همانطور که از نامش پیداست ، نامه پاسخ نامه ای است که برای پاسخ به س orال یا درخواست شخصی ارسال می شود ، که عموماً به صورت مکتوب نیز با نامه ارسال می شود و معمولاً به عنوان وسیله ای برای تبادل اطلاعات در دنیای تجارت استفاده می شود. به منظور تولید پاسخ نامه کامل ، اولین کاری که باید انجام دهید این است که محتویات نامه حاوی سوال یا درخواستی که دریافت کرده اید را مرور کنید. سپس ، به دنبال اطلاعات اضافی مورد نیاز برای پاسخ به نامه باشید. پس از انجام هر دو ، نوشتن پاسخ نامه را با جملاتی مودبانه ، مستقیم ، واضح و قادر به پاسخگویی به همه سوالات یا درخواست های ذکر شده در نامه اصلی شروع کنید. علاوه بر این ، مطمئن شوید که لحن جمله شما نیز دوستانه و آموزنده است تا اطمینان حاصل کنید که نامه می تواند رضایت گیرنده را جلب کند.
گام
روش 1 از 3: مرور محتویات نامه اصلی
مرحله 1. اطلاعات درخواست شده یا مورد سوال فرستنده نامه را مشخص کنید
از آنجا که نامه های پاسخگو برای ارائه همه چیز که فرستنده باید بداند وجود دارد ، همیشه وقت بگذارید تا محتویات نامه را با دقت مرور کنید. به طور خاص ، نیاز فرستنده نامه را بدانید تا بداند چه اطلاعاتی می توانید در اختیار او قرار دهید.
- گاهی اوقات ، تعیین معنای یک حرف به آسانی چرخاندن کف دست نیست ، به ویژه اگر شیوه نگارش نامه نویس مشخص نباشد. بنابراین ، همیشه برای درک نیازهای فرستنده نامه قبل از تهیه پاسخ نامه وقت بگذارید.
- در صورت لزوم ، برخی از موارد مهمی را که در نامه پیدا کرده اید یادداشت کنید تا منظور فرستنده را بهتر درک کنید. به طور خاص ، خواسته فرستنده را خلاصه کنید و پاسخ شما را به هر سوال یا درخواست طراحی کنید.
مرحله 2. درباره اطلاعات درخواست شده توسط فرستنده نامه بیشتر بیاموزید
اگر فرستنده نامه در مورد چیزی اطلاعات بخواهد ، به احتمال زیاد شما آن را از قبل می دانید و می توانید فوراً به آن پاسخ دهید ، یا برعکس. اگر اطلاعات درخواستی را درک نمی کنید ، قبل از پاسخ دادن به نامه تا آنجا که ممکن است وقت بگذارید تا اطلاعات را جمع آوری کنید.
به عنوان مثال ، فرستنده نامه ممکن است بخواهد وضعیت درخواست شغلی خود را در شرکت شما تأیید کند. اگر استخدام کارمند جدید تخصص شما نیست ، لطفاً با کارمند بخش منابع انسانی تماس بگیرید تا قبل از ارسال پاسخ ، وضعیت درخواست فرستنده را بررسی کنید
مرحله 3. نامه را به شخص دیگری که توانایی پاسخگویی به س askedال پرسیده شده را دارد ، ارسال کنید
به ویژه در دنیای تجارت ، گاهی اوقات مشتریان نامه ای را به آدرس شرکت یا شماره تماس شرکت ارسال می کنند که در اینترنت پیدا می کنند. بنابراین ، اگر نامه ای دریافت می کنید اما احساس می کنید که واجد شرایط پاسخگویی به سوالات موجود در آن نیستید ، لطفاً آن را به شخص مناسب ارسال کنید. این کار را انجام دهید تا مطمئن شوید که فرستنده نامه می تواند دقیق ترین و مفیدترین پاسخ را دریافت کند.
اگر زمان زیادی طول می کشد تا شخص پاسخ دهد ، سعی کنید به فرستنده اطلاع دهید که نامه را برای شخصی که ظرفیت بیشتری برای پاسخگویی به سوالات او دارد ارسال کرده اید. حداقل ، فرستنده نامه می داند که نامه ای که ارسال کرده است دریافت و پردازش شده است
روش 2 از 3: گردآوری پاسخ ها
مرحله 1. نامه را به شخصی که اطلاعات را می پرسد یا در نامه اصلی س askingال می کند ، ارسال کنید
همیشه نامه ای را با سلام مودبانه ، مانند "عزیز" ، و به دنبال آن نام گیرنده نامه را به جای استفاده از یک جمله آغازین بیش از حد عمومی ، مانند "به گیرنده این نامه" ، شروع کنید. این جمله جدا از اینکه غیر شخصی به نظر می رسد ، این تصور را ایجاد می کند که نامه پاسخ توسط رایانه نوشته شده است. بنابراین ، همیشه از نام گیرنده استقبال کنید تا نشان دهید نامه پاسخ شما با دقت و قدردانی بسیار نوشته شده است.
- اگر فرستنده نامه را شخصاً نمی شناسید ، لطفاً از سلام آقای یا خانم به همراه نام خانوادگی وی استفاده کنید. با این حال ، اگر فرستنده نامه عنوان خاصی دارد ، از آن عنوان به جای آقای یا خانم استفاده کنید.
- اگر واقعاً فرستنده نامه را نمی شناسید یا جنسیت آن را نمی دانید ، فقط از نام کوچک او استفاده کنید.
- به طور کلی ، می توانید از نام فرستنده ذکر شده در نامه اصلی استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر فرستنده نامه نام "Dr. جانسون "در نامه خود ، لطفاً نامه پاسخ خود را با سلام ،" عزیز باز کنید. دکتر. جانسون."
مرحله 2. اشاره کنید که این نامه در پاسخ به نامه اصلی او ارسال شده است
در ابتدای نامه فراموش نکنید که هدف نامه خود را به خواننده منتقل کنید ، یعنی پاسخ به نامه. به این ترتیب ، گیرنده نامه می داند که نامه خوانده شده و پردازش شده است ، و همچنین قصد پشت نامه ای که ارسال کرده اید.
- یک جمله ساده ، "این نامه در پاسخ به نامه ای است که شما در 13 ژوئن ارسال کردید" برای باز کردن یک نامه پاسخ مناسب است.
- اگر گیرنده نامه اول نیستید ، هویت شخصی را که نامه را به شما داده است ، ارائه دهید. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "یکی از کارکنان خدمات مشتری ما ، میشل هریس ، نامه ای را که برای من ارسال کرده اید ارسال کرده است."
مرحله 3. فوراً به سالات فرستنده پاسخ دهید
پس از نوشتن سلام ، بلافاصله به قلب نامه بروید. در قلب نامه ، به هر گونه سوال و/یا شکایت ذکر شده در نامه اصلی تا آنجا که ممکن است پاسخ دهید. مطمئن شوید که چیزی از قلم نیفتاده است تا گیرنده نامه هنگام خواندن آن احساس رضایت کند.
- در پاسخ ، مطالب اصلی نامه را به طور مختصر تکرار کنید. به عنوان مثال ، ممکن است بگویید: "در پاسخ به پرسش شما در مورد کارکنان شرکت ما که مستقیماً با رسانه ها ارتباط دارند ، می خواهیم به شما اطلاع دهیم که نام کارکنان Janet Walters است. در اینجا آدرس ایمیل و شماره تلفن او آمده است."
- برای پاسخگویی به سوالات طولانی تر ، از یک سیستم شماره گذاری برای پاسخگویی دقیق تر به هر س useال استفاده کنید. این روش علاوه بر خواندن آسان تر ، خواننده را راضی تر می کند زیرا احساس می کند که به تمام سوالات به تفصیل پاسخ داده شده است.
- در جمله هایی که زیاد طولانی نیستند تا حد امکان اطلاعات کامل ارائه دهید. به طور کلی ، پاسخ دادن به یک سوال در چند جمله کوتاه می تواند پاسخ خوبی باشد.
مرحله 4. در مورد هرگونه درخواست که نمی توانید برآورده کنید صادق باشید
گاهی اوقات ، سوالاتی وجود دارد که نمی توانید به آنها پاسخ دهید یا درخواست هایی که نمی توانید به آنها پاسخ دهید. هنگام مواجهه با چنین موقعیتی ، همیشه صادقانه پاسخ دهید. به عبارت دیگر ، از جملات پیچیده فقط برای سرکوب دیدگاه های منفی فرستنده نامه استفاده نکنید. به من اعتماد کنید ، فرستنده نامه بسیار بیشتر از پاسخ مستقیم و واضح قدردانی می کند. مهمتر از همه ، اطمینان حاصل کنید که اطلاعات همیشه مودبانه منتقل می شوند و قبل از آن عذرخواهی می شود تا فرستنده نامه احساس ناراحتی نکند.
- هنگام رد درخواست فرستنده نامه ، همیشه از لحنی محکم ، اما فهمیده استفاده کنید. به عنوان مثال ، ممکن است بگویید: "متأسفانه ، ما نمی توانیم درخواست شما را تأیید کنیم. در حال حاضر ، ما اطلاعات مورد نیاز خود را نداریم و نمی توانیم به شما بگوییم چه زمانی در دسترس خواهد بود."
- اگر احساس می کنید می توانید اطلاعات دقیق تری ارائه دهید ، سعی کنید بگویید: «قبل از پاسخ به س yourال خود ، چند نکته را باید ابتدا تأیید کنم. اگر زمان مجاز است ، لطفاً تاریخ ارسال درخواست خود را به همراه نام افسر که با آن تماس گرفته اید ، ارائه دهید. پس از اتمام مراحل تأیید ، من بلافاصله با شما تماس خواهم گرفت."
مرحله 5. از نامه ارسال شده متشکریم
صرف نظر از اینکه آیا قادر به ارائه درخواست یا پاسخ به سوال نامه هستید یا خیر ، همیشه قدردانی خود را با تشکر از او نشان دهید. این تصور را ایجاد کنید که برای توجه آنها ارزش قائل هستید و می خواهید رابطه مثبتی با آنها داشته باشید.
برخی ترجیح می دهند نامه خود را با تشکر باز کنند. جایگاه گفتار واقعاً مهم نیست. مهمتر از همه ، مطمئن شوید که آن را در یک نقطه تلفظ می کنید
مرحله 6. نامه را با نوشتن نام و عنوان کامل خود به پایان برسانید
نامه را با یک سلام رسمی پایانی مانند ، "با احترام" ، و نام کامل خود را ببندید. اگر این نامه برای اهداف تجاری در نظر گرفته شده است ، موقعیت خود را نیز تحت نام کامل خود ذکر کنید.
چه در نامه تایپ شده و چه به صورت دستی ، همیشه پس از درج نام کامل ، جایی برای امضای خود بگذارید. با این حال ، اگر نامه با ایمیل ارسال شود ، به طور کلی کافی است نام کامل خود را بدون امضا درج کنید
مرحله 7. متن نامه پاسخ خود را مجدداً بخوانید تا مطمئن شوید به همه سوالات پاسخ داده شده است
به یاد داشته باشید ، گیرنده نامه اگر پاسخی دریافت کند که به س hisال او پاسخ ندهد ، ممکن است عصبانی یا ناامید شود. علاوه بر این ، نارضایتی این خطر را دارد که برای او نامه پیگیری ارسال کنید و در نهایت به شغل خود اضافه کنید! برای اطمینان از رضایت خوانندگان ، مطمئن شوید که به تمام سوالات یا درخواست ها تا حد امکان پاسخ می دهید. قبل از ارسال ، نامه خود را دوباره بخوانید تا مطمئن شوید هیچ درخواست یا س questionsالی از قلم نیفتاده است.
در صورت لزوم ، برای خواندن نامه از یک دوست یا همکار کمک بگیرید. به طور خاص ، از آنها بخواهید پس از خواندن نامه شما ، خود را جای گیرنده بگذارند و میزان رضایت آنها را بسنجند
روش 3 از 3: استفاده از تن حرفه ای
مرحله 1. از قالب استاندارد نامه تجاری استفاده کنید
انواع مختلف نامه های پاسخ را که به عنوان وسیله ای برای ارتباطات تجاری استفاده می شوند ، درک کنید. سپس ، هر فرمی را که فکر می کنید برای نوشتن پاسخ نامه حرفه ای مناسب است ، دنبال کنید.
- در گوشه سمت چپ بالای نامه ، نام ، عنوان ، نام شرکت (در صورت وجود) و آدرس شرکت خود را ذکر کنید. در زیر آن ، تاریخ نوشتن نامه و نام کامل و آدرس گیرنده نامه را ذکر کنید.
- اگر می خواهید پاسخ نامه را تایپ کنید ، همیشه از حاشیه 2.5 سانتی متر در هر طرف کاغذ استفاده کنید. همچنین مطمئن شوید که نامه با 1 فاصله بین خطوط و 2 فاصله بین پاراگرافها نوشته شده باشد.
- اگر نامه پاسخ به جای نوشتن دستی تایپ شده است ، همیشه از قلم استاندارد و قالب نوشتاری 12-pt استفاده کنید. با این حال ، اگر نامه به صورت دستی نوشته شده است ، مطمئن شوید که دست خط مورد استفاده شما مرتب و خوانا است.
مرحله 2. این تصور را ایجاد کنید که درخواست یا س sentال ارسال شده شما را خوشحال می کند
این روش به ویژه برای افراد تجاری یا ارائه دهندگان خدمات مبتنی بر مشتری اجباری است. به یاد داشته باشید ، مشتری پادشاه است. این بدان معناست که شما باید قدردانی از زمان و تصور خود را برای نوشتن نامه نشان دهید. بنابراین ، فراموش نکنید که از درخواست ها یا س questionsالات آنها تشکر کنید و همیشه در پاسخ نامه ها از جملات گرم و دوستانه استفاده کنید.
- جمله ای به همین سادگی ، "ممنون که با ما تماس گرفتید. ما واقعاً از بازخورد شما قدردانی می کنیم ، "این می تواند لحن نامه را در جهت مثبت تری تغییر دهد! بنابراین ، سعی کنید این عادت را برای خود ایجاد کنید که همیشه چنین عباراتی را در نامه های پاسخ خود قرار دهید.
- این تصور را ایجاد نکنید که درخواست یا س hisال او شما را عصبانی و آزار می دهد. به من اعتماد کنید ، بهتر است بیش از حد دوستانه رفتار کنید تا این که باعث شود گیرنده فکر کند از دست او عصبانی هستید یا ناراحت.
مرحله 3. نیازی به نوشتن نامه ای بیش از حد طولانی نیست تا گیرنده نامه بتواند آن را به سرعت بخواند
قدر اوقات فراغت را بدانید! اگر در واقع ، می توانید به سوال یا درخواست در 1 پاراگراف پاسخ دهید ، نامه 3 صفحه ای ارسال نکنید. بنابراین ، پاسخ های کافی ارائه دهید ، سپس بلافاصله نامه را ارسال کنید. اطلاعات دیگری را که او واقعاً نیازی به دانستن ندارد ، اضافه نکنید.
- پیاده سازی این روش بسیار مهم است ، به ویژه اگر نامه پاسخگویی به منظور پاسخگویی به سوالات مشتریان یا همکاران تجاری شما باشد. البته ، شما نمی خواهید با صرف ساعت ها برای خواندن پاسخی که باید نصف شده بود ، مشتری را ناامید کنید ، درست است؟
- از سوی دیگر ، آنقدر کوتاه ننویسید که نتوانید به درخواست یا س listedال مندرج در نامه اصلی پاسخ دهید. اگر س needsال نیاز به توضیح طولانی دارد ، در ارائه آن بی خیال باشید. مهمتر از همه ، اطمینان حاصل کنید که همه اطلاعات ارائه شده برای خوانندگان واقعا مهم است.
مرحله 4. تا آنجا که ممکن است واضح بنویسید تا گیرنده نامه پاسخ شما را بفهمد
از جملات خیلی طولانی یا پیچیده استفاده نکنید! در عوض ، با استفاده از کلمات ساده و واضح بنویسید و این توانایی را نداشته باشد که خواننده را گیج کند. هرچه نوشتن شما کوتاه تر و متراکم تر باشد ، نتایج بهتر است.
تصور کنید گیرنده نامه زمان کافی برای خواندن جزئیات محتویات نامه شما را ندارد. حتی اگر فقط محتویات نامه را اسکن کند ، آیا می تواند منظور شما را بفهمد؟ در غیر اینصورت ، دیکشنری را که استفاده می کنید تصحیح کنید تا منظور خود را روشن کنید
مرحله 5. از به کار بردن اصطلاحات اصطلاحاتی و اصطلاحات فنی که درک آنها برای خوانندگان دشوار است خودداری کنید
این جنبه باید رعایت شود تا سطح خوانایی و وضوح مطالب نامه شما حداکثر شود. بنابراین ، اگر گیرنده نامه حرفه ای نیست که قادر به درک اصطلاحات فنی باشد ، از آن استفاده نکنید. در عوض ، اصطلاحات اصطلاحاتی یا اصطلاحات فنی را با کلمات دیگری که حتی افراد معمولی می توانند درک کنند ، جایگزین کنید.
برای ویرایش نامه ، س followingال زیر را بپرسید: "آیا کسی که کار من را درک نمی کند می تواند بفهمد نامه من در مورد چیست؟" در غیر این صورت ، زبان مورد استفاده در حرف را تغییر دهید تا اکثر مردم بتوانند آن را درک کنند. در واقع ، این یک راه قدرتمند برای کاهش استفاده از اصطلاحات فنی در حروف است
مرحله 6. متن نامه خود را دوباره بخوانید
برای جلوگیری از نوشتن اشتباهاتی که باعث می شود نامه شما کمتر حرفه ای به نظر برسد ، خواندن مجدد نامه و تصحیح خطاهای املایی ، دستوری ، قالب بندی و جریان را فراموش نکنید. به من اعتماد کنید ، صرف چند دقیقه برای بررسی محتویات نامه می تواند در حرفه ای جلوه دادن نامه بسیار مثر باشد.
- فقط برای بررسی خطاها در نامه خود به یک برنامه رایانه ای تکیه نکنید. به طور کلی ، چنین برنامه هایی فقط قادر به تشخیص اشتباهات املایی و نقطه گذاری هستند ، نه خطاهای دستوری. بنابراین ، هر کلمه ای را که در نامه خود نوشته اید دوباره بخوانید تا خطاهایی را پیدا کنید که کامپیوتر نمی تواند آنها را تشخیص دهد.
- اگر محتوای نامه شما بسیار مهم است ، مانند زمانی که نامه ای به شریک تجاری خطاب می شود ، از شخص دیگری بخواهید آن را نیز بخواند. گاهی اوقات ، افراد دیگر می توانند عیب هایی را پیدا کنند که قبلاً از آنها آگاه نبودید.
