یادداشت ها معمولاً برای انتقال اطلاعات خاص به گروهی از افراد ، به عنوان مثال در مورد فعالیت ها ، خط مشی ها یا منابع موجود ، و درخواست از آنها برای اقدام استفاده می شود. کلمه "یادداشت" به معنای چیزی است که باید به خاطر سپرده شود یا به آن توجه شود. با مطالعه این نکات می توانید یک یادداشت خوب و قابل فهم بنویسید.
گام
قسمت 1 از 4: نوشتن سر یادداشت
مرحله 1. برای نوشتن یادداشت "MEMORRANDUM" را در بالای مقاله تایپ کنید
ابتدا توضیح دهید که این سند یک یادداشت است. کلمه "MEMORDUM" را در فاصله 3 سانتی متری از لبه بالای کاغذ با حروف برجسته به عنوان اولین خط بنویسید. این کلمه را می توان در مرکز یا سمت چپ حرف بزرگتر قرار داد.
قبل از نوشتن خط بعدی ، دو خط خالی را رد کنید
مرحله 2. نام گیرنده یادداشت را به درستی بنویسید
از آنجا که یادداشت یک وسیله رسمی برای ارتباط تجاری است ، گیرنده نیز باید به طور رسمی در لیست قرار گیرد. نام کامل و عنوان گیرنده یادداشت را بنویسید.
اگر این یادداشت خطاب به همه کارکنان است ، بنویسید: "به: همه کارکنان"
مرحله 3. سایر دریافت کنندگان را در خط "CC" بنویسید
خط "CC" (که مخفف Courtesy Copy است) برای نوشتن نام شخص یا افرادی که یک نسخه از یادداشت را دریافت می کنند ، استفاده می شود ، نه شخصی که یادداشت برای آنها ارسال می شود. نام ذکر شده در خط "CC" طرفی است که باید در مورد خط مشی یا موضوعی که در یادداشت توضیح داده شده اطلاع داده شود.
مرحله 4. نام خود را در خط "From" بنویسید
نام نویسنده و فرستنده یادداشت باید در سربرگ یادداشت باشد. نام و عنوان کامل خود را در این خط بنویسید.
مرحله 5. تاریخ را وارد کنید
تاریخ تهیه یادداشت را به طور کامل با تاریخ قالب ، ماه ، سال بنویسید. به عنوان مثال: "تاریخ: 9 دسامبر 2015" یا "9/12/2015".
مرحله 6. موضوع یادداشت را تعیین کرده و آن را به عنوان یک خط جداگانه با عنوان "درباره" بنویسید
موضوع یادداشت به شما ایده ای می دهد که در یادداشت مورد بحث قرار گرفته است. یک موضوع خاص ، اما مختصر را انتخاب کنید.
به عنوان مثال ، به جای نوشتن "مورچه ها" به عنوان موضوع ، چیز خاصی را انتخاب کنید ، به عنوان مثال: "مشکل مورچه ها در دفتر"
مرحله 7. قالب سربرگ یادداشت را به خوبی بشناسید
سربرگ یادداشت باید در بالای سمت چپ باشد. برای کلمات "به:" ، "از:" ، "تاریخ:" و "درباره:" می توانید از حروف بزرگ یا کوچک استفاده کنید.
-
سربرگ یادداشت مانند مثال زیر خواهد بود:
به: نام و عنوان گیرنده
از: نام و عنوان شما
تاریخ: تاریخ نگارش یادداشت
موضوع: موضوعات ذکر شده در یادداشت (برای مواردی که فکر می کنید مهم هستند از رنگ پررنگ یا رنگ خاصی استفاده کنید).
- هنگام نوشتن سرصفحه یادداشت ، یک فاصله را بعد از روده بزرگ قرار دهید تا مرتب تر به نظر برسد.
- پس از اتمام نوشتن سرصفحه یادداشت ، قبل از ادامه نوشتن یادداشت ، یک خط را رد کنید تا سربرگ یادداشت از بدنه یادداشت جدا شود.
قسمت 2 از 4: نوشتن متن یادداشت
مرحله 1. مخاطبی را که یادداشت را دریافت می کند در نظر بگیرید
برای نوشتن یادداشتی که مردم را به خواندن و پاسخگویی علاقه مند کند ، باید سبک ، طول و رسمی بودن توضیحات خود را در متن یادداشت بر اساس مخاطبی که آن را می خواند تعیین کنید. برای این کار ، باید بدانید چه کسانی این یادداشت را دریافت و می خوانند.
- اولویت ها و نگرانی های گیرنده یادداشت را بیابید.
- سعی کنید سوالات خوانندگان یادداشت را بپرسید. با ارائه چند مثال ، شواهد یا سایر اطلاعاتی که می تواند بر خواننده تأثیر بگذارد ، توضیحات خود را تأیید کنید.
- با در نظر گرفتن مخاطبی که این یادداشت را می خواند ، می توانید اطلاعات یا نظرات مناسب را در یادداشت منتقل کنید.
مرحله 2. سلام رسمی ندهید
یادداشت نباید با سلامی مانند "آقای انور عزیز" شروع شود. در عوض ، فقط یک جمله آغازین بنویسید تا موضوعی را که می خواهید به آن بپردازید توضیح دهید.
مرحله 3. مشکل یا مسئله را در پاراگراف اول بیان کنید
به طور مختصر پیشینه عملی را که می خواهید انجام دهید توضیح دهید. همانند ارسال بیانیه پایان نامه ، موضوع را توضیح دهید و دلایل اهمیت این اقدام را بیان کنید. می توانید از این جمله مقدماتی به عنوان خلاصه چکیده یا یادداشت استفاده کنید.
به عنوان یک راهنمای کلی ، بخش آغازین باید در یک پاراگراف نوشته شود
مرحله 4. به عنوان مثال ، در ابتدای یادداشت می توانید بنویسید:
"از 1 ژانویه 2016 ، PT XYZ سیاست جدیدی را در زمینه حفاظت از سلامت اجرا می کند. همه کارکنان و اعضای خانواده آنها هر ماه مزایای سلامتی BPJS کلاس 1 را دریافت خواهند کرد."
مرحله 5: زمینه موضوعی را که در یادداشت مطرح کرده اید شرح دهید
خوانندگان ممکن است به اطلاعاتی در مورد سابقه مسئله ای که ارائه می دهید نیاز داشته باشند. به طور مختصر زمینه را توضیح دهید و فقط آنچه مهم است را بیان کنید.
در صورت وجود ، به نوشتن یادداشت توضیح دهید که چرا می خواهید این خط مشی اعمال شود. به عنوان مثال ، بنویسید: "دولت مقرری را صادر کرده است که بر اساس آن هر شرکتی ملزم به ثبت نام کارکنان و اعضای خانواده آنها به عنوان شرکت کنندگان در BPJS Kesehatan است"
مرحله 6. با ارائه توضیحی در بخش بحث ، برنامه خود را پشتیبانی کنید
به طور خلاصه اقداماتی را که انجام می دهید توضیح دهید. برای اثبات پیشنهاد خود شواهد و دلایل منطقی ارائه دهید. با انتقال مهمترین اطلاعات شروع کنید ، سپس حقایق خاص یا حمایتی را ارائه دهید. بیان کنید که خواننده از اقدام پیشنهادی شما چه فایده ای می برد یا در صورت عدم انجام این اقدام چه آسیبی به دنبال خواهد داشت.
- اگر می خواهید یادداشت طولانی تری ایجاد کنید ، نمودارها ، لیست ها یا نمودارهای مرتبط و قانع کننده نیز ارائه دهید.
- برای یادداشت های طولانی تر ، می توانید عنوان کوتاهی ارائه دهید که محتوای هر بخش را توضیح دهد. به عنوان مثال ، به جای ایجاد عنوان "Policy" ، "Policy New for All Employees" بنویسید. عنوان را مختصر و مختصر قرار دهید تا مطالب مهم یادداشت بلافاصله توسط خواننده مشخص شود.
مرحله 7. پیشنهاد اقداماتی که خواننده باید انجام دهد
از طریق یک یادداشت ، از دیگران می خواهید در مورد موضوعی خاص ، اعم از اعلان در مورد محصول جدید ، سیاست جدید در مورد گزارش هزینه یا بیانیه ای در مورد نحوه حل مشکل شرکت ، اقدام کنند. توضیح دهید که در پاراگراف یا جمله پایانی چه اقدامی باید انجام شود.
- به عنوان مثال ، بنویسید: "همه کارکنان باید از 1 مارس 2016 از سیستم حسابداری جدید استفاده کنند".
- همچنین شواهد موثری را برای پیشنهاد خود ارائه دهید.
مرحله 8. با ارائه خلاصه ای مثبت و حمایتی ، یادداشت را ببندید
پاراگراف آخر باید گام بعدی را توضیح دهد که می تواند مشکل را حل کند. همچنین پیام حمایت در مورد همبستگی سازمانی را منتقل کنید.
- می توانید بگویید ، "من مایلم در مورد این پیشنهاد بیشتر بحث کنم و تصمیمی را که متقابلاً بر آن توافق کرده ایم ، اجرا کنم".
- یا ، می توانید یادداشت را با نوشتن این جمله ببندید: "ما از طرح افزودن خط تولید بسیار هیجان زده هستیم. ما معتقدیم این طرح شرکت را توسعه داده و تداوم تجارت ما را تضمین می کند."
- فقط با یک یا دو جمله یادداشت را ببندید.
قسمت 3 از 4: پایان یادداشت
مرحله 1. قالب یادداشت را به خوبی بشناسید
برای خواندن راحت تر از قالب استاندارد یادداشت استفاده کنید. یادداشت را با فونت Times New Roman یا Arial اندازه 12 با 3 سانتی متر حاشیه سمت چپ ، راست و پایین تایپ کنید.
از قالب پاراگراف تراز چپ استفاده کنید. دو خط خالی را در انتهای پاراگراف رد کنید و نیازی به فاصله گذاری در ابتدای پاراگراف ندارید
مرحله 2. یادداشت خود را بررسی کنید
دوباره بخوانید و یادداشت را ویرایش کنید تا از صحت ، روشن ، مختصر و قانع کننده بودن آن اطمینان حاصل کنید. مطمئن شوید که از شیوه نوشتن مناسب استفاده می کنید. اصطلاحات یا اصطلاحات علمی غیر ضروری را حذف کنید.
- دوباره بررسی کنید تا ببینید آیا هنوز اشتباهات املایی ، گرامری و بحث وجود دارد. به نوشتن نام ، تاریخ و اعداد توجه کنید.
- مطمئن شوید که یادداشت شما به اندازه کافی کوتاه است و اطلاعات اضافی را حذف کنید.
مرحله 3. ابتدا در کنار نام خود شروع کنید
یادداشت نیازی به امضا ندارد ، اما لازم است آن را با قلم توپ در بالای یادداشت درست در کنار نام خود تنظیم کنید. حروف اول نشان می دهد که شما این یادداشت را تأیید کرده اید.
مرحله 4. از کاغذ با سربرگ استفاده کنید
کاغذهایی وجود دارند که با سربرگ مخصوص یادداشت ها طراحی می شوند یا فقط از کاغذهای معمولی استفاده می کنند.
اگر یادداشت را در رایانه ایجاد کرده اید (و آن را با ایمیل ارسال کرده اید) ، با استفاده از برنامه Word با آرم شرکت و اطلاعات تماس نمایش داده شده ، سربرگ خود را ایجاد کنید. از این الگوی یادداشت برای ارسال یادداشت های بعدی استفاده کنید
مرحله 5. نحوه ارسال یادداشت را تعیین کنید
بهترین روش برای توزیع یادداشت را انتخاب کنید. می توانید آن را چاپ و به اشتراک بگذارید یا از طریق ایمیل ارسال کنید.
برای ارسال یادداشت ها از طریق ایمیل ، می توانید یادداشت را از سند Word به HTML یا PDF تبدیل کرده و آن را به عنوان پیوست ایمیل ارسال کنید
قسمت 4 از 4: استفاده از الگوهای یادداشت
مرحله 1. به دنبال یک قالب یادداشت باشید
یادداشت ها را می توان به جای ساختن آنها از ابتدا با استفاده از الگوها ایجاد کرد. برای این منظور ، به دنبال الگوهای یادداشت خوب در اینترنت ، به عنوان مثال در Microsoft Word باشید. فرمت های مورد استفاده معمولاً تقریباً یکسان هستند ، اما اندازه ، طول و طرح فونت ممکن است متفاوت باشد.
- قالب مورد نیاز خود را بارگیری کنید.
- قبل از استفاده از الگوهای هر وب سایت ، قوانین را مطالعه کنید.
مرحله 2. الگویی را که در رایانه بارگیری کرده اید باز کنید
پس از کلیک بر روی دکمه بارگیری ، الگو یا مستقیماً در رایانه شما بارگیری می شود یا چند مرحله باید انجام دهید. اگر نتیجه یک فایل زیپ شده است ، ابتدا باید این فایل را از حالت فشرده خارج کرده و سپس در Microsoft Word باز کنید.
توصیه می کنیم از آخرین نسخه برنامه Microsoft Word استفاده کنید تا مشکلی نداشته باشید و این الگو برای شما خوب کار کند. اگر هنوز از نسخه قبلی برنامه Microsoft Word استفاده می کنید ، قبل از بارگیری هرگونه فایل آن را به روز کنید
مرحله 3. سربرگ خود را تعیین کنید
همه قالب ها قابل تغییر هستند. هر قسمت از قالب یادداشت را می توانید با توجه به نیاز خود سفارشی کنید. به عنوان مثال ، لوگو و علامت ثبت علامت تجاری را در قالب سربرگ به الگو اضافه کنید. برای تایپ اطلاعات شرکت ، روی قسمت سربرگ کلیک کنید.
مرحله 4. فیلدهای الگو را در سربرگ یادداشت پر کنید
شما باید فیلدهای "به" ، "از" ، "CC" و "درباره" را پر کنید. هنگام پر کردن هر فیلد مراقب باشید تا در این قسمت دچار سردرگمی ، گم شدن یا اشتباه تایپ نشوید.
مرحله 5. پیام خود را تایپ کنید
مقدمه ، زمینه ، بحث و خلاصه را در متن یادداشت بنویسید. برای انتقال اطلاعات نقطه به نقطه می توانید یادداشت هایی را به صورت لیست بنویسید.
- از قالب قالب یکسانی استفاده کنید تا همه پاراگراف های یادداشت با نظم و ترتیب با حاشیه ها و اندازه فونت مناسب مرتب شوند.
- در صورت لزوم می توانید از الگوی یادداشت برای نمایش جدول استفاده کنید. این ممکن است مفیدتر باشد ، به خصوص اگر یادداشت تهیه شده در یک لیست یا قالب دیگر شل و ول و یا خواندن آن دشوار به نظر برسد.
- حذف کلمات موجود در الگو را فراموش نکنید. قبل از ارسال مجدداً با دقت بررسی کنید.
مرحله 6. پای قراضه را نیز بررسی کنید
پای یادداشت در پایین یادداشت است که معمولاً برای ارائه اطلاعات اضافی ، به عنوان مثال برای نوشتن اطلاعات شرکت یا شماره تلفن شما استفاده می شود. با دقت بررسی کنید که تمام این اطلاعات به درستی تایپ شده باشد. البته ، شما می خواهید یک یادداشت خوب بدون اطلاعات تماس اشتباه یا اطلاعات از دست رفته ارسال کنید.
مرحله 7. صفحه را تنظیم کنید
یکی از مزایایی که می توانید از قالب بگیرید ، امکان تغییر رنگ سند است. نمایش یادداشت را می توان بر اساس شخصیت تنظیم کرد و جذابیت آن را بیشتر کرد. علاوه بر این ، می توانید رنگی را که مناسب شرایط فعلی است انتخاب کنید تا توجه بیشتر ، اما همچنان حرفه ای شود.
مرحله 8. یادداشت را به عنوان یک سند جدید ذخیره کنید
اطمینان حاصل کنید که یک کپی از این فایل یادداشت را نگه دارید تا پشتیبان دیجیتالی به عنوان مدرک ارتباطات تجاری شما وجود داشته باشد.
مرحله 9. این الگو را ذخیره کنید تا بتوانید دوباره از آن استفاده کنید
هر زمان که نیاز به ایجاد یادداشتی با موضوع کمی متفاوت دارید ، اطلاعات موجود در آن را با موضوع یادداشتی که می خواهید ارسال کنید جایگزین کنید. علاوه بر صرفه جویی در وقت ، می توانید یادداشت ها را در قالب سازگار ایجاد کنید تا حرفه ای به نظر برسند. به این ترتیب ، خوانندگان توجه بیشتری می کنند و یادداشتی را که ارسال می کنید با دقت می خوانند.
نکات
- دلایل زیادی ندهید شما باید توضیح دهید که چرا باید اقدامات خاصی انجام شود ، اما زیاده روی نکنید.
- توضیحات/اطلاعات نوشته شده در یادداشت باید به طور خلاصه ارائه شود.
مقاله مرتبط
- نحوه نوشتن یادداشت تجاری
- نحوه نوشتن نامه
- چگونه ارتباط مثر برقرار کنیم
- نحوه نوشتن نامه خواننده
