت های خود را در پاراگراف های منظم قالب بندی کنید
هر حرکت ، تصمیم یا دستورالعمل جدید باید در یک پاراگراف جداگانه گنجانده شود. هنگام ایجاد فرمت ، بررسی کنید که آیا:
- از املا و دستور زبان درست استفاده کنید. در صورت لزوم از املای غلطگیر استفاده کنید.
- در طول گزارش از همان شکل زبان استفاده کنید. از زمان گذشته یا زمان حال استفاده کنید ، اما هرگز آنها را در یک سند تغییر ندهید.
- تا جایی که ممکن است عینی بنویسید. نظر شما نباید از صورتجلسه استنباط شود. شما در حال تلاش برای ایجاد یک سوابق عینی برای استفاده همه هستید.
- از زبان ساده و مشخص استفاده کنید. زبان مبهم باید با کلمات مشخص جایگزین شود. توصیف گل باید به طور کلی حذف شود.
- فقط اقدامات انجام شده را ذکر کنید ، نه بحث. مگر اینکه از شما خواسته شود یک بحث را ضبط کنید ، باید بر چه چیزی تمرکز کنید انجام شده ، نه آنچه گفت.
- شماره صفحات را برای مرجع آسان ارائه دهید.
مرحله 4. پیش نویس صورتجلسه خود را با اعضا به اشتراک بگذارید
با استفاده از اطلاعات تماس موجود در لیست حضور ، یک نسخه برای هر یک از اعضا ارسال کنید. اگر اطلاعات تماس آنها را ندارید ، رهبر جلسه باید بتواند با آنها تماس بگیرد.
مرحله 5. صورتجلسه خود را برای تأیید بیاورید
ممکن است از شما خواسته شود که صورت جلسه را در جلسه بعدی با صدای بلند بخوانید و برای تأیید ارسال کنید. اگر حرکت موفق بود ، علامت پذیرفتن دقیقه را مشخص کنید.
- در صورت توجیه صورتجلسه قبل از پذیرش ، تغییرات را در سند ثبت کرده و در پایان نشان دهید که صورتجلسه تصحیح شده است. اصلاح را به طور خاص شرح ندهید.
- اگر حرکتی برای تصحیح صورتجلسه ها پس از دریافت آنها انجام شد ، عبارت دقیق حرکت را در صورتجلسه مربوطه و اینکه آیا حرکت مورد تأیید قرار گرفته یا خیر ، درج کنید.
قسمت 4 از 4: استفاده از الگوهای صورت جلسه
مرحله 1. از سایت جمع آوری قالب جلسه دیدن کنید
این الگوی آماده به شما کمک می کند در زمان تهیه جلسات صرفه جویی کنید و از خطاهای یادداشت برداری جلوگیری کنید.
مرحله 2. کمی وقت بگذارید تا این سایت ها را کاوش کنید
از ویژگی جستجو استفاده کنید و گزینه های موجود را کاوش کنید تا بهترین مورد را برای خود بیابید.
اگر به الگوی خاصی نیاز دارید ، برای مثال عمومی یا استاندارد ، در سایت مرور کنید تا الگویی متناسب با نیازهای خاص خود پیدا کنید سپس با کلیک روی دکمه "بارگیری" یا "استفاده از الگو" آن را بارگیری کنید. اطمینان حاصل کنید که آن را در مکانی آسان برای یافتن نگه دارید تا آن را از دست ندهید
مرحله 3. فایل قالب را باز کنید
پس از بارگیری ، فایل zip را باز کنید و سپس آن را با Microsoft Word یا Excel باز کنید. برای دریافت قالب با بالاترین کیفیت و سهولت استفاده ، از آخرین نسخه Microsoft word استفاده کنید. استفاده از آخرین نسخه کار شما را ساده تر می کند در حالی که به شما امکان می دهد از ویژگی های جدید استفاده کنید.
مرحله 4. لوگوی شرکت و علامت حق چاپ را در سر قالب اضافه کنید
نمونه لوگو را حذف کنید ، اما شرایط استفاده از سایت منبع الگو را حتما بخوانید. آیا نمی خواهید با مشکلات قانونی غیر ضروری روبرو شوید ، اینطور است؟
مرحله 5. عنوان را تغییر دهید
در قسمت عنوان ، کلمه "جلسه/گروه" را برجسته کرده و عنوان موردی را برای صورت جلسه خود تایپ کنید.
مرحله 6. تم را تغییر دهید (اختیاری)
برای زیباتر و حرفه ای تر شدن دقیقه جلسات ، تغییر رنگ ها یا انتخاب یک تم از پیش ساخته شده را در نظر بگیرید. این ترفند ساده است ، "صفحه آرایی" را جستجو کنید ، سپس بخش "رنگ ها و تم ها" را باز کنید. در این قسمت می توانید ظاهر قالب را تنظیم کنید. حتی می توانید رنگ را متناسب با رنگ لوگوی شرکت تنظیم کنید.
مرحله 7. قسمت های قالب را نام ببرید
الگو باید چندین قسمت داشته باشد. ممکن است به مقدار بیشتری یا کمتر احتیاج داشته باشید ، یا این نام را واقعاً دوست ندارید. می توانید آن را با توجه به نیازهای خاص جلسه خود تغییر دهید.
مرحله 8. این الگو را بر روی لپ تاپ خود ذخیره کنید تا بتوانید آن را با خود داشته باشید تا دقیقه جلسه را صرف کنید
اگر هنوز از Microsoft Office استفاده می کنید ، انجام این کار آسان و سریع خواهد بود. همچنین باید بتوانید منظم تر و دقیق تر از قبل در جلسات شرکت کنید. متناوبا ، همچنین می توانید یک الگو چاپ کرده و صورتجلسه ها را با دست بنویسید. با این حال ، اطمینان حاصل کنید که بخش ها را به اندازه کافی گسترده کنید تا بتوانید اطلاعات مورد نیاز را در آن قرار دهید.
مرحله 9. قالب خود را بررسی کنید
بی خطر! شما ایجاد قالب صورت جلسه را به پایان رسانده اید. بهره وری و دقت کار شما در جلسات اکنون که الگوی راهنمای سازماندهی یادداشت های جلسه دارید ، به میزان قابل توجهی بهبود می یابد. درست مانند هر کار دیگری ، جزئیات روی الگو را بخوانید تا ببینید آیا چیزی کم است یا مشخص نیست. وقتی مطمئن شدید که همه چیز درست است ، می توانید از این الگو استفاده کنید و برای جلسه بعدی خود آمادگی بهتری خواهید داشت.
نکات
- به محض اتمام جلسه ، صورتجلسه خود را بنویسید. بهتر است این کار را در حالی انجام دهید که رویدادها هنوز در حافظه شما تازه هستند. این مهم است که شرکت کنندگان یک کپی از مورد اقدام را در اسرع وقت پس از جلسه دریافت کنند.
- تا آنجا که ممکن است نزدیک رهبر جلسه بنشینید. این به شما این امکان را می دهد که همه چیز را بشنوید و بدون نیاز به بلند کردن صدا ، توضیحات را بخواهید.
- از افراد بخواهید حرکات خود را ثبت کنند تا مجبور نباشید درجا ضبط کنید.
- صورتجلسه را در یک فایل امن نگه دارید.
از قطع صحبت و درخواست توضیح در هر زمان نترسید.
- یادداشت ها بسیار مهم هستند. این سوابق نگهداری می شود و ممکن است برای مرجع بعدی مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال ، در مورد مسائل حقوقی ، شهرت شخصی می تواند به صورتجلسه شما بستگی داشته باشد.
- بخشهای آیین نامه رابرت را بخوانید ، به ویژه بخش مربوط به حرفه منشیگری.
- هنگام صحبت کردن ، موارد مهم را بنویسید. اگر یک موضوع دوبار مطرح شد ، آنها را با هم گروه بندی نکنید.
هشدار
- جزئیات زیادی را در صورتجلسه وارد نکنید. حتی اگر از شما خواسته می شود یک بحث را ضبط کنید ، آن را تا حد ممکن کوتاه و مستقیم نگه دارید. خود را برای ثبت نکات مهم ذکر شده محدود کنید وگرنه با پر کردن صورتجلسه با جزئیات غیر ضروری غرق خواهید شد.
- تفسیرها و احساسات شخص یادداشت بردار نباید در یادداشت ها گنجانده شود.
- اگر قسمتی از جلسه در زمره محرمانه بودن وکیل-موکل قرار گیرد ، انجام ندهید آن قسمت را ضبط کنید توجه داشته باشید که "مشاور اطلاع می دهد که این بحث شامل محرمانه بودن وکیل-موکل است. این بحث ضبط نمی شود."
- اگر از شما خواسته می شود بحث های محرمانه مانند وکلا و موکلان را ضبط کنید ، صورتجلسه های "متفاوتی" تهیه کرده و آنها را از صورتجلسه های معمولی جدا نگه دارید. محرمانه علامت گذاری کنید و مشخص کنید چه کسانی به سند دسترسی دارند.
