سیستم ذخیره سازی فایل یکی از جنبه های مهم در مدیریت یک اداره مطبوع است. بهترین تنظیمات سیستم ذخیره سازی فایل را تعیین کنید تا هرکسی که مجوز دسترسی به سند را داشته باشد ، چه شخص دیگری باشد یا خود شما ، بتواند به راحتی سند مورد نیاز خود را پیدا کند. سیستم ناکافی ، رسیدگی به اسناد را برای شما مشکل می کند ، زیرا اسناد اغلب در هم جمع شده یا گم شده اند به طوری که میز کار پر از انبوهی از فایل ها است.
گام
مرحله 1. سیستم ذخیره فایل مورد نظر خود را تعیین کنید
صرف نظر از اینکه کدام سیستم را انتخاب می کنید ، مطمئن شوید که می دانید هر سند را کجا ذخیره کنید ، برای مثال:
- الفبا. این سیستم به بهترین وجه زمانی کاربرد دارد که ذخیره سازی فایل توسط مشتری ، بیمار یا نام مشتری انجام شود.
- موضوع یا دسته. به طور کلی ، یک سیستم ذخیره فایل که بر اساس موضوع یا دسته بندی سازماندهی شده است ، اگر به درستی مدیریت شود بسیار مفید است ، اما اگر اسناد به طور مرتب سازماندهی نشده باشند ، می تواند بسیار گیج کننده باشد.
- شماره یا زمان بندی. این گزینه در صورتی که سند به صورت سریال یا تاریخ باشد ، مانند فاکتور خرید یا رسید پرداخت ، بهترین گزینه است.
مرحله 2. یک پوشه حلق آویز در کشوی فایل تنظیم کنید
پوشه آویزان نیازی به حذف از کشو ندارد زیرا به عنوان محلی برای قرار دادن پوشه مقوایی مانیل عمل می کند. این پوشه در پوشه حلق آویز گنجانده شده و در صورت نیاز بازیابی می شود.
مرحله 3. اسناد را بر اساس دسته بندی بر اساس دسته بندی کنید
هنگامی که مجموعه اسناد به 3-4 سانتی متر رسید ، آنها را به زیر شاخه ها تقسیم کنید. می توان چندین دسته اسناد نازک را با هم ترکیب کرد و سپس نام دسته جدیدی را تعریف کرد. نامی را انتخاب کنید که مرتب سازی اسناد را برای شما آسان تر کند.
مرحله 4. هر دسته را در یک پوشه مقوایی مانیل قرار داده و برچسب آن را به وضوح بزنید
برای داشتن ظاهری زیبا ، از پوشه ای استفاده کنید که به جای صف بندی ، محلی برای نوشتن برچسب در وسط آن فراهم می کند.
مرحله 5. پوشه مقوایی مانیل را در پوشه حلق آویز ذخیره کنید
می توانید از یک پوشه معمولی آویزان برای ذخیره مجموعه های نازک اسناد استفاده کنید. با این حال ، برای ذخیره پشته های ضخیم اسناد یا مواردی که به زیر شاخه ها تقسیم می شوند ، از یک پوشه آویزان با پایین مربع استفاده کنید. در این حالت ، فایلها را می توان به دلخواه مرتب کرد ، اما بیشترین ترتیب استفاده از حروف الفبا است.
مرحله 6. پوشه حلق آویز را مطابق برچسب ذکر شده روی پوشه مقوایی مانیل برچسب گذاری کنید
برچسب پلاستیکی را در سمت چپ پوشه قرار دهید ، مگر اینکه مجبور شوید پوشه را به صورت عمودی در کابینت فایل قرار دهید تا پوشه ها به ترتیب از چپ به راست و نه جلو به عقب قرار گیرند. در این حالت ، برچسب پلاستیکی را در سمت راست قرار دهید.
مرحله 7. پوشه های آویزان و پوشه های مقوایی مانیل اضافی را آماده کنید تا در صورت وجود اسنادی که نمی توان آنها را در پوشه های دارای برچسب دسته بندی کرد ، پوشه ها را اضافه کنید
اسناد زیاد یا خیلی کم را در پوشه بارگذاری نکنید. در نظر بگیرید که آیا باید برچسب پوشه ها را تغییر دهید و دوباره مرتب کنید زیرا اسناد باید در دسته های جدید گروه بندی شوند.
مرحله 8. در پایان سال ، همه پوشه ها را از کابینت فایل بردارید ، پوشه های مقوایی جدید مانیل را بر اساس طبقه بندی برچسب گذاری کرده و سپس آنها را در پوشه های آویزان قرار دهید
همه پرونده ها را بررسی کنید تا ببینید آیا اسنادی وجود دارد که باید در پوشه های موجود موجود ترکیب شوند و سپس سایر اسناد را به عنوان بایگانی ذخیره کنید.
نکات
اگر می خواهید برچسب های رنگی بسازید ، آنها را با استفاده از رایانه چاپ کنید یا از روش دیگری برای جذابیت بیشتر پوشه استفاده کنید. با این حال ، هنگامی که مجبور به ایجاد تغییراتی مانند افزودن یک پوشه جدید می شوید ، ممکن است دچار سردرگمی شوید زیرا انتخاب رنگ ها دشوار است یا مجبورید آنها را با دست برچسب گذاری کنید. بنابراین ، از یک روش ساده استفاده کنید
هشدار
- دسته های متفاوتی را برای اسنادی که نمی توانند در دسته های خاصی گروه بندی شوند ایجاد نکنید زیرا این روش باعث می شود اسناد همچنان روی هم جمع شوند.
- پس از تعیین سیستم ذخیره سازی فایل ، مدیریت اسناد را به صورت عادی در آورید. هر روز زمانی را برای ذخیره فایل ها روی میز خود اختصاص دهید. وسوسه نشوید که اسناد را در یک سبد بزرگ قرار دهید زیرا سبد به سرعت پر می شود و به توده جدیدی از پرونده ها تبدیل می شود.
