بازخورد یکی از جنبه های اصلی است که می تواند به کارکنان و دانش آموزان در بهبود خود کمک کند. علاوه بر اینکه مهم تلقی می شود ، بازخورد نیز جزء ضروری در اکثر دفاتر و کلاس های درس است. این امر به ویژه در صورت داشتن کارمند یا مسئول آموزش دیگران ، قابل مشاهده است. نوشتن بازخورد از طریق پست الکترونیکی با افزایش ارتباط کارگران و کار از راه دور اهمیت بیشتری پیدا می کند. اگر شما سرپرست عملکرد یک کارمند هستید ، در مورد عملکرد آنها بازخورد بنویسید. اگر معلم هستید ، برای دانش آموزان خود بازخورد بنویسید.
گام
روش 1 از 3: نوشتن بازخورد برای کارکنان از طریق ایمیل
مرحله 1. دلیل ارسال نامه الکترونیکی (ایمیل) به کارمند را بیان کنید
می توانید در موضوع ایمیل یا در متن ایمیل به او بگویید. با این حال ، ایده خوبی است که آن را در موضوع ایمیل قرار دهید تا بداند ایمیل در حال خواندن چیست.
به عنوان مثال ، "بازخورد پیشنهاد پروژه - شروع عالی!" بنویسید. در موضوع ایمیل
مرحله 2. ایمیل را با یک جمله دوستانه شروع کنید
این به کارکنان نشان می دهد که شما بازخورد دوستانه و نه انتقادی ارائه می دهید. علاوه بر این ، این احتمال را افزایش می دهد که خوانندگان ایمیل می خوانند و بازخورد سازنده ای دریافت می کنند.
چیزی بنویسید: "روز خوبی داشته باشید!"
مرحله 3. از کاری که کارمند انجام داده است قدردانی کنید
معمولاً ، شخصی که بازخورد دریافت می کند ، مأموریتی را انجام داده است که شما برای آن بسیار سخت خواهید بود ، بنابراین در ابتدای ایمیل از او تعریف کنید تا به او اطلاع دهید که از تلاش های او قدردانی می کنید.
شما می توانید بگویید: "از این که روی این پیشنهاد سخت کار کردید متشکرم. پیشنهاد بسیار خوب است.”
مرحله 4. ابتدا به کارکنان بازخورد مثبت بدهید
بازخورد مثبت باعث می شود انتقادات تند نرم تر به نظر برسد. صادق باشید اما تعریف کردن از او را نیز فراموش نکنید. شما باید بر شغل فعلی او یا کار قبلی که انجام داده تمرکز کنید.
بگویید ، "این پیشنهاد بسیار خوب است. شما یک هدف بسیار تاثیرگذار نوشته اید و من همچنین می توانم ببینم که در روش مورد استفاده پیشرفت های زیادی شده است."
مرحله 5. بازخورد منفی را به عنوان پیشنهاد بنویسید
در واقع ، نوشتن پیشنهادات در مورد مواردی که باید جایگزین شوند کارآمدتر است ، اما خواننده نمی تواند از این نوع توصیه ها به خوبی استفاده کند. در نهایت ، او می تواند احساس دلسردی کند. بنابراین ، بازخورد را از دیدگاه خود بنویسید و در صورت نوشتن پیشنهاد ، چگونه آن را تغییر دهید.
ممکن است بنویسید: "من قسمت اول را با قسمت دوم عوض می کنم ، سپس قسمت سوم را دوباره توضیح می دهم تا قسمت بودجه نیز در آنجا نوشته شود. علاوه بر این ، می توانید بگویید "من قصد دارم پاراگراف دوم را حذف کنم ، اما در پایان پروژه مروری بر پروژه در حال انجام اضافه خواهم کرد"
مرحله 6. بازخورد منفی داده شده را توضیح دهید
در مورد مشکلی که دارد و در صورت لزوم مشکل در کجا توضیح دهید. اگر انتقاد او مربوط به تغییر انتظارات یا جهت است ، به او اطلاع دهید. همچنین دلایل مفصلی را برای تغییر در آن بخش ذکر کنید.
- بگویید ، "ما تغییرات عمده ای را در شرکت ایجاد می کنیم ، بنابراین باید با توسعه آن در چندین قسمت ، پیشنهاد مفصل تری بنویسیم. من قبلاً مروری بر این داشته ام که کدام قسمت ها باید بیشتر توسعه داده شوند.
- اگر می خواهید بازخورد مربوط به نگرش شخص را بنویسید ، فراموش نکنید که مثال مشخصی از منظور شما ارائه دهید. به عنوان مثال ، اگر می خواهید در مورد پوشیدن لباس نامناسب هنگام حضور در جلسه با مشتری انتقاد کنید ، باید مثالی از اشتباهی که او مرتکب شده است ارائه دهید. به عنوان مثال ، "آخرین باری که مشتری را دیدیم ، شما دمپایی می پوشیدید و قبل از آن ، یک تی شرت می پوشیدید. پوشاک این چنینی نشان دهنده حرفه ای بودن شرکت نیست که ما همیشه نشان می دهیم."
مرحله 7. به او پیشنهاد دهید که چگونه می تواند بهبود یابد
اگر راه حلی برای او فراهم نکنید ، بازخورد شما بی فایده خواهد بود. این پیشنهادات می تواند هر چیزی باشد از یک لیست خاص از ورودی ها تا یک لیست کلی از پیشنهادات دستاورد.
- می توانید مثال بزنید تا بتواند مشکل را حل کند. اگر یک پیشنهاد مشخص در ذهن دارید این گزینه عالی است. به عنوان مثال ، بگویید "برای ارائه بعدی خود ، از رنگهای خنثی استفاده کنید و از انتقال بین اسلایدها استفاده نکنید. علاوه بر این ، مشتریانی در جلسه حضور دارند ، بنابراین از اصطلاحات شرکت نیز استفاده نکنید."
- متناوباً ، می توانید از او بپرسید که مایل است چه راهکارهایی برای رفع مشکل انجام دهد. اگر می خواهید در مورد مشکلی صحبت کنید که می تواند چندین راه حل داشته باشد ، این گزینه عالی است. به عنوان مثال ، "چند راه برای بهبود ارائه بعدی خود وجود دارد؟" یا "دوست دارید در ارائه بعدی خود چه تغییراتی ایجاد کنید؟".
مرحله 8. عواقب احتمالی را به او یادآوری کنید
برخی از مشکلات در محل کار می تواند به نام شرکت آسیب برساند ، بنابراین کارکنان باید از این موضوع مطلع شوند. در برخی موارد ، اگر کارمندی مرتکب اشتباه شود ، پیامد چندانی نخواهد داشت. با این حال ، مواردی نیز وجود دارد که به دلیل کمبود کارکنان ، مشتری خود را از دست داده اید یا قادر به ارائه خدمات موثر نیستید. گاهی اوقات ، در صورت عدم بهبود وضعیت کارگران ، عواقبی نیز برای کارگران به دنبال خواهد داشت. در صورت بروز هرگونه مشکلی فوراً به کارکنان خود اطلاع دهید.
- به عنوان مثال ، به او اطلاع دهید که نگران هستید که مشتری به دلیل خطای کاغذ کار را ترک کند.
- از طرف دیگر ، به کارمند بگویید که اگر در توانایی او برای نوشتن اسناد بهبود نیافت ، ممکن است در پروژه بعدی مشارکت نداشته باشد.
مرحله 9. ایمیل را با پیشنهاد روشن و توضیح بازخورد به پایان برسانید
این یک راه خوب برای پایان دادن به ایمیل و نشان دادن این است که از او حمایت می کنید. علاوه بر این ، این نیز باعث می شود که او احساس راحتی کند وقتی می خواهد در مورد چیزهایی که نمی فهمد توضیح بخواهد.
به عنوان مثال ، جمله ای بنویسید: "لطفاً اگر س questionsال دیگری دارید یا نیاز به توضیح در این مورد دارید به من اطلاع دهید."
روش 2 از 3: نوشتن بازخورد در مورد نظرات
مرحله 1. اهداف بازبینی عملکرد را تعیین کنید
به همین دلیل است که ارزیابی وجود دارد. اگر بداند که چه اهدافی دارید و به شما در طراحی بازخورد برای او کمک کند ، کارمند می داند که چه چیزی را می خواند.
- به عنوان مثال ، آیا بر بهبود عملکرد کارکنان تمرکز می کنید؟ آیا در حال انجام ارزیابی در سطح شرکت هستید تا مشخص شود چه آموزش حرفه ای مورد نیاز است؟ آیا بررسی های فصلی انجام می دهید؟
- وقتی بازخوردی را برای کارمند ارائه می دهید ، او را از این هدف مطلع کنید. ممکن است بگویید ، "این شرکت در حال برنامه ریزی برای ارائه جلسات آموزشی حرفه ای بر اساس نیازهای کارکنان است. بنابراین ، من برای هر کارمند بررسی عملکرد ارائه می دهم.
مرحله 2. بازخورد قبلی را مرور کنید
این را می توان بر اساس بررسی های ارائه شده قبلی و همچنین بازخورد غیررسمی ارائه شده در طول دوره ارزیابی اتخاذ کرد. همچنین باید بررسی کنید که کارمند پس از ارائه بازخورد چه کار کرده است. آیا او از آن برای بهبود خود استفاده کرد؟ آیا بازخورد فقط وارد گوش راست می شود و از گوش چپ خارج می شود؟
- اگر او بر اساس بازخورد قبلی تغییراتی ایجاد کرد ، این نکته را در یک نظر مثبت درباره او لحاظ کنید.
- اگر بازخورد قدیمی را نادیده گرفت ، مسائل قبلی را با او در میان بگذارید و عدم ابتکار عمل برای پیروی از پیشنهادات.
مرحله 3. بازخورد مثبت را شرح دهید و مثالهای مشخصی را در آن بگنجانید
همیشه با گذاشتن یک نظر مثبت جلسه بازخورد را شروع کنید. کارمند را به خاطر کارهایی که به خوبی انجام داده است ستایش کنید و نظرات خاصی در مورد دستاوردها ارائه دهید. صادق باشید و سعی کنید به اندازه تعداد نظرات منفی که می دهید بازخورد بدهید.
- مثالی از این قبیل را بیاورید: «هنگامی که داوطلب به رهبری یک پروژه شدید ، ابتکار عمل را نشان دادید. علاوه بر این ، هنگام هماهنگی با اعضای تیم ، گوش دادن به پیشنهادات دیگران و تعیین افراد به وظایف مربوطه ، مهارت های رهبری خوبی را نیز نشان می دهید."
- نگرش خوب را ستایش کنید و نیاز به ادامه آن دارید.
مرحله 4. انتقاد سازنده ارائه دهید و مثالهای خاصی ارائه دهید
بر انتقاداتی تمرکز کنید که می تواند بیشترین مزایا را برای شرکت یا کارمند موردنظر داشته باشد. به کارمند اطلاع دهید که در چه زمینه هایی مشکل دارد و چرا این مسئله برای او مشکل ساز است.
مثالهای خاصی بزنید. به عنوان مثال ، "در سه ارائه اخیر ، شما فراموش کرده اید بودجه و کندی پروژه خود را ارائه دهید" یا "تعداد متوسط پروژه هایی که در سه ماه گذشته به پایان رسانده اید 6 بوده است ، اما این بار فقط 2 مورد را می توانید انجام دهید. من فکر می کنم عملکرد شما زیر متوسط است"
مرحله 5. اهداف عملکرد را برای دوره ارزیابی بعدی تعریف کنید
این به کارکنان کمک می کند تا بفهمند کدام بخشها نیاز به بهبود دارند. علاوه بر این ، شما همچنین متوجه خواهید شد که شرکت از کارکنان خود به چه چیزی نیاز دارد. کارگر همچنین این بازخورد را مفیدتر می داند زیرا براساس ارزیابی ، می داند که شرکت از او چه می خواهد.
- اهداف باید کوتاه و مشخص باشند. به عنوان مثال ، "کارکنان باید 4 مورد در روز بفروشند" ، "کارکنان باید ارتباط خود را با مشتریان بهبود بخشند" ، یا "کارکنان باید آموزش رهبری را فرا بگیرند".
- اطمینان حاصل کنید که این اهداف را در ارزیابی بعدی انجام خواهید داد زیرا این انتظار کارکنان است.
مرحله 6. فرصت هایی را برای آموزش توسعه حرفه ای فراهم کنید
براساس انتقادات سازنده ای که ارائه کرده اید ، توصیه هایی ارائه دهید. این توصیه ها می تواند بر اساس منابع موجود مانند کارگاه ها ، دوره های آموزشی ، آموزش داخلی یا راهنمایی بین کارکنان باشد. علاوه بر این ، در صورت کمبود منابع ، می توانید دوره های رایگان موجود در اینترنت را نیز پیشنهاد کنید.
- اگر مجبورید پیشنهاد را پس از صحبت با یک کارمند تغییر دهید ، باز باشید. به عنوان مثال ، ممکن است کارکنان درخواست آموزش حرفه ای کنند که قبلاً فکرش را نکرده اید.
- اهداف کاری کارمند را در نظر بگیرید. به عنوان مثال ، اگر کارکنان شما می خواهند به پست های مدیریتی منتقل شوند ، می توانید آموزش رهبری را به عنوان یک گزینه آموزش حرفه ای انتخاب کنید. متناوبا ، اگر او علاقه مند به طراحی گرافیک است ، به او اجازه دهید دوره ای بگذراند تا بتواند از مهارتهای خود برای شرکت شما استفاده کند.
مرحله 7. کارمند را تشویق کنید تا جلسه بازخورد را به پایان برساند
صرف نظر از اینکه عملکرد کارکنان چقدر درخشان است ، هیچ کس دوست ندارد به او بگویند که چه چیزی کم دارد یا چه چیزی باید بهبود یابد ، بنابراین جلسه را با تشویق کارمند به او احساس آرامش بیشتر و دلسردی یا غرق شدن کمتر کنید.
چیزی شبیه این بگویید: "سه ماهه گذشته ، ما مشکلات غیرقابل پیش بینی داشتیم ، اما شما با تنظیم حجم کار کار بسیار خوبی انجام داده اید. ما کار شما را دوست داریم و مشتاقانه منتظر دیدن این نوع کارها در سه ماهه فعلی هستیم."
مرحله 8. پاسخ شنونده را تشویق کنید
این پاسخ می تواند شفاهی باشد بعد از اینکه با او صحبت کردید ، یا می توانید یک فرم بازخورد برای پر کردن ارائه دهید. اگر به کارکنان زمان داده شود تا در مورد بررسی عملکرد خود فکر کنند و در غیاب شما پاسخ های خود را بنویسند ، پاسخ بهتری خواهید گرفت.
از شخصی که در مورد نظری که برایش گذاشته اید بازخورد بگیرید. به عنوان مثال ، "آیا پیشنهادی برای من دارید ، چه چیزی را هنگام ارائه بازخورد باید بهبود دهم؟ و "آیا بازخورد من به اندازه کافی واضح و مفید بود؟"
روش 3 از 3: بازخورد دادن به دانش آموزان
مرحله 1. بر عملکرد یادگیری دانش آموزان تمرکز کنید
هدف از ارائه بازخورد کمک به یادگیری دانش آموزان است. بنابراین ، نظرات مثبتی بدهید که او را ترغیب می کند به جای انتقاد از اشتباهات ، تلاش های خود را بهبود بخشد. از این جلسه برای دادن دستورالعمل و نه انتقاد از آنها استفاده کنید.
ممکن است درباره تکالیف دانش آموزان از جمله تکالیف کتبی ، ارائه ها و پروژه ها بازخورد کتبی ارائه دهید
مرحله 2. بازخورد در مورد محتوا و مکانیسم تحویل تکلیف ارائه دهید
هر دوی اینها برای دانش آموز مهم است زیرا او باید بداند چگونه این دو جزء را بهبود بخشد. علاوه بر این ، بسیاری از دانش آموزان هستند که در یک زمینه بهتر از دیگری عمل می کنند. به عنوان مثال ، ممکن است دانش آموز ایده روشنی با توسعه ایده خوب داشته باشد ، اما نمی تواند املای درست را بنویسد ، نمی تواند از علائم نگارشی به درستی استفاده کند و جملات ناقص و نادرست زیادی دارد.
- اگر برای پروژه یا ارائه شفاهی بازخورد ارائه می دهید ، حتماً در مورد هر بخش از تکلیف بازخورد ارائه دهید.
- به عنوان مثال ، ارائه های شفاهی نیاز به بازخورد در مورد محتوا و مهارت های صحبت در جمع دارند. در همین حال ، پروژه ها از نظر محتوا ، خلاقیت و روش های تحویل نیاز به بازخورد دارند.
مرحله 3. بازخورد مثبت و منفی خاصی بدهید
نظراتی مانند "کار خوب" ، "بهبود" یا "بهبود" به اندازه کافی مشخص در نظر گرفته نمی شوند. دانش آموزان نمی دانند کدام بخش را باید بهبود بخشند و چه چیزهایی به اندازه کافی خوب هستند. به دانش آموزان بگویید که کدام زمینه ها نیاز به پیشرفت دارند و کدام مناطق به اندازه کافی خوب هستند.
- چیزی بنویسید: "پایان نامه واضح است ، خوب نوشته شده است و از فرمت مورد مطالعه ما استفاده می کند. با این حال ، جمله آغازین باید تصحیح شود زیرا به پایان نامه شما مربوط نمی شود."
- پیشنهاد کنید ، "ایده شما به خوبی توسعه یافته است ، اما توصیه می کنم جلسات بیشتری را برای استفاده بهتر از کاما و تمرین نوشتن جملات کامل انجام دهید".
- ترکیبی از نظرات مثبت و انتقاد سازنده را بیان کنید.
مرحله 4. نحوه بهبود توانایی به جای رفع خطا را پیشنهاد دهید
ممکن است برخی از اشتباهات را پرچم گذاری کنید ، اما زیاد کارهای دانشجویی را ویرایش نکنید. هر مشکلی را که در کار دانشجویی مشاهده می کنید ، مانند استفاده بیش از حد از ویرگول ، بنویسید. پس از آن ، پیشنهاد دهید که چه چیزی می تواند با آن بهبود یابد.
به عنوان مثال ، "شما در مقاله خود از کاما بیش از حد استفاده کردید. لطفاً قوانین استفاده از کاما و نحوه ترکیب جملات با کاما را دوباره بررسی کنید. اگر به جلسه اضافی آمده اید ، می توانیم نحوه نوشتن یک پاراگراف خوب را با هم تمرین کنیم
مرحله 5. پیش نویس یا تکلیف بعدی خود را در اولویت قرار دهید
تعیین اولویت هایی مانند این به دانش آموزان کمک می کند تا بر چیزهای دیگری که باید به آنها برسند تمرکز کنند. بسته به کار شما می توانید اهداف یادگیری یا نیازهای دانش آموزان را در اولویت قرار دهید.
بگویید ، "اکنون ، شما باید بر استفاده از جملات فعال تمرکز کنید و از جملات ناقص استفاده نکنید."
مرحله 6. اگر این مشکل اصلی است ، بازخورد را به یک منطقه یا یک توانایی محدود کنید
بر اهداف یادگیری فعلی یا نیازهای دانش آموزانی که ارزیابی می کنید تمرکز کنید. مطمئن شوید که دانش آموز بداند که شما فقط به بخشهایی از مقاله خود نمره می دهید تا تصور نکند که بقیه مقاله کامل است.
- مناطقی را که تمرکز بازخورد شما خواهد بود علامت گذاری کنید.
- قبل از بازگشت کار دانشجویی ، به آنها اطلاع دهید که فقط در مورد بخشهای خاصی از تکلیف بازخورد می دهید.
- شما می توانید به دانش آموزان اجازه دهید در مورد مهارتها یا بخشهایی که می خواهند در مورد آنها نظر بدهند انتخاب کنند.
مرحله 7. دانش آموزان را تحت فشار قرار ندهید
اگر اشتباهات بسیار زیاد است ، همه آنها را در یک جلسه بازخورد برطرف نکنید. اگر در یک جلسه نظرات زیادی بگذارید ، دانش آموزان احساس غرق شدن می کنند و در نهایت دلسرد می شوند. بنابراین ، در مورد ساده ترین و اساسی ترین مورد برای اصلاح نظر دهید.
- به عنوان مثال ، اگر نمی دانید چگونه آنها را تلفظ کند ، می توانید از نوشتن جملات ناقص و جستجوی کلمات در فرهنگ لغت استفاده کنید.
- علاوه بر این ، ممکن است بر اهداف یادگیری تکلیف نیز تمرکز کنید.
مرحله 8. به دانش آموزان انگیزه دهید تا به یادگیری خود ادامه دهند
جلسه بازخورد را با کلمات مثبت به پایان برسانید و او را تشویق کنید تا به تلاش خود ادامه دهد. همچنین می توانید دستاوردهای خود را در سایر وظایف به او یادآوری کنید تا او حتی بیشتر تلاش کند.
