کنفرانس ها مکان مناسبی برای افرادی است که علایق یکسانی دارند تا یکدیگر را ملاقات کرده و آخرین ایده ها را در زمینه های مربوطه خود مبادله کنند. معمولاً کنفرانس ها توسط م institutionsسسات آموزشی ، شرکت ها ، گروه های بازاریابی طبقه ای ، جوامع مذهبی و دیگران برگزار می شود. اگر می خواهید یک کنفرانس برگزار کنید ، با تهیه یک برنامه کاری کامل همراه با مجموعه ای از فعالیتهایی که باید انجام شود ، شروع کنید ، به عنوان مثال تعیین محل کنفرانس ، تهیه لیست شرکت کنندگان ، تدوین مواد ، تهیه تجهیزات برای ارائه ، تهیه وعده های غذایی و نیازهای مختلف دیگر که باید تا حد ممکن به آن فکر و برنامه ریزی شود. اگر هنگام اجرای برنامه های خود با مشکل مواجه شدید ، آرام باشید و اطمینان داشته باشید که می توانید هزینه کنفرانس را بپردازید. جنبه مهمی که موفقیت برگزاری کنفرانس را تعیین می کند ، اجرای فعالیتها به صورت تک تک در حین تهیه لیستی از وظایف به پایان رسیده و کارهایی است که هنوز باید انجام شوند.
گام
قسمت 1 از 4: برنامه ریزی کنفرانس: مراحل اولیه
مرحله 1. آماده سازی را زودتر از موعد انجام دهید
برنامه ریزی برای کنفرانس باید حداقل هشت ماه قبل آغاز شود ، حتی اگر کنفرانس بزرگ یا بزرگ باشد ، حتی زودتر.
- به خاطر داشته باشید که بسیاری از سالن های کنفرانس و مراکز پذیرایی باید از چند ماه قبل رزرو شوند. علاوه بر این ، شرکت کنندگانی که در خارج از شهر زندگی می کنند باید برنامه سفرهایی را ترتیب دهند تا بتوانند در این کنفرانس شرکت کنند.
- علاوه بر این ، حامیان مالی و شرکت های بزرگ نیز ممکن است مجبور شوند بودجه سالانه خود را چند ماه قبل برنامه ریزی کنند. بنابراین ، حمایت مالی و غیر مالی از آنها برای رویداد شما باید از قبل مذاکره شود.
مرحله 2. تشکیل کمیته
هنگام آماده شدن برای یک کنفرانس باید در مورد بسیاری از مسائل مهم تصمیم گیری شود. با تشکیل کمیته ، قبل از تصمیم گیری از چندین نفر اطلاعات دریافت خواهید کرد. آنها همچنین به شما کمک می کنند تا از طریق جزئیات فکر کنید.
- هماهنگ کنندگان را استخدام کنید ، یعنی پرسنل کلیدی که تصمیمات مهمی اتخاذ می کنند و زمان زیادی را به هماهنگی اختصاص می دهند. اگر بودجه کافی دارید ، یک هماهنگ کننده را استخدام کنید تا او بتواند در برنامه ریزی و به اشتراک گذاری کارها به شما کمک کند.
- دریابید که آیا کنفرانس هایی با موضوع مشابه برگزار شده است یا خیر. اگر چنین است ، از هماهنگ کننده که کنفرانس را برگزار کرد دعوت کنید تا به کمیته بپیوندد. اگر او نمی تواند شرکت کند ، بپرسید آیا می توانید مطالبی را که قبلاً پوشش داده شده است برای سهولت آماده سازی کنفرانس درخواست کنید.
مرحله 3. اهداف را تعیین کرده و دستور کار ایجاد کنید
آنچه را که برای برگزاری کنفرانس برگزار می کنید بنویسید که مبنای هر تصمیم قرار گیرد. دانستن اینکه می خواهید چه چیزی بدهید و قبل از آماده شدن برای کنفرانس به چه کسانی می پردازید ، اجرای برنامه های خود را برای شما آسان تر می کند.
اگر هرگز کنفرانسی برگزار نکرده اید ، با برنامه ریزی یک کنفرانس کوتاه و کوتاه شروع کنید. برگزاری یک کنفرانس 1-2 روزه با ظرفیت 250-300 شرکت کننده را در نظر بگیرید
مرحله 4. مکان و تاریخ کنفرانس را تعیین کنید
اگرچه می توان تاریخها و مکانهای جدید را پس از تهیه یک برنامه دقیق تعیین کرد ، اما باید زمان آماده سازی خود را تخمین بزنید.
- قبل از تعیین تاریخ ، از قبل به دنبال اطلاعاتی باشید که معمولاً در چه ماه و روزی کنفرانس برگزار می شود تا مانع اجرای آن نشود. به عنوان مثال ، در اروپا ، کنفرانس ها معمولاً بین ماه های مارس و ژوئن یا سپتامبر و نوامبر در روزهای دوشنبه-سه شنبه یا پنج شنبه-جمعه برگزار می شوند ، زیرا شرکت کنندگان تمایل چندانی برای حضور در کنفرانس ها در زمان های دیگر ندارند. قبل از تصمیم گیری در مورد تاریخ کنفرانس ، برنامه دقیق محل زندگی خود را بیابید.
- مدت زمان کنفرانس بستگی به تعداد برآورد شده شرکت کنندگان و تمام ملزوماتی دارد که باید در طول کنفرانس ارائه شود. برای 250-300 نفر ، کنفرانسی را برنامه ریزی کنید که 2 روز کامل طول بکشد.
- امکان برگزاری کنفرانس در داخل شهر را در نظر بگیرید ، اما اطمینان حاصل کنید که به نزدیکترین فرودگاه ، محل اقامت و امکانات کافی دسترسی دارید. توصیه می کنیم برای جذب افراد بیشتری که می خواهند به این کنفرانس بپیوندند ، کنفرانسی را در یک شهر بزرگ یا مقصد گردشگری برگزار کنید.
مرحله 5. عنوان کنفرانس را تعیین کنید
پس از تعیین عنوان ، می توانید انتشار دهید و برنامه ریزی کنید زیرا در حال حاضر اطمینان از مطالب به عنوان مبنایی برای انتشار اطلاعات از طریق رسانه های اجتماعی وجود دارد.
عنوانی را انتخاب کنید که دلالت بر هدف و/یا سابقه شرکت کنندگان در کنفرانس داشته باشد. با استفاده از عناوین کنفرانس هایی که برگزار شده است به دنبال الهام باشید ، اما مطمئن شوید که خودتان تصمیم می گیرید
قسمت 2 از 4: آماده سازی برای کنفرانس
مرحله 1. بودجه مالی تهیه کنید
هیچ فعالیتی را نمی توان بدون محاسبه میزان بودجه ای که باید با جزئیات هزینه شود ، برای مثال برای اجاره ساختمان ، تهیه مصالح و پرداخت هزینه سخنرانان انجام داد. همه هزینه ها باید به بودجه مالی مربوط باشد. در صورت واگذاری مسئولیت ها ، مطمئن شوید دستیار شما به محدودیت بودجه ای که تعیین کرده اید پایبند باشد.
میزان بودجه تحت تأثیر حضور یا عدم حامیان مالی است. می توانید از حامی مالی بخواهید بودجه ای را برای تأمین هزینه کنفرانس تامین کند. با این حال ، حامی مالی نیز حق تعیین برخی موارد را در کنفرانس دارد. به عنوان مثال: تعیین اینکه چه کسی یک سخنرانی ارائه می دهد یا پیشنهاد یک سخنران به عنوان یکی از مشارکت کنندگان در جلسه ، به عنوان مثال: یک تاجر موفق در یک شرکت حامی و معرفی یک نام تجاری با قرار دادن یک لوگو بر روی تمام مواد کنفرانس. مزیت ، حامی مالی را از قبل تأمین می کند تا بتوانید بلافاصله از آن برای تحقق برنامه استفاده کنید
مرحله 2. تعیین قیمت و روش فروش بلیط
برخی از کنفرانس ها رایگان هستند ، برخی از آنها بسیار گران هستند. قبل از تعیین قیمت بلیط و نحوه فروش آن ، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- هزینه های آماده سازی برای کنفرانس چقدر است؟ اگر می خواهید یک کنفرانس در مقیاس کوچک برگزار کنید که هزینه زیادی ندارد ، توصیه می کنیم از شرکت کنندگان هزینه ای دریافت نکنید. متناوباً ، شرکت کنندگان ملزم به پرداخت بلیط برای تأمین هزینه های آماده سازی کنفرانس هستند.
- در صورت تمایل به برگزاری کنفرانسی برای چند روز یا تهیه غذا ، هزینه ثبت نام را تعیین کنید. هزینه ثبت نام کنفرانس در شهرهای بزرگ اندونزی از چند صد هزار تا میلیون روپیه متغیر است.
- بسیاری از کنفرانس ها با توجه به موقعیت یا وضعیت شرکت کننده هزینه های مختلف را دریافت می کنند. به عنوان مثال: معمولاً کنفرانس های دانشگاهی کمتر از معلمان از دانش آموزان هزینه می گیرند. هزینه کارکنان حامیان نیز کمتر از شرکت کنندگان معمولی است.
مرحله 3. در مورد مکان کنفرانس تصمیم بگیرید
هنگام انتخاب مکان ، تعداد شرکت کنندگان ، سهولت رسیدن به محل ، در دسترس بودن فضای پارکینگ ، فاصله رفت و آمد از وسایل نقلیه عمومی ، فرودگاه ها و هتل ها را در نظر بگیرید. علاوه بر یافتن مکان مناسب برای کنفرانس ، اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان می توانند به راحتی به آن برسند.
به دنبال اطلاعاتی در مورد ساختمانها یا هتلهایی باشید که اتاقهای کنفرانس را در داخل شهر ارائه می دهند. برای کنفرانس های کوچک ، اتاقی را در کلیسا یا سالن اجتماعات دیگر اجاره کنید
مرحله 4. از کمک پرسنلی که به عنوان کارکنان مدیریت خانه جلسات کار می کنند ، استفاده کنید
اگر منابع موجود در ساختمانی که برای کنفرانس انتخاب کرده اید در دسترس است ، از آنها حداکثر استفاده را ببرید. کارکنان با وظایف روزانه خود آشنا هستند و آماده پاسخگویی به سوالات ، حل مشکلات یا ارائه مشاوره در مواقع لزوم هستند.
شما می توانید از خدمات پرسنلی که مدیریت فعالیت ها را در سالن جلسات بر عهده دارند استفاده کنید ، به عنوان مثال برای انجام هماهنگی های دقیق کنفرانس. اگرچه هزینه ای وجود دارد ، اما مجبور نیستید همه این فعالیت ها را خودتان انجام دهید زیرا در طول چند هفته زمان زیادی طول می کشد
مرحله 5. منوی مصرف را تعیین کنید
به خاطر داشته باشید که شرکت کنندگان باید در طول کنفرانس غذا پیدا کنند و به احتمال زیاد بسیاری از شرکت کنندگان نمی دانند چه غذایی در اطراف محل کنفرانس موجود است. در نظر بگیرید که آیا برای تهیه صبحانه ، ناهار و میان وعده نیاز به استفاده از خدمات پذیرایی دارید یا اینکه دریابید که آیا مدیر سالن کنفرانس می تواند برای همه شرکت کنندگان غذا آماده کند یا خیر.
هنگام انتخاب منو ، به خاطر داشته باشید که بسیاری از مردم به دلیل آلرژی یا ترجیحات نباید غذاهای خاصی را بخورند. کارآفرینان مجرب خدمات پذیرایی می توانند چندین گزینه را ارائه دهند ، به عنوان مثال: منوی گیاهی ، بدون آجیل ، بدون گلوتن ، غذای حلال یا سایر گزینه های منو
مرحله 6. برای بررسی سایت وقت بگذارید
پس از مراقبت از همه مواردی که باید آماده شوند ، یک روز قبل وقت بگذارید تا از محل کنفرانس دیدن کنید. منتظر نمانید تا روز D جدید شما با شرکت کنندگان در کنفرانس بپیوندد.
یک روز زودتر ، به محل کنفرانس بیایید و با همه پرسنل درگیر جلسه ای بگذارید تا مطمئن شوید همه چیز تا کوچکترین جزئیات به خوبی آماده شده است
قسمت 3 از 4: تهیه برنامه کنفرانس
مرحله 1. برنامه ریزی کنفرانس
پس از به دست آوردن تصویری بزرگ از موضوعات مورد بحث و تعیین عنوان کنفرانس ، برنامه ای را از شروع کنفرانس تا پایان آن تهیه کنید. با توجه به زمینه کاری که مورد بحث است ، کنفرانس ها می توانند به روش های مختلف برگزار شوند. برای سهولت برنامه ریزی ، کنفرانس ها معمولاً به ترتیب زیر برگزار می شوند:
- شروع کنفرانس با یک مقدمه یا سخنرانی افتتاحیه که معمولاً توسط یک فرد شناخته شده در یک زمینه تجاری خاص انجام می شود و به یک سخنران معروف تبدیل شده است. می توانید مراسم را عصر برگزار کنید و سپس با شام یا به عنوان اولین جلسه صبح برای شروع کنفرانس پایان دهید.
- بقیه برنامه را به جلسات کوتاه تر تقسیم کنید. اگر کنفرانس به درخواست شرکت کنندگان با توجه به پیشنهادات آنها برگزار می شود ، مطالب را با نیازهای شرکت کنندگان تنظیم کنید. با این حال ، ممکن است برنامه های کارگاهی ، کلیپ های فیلم یا سایر مطالب را در برنامه کنفرانس قرار دهید. بسته به تعداد شرکت کنندگان حاضر ، تعیین کنید که آیا هر جلسه می تواند با همه شرکت کنندگان (به نام "پلنوم") شرکت کند یا شرکت کنندگان باید به چند گروه تقسیم شوند و هر گروه به طور موازی با توجه به انتخاب خود در جلسات مختلف شرکت می کند (به نام "گروه"”).
- با دعوت از سخنرانان برای ارائه مطالبی که به شرکت کنندگان انگیزه یا چالش می بخشد ، کنفرانس را تعطیل کنید.
مرحله 2. نحوه برگزاری جلسه را تعیین کنید
شما می توانید نحوه برگزاری جلسه را با توجه به نیازهای شرکت انتخاب کنید ، برای مثال با تدریس ، بحث در مورد موارد ، برگزاری سمینارها ، ارائه آخرین سیاست ها یا نتایج تحقیقات ، پرسیدن سوالات یا ارائه اسلایدها.
- انتخاب نحوه ارائه مطالب بر استراتژی انتشار تأثیر می گذارد. بنابراین ، در اسرع وقت مطالبی را تهیه کنید که برای شرکت کنندگان بسیار مفید است.
- مدت زمان هر جلسه بسته به تعداد ارائه ها و محتوای ارائه شده می تواند از 45 دقیقه تا 3 ساعت شروع شود.
مرحله 3. در نظر بگیرید که آیا می خواهید فعالیتهای دیگری را نیز شامل شوید
به فعالیتهای مفیدی فکر کنید که می توانند در برنامه گنجانده شوند و نقش مهمی در حمایت از موفقیت کنفرانس بازی کنند ، به عنوان مثال:
- برنامه هایی را به نفع سازمان شرکت کننده در کنفرانس برنامه ریزی کنید ، مانند یک جلسه کاری یا ارائه جایزه.
- در صورت دریافت هزینه ثبت نام از شرکت کنندگان ، غذا ارائه دهید. اگر هیچ هزینه ای وجود ندارد ، از شرکت کنندگان بخواهید که ناهار (به عنوان آخرین گزینه) همراه داشته باشند. معمولاً شرکت کنندگان انتظار دارند حداقل یک وعده غذا بخورند. اگر محل کنفرانس در شهر است ، استراحت کنید تا شرکت کنندگان ناهار خود را در یک رستوران نزدیک بخورند.
- بپرسید آیا شرکت کنندگان تمایل دارند یک رویداد سرگرمی را برنامه ریزی کنند ، به عنوان مثال: یک گشت شهری بزنید ، یک نمایش کمدی را در شب تماشا کنید ، یک فیلم تماشا کنید یا یک نمایش در تئاتر تماشا کنید. این رویداد ممکن است برای کنفرانسی که در یک شهر بزرگ یا یک شرکت برگزار می شود مناسب تر باشد ، اما نه همیشه.
قسمت 4 از 4: انتشار
مرحله 1. شرکت کنندگانی را که در آن شرکت خواهند کرد تعیین کنید
کنفرانس ها بسیار متنوع هستند ، به عنوان مثال کنفرانس هایی که دانشگاهی ، مذهبی و تجاری هستند و شرکت کنندگان مختلف دارند. قبل از برنامه ریزی ، مطمئن شوید که شرکت کنندگان کافی به شرکت در کنفرانس علاقه دارند.
اگر می خواهید برای گروه های کوچک ، مانند کارکنان شرکت یا اجتماعات کلیسا ، کنفرانس برگزار کنید ، نیازی به تبلیغات زیاد ندارید. می توانید برنامه های کنفرانس را با ارسال یک ایمیل ، اعلام در خبرنامه شرکت و/یا اطلاع در یک جلسه اداری اطلاع دهید
مرحله 2. از رهبران شرکت بخواهید مشارکت کنند
برای متقاعد کردن افراد در شرکت خود ، باید عنوانی جذاب بیاورید یا یک سخنران عالی دعوت کنید.
پس از دریافت تأییدیه از سخنرانان معروف ، اطلاعات را در مواد کنفرانس قرار دهید و به شرکت کنندگان بالقوه اطلاع دهید
مرحله 3. ایجاد یک وب سایت
امروزه رسانه های دیجیتال ابزار بسیار مهمی برای موفقیت در کنفرانس است. با جستجوی کلمه کلیدی عنوان کنفرانس یا سایر کلمات مرتبط با کنفرانس ، یک نام وب سایت ایجاد کنید. اطلاعات مفصل در مورد کنفرانس را در وب سایت بنویسید و پیوندی را به همه مطالب چاپی و تبلیغاتی مربوط به کنفرانس اضافه کنید.
- تاریخ ، زمان و آدرس محل کنفرانس را در وب سایت ، شامل نام سخنرانان معروف ذکر کنید. در صورت وجود حمل و نقل ، اقامت ، مکانهای جالب و برنامه کنفرانس را نیز اطلاع دهید.
- اگر شرکت کنندگان قادر به ثبت نام هستند ، پیوند وب سایت را وارد کنید.
مرحله 4. یک تبلیغ قرار دهید
تبلیغات را از قبل (یک سال قبل) شروع کنید تا سخنرانان بتوانند پیشنهادهایی حاوی مطالبی را که در کنفرانس ارائه می شود ، ارائه دهند. با توجه به اندازه کنفرانس و سابقه شرکت کنندگان ، روش صحیح انتشار را انتخاب کنید. در نظر بگیرید که شرکت کنندگان بالقوه اطلاعات خود را از کجا می گیرند ، شاید از:
- رسانه های اجتماعی ، به عنوان مثال از حساب های فیس بوک و توییتر سازمان حامی
- لیست مخاطبین در Listservs و آدرس های ایمیل
- وبلاگ ، مجله ، روزنامه یا مجله تجاری
- پوسترها ، بروشورها یا سایر اعلامیه ها به گروه ها ، سازمان ها یا شرکت های مربوطه ارسال می شود
مرحله 5. درخواست پیشنهادات
هنگام تهیه پیش نویس آگهی ، نشان دهید که برای ثبت نام آماده هستید یا منتظر ارسال پیشنهادات فردی یا گروهی در قالب مقاله ، پیشنهادات پنل یا مطالب کارگاهی هستید.
شما می توانید طول پروپوزال را با توجه به رشته کاری خود تعیین کنید. در زمینه آموزش ، کنفرانس های مقیاس کوچک معمولاً نیاز به چکیده چند صد کلمه دارند ، در حالی که کنفرانس های مقیاس بزرگ نیاز به نسخه های خطی کامل دارند
مرحله 6. پذیرش ثبت نام ها را شروع کنید
تسهیلات را طوری آماده کنید که شرکت کنندگان بتوانند قبل از کنفرانس ثبت نام کنند ، حتی اگر چند ماه قبل از آن باقی مانده باشد. به این ترتیب ، می توانید تعداد شرکت کنندگان را که در آن شرکت می کنند برآورد کنید.
- یک وب سایت ایجاد کنید که برای ثبت نام به وب سایت کنفرانس پیوند دارد. اگر مهارت های فنی برای ایجاد یک وب سایت را ندارید ، از یک سرویس موجود استفاده کنید. به عنوان مثال ، از خدمات پولی RegOnline استفاده کنید ، شرکتی که از ثبت نام آنلاین برای رویدادهای مختلف مراقبت می کند ، داده ها را پردازش می کند و با سهولت دسترسی کاربران به آنها ، آنها را برای شما ارسال می کند.
- در صورت داشتن امکان پردازش رسیدهای پرداخت با استفاده از کارت اعتباری ، شرکت کنندگان همچنین می توانند از طریق تلفن یا فکس ثبت نام کنند.
- اگر ثبت نام اینترنتی یا تلفنی را قبول ندارید ، لطفاً یک فرم درخواست PDF ایجاد کرده و آن را در وب سایت بارگذاری کنید. به شرکت کنندگان اطلاع دهید که می توانند فرم را پرینت کرده ، پر کرده و با چک یا مدرک انتقال به آدرس ایمیل شرکت شما ارسال کنند.
- به منظور ثبت نام زودهنگام شرکت کنندگان ، برای شرکت کنندگانی که حداقل یک ماه قبل پرداخت می کنند ، تخفیف قائل شوید. در صورت پرداخت هزینه شرکت کنندگان در محل کنفرانس ، قیمت بلیط ها کمی گران تر است.
نکات
- از گوینده بپرسید آیا برای ارائه به تجهیزات اضافی مانند صحنه ، تلویزیون ، صفحه نمایش بزرگ یا رایانه نیاز دارد یا خیر.
- هنگام انتخاب منوی غذایی ، مطمئن شوید که آیا شرکت کنندگانی هستند که باید رژیم غذایی خاصی را انجام دهند.
- هنگام مقایسه هزینه های اجاره ، قیمت غذا ، آب ، نوشابه و غیره را درخواست کنید. زیرا ممکن است بسیار گران باشد
- هنگام انتخاب اتاق ، هدف کنفرانس را در نظر بگیرید و تصمیم بگیرید که آیا می خواهید از سالن اجتماعات استفاده کنید یا صندلی و میز برای یادداشت برداری.
