اگر نام Google Docs را شنیده اید ، احتمالاً از ویژگی های پیشرفته اشتراک گذاری و ذخیره خودکار مفید آن مطلع هستید. با این حال ، اگر قبلاً از Google Docs استفاده نکرده اید ، شروع به کار دشوار است ، به ویژه با گزینه های مختلف ، الگوها و تنظیمات اشتراک فایل. با این حال ، با دنبال کردن مراحل این مقاله ، می توانید در کوتاه ترین زمان بر Google Docs تسلط پیدا کنید!
گام
روش 1 از 6: درک Google Docs
مرحله 1. از سندنگار Google برای ایجاد اسناد مبتنی بر متن استفاده کنید
همانطور که از نامش پیداست ، Google Docs یک برنامه عالی برای نوشتن اسناد است ، درست مانند زمانی که یک سند Microsoft Word ایجاد می کنید. همچنین می توانید از Google Docs برای سهولت به اشتراک گذاری اسناد با دیگران استفاده کنید و همیشه می توانید به اسناد Google Docs دسترسی داشته باشید زیرا در فضای ذخیره سازی آنلاین شما ذخیره شده اند ، نه در هارد دیسک کامپیوتر شما.
بهترین بخش این است که استفاده از Google Docs رایگان است. تنها چیزی که نیاز دارید یک حساب Google برای دسترسی به سرویس یا برنامه است
مرحله 2. الگویی را که می خواهید استفاده کنید بر اساس سندی که باید ایجاد شود انتخاب کنید
Google Docs فقط صفحات خالی را ارائه نمی دهد. همچنین می توانید الگوهای نامه ، رزومه ، ارسال پروژه و سایر اسناد را انتخاب کنید. هر الگو دارای رنگ بندی و طرح بندی خاص خود است ، بنابراین بدون توجه به گزینه هایی که انتخاب می کنید ، احساس خستگی نخواهید کرد.
می توانید چندین الگوی مختلف را امتحان کنید تا گزینه ای را که دوست دارید پیدا کنید
مرحله 3. اجازه دهید Google Docs سند شما را به طور خودکار ذخیره کند
یکی دیگر از مزایای Google Docs این است که دکمه ذخیره وجود ندارد زیرا سند به طور خودکار توسط رایانه ذخیره می شود. هر زمان که تغییری ایجاد کردید ، سند به طور خودکار در Google Drive ذخیره می شود ، بنابراین در صورت خرابی یا خرابی کامپیوتر نگران از دست دادن داده ها نباشید.
با نگاه کردن به گوشه سمت چپ سند ، می توانید از عملکرد خودکار مطمئن شوید. وقتی سند ذخیره و با موفقیت در حساب Google Drive شما "ایمن" می شود ، Google Docs به شما اطلاع می دهد
روش 2 از 6: استفاده از Google Docs در رایانه
مرحله 1. از یک مرورگر وب به https://docs.google.com دسترسی پیدا کنید
برای دسترسی به Google Docs می توانید از هر مرورگر وب (از جمله Chrome ، Safari و Microsoft Edge) در رایانه Windows یا Mac استفاده کنید.
اگر حساب Google/Gmail ندارید ، قبل از دسترسی به Google Docs باید یک حساب ایجاد کنید
مرحله 2. وارد حساب Google خود شوید
برای ورود به سیستم حساب خود با استفاده از نام کاربری و گذرواژه حساب Google/Gmail ، دستورالعمل هایی را که روی صفحه ظاهر می شود دنبال کنید. پس از آن ، به لیستی از اسنادی که باز کرده اید ، ویرایش کرده اید یا هنوز روی آنها کار می کنید هدایت می شوید. همچنین می توانید چندین گزینه برای ایجاد یک سند جدید در بالای صفحه مشاهده کنید.
مرحله 3. روی "خالی" + کلیک کنید تا یک سند خالی/جدید ایجاد کنید
این دکمه در سمت چپ بالای صفحه ظاهر می شود. سند جدیدی ایجاد می شود که می توانید به دلخواه ویرایش کنید.
- اگر می خواهید یک سند جدید از طریق الگو ایجاد کنید ، لیست الگوها را با کلیک روی "گسترش دهید. قالب های گالری ”در بالا سمت راست صفحه ، سپس الگویی را که می خواهید با آن سند جدید ایجاد کنید انتخاب کنید.
- برخی از گزینه های محبوب قالب مانند " از سرگیری "و" بروشور ”را می توانید در مرکز بالای صفحه پیدا کنید.
مرحله 4. برای تغییر نام فایل ، سند Untitled را انتخاب کنید
به طور پیش فرض ، سند جدید به عنوان "سند بدون عنوان" نامگذاری شده است. برای تغییر نام به غیر از "سند بدون عنوان" ، Del را فشار دهید تا ابتدا متن موجود حذف شود ، سپس نام جدیدی برای سند تایپ کنید. برای ذخیره تغییرات ، کلید Enter یا Return را در صفحه کلید فشار دهید.
- همچنین می توانید نام سند را در لیست فایلهای صفحه اصلی Google Docs تغییر دهید. روی نماد سه نقطه در یک خط عمودی در گوشه سمت راست پایین فایل کلیک کنید ، سپس "تغییر نام" را انتخاب کنید.
- اکنون شما با موفقیت یک سند جدید ایجاد کرده اید! از اینجا می توانید سند را ویرایش ، به اشتراک بگذارید و ببندید.
مرحله 5. سند موجود را ویرایش کنید
تا زمانی که رایانه شما به اینترنت متصل است ، Google Docs به طور خودکار هنگام کار شما را ذخیره می کند.
- از نوار ابزار بالای سند برای تعیین اندازه فونت ، نوع ، رنگ و سبک استفاده کنید.
- برای تنظیم فاصله خطوط ، منو را انتخاب کنید " قالب بندی "، کلیک " فاصله خطوط ، و "را انتخاب کنید تنها ”, “ دو برابر ”، یا هر گزینه دیگری که نیاز دارید.
- منوها " قالب بندی ”شامل ابزارهایی است که می توان برای افزودن ستون ، سرصفحه یا سرصفحه سند ، پاورقی و موارد دیگر استفاده کرد.
- در صورت نیاز به افزودن تصاویر ، جداول ، نمودارها یا نویسه های خاص ، منو را انتخاب کنید " درج کنید ”، محتوا یا رسانه ای را که می خواهید اضافه کنید پیدا کرده و کلیک کنید ، سپس دستورالعمل های روی صفحه را دنبال کنید.
- برای تغییر جهت صفحه سند به منظره یا منظره ، منوی "File" را باز کرده و روی "Setup Page" کلیک کنید. پس از آن ، می توانید "منظره" یا "پرتره" را انتخاب کنید.
- Google Docs روی کلماتی که ممکن است حاوی نمک باشند ، تاکید می کند. برای مشاهده پیشنهادات ، روی کلمه زیر خط دار کلیک کنید ، سپس کلمه ای را که می خواهید استفاده کنید انتخاب کنید. برای بررسی املای کلمات در سند به طور کلی ، "" را انتخاب کنید. ابزارها "و روی" Spelling "کلیک کنید.
- در صورت نیاز به بارگیری نسخه ای از سند ، منو را انتخاب کنید " فایل "، کلیک " بارگیری به صورت ”، و فرمت مورد نظر خود را مشخص کنید.
مرحله 6. سند را به اشتراک بگذارید
اگر می خواهید یک سند مشترک ایجاد کنید که افراد دیگر بتوانند روی آن کار کنند ، می توانید آن را با شخص یا گروهی از کاربران به اشتراک بگذارید. در اینجا نحوه:
- دکمه انتخاب " اشتراک گذاری ”به رنگ آبی در بالا سمت راست صفحه.
- آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید سند را برای آنها ارسال کنید وارد کنید (هر آدرس را با کاما جدا کنید).
- نماد مداد را در سمت راست ستون "مرور" انتخاب کنید تا لیستی از مجوزهای سند را ببینید (به عنوان مثال. می تواند مشاهده کند ”, “ قابلیت ویرایش دارد "، یا " می تواند نظر بدهد ”) ، سپس انتخاب خود را انجام دهید.
- انتخاب کنید " پیشرفته "در سمت راست پایین پنجره" Sharing "برای بررسی گزینه های بیشتر و اعمال تغییرات در صورت نیاز.
- دکمه انتخاب " ارسال ”برای ارسال پیوند سند.
مرحله 7. پس از اتمام کار سند را ببندید
نماد آبی کاغذ را در بالا سمت چپ صفحه انتخاب کنید تا دوباره به لیست اسناد دسترسی پیدا کنید. شما به صفحه اصلی Google Docs که شامل همه اسناد است برمی گردید تا بتوانید سند دیگری را باز کنید یا سند جدیدی ایجاد کنید.
مرحله 8. سند را بعدا ویرایش کنید
هنگامی که نیاز به ادامه یا کار روی یک سند دارید ، به https://docs.google.com بازگردید و روی نام سند در لیست فایل ها کلیک کنید.
روش 3 از 6: استفاده از Google Docs در تلفن یا رایانه لوحی
مرحله 1. Google Docs را در تلفن یا رایانه لوحی خود نصب کنید
برای کاربران iPhone یا iPad ، می توانید Google Docs را از طریق App Store بارگیری کنید. برای کاربران دستگاه Android ، می توانید آن را از طریق فروشگاه Google Play بارگیری کنید.
اگر قبلاً به سرویس/برنامه Google Docs دسترسی پیدا نکرده اید ، ابتدا باید یک حساب Google/Gmail ایجاد کنید
مرحله 2. Google Docs را اجرا کنید
این برنامه دارای یک نماد کاغذ آبی با برچسب "Docs" است و معمولاً در صفحه اصلی (iPhone/iPad) یا کشوی برنامه دستگاه (Android) نمایش داده می شود. نماد را لمس کنید تا برنامه باز شود.
مرحله 3. +را لمس کنید
این یک دایره در سمت راست پایین صفحه است.
مرحله 4. برای ایجاد یک سند خالی جدید ، سند جدید را انتخاب کنید
در دستگاه های Android ، این دکمه یک سند خالی جدید ایجاد می کند. برای کاربران iPhone یا iPad ، ابتدا نام سند را وارد کرده و گزینه ایجاد کردن ”قبل از ایجاد سند.
- اگر می خواهید از الگو استفاده کنید ، "را انتخاب کنید یک الگو انتخاب کنید ”برای نمایش پنجره جستجوی قالب. پس از آن ، قالبی را که می خواهید سند ایجاد کنید با قالب قالب انتخاب شده انتخاب کنید.
- اکنون شما با موفقیت یک سند Google Docs ایجاد کرده اید! از این مرحله به بعد ، می توانید سند را ویرایش ، تغییر نام دهید و به اشتراک بگذارید.
مرحله 5. سند موجود را ویرایش کنید
تا زمانی که تلفن یا رایانه لوحی شما به اینترنت متصل است ، Google Docs به طور خودکار سند را هنگام کار ذخیره می کند.
- برای تنظیم تراز پاراگراف و/یا فاصله خطوط ، روی قسمت یا ناحیه ای که تغییرات تراز/فاصله آغاز می شود ، دوبار ضربه بزنید ، نماد "قالب" (حرف "A" با چند خط متن) را لمس کنید ، "را انتخاب کنید پاراگراف ”، و گزینه مورد نیاز خود را انتخاب کنید.
- برای تغییر جهت سند به حالت افقی ، روی نماد سه نقطه در سمت راست بالای صفحه کلیک کنید و "تنظیم صفحه" را انتخاب کنید. پس از آن ، می توانید "منظره" یا "پرتره" را انتخاب کنید.
- برای تغییر ظاهر متن ، روی متن دوبار ضربه بزنید تا نشانگر آبی ظاهر شود. پس از آن ، نشانگر را بکشید تا متن مورد نیاز برای ویرایش انتخاب شود. نماد "قالب" (حرف "A" با چند خط متن) را انتخاب کنید ، "را لمس کنید متن ”، و گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- می توانید تصاویر ، سرصفحه ها/سرفصل ها ، پاورقی ها ، جداول ، شماره صفحات و سایر عناصر یا محتوا را در حالت چاپ ("حالت چاپ") اضافه کنید. برای فعال کردن آن ، نماد سه نقطه را در بالا سمت راست صفحه انتخاب کنید ، سپس کلید "طرح بندی چاپ" را به موقعیت روشن یا "روشن" بکشید. نماد مداد را در پایین سمت راست صفحه انتخاب کنید تا به پنجره ویرایش متن برگردید ، "را لمس کنید + ”برای دسترسی به منوی“Insert”، سپس رسانه یا محتوایی را که می خواهید اضافه کنید انتخاب کنید.
مرحله 6. سند را به اشتراک بگذارید
اگر می خواهید یک سند مشترک ایجاد کنید که افراد دیگر بتوانند روی آن کار کنند ، می توانید آن را با شخص یا گروهی از کاربران به اشتراک بگذارید. در اینجا نحوه:
- دکمه "اشتراک" (که توسط یک تصویر انسانی با علامت "+" مشخص شده است) را در بالای صفحه "اشتراک گذاری" انتخاب کنید.
- آدرس ایمیل شخصی را که می خواهید فایل را با او به اشتراک بگذارید در قسمت "افراد" وارد کنید.
- برای مشاهده لیستی از مجوزهای کاربر (به عنوان مثال ، روی نماد مداد در سمت راست ستون "افراد" ضربه بزنید. چشم انداز ”, “ ویرایش کنید ”, “ اظهار نظر ”) ، سپس گزینه مورد نظر را انتخاب کنید.
- نماد "ارسال" (با تصویر یک هواپیمای کاغذی مشخص شده است) را در بالا سمت راست صفحه انتخاب کنید تا پیوند سند از طریق ایمیل به اشتراک گذاشته شود.
مرحله 7. برای خروج از سند روی دکمه فلش کلیک کنید
پس از اتمام کار روی سند ، به سمت چپ بالای صفحه نگاه کنید و روی پیکان عقب کلیک کنید. شما به لیستی از اسناد Google Docs منتقل می شوید که در آن می توانید یک سند جدید ایجاد کنید یا یک سند موجود را ویرایش کنید.
همچنین می توانید دکمه "Home" را روی گوشی فشار دهید تا برنامه بسته شود
مرحله 8. سند را بعدا ویرایش کنید
هنگامی که می خواهید روی یک سند کار کنید ، کافی است برنامه Google Docs را باز کرده و عنوان سند را در لیست فایل ها انتخاب کنید. برای ایجاد تغییرات در سند ، نماد مداد را در پایین سمت راست صفحه انتخاب کنید تا به حالت ویرایش دسترسی پیدا کنید.
روش 4 از 6: یک سند Google Docs از یک فایل Word ایجاد کنید
مرحله 1. Google Drive را باز کنید
این برنامه با یک نماد مثلثی با سه رنگ مختلف مشخص شده است. با مراجعه به https://www.google.com/drive/ می توانید از طریق حساب Google خود به آن دسترسی پیدا کنید.
اگر حساب Google ندارید ، قبل از بارگذاری اسناد Word باید یک حساب کاربری ایجاد کنید
مرحله 2. روی New کلیک کنید
در گوشه سمت چپ بالای صفحه ، روی دکمه "New" با علامت مثبت در کنار آن کلیک کنید. منوی کشویی پس از آن باز می شود.
مرحله 3. File upload را انتخاب کنید
یک کادر محاوره ای باز می شود و می توانید فایلهایی را که باید از رایانه بارگذاری شوند انتخاب کنید.
همچنین می توانید پوشه ای را از رایانه خود بارگذاری کنید تا در فضای ذخیره سازی Google Drive ذخیره شود
مرحله 4. یک سند Word ذخیره شده در رایانه را باز کنید
سند ورد مورد نظر را با دوبار کلیک روی آن انتخاب کنید.
مرحله 5. روی فایل دوبار کلیک کنید تا باز شود
ممکن است مدتی طول بکشد تا بارگذاری پرونده به پایان برسد بنابراین صبور باشید. وقتی آماده شد ، می توانید روی صفحه اصلی Google Drive کلیک کنید تا آن را باز کرده و ویرایش کنید.
اکنون می توانید اسناد Google Docs را ویرایش ، به اشتراک بگذارید و تغییر نام دهید ، درست مانند هر سند معمولی که در رایانه خود ذخیره شده است
روش 5 از 6: "مجبور کردن" کاربران به ایجاد کپی از اسناد Google Docs
مرحله 1. از این ترفند برای "مجبور کردن" گیرنده به تهیه نسخه ای از سند استفاده کنید
وقتی سندی را از طریق سندنگار Google برای شخصی ارسال می کنید ، ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که بخواهید گیرنده نسخه شخصی خود را داشته باشد ، آن را ویرایش کرده و برای شما ارسال کند. از آنجا که تنظیمات سندنگار Google برای این شرایط طراحی نشده است ، می توانید URL را تغییر دهید و کاربر را "مجبور" کنید تا به جای ویرایش فایل اصلی ، یک نسخه از فایل را ایجاد کند.
می توانید از این روش هنگام ارسال کاربرگ به دانش آموزان یا فایل ها برای چندین کارمند استفاده کنید
مرحله 2. سند را باز کنید
از Google Docs دیدن کنید و سندی را که می خواهید به اشتراک بگذارید باز کنید.
مرحله 3. روی دکمه Share کلیک کنید
در گوشه سمت راست بالای صفحه قرار دارد و آبی روشن است.
مرحله 4. روی Change to everyone with the link کلیک کنید
در پایین کادر بازشو ، روی آخرین خط گفتگو کلیک کنید. پس از آن یک جعبه جدید باز می شود.
مرحله 5. پیوند را کپی کرده و در رسانه یا ستون دیگری جایگذاری کنید
می توانید پیوند را علامت گذاری کنید یا از ماوس خود برای کلیک راست روی پیوند استفاده کنید ، سپس "Copy" را انتخاب کنید یا دکمه Copy link را فشار دهید. پیوند را در یک سند خالی Google Docs جایگذاری کنید تا بتوانید آن را ویرایش کنید.
همچنین می توانید پیوند را در قسمت URL در بالای پنجره مرورگر جایگذاری کنید
مرحله 6. بخش "ویرایش" را در انتهای پیوند با "کپی" جایگزین کنید
تا انتهای پیوند بروید تا کلمه "ویرایش" را مشاهده کنید. کلمه را حذف کنید ، سپس "copy" را تایپ کنید و مراقب باشید که بقیه URL را تغییر ندهید.
مرحله 7. پیوند اصلاح شده را به گیرنده ارسال کنید
پیوند به طور خودکار یک کادر محاوره ای باز می کند و می پرسد آیا گیرنده می خواهد از فایل کپی کند یا خیر. می توانید پیوند را برای هر تعداد کاربر (به دلخواه) ارسال کنید تا همه یک نسخه از سندی را که ایجاد کرده اید در اختیار داشته باشند.
روش 6 از 6: ایجاد یک فایل PDF از سند Google Docs
مرحله 1. Google Doc را باز کنید
از Google Drive ، سندی را که می خواهید به عنوان فایل PDF ذخیره شود انتخاب کنید.
مرحله 2. روی File کلیک کنید ، سپس انتخاب کنید چاپ.
مکان نما را به گوشه سمت چپ بالای صفحه منتقل کرده و روی منوی "File" کلیک کنید. صفحه را پیمایش کنید ، سپس روی "چاپ" کلیک کنید.
با این مرحله ، می توانید اسناد Google Docs را مستقیماً از رایانه خود چاپ کنید
مرحله 3. "ذخیره به عنوان PDF" را به عنوان مقصد ذخیره انتخاب کنید
در کنار «مقصد» ، روی کادر کشویی کلیک کنید تا گزینه ها را مشاهده کنید. پس از آن ، "ذخیره به عنوان PDF" را انتخاب کنید.
مرحله 4. روی ذخیره کلیک کنید
سند در رایانه شما به عنوان یک فایل PDF با همان نام فایل اصلی در Google Docs ذخیره می شود.
نکات
- نگران نباشید و برای ذخیره دستی اسناد Google Docs نگران نباشید! این سرویس هر بار که تغییری ایجاد می کنید ، سندی را که روی آن کار می کنید به طور خودکار ذخیره می کند.
- اگر از سندنگار Google خارج از شبکه استفاده می کنید (بدون وای فای یا اتصال به اینترنت) ، تا زمانی که رایانه یا دستگاه به شبکه متصل نشود ، سند به طور خودکار ذخیره نمی شود.
- با دوبار کلیک روی تصویر ، می توانید یک تصویر را در سند Google Docs برش یا ویرایش کنید.
