اگر مجبورید مدتی دفتر را ترک کنید ، یا قصد دارید به تعطیلات بروید ، ممکن است بخواهید به مردم اجازه دهید به شما ایمیل بزنند که در آنجا نیستید. اگر حساب Exchange دارید ، Outlook دارای توابع داخلی است. اگر حساب Exchange ندارید ، می توانید با ایجاد چند قانون ، به طور خودکار به ایمیل ها پاسخ دهید. این راهنما را دنبال کنید تا پاسخ های خودکار را تنظیم کنید ، خواه حساب Exchange دارید یا نه.
گام
روش 1 از 4: چشم انداز 2010/2013
مرحله 1. پاسخ های خودکار را فعال کنید
پوشه Exchange را انتخاب کنید. پوشه را از محل ذخیره پیام خود انتخاب کنید. برای مشاهده گزینه پاسخ خودکار ، باید یک پوشه Exchange را انتخاب کنید. منوی Automatic Replies (خارج از دفتر) را باز کنید. با کلیک روی برگه فایل و سپس انتخاب برگه اطلاعات ، می توانید این منو را پیدا کنید.
مرحله 2. پاسخ خود را پیکربندی کنید
در منوی Automatic Replies ، کادر مربوط به Send Automatic Replies را علامت بزنید. با انتخاب کادر و تنظیم محدوده زمان و تاریخ می توانید زمان فعال دستیار را تنظیم کنید.
مرحله 3. پاسخ خود را بنویسید
برای ارسال ایمیل از داخل سرور مبادله خود ، از برگه Inside My Organization استفاده کنید. برای پاسخ دادن به ایمیل های دریافتی از افراد دیگر ، از برگه سازمان خارج از من استفاده کنید. پس از رضایت از پاسخ خود ، روی OK کلیک کنید.
مرحله 4. پاسخ های خودکار را غیرفعال کنید
اگر محدوده تاریخ را برای پاسخ خودکار خود تعیین کنید ، هنگامی که محدوده تاریخ به پایان می رسد ، دستیار به طور خودکار خاتمه می یابد. اگر محدوده تاریخ را تنظیم نکنید ، تا زمانی که منوی پاسخ های خودکار را باز نکنید و "ارسال خودکار پاسخ ها" را انتخاب نکنید ، ادامه می یابد.
روش 2 از 4: Outlook 2007
مرحله 1. Office Assistant را فعال کنید
روی برگه Tools کلیک کنید. در منوی Tools ، Outist Office Assistant را انتخاب کنید. کادر "ارسال پاسخ خودکار خارج از دفتر" را علامت بزنید. با انتخاب کادر و تنظیم محدوده زمان و تاریخ می توانید زمان فعال دستیار را تنظیم کنید.
مرحله 2. پاسخ خود را بنویسید
برای ارسال ایمیل از داخل سرور مبادله خود ، از برگه Inside My Organization استفاده کنید. برای پاسخ دادن به ایمیل های دریافتی از افراد دیگر ، از برگه سازمان خارج از من استفاده کنید. پس از رضایت از پاسخ خود ، روی OK کلیک کنید.
مرحله 3. Assistant Out of Office را غیرفعال کنید
اگر محدوده تاریخ را برای پاسخ خودکار خود تعیین کنید ، هنگامی که محدوده تاریخ به پایان می رسد ، دستیار به طور خودکار خاتمه می یابد. اگر محدوده تاریخ را تنظیم نکنید ، تا زمانی که منوی پاسخ های خودکار را باز نکنید و "ارسال خودکار پاسخ ها" را انتخاب نکنید ، ادامه می یابد.
روش 3 از 4: چشم انداز 2003
مرحله 1. Office Assistant را فعال کنید
در منوی Tools ، Outist Office Assistant را انتخاب کنید. کادری را که روی آن نوشته شده است "من در حال حاضر خارج از دفتر هستم" را علامت بزنید.
مرحله 2. پاسخ خود را بنویسید
در کادر با برچسب "پاسخ خودکار فقط یک بار به هر فرستنده با متن زیر:" پاسخی را که می خواهید به عنوان پاسخ ایمیل استفاده کنید وارد کنید.
مرحله 3. قوانین را اضافه کنید
می توانید قوانینی را به «دستیار» خود اضافه کنید ، مانند ارسال پیام های برخی فرستندگان به گیرندگان دیگر. برای پیکربندی قانونی که تعیین کرده اید ، روی دکمه Add Rule… کلیک کنید. به عنوان مثال ، می توانید قانونی ایجاد کنید که ایمیل یک مشتری خاص را به همکاران شما ارسال می کند تا ایمیل های مهم هنگام غیبت از دست نروند.
مرحله 4. Assistant Out of Office را غیرفعال کنید
تا زمانی که منوی Automatic Replies را باز نکرده و "عدم ارسال خودکار پاسخ های خارج از دفتر" را انتخاب نکنید ، دستیار خارج از دفتر ادامه می یابد.
روش 4 از 4: ارسال پاسخ خودکار بدون حساب Exchange
مرحله 1. ایجاد یک الگو
بدون حساب Exchange ، گزینه پاسخ خودکار در دسترس نیست. اما هنوز می توان پاسخ های خودکار را با استفاده از الگو و برخی قوانین تنظیم کرد. با ایجاد یک ایمیل جدید شروع کنید. این الگویی برای پاسخ خودکار شما خواهد بود.
- موضوعی را انتخاب کنید که به طور مختصر وضعیت را توصیف کند. به عنوان مثال "خارج از دفتر تا". همچنین می توانید کلمات "auto-reply" را در Subject بنویسید تا گیرندگان بلافاصله بدانند آنچه دریافت می کنند یک پاسخ خودکار است.
- یک پیام کوتاه بنویسید. در متن ایمیل ، یک پیام کلی بنویسید که می تواند برای هر کسی که آن را دریافت می کند اعمال شود. به گیرنده بگویید که چگونه با شما یا شخص دیگری که می تواند با او تماس بگیرد تماس بگیرد.
مرحله 2. قالب خود را ذخیره کنید
پس از رضایت از پیام ، روی ذخیره به عنوان … در منوی کشویی "Save as type" ، Outlook Template را انتخاب کنید. با این کار فایل به عنوان یک قالب ذخیره شده در Outlook ذخیره می شود.
مرحله 3. ایجاد یک قانون
برای اینکه پاسخ خودکار به درستی کار کند ، باید برخی از قوانین را برای خودکار کردن روند تعیین کنید. در Office 2003/2007 ، روی منوی Tools کلیک کرده و Rules and Alerts را انتخاب کنید. در Office 2010/2013 ، روی برگه فایل کلیک کنید ، اطلاعات را انتخاب کنید و سپس روی قوانین و هشدارها کلیک کنید. با این کار منوی قوانین E-mail باز می شود.
- روی دکمه New Rule کلیک کنید. از شما خواسته می شود که یک الگو انتخاب کنید. از بخش "شروع از یک قاعده خالی" ، "بررسی پیام ها هنگام رسیدن آنها" را انتخاب کنید. Next را کلیک کنید.
- تصمیم بگیرید که به کدام پیام پاسخ دهید. اگر می خواهید به هر پیامی که در صندوق ورودی دریافت می کنید پاسخ دهید ، کادر "جایی که نام من در کادر To وجود دارد" را علامت بزنید. می توانید با تعیین ارسال یا ایمیل خاص با کلمات خاص در موضوع یا متن ایمیل ، آن را محدود کنید. پس از انتخاب خود روی Next کلیک کنید.
- قالب خود را بارگذاری کنید در پنجره بعدی کادر "پاسخ با استفاده از یک الگوی خاص" را انتخاب کنید تا پیامی که قبلاً ایجاد کرده اید بارگیری شود. برای "یک الگوی خاص" روی پیوند در کادر توضیحات کلیک کنید. با این کار محاوره ای باز می شود که از شما می خواهد الگو را در کجا ذخیره کنید. "User Templates in File System" را انتخاب کنید. پیامی را که قبلاً ایجاد کرده اید باز کنید.
- استثنائات خود را تعیین کنید. پس از بارگیری الگو ، می توانید مواردی را مشخص کنید که نمی خواهید پاسخ ارسال شود ، مانند گیرندگان خاص یا انواع خاصی از پیام ها. پس از انتخاب خود روی Next کلیک کنید.
- برای قانون خود یک نام بگذارید. قبل از پایان کار ، باید نامی را به قانون خود اختصاص دهید. از چیزی که به خاطر سپردن آن آسان است استفاده کنید تا بتوانید به سرعت این قانون را در آینده غیرفعال کنید. برای فعال کردن قانون ، کادر "روشن کردن این قانون" را علامت بزنید ، سپس روی پایان کلیک کنید.
مرحله 4. قانون را غیرفعال کنید
هنگامی که سر کار هستید ، می توانید با بازکردن مجدد منوی قوانین و هشدارها ، این قانون را غیرفعال کنید. قانون Out of Office را که از لیست قوانین فعال ایجاد کرده اید انتخاب کنید ، سپس روی دکمه حذف کلیک کنید.
نکات
- معمولاً یک سازمان به عنوان شرکت شما تعریف می شود و شامل افرادی است که در سیستم ایمیل شما حساب Exchange Server دارند.
- منوی Tools در پنجره اصلی Outlook ظاهر می شود. پنجره اصلی همان پنجره ای است که هنگام راه اندازی Outlook ظاهر می شود و شامل منوهای File ، Edit ، View ، Go ، Tools ، Actions و Help است. در پنجره ای که برای ایجاد یا مشاهده مواردی مانند پیام های ایمیل ، مخاطبین یا کارها استفاده می کنید ، منوی Tools وجود ندارد.
- اگر پخش مجدد خودکار برای افراد خارج از کادر سازمان من را علامت بزنید ، برگه Outside My Organization (روشن) در کنار نام برگه نمایش داده می شود.
- مخاطب باید در پوشه مخاطبین Exchange Server شما باشد. اگر مخاطب فقط در پوشه ای باشد که بخشی از فایل پوشه های شخصی (.pst) است ، پیام خودکار پاسخ ارسال نمی شود.
