تماس گرفتن یک مهارت مهم در زندگی روزمره است. شرایط حرفه ای ، مانند تماس تجاری یا تماس با شرکتی که برای کار درخواست می کنید ، می تواند در یک محیط رسمی تر با شما تماس بگیرد. اگر از دوست ، دوست یا اعضای خانواده خود تماس گرفتید ، بهتر است معمولی و طبیعی پاسخ دهید. اگر به یک شماره ناشناس یا خصوصی به تماس پاسخ می دهید ، بهتر است با مودبانه و دقیق تری تماس بگیرید.
گام
روش 1 از 3: دریافت تماس در دفتر
مرحله 1. آن را حرفه ای نگه دارید
وقتی در محل کار با شما تماس می گیرند ، همیشه نمی دانید چه کسی با شما تماس می گیرد. دریافت تماس به صورت حرفه ای ، مکالمه را به درستی آغاز می کند.
- در صورت شک ، با یک سلام ساده ، "سلام ، با کلمه اینجا" پاسخ دهید.
- حتی اگر می توانید شماره تلفن را مشاهده کنید ، ممکن است رئیس شما با تلفن همراه همکار شما تماس بگیرد! با من تماس گرفت و گفت: "سلام ، چه جهنمی؟" می تواند تأثیر منفی و نه جدی ایجاد کند.
مرحله 2. بر مکالمه تمرکز کنید
واقعاً "در" گفتگو باشید. هر کاری که انجام می دهید را متوقف کنید و کمی وقت بگذارید تا آماده شوید.
- قبل از برداشتن گوشی ، صورت مورد نظر خود را قرار دهید. اگر لبخند بزنید ، اخم کنید یا احساس کسالت کنید ، تفاوت ایجاد می کنید زیرا تماس گیرنده می تواند آن را با لحن صدای شما بشنود.
- سعی کنید در هنگام تماس روی هیچ چیزی روی اینترنت کلیک نکنید و حواس خود را پرت نکنید. اگر گوش نمی دهید ، تماس گیرنده می تواند متوجه شود.
مرحله 3. ابتدا خودتان را نام ببرید
در یک موقعیت تجاری ، روش دریافت تماس با ذکر نام شما و شرکتی که در آن کار می کنید شروع می شود: "صبح بخیر ، از تماس شما با PT متشکرم. A B C. با رقص. چیزی می توانم کمک کنم؟"
- اگر تماس ورودی از داخل شرکت است و شما آن را می دانید ، می توانید با ذکر بخش و نام خود آن را بپذیرید: "سلام ، با امور مالی ، اینجا رقصید. چیزی می توانم کمک کنم؟ " این تبریک نشان می دهد که تماس گیرنده با شخص مناسب متصل است و شما آماده کمک هستید. لحن صوتی خود را دوستانه نگه دارید تا تماس برای هر دو طرف خوشایندتر باشد.
- در بسیاری از موقعیت های اداری ، دستورالعمل هایی برای برقراری تماس وجود دارد که هر کارمند باید از آنها پیروی کند. همیشه نشان دهید که صادق هستید ، مهم نیست چقدر احوالپرسی شما احمقانه باشد - مصرف کنندگان می توانند بگویند آیا شما هیجان زده هستید یا فقط این پیام ها را می خوانید: "به خانه توفو ، خانه همه توفوها خوش آمدید!" اگر با قاطعیت نگویید مسخره به نظر می رسد.
مرحله 4. آن را با سطح ادب مناسب بپذیرید
صبور ، محترم و دلپذیر باشید. تمام تلاش خود را برای کمک به تماس گیرنده انجام دهید. سعی کنید تا زمانی که متوجه نشدید چه کسی با شما تماس می گیرد ، خیلی راحت صحبت نکنید.
- اگر تماس گیرنده خود را معرفی نکرد ، بگویید "آیا می توانم بدانم با چه کسی صحبت می کنم؟". این مهم است که بدانید چه کسی با شما تماس می گیرد فقط در صورتی که مجبور شوید با آنها تماس بگیرید یا آنها را به تلفن دیگری متصل کنید. این عبارت همچنین به تماس گیرنده می گوید که با او مودبانه رفتار می شود و شخص مهمی است. ایجاد روابط کاری خوب با افرادی که بیش از یک بار با شما تماس گرفته اند بسیار مهم است.
- سعی کنید بی ادب به نظر نرسید ، حتی اگر ناراحت هستید. به یاد داشته باشید که در موقعیت های کاری ، کلمات و اعمال شما نشان دهنده شرکتی است که در آن کار می کنید. اگر به نام شرکت خود آسیب برسانید ، ممکن است کسب و کار شما شکست بخورد - و رئیس شما آن را بی اهمیت نمی داند.
مرحله 5. آماده توجه به پیام شوید
اگر شخصی تماس می گیرد تا با رئیس یا همکار شما صحبت کند ، اما شما تنها کسی هستید که با شما تماس می گیرد ، مودبانه از کسی که تماس می گیرد بپرسید و بپرسید چه خبر است. با دقت گوش دهید و تا آنجا که ممکن است اطلاعات مرتبط را ضبط کنید:
- اگر فردی که می خواهد با او تماس بگیرد نتواند به تماس پاسخ دهد ، بگویید: "متأسفیم ، اما پاک بامنگ در حال حاضر در دفتر خود نیست. آیا می توانم پیام را حذف کنم؟"
- حتماً نام ، شماره تلفن و دلیل تماس را یادداشت کنید. فوریت تماس را اندازه بگیرید - آیا به نظر می رسد که تماس گیرنده در دو ساعت آینده یا در یک هفته مشاغل کاری دارد؟ اگر این تماس یک تماس تجاری مهم است ، باید تا حد امکان سریع و کارآمد به موضوع رسیدگی کنید - بنابراین مطمئن شوید که پیام را در اسرع وقت از بین می برید.
مرحله 6. مراقب تماس هایی باشید که به دنبال اطلاعات شرکت هستند
اگر تماس گیرنده را نمی شناسید و او در مورد شما و همکار دیگرش اطلاعات بیشتری می خواهد ، مراقب باشید که اطلاعات داخلی شرکت خود را بیش از حد ندهید.
- حتی اگر تماس گیرنده نام و شرکت خود را به شما می گوید ، باز هم باید مراقب باشید مگر اینکه تماس گیرنده مورد اعتماد باشد. اگر مطمئن نیستید ، تماس را برای یک دقیقه متوقف کنید و از همکار خود راهنمایی بخواهید: «آیا قبلا با آقای هریس تجارت داشتیم؟ او سوالات زیادی در مورد روند کار و ظرفیت این شرکت پرسید و من می خواستم مطمئن شوم که او یک فرد مورد اعتماد است."
- در شرایط تجاری ، بگویید «متأسفم ، آقا/خانم. سیاست شرکت ما ما را از ارائه چنین اطلاعاتی منع می کند. ممکن است بدانم چرا به آن احتیاج داری؟ " و قضاوت خود را در مورد شخص از آنجا انجام دهید.
روش 2 از 3: دریافت تماس های تلفنی خصوصی
مرحله 1. سلام ها را بر اساس افرادی که تماس می گیرند سفارشی کنید
اگر می دانید چه کسی با شما تماس می گیرد ، بر اساس نام تلفن و تجربه شما ، لطفاً آن شخص را طوری خطاب کنید که گویی شخصاً ملاقات کرده اید. اگر نمی دانید چه کسی تماس می گیرد ، تماس را رسمی تر بگیرید و منتظر بمانید تا تماس گیرنده منظور او را بگوید.
- برای تبریک استاندارد پذیرفته شده بین المللی ، بگویید "سلام؟". در پایان سلام ، مانند لحنی پرسشگر ، تلفن را با صدای کمی بلند کنید. "سلام؟" این باعث می شود که تماس گیرنده به سلام و احوالپرسی شما پاسخ دهد و در بیشتر موارد دلیل تماس او را توضیح دهد.
- اگر دوست شما تماس می گیرد ، بی احترامی سلام کنید: "هی ، جونو! چطوری رفیق؟"
- اگر سرپرست ، آشنایان یا کارفرمای احتمالی شما تماس گرفتند ، مودبانه تر ، اما با کمی آشنایی به آنها سلام کنید: «عصرتون بخیر ، آقای سانگکار. چطور هستید؟"
- اگر نمی دانید چه کسی با شما تماس می گیرد ، چیزی ساده به عنوان "سلام؟"
مرحله 2. پس از گفتن "سلام؟
"، منتظر جواب باشید. وقتی می گویید "سلام؟" ، از تماس گیرنده می خواهید که خودش را معرفی کند. به مثال زیر نگاه کنید (کلمات شما جسورانه ، و کلمات تماس گیرنده به صورت کج نوشته شده است:
- "سلام؟"
- "سلام ، جونو ، این تونو است."
- "اوه ، سلام تونو! چرا ، رفیق؟"
- "نه ، من فقط می خواستم بپرسم آیا امشب رویدادی دارید؟ من می خواهم فیلم" جنگ ستارگان "را اینجا تماشا کنم."
- "آیا دوست دارید" جنگ ستارگان "را تماشا کنید! اگر تماشا نکنید دیوانه است!"
مرحله 3. سلام خود را ایجاد کنید
با تجربه بیشتر در دریافت تماس های تلفنی ، می توانید الگوها و عبارات احوالپرسی را که بارها و بارها استفاده می کنید ، توسعه دهید.
- در نظر بگیرید که خود را با سلامی مانند: "سلام ، این جونو است" یا "جونو اینجاست" شناسایی کنید.
- با تغییرات غیررسمی "سلام؟": "هی!" ، "هایا!" ، "هی ، چطور هستی؟" یا "هی ، کجا بودی؟" خلاق باشید. این تبریک غیر رسمی برای دریافت تماس از دوستان و آشنایان غیر حرفه ای مناسب است.
مرحله 4. پست صوتی را برای استفاده در مواقعی که نمی توانید تماس بگیرید تنظیم کنید
هر کسی از دوستان گرفته تا خانواده تا رئیس شما به احتمال زیاد هر چند وقت یکبار پیام صوتی شما را می شنود ، بنابراین اطمینان حاصل کنید که آن را مودبانه و بدون مزاحمت دیگر ضبط می کنید. از شوخی یا شوخی خودداری کنید مگر اینکه مطمئن باشید فقط دوستان شما تماس می گیرند.
- بگویید: "این پست صوتی جونو است. ببخشید فعلا نمیتونم گوشی رو بردارم لطفاً پیام بگذارید و من در اسرع وقت تماس می گیرم."
- اگر از تلفن ثابت استفاده می کنید ، تنظیمات ضبط صدای خانواده را در نظر بگیرید. بگویید ، "سلام این مربوط به خانواده جونو است. متأسفانه در حال حاضر نمی توانیم تلفن را برداریم. لطفاً پیامی بگذارید و ما در اسرع وقت با شما تماس خواهیم گرفت! ". می توانید با این ضبط های خانوادگی سرگرم شوید - سعی کنید همه اعضای خانواده خود را به طور همزمان وادار کنید یا از اعضای خانواده خود بخواهید قسمتی از پیام را به صورت جداگانه بیان کنند.
- در نظر بگیرید که از تماس گیرنده بخواهید جزئیات مربوط به خودش را ارائه دهد ، نه اینکه فقط از او بخواهید پیامی ارسال کند: "لطفاً نام ، شماره تلفن و هدف تماس خود را ذکر کنید ، و من در اسرع وقت با شما تماس می گیرم." این روش خاص بیشتر برای شماره تلفن شما مناسب است که معمولاً تماس های تجاری زیادی دریافت می کند.
روش 3 از 3: دریافت تماس های تلفنی از شماره های ناشناس
مرحله 1. به این فکر کنید که چه کسی ممکن است با شما تماس بگیرد
اگر منتظر تماس کسی هستید - یک آشنای جدید ، سازمان شما یا یک کارفرمای بالقوه - با تأمل تماس بگیرید. ارزیابی کنید که آیا تماس کمی رسمی تر یا کمتر رسمی است - اما در هر صورت ، رسمی بودن را انتخاب کنید.
- در این مورد مودبانه و نیمه رسمی پاسخ دهید. تبریک ساده مانند "سلام؟" می تواند به کار رود. لازم نیست خودتان را مستقیماً شناسایی کنید - اگر تماس گیرنده شما را شخصاً می شناسد یا نام شما در لیست است ، ممکن است بپرسد: "سلام ، آیا می توانم با جونو صحبت کنم؟"
- اگر تماس می گوید "ناشناخته" یا "مسدود شده" ، لازم نیست به تماس پاسخ دهید. در صورت تمایل تلفن را بردارید یا منتظر بمانید تا ببینید آیا تماس گیرنده پیامی در پست صوتی گذاشته است یا خیر. اگر مشاغل مهمی دارید می توانید با او تماس بگیرید.
مرحله 2. مراقب تماس های مزاحم باشید
اگر با شما تماس گرفت و این تماس احمقانه و توهین آمیز به نظر رسید ، احتمالاً فقط یک تماس شوخی است. برخی از تماس گیرندگان مزاحم معمولاً مبتذل و واضح هستند ، اما سایر تماس گیرندگان مزاحم سعی می کنند شما را فریب دهند تا فکر کنید تماس بسیار مهم است. همانطور که با قلدرها برخورد می کنید ، با تماس گیرنده های ناخوشایند برخورد کنید: اگر سکوت کنید و غر زدن آنها را دنبال کنید ، احساس می کنند برنده شده اند. اگر بتوانید حدس بزنید چه کسی تماس می گیرد ، سکوت و تظاهر به اینکه در یک تله هستید ممکن است مفید باشد. برخی از شرکت های تلفن در آمریکا خدمات ردیابی تماس را ارائه می دهند: اگر بعد از قطع تماس با شماره 69 *تماس بگیرید ، سرویس پیام رسانی خودکار اطلاعات عمومی را در مورد شماره ای که آخرین بار با شما تماس گرفته است ارسال می کند.
مرحله 3. مراقب بازاریابان تلفنی باشید
اگر از یک شماره ناشناس تماس بگیرید و شخصی که با شما تماس می گیرد شروع به پرسیدن درباره شما کند ، ممکن است سعی کند پول شما را دریافت کند.
- بازاریابان تلفنی هر روز با ده ها نفر تماس می گیرند و اکثر آنها علاقه ای به فروشنده های تلفنی ندارند. با گفتن "متشکرم ، اما من علاقه ای ندارم احساس گناه نکنید. عصر بخیر”، سپس تلفن را قطع کنید. وقت و زمان خود را هدر ندهید.
- اگر مایل به دریافت تماس از این شرکت نیستید ، از فروشنده تلفنی بخواهید شماره شما را در لیست "تماس نگیرید" قرار دهد. اکثر شرکت ها کاری را که شما می خواهید انجام می دهند و دیگر شما را اذیت نمی کنند.
- اگر به آنچه فروشنده تلفنی می فروشد علاقه دارید ، لطفاً به تماس پاسخ دهید و به صدا گوش دهید. به یاد داشته باشید که هر چه بیشتر به آنها پاسخ دهید ، بیشتر سعی خواهند کرد محصولات خود را به شما بفروشند!
- اگر می خواهد با شما یا یکی دیگر از اعضای خانواده صحبت کند ، از او بخواهید قبل از گفتن هر چیزی نام و سازمان خود را بیان کند - مبادا اطلاعات بیش از حد به بازاریابی تلفنی بدهید! اگر او مخفی است و هویت خود را فاش نمی کند ، این را در نظر داشته باشید - لازم نیست پاسخ دهید.
نکات
- "سلام؟" سلام شماره یک است سلام شما همیشه مودبانه به نظر می رسد ، "سلام؟" ، خواه تماس گیرنده دوست ، معشوق ، مادر ، رئیس ، افسر پلیس محلی یا غریبه باشد.
- "Caller ID" می تواند مفید باشد. اگر می توانید قبل از تماس گرفتن با افرادی که تماس می گیرند اطلاع پیدا کنید ، می توانید آمادگی بیشتری برای تماس داشته باشید.
- " چی ؟" یا "ها؟" این راه خوبی برای برقراری تماس نیست ، حتی اگر از تماس گیرنده خوشتان نمی آید یا روحیه بدی دارید. وقتی در حال تماس هستید مودب باشید.
