اکثر والدین باید به دلایل مختلف ، از جمله درخواست مرخصی به دلیل بیماری یا حتی بحث در مورد مشکلات کودک ، حداقل سالی یک بار با معلم فرزند خود تماس بگیرند. اکثر معلمان از ایمیل استفاده می کنند ، که این امر روند مکاتبات را آسان تر و سریعتر می کند ، اما شما همچنین می توانید نامه یا یادداشت بنویسید. با نامه یا ایمیل مناسب ، می توانید ارتباط باز و قوی با معلم فرزند خود برقرار کنید.
گام
روش 1 از 2: ارسال ایمیل
مرحله 1. زمان ارسال ایمیل را بدانید
دلایل مختلفی وجود دارد که ممکن است بخواهید با معلم فرزند خود تماس بگیرید ، از مقدمه گرفته تا بحث در مورد مسائل جدی تر. در زیر دلایل متداول برای تماس با معلم فرزند خود آورده شده است:
- هنگامی که نقل مکان می کنید ، یا زمانی که فرزند شما شروع به تحصیل در مدرسه جدیدی می کند ، خود را معرفی کنید.
- در مورد مشکل بحث کنید.
- از کار یا پیشرفت کودک بپرسید.
- درخواست ملاقات کنید.
- معلم را از مشکل خاصی مانند نیازهای خاص کودک یا مشکلات خانوادگی مطلع کنید.
- هنگامی که کودک به دلیل بیماری یا سایر نیازها غایب است ، اجازه بگیرید.
مرحله 2. اطلاعات مورد نیاز خود را برای نوشتن یک ایمیل کامل و حرفه ای برای معلم جمع آوری کنید
اطلاعات کامل ارتباط را کارآمدتر می کند و نشان می دهد که به معلم احترام می گذارید و مسائل مورد بحث را جدی می گیرید.
- نام معلم را از فرزند خود بخواهید ، یا نام معلم را در وب سایت مدرسه جستجو کنید.
- در صورتی که فرزند شما نیازهای خاصی دارد ، کپی مدارک لازم مانند مدارک تشخیص پزشک و قرار دادن کودک را تهیه کنید.
مرحله 3. با استفاده از اطلاعاتی که جمع آوری کرده اید اولین پیش نویس ایمیل را ایجاد کنید
پیش نویس ها به شما امکان می دهند مشکل خود را به طور کامل شرح دهید. پس از اتمام کار ، پیش نویس خود را دوباره بخوانید ، سپس در صورت نیاز آن را ویرایش کنید.
- از نوشتن آدرس ایمیل خود در قسمت "To" خودداری کنید ، بنابراین به طور تصادفی پیش نویس ایمیل را ارسال نکنید.
- پیش نویس خود را تا حد امکان کوتاه و مختصر نگه دارید.
- ایمیل ها را با لحنی شخصی ، مودبانه و حرفه ای بنویسید.
- خودتان را معرفی کنید. نام فرزند خود را ذکر کنید و دلیل ارسال ایمیل را توضیح دهید. به عنوان مثال ، "خانم جاسمین عزیز ، نام من Ros است و من پدر و مادر Upin و Ipin هستم. من این نامه را می نویسم زیرا متوجه شده ام که اوپین برای ریاضیات سخت است."
- هسته ایمیل را 1-3 پاراگراف طولانی کنید و مشکلی را که می خواهید حل کنید بیان کنید. همچنین ممکن است بخواهید در مورد راههای حمایت سازنده از فرزند خود سوال کنید.
- با تشکر از شما ایمیل را ببندید و اطلاعات تماس خود را برای مشاوره بیشتر درج کنید. به عنوان مثال ، "از توجه شما متشکرم. معلم می تواند از طریق ایمیل یا شماره +628123456789 با من تماس بگیرد. امیدوارم مشکل اوپین به زودی با کمک شما برطرف شود."
مرحله 4. ایمیل را با یک یادداشت مثبت بنویسید
هنگام نوشتن پیش نویس ، لحن ایمیل خود را تا حد ممکن مثبت نگه دارید. ممکن است هنگام برخورد با مشکلات فرزندتان به سرعت عصبانی شوید ، اما حفظ لحن مثبت و فعال در ایمیل ها می تواند یک گفتگوی باز و سازنده با معلم فرزند شما ایجاد کند.
- از به کار بردن زبان اتهامی برای معلم فرزند خود بپرهیزید.
- از کلماتی مانند "دریافت" ، "همکاری" و "صحبت کردن" استفاده کنید.
- از صفت هایی مانند "مثبت" و "فعال" استفاده کنید.
- کلمات را در عباراتی مانند "به گفته اوپین ، او در یادگیری ریاضی مشکل دارد. ما می خواهیم بدانیم چگونه می توان آن را تغییر داد و چگونه می توانیم به معلم در بهبود توانایی های اوپین کمک کنیم."
مرحله 5. هنگام نوشتن ایمیل صادق باشید
کودکان موجودات صادقی هستند و دروغ های نامه شما ممکن است از زبان فرزند شما بیرون بیاید. ایمیل را تا آنجا که ممکن است صادقانه بنویسید ، اما لحن حرفه ای را برای ایمیل حفظ کنید.
مستقیماً به اصل موضوع بروید. به عنوان مثال ، "من باید در یک موزه کار کنم و می خواهم پسرم را به مطالعه ببرم. آیا مشق هایی وجود دارد که باید قبل از بازگشت به مدرسه در روز جمعه به پایان برساند؟"
مرحله 6. ایمیل خود را دوباره بخوانید و ویرایش کنید
پس از نوشتن یک پیش نویس خشن از ایمیل ، به محتوا و لحن ایمیل فکر کنید ، سپس در صورت نیاز ایمیل را ویرایش کنید. ویرایش ایمیل به شما امکان می دهد متن ایمیل را اضافه یا حذف کنید و همچنین اشتباهات املایی ، نگارشی و دستور زبان را پیدا کنید.
- اطمینان حاصل کنید که ایمیل اصلاح شده دارای یک احوال پرسی صادقانه و فعال ، متن نامه و پایانی باشد.
- نامه را با صدای بلند بخوانید تا به خطاها یا عباراتی که ممکن است سرزنش کننده به نظر برسند کمک کنید.
- برای خواندن نامه خود از یک شریک ، دوست یا متخصص آموزش کمک بگیرید. ممکن است شخصی که از او درخواست کمک می کنید ، پیشنهاد کند که نامه شما قوی تر یا حرفه ای تر شود.
مرحله 7. پس از ویرایش پیش نویس ، یک پیام پایانی دوستانه و حرفه ای بنویسید تا معلم فرزند شما بیشتر پذیرای این نامه باشد
پیامهای پایانی و سلام های دوستانه نیز راه را برای پاسخ سازنده هموار می کند.
- با نام مستعار فرزند خود سلام بنویسید. به عنوان مثال ، "یاسمین خانم" ، و بعد از آن کاما.
- از به کار بردن نام معلم خودداری کنید ، مگر اینکه معلم قبلاً ملاقات کرده و پیشنهاد کرده است که او را با نام کوچک خود صدا کنید.
- با "سلام" ، و با ویرگول بسته شود. همچنین ممکن است بخواهید بنویسید "امیدواریم این نامه توجه شما را جلب کند ، متشکرم" ، تا از معلم فرزند خود انتظار پاسخ داشته باشید.
- نام و اطلاعات تماس خود را ذکر کنید.
مرحله 8. بسته به ایمیل خود ، اسناد مناسب را برای ارجاع به معلم فرزند خود ضمیمه کنید
مراجعه به معلم فرزند شما به درک مشکل شما کمک می کند.
یک فایل مرجع در قالب باز کردن آسان تهیه کنید
مرحله 9. آدرس ایمیل معلم را بنویسید تا ایمیل به آن ارسال شود
وب سایت مدرسه فرزند خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید آدرس ایمیل درست است.
- به سایر علاقمندان مانند همسر یا سایر معلمان مجاز ایمیل بزنید.
- برای اطمینان از تحویل ایمیل ، خودتان را در BCC در نظر بگیرید.
مرحله 10. پیش نویس نهایی ایمیل را با یکبار دیگر خواندن پیش نویس قبل از ارسال ویرایش کنید
با ویرایش از فراموشی برخی اطلاعات یا خطاهای موجود در ایمیل جلوگیری می شود.
مرحله 11. به معلم فرزند خود زمان دهید تا پاسخ دهد
معلمان موجودات شلوغی هستند ، بنابراین ممکن است همیشه نتوانند به ایمیل های شما پاسخ دهند یا به آنها توجه کنند. کمی صبر کنید تا با معلم تماس بگیرید.
- در صورت نیاز به پاسخ سریع ، تاریخ را بنویسید.
- در صورتی که پس از یک هفته به ایمیل شما پاسخ داده نشد ، نامه یا ایمیل را دوباره ارسال کنید.
روش 2 از 2: ارسال نامه های مکتوب
مرحله 1. بدانید چه زمانی یک نامه مکتوب ارسال کنید
نامه های نوشته شده بیشتر از ایمیل ها شخصی هستند و در برخی موارد ضروری هستند. ممکن است بخواهید نامه کتبی ارسال کنید در موارد زیر:
- برای تشکر کردن.
- خود را به طور مختصر معرفی کنید.
- هنگامی که فرزند شما بیمار است یا قادر به حضور در مدرسه نیست اجازه بگیرید.
مرحله 2. نامه را تا آنجا که ممکن است مرتب بنویسید تا معلم فرزند شما بخواند
مطمئن شوید که دست خط شما به راحتی قابل خواندن است.
- اگر نوشتار شما بد است ، آرام بنویسید ، تا نوشته شما واضح تر شود.
- از نوشتن با مداد یا خودکارهایی که به راحتی محو می شوند خودداری کنید. ترجیحاً از قلم توپ استفاده کنید.
- پیش نویس را در رایانه در نظر بگیرید ، سپس نامه خود را با دست بنویسید. پیش نویس ها به شما امکان می دهند در مورد آنچه می خواهید واضح تر بنویسید فکر کنید.
- در صورت تمایل ، نامه را روی رایانه بنویسید ، چاپ کنید و سپس نامه را امضا کنید.
مرحله 3. نامه خود را بنویسید
اگر می خواهید نامه را به صورت دستی بنویسید ، همان روشی را که نوشتن ایمیل در مرحله قبل انجام دادید ، دنبال کنید. با این حال ، اگر موضوعی که می خواهید درباره آن صحبت کنید خیلی جدی نیست ، مانند یک یادداشت تشکر ، نیازی نیست چندین بار پیش نویس بنویسید.
- در صورت داشتن لوازم التحریر خوب استفاده کنید. اما اگر نه ، از کاغذ تمیز و بدون چین و چروک استفاده کنید.
- تاریخ را روی نامه بنویسید.
- در زیر تاریخ یک سلام بنویسید ، به عنوان مثال "خانم جاسمین" ، و سپس با ویرگول.
- در مرحله قبل از عناصر مشابه عناصر ایمیل استفاده کنید و مطمئن شوید که نامه شما کوتاه و مختصر است. به عنوان مثال ، "خانم جاسمین ، من Ros هستم ، پدر و مادر Upin و Ipin. از اینکه به اوپین در درک ریاضی کمک کردید متشکرم. بعد از مدرسه ، او اغلب از خانم جاسمین در مورد سوالاتی که نمی فهمد می پرسد. اگر چیزی هست که بتوانم کمک کنم پس بهتر درک کنید ، لطفاً به من اطلاع دهید. متشکرم. Ros."
- نامه خود را امضا کنید ، در صورت لزوم نام خود را بنویسید.
مرحله 4. نامه خود را قبل از ارسال بررسی کنید تا از خطاها ، اطلاعات مفقود شده یا جوهر محو شده و قطعات ناخوانا جلوگیری شود
در صورت مشاهده خطای مهلک ، نامه را بازنویسی کنید
مرحله 5. نامه را ارسال کنید
بسته به رسمی بودن نامه یا فوریت ، می توانید نامه را به چند طریق ارسال کنید ، به عنوان مثال:
- از طریق پست. حتماً نام معلم را روی نامه ذکر کنید و آدرس مدرسه را در نامه خود قید کنید.
- ارسال شده توسط خودم نامه خود را به مدرسه ارسال کنید. کارکنان مدرسه آن را به معلم فرزند شما تحویل می دهند.
- از طریق فرزند شما همچنین می توانید نامه ای را به فرزند خود بسپارید ، اما ممکن است او آن نامه را فراموش کند. در صورت تمایل می توانید نامه را در لباس مدرسه فرزند خود قرار دهید.
