گاهی اوقات ، مدیریت شرکت از کارکنان می خواهد گزارش عملکرد خود را تهیه کنند. به این ترتیب ، صاحبان مشاغل می توانند در مورد نحوه ارزیابی کارکنان از کار خود ایده بگیرند. اگر از شما خواسته شد گزارش تهیه کنید ، نگران نباشید. از این فرصت استفاده کنید و موفقیت خود را در محل کار با گزارش پیشرفت کار ، دستاوردها و عملکرد خود تا آنجا که می توانید نشان دهید.
گام
قسمت 1 از 3: آماده سازی برای نوشتن گزارش
مرحله 1. ابتدا فرمت گزارش مورد استفاده شرکت را مطمئن شوید
فرمت های گزارش عملکرد بر اساس نیاز متفاوت است. برخی از شرکت ها درخواست می کنند که گزارش ها از طریق پست الکترونیکی ارسال شوند. سایر شرکتها سیاست تهیه گزارشها را بر اساس معیارهای خاصی برای بحث بیشتر تعیین می کنند.
- اگر شرکت یک قالب استاندارد ارائه می دهد ، مطابق آن قالب گزارش ایجاد کنید. تا جایی که می توانید دستورالعمل ها را دنبال کنید تا گزارش کاملی ارائه دهید تا شلخته به نظر نرسید. گاهی اوقات ، شرکت ها از کارکنان می خواهند فرم ها را پر کنند یا گزارش های مکتوب را در قالب مقاله آماده کنند.
- سعی کنید قبل از مهلت ارسال گزارش ، بدانید چه چیزی را گزارش دهید. به این ترتیب ، می توانید تمام دستاوردها را برای یک سال مطابق معیارهای تعیین شده گزارش دهید. اطمینان حاصل کنید که عملکرد شما با معیارهای تعیین شده مطابقت دارد.
مرحله 2. در گزارش عجله نکنید
به منظور نشان دادن بهترین عملکرد ، سعی کنید گزارش ها را در گرامر خوب و بدون غلط املایی تهیه کنید. شما باید چندین پیش نویس تهیه کنید و سپس بهترین را انتخاب کنید.
- درخواست های شرکت را جدی بگیرید زیرا نتایج ارزیابی شغل بخش مهمی از سابقه کاری هر کارمند خواهد بود. اگر سوابق خاصی در سابقه کاری شما وجود داشته باشد و مجبور باشید با سایر کارکنان رقابت کنید ، گزارش عملکرد تعیین کننده خواهد بود.
- یک گزارش عملکرد کوتاه به سبک زبان حرفه ای تهیه کنید. برای ایجاد یک گزارش مختصر ، همه دستاوردهای خود را در طول سال خلاصه کنید تا گزارش شما بیش از دو صفحه نباشد ، به جای توصیف هر مورد به طور مفصل. اجراهایی را که مهمتر می دانید در اولویت قرار دهید و شواهد موثری ارائه دهید. با این حال ، اطلاعات واقعاً مفید را انتخاب کنید زیرا هیچ کس نمی خواهد گزارش 30 صفحه ای را بخواند.
مرحله 3. عادت کنید که هنگام کار یک ظاهر طراحی خوب انجام دهید
برای سهولت نوشتن گزارش ، ابتدا همه اسناد مهم را جمع آوری کنید. ایده خوبی است که شروع به جمع آوری اسناد در اوایل سال کنید.
- چندین سند را که موفقیت کار را نشان می دهد ، ضمیمه کنید ، به شرطی که در قالب تعیین شده توسط شرکت باشد. نمونه سند مناسب را انتخاب کنید تا بتوانید بهترین عملکرد را نشان دهید. همچنین اهدافی را که هنگام ارزیابی قبلی تعیین کرده اید آماده کنید.
- هنگام ارزیابی پیشرفت در میانه سال (در صورت ارزیابی شرکت) ، یادداشت های پیشنهادات و بازخوردهای مافوق را جمع آوری کنید. از اطلاعاتی که در طول سال دریافت می کنید می توانید هنگام ایجاد گزارش استفاده کنید تا اطلاعات ارائه شده شما خاص تر و مفیدتر شوند.
مرحله 4. بدانید که شرکت از شما چه انتظاری دارد
قبل از شروع به نوشتن گزارش ، باید بتوانید به این س answerال پاسخ دهید: "شرکت از شما چه انتظاری دارد؟" اگر جواب را نمی دانید از رئیس خود بپرسید. سعی کنید رابطه بین ارزیابی عملکرد و اهدافی را که باید به آنها برسید درک کنید تا اهداف شرکت تحقق یابد.
- گزارش عملکرد را بر اساس شرح وظایف ایجاد کنید تا بتوانید آنها را به طور سیستماتیک بنویسید. با این حال ، ابتدا مطمئن شوید که آیا هر یک از شرح وظایف تغییر کرده است و آیا همه اهداف کار در توضیحات شغل ذکر شده است.
- هر وظیفه ای را بر اساس اقداماتی که باید انجام دهید شرح دهید و سپس توضیح دهید که در رسیدن به اهداف درخواستی شرکت موفق بوده اید. از این رو ، شما حق دارید در مورد انتظارات شرکت از شما توضیح دهید. در غیر این صورت ، ارزیابی عملکردها به صورت ذهنی است و منجر به انتقاد بی اساس می شود.
قسمت 2 از 3: اطلاعات صحیح را در گزارش بنویسید
مرحله 1. بهترین دستاوردها را مطلع کنید
گزارش عملکرد متوسط ندهید. از این فرصت استفاده کنید و تمام کارهایی را که انجام داده اید با بهترین نتایج گزارش دهید. همه چیز را به من بگو و به دستاوردهای خود افتخار کن!
- ابتدا بهترین دستاوردهایی را که بیشترین تأثیر را بر عملکرد شرکت دارند گزارش دهید ، به ویژه موارد مهمی که از دستیابی به اهداف شرکت پشتیبانی می کند و در آخرین ارزیابی عملکرد مورد بحث قرار گرفته است. تمام کارهایی که در یک سال انجام داده اید را شرح ندهید.
- با این حال ، سعی کنید اطلاعات را به شیوه ای مودبانه و حرفه ای منتقل کنید. از کلمات مثبت استفاده کنید و به همکاران خود توهین یا تحقیر نکنید. بر عملکرد خود تمرکز کنید.
- فراموش نکنید که گزارش دستاوردها در ابتدای دوره مورد ارزیابی قرار گیرد. کارکنان معمولاً تمرکز بیشتری بر کارهایی دارند که در پایان دوره انجام می دهند.
مرحله 2. مزایای ملموس کار خود را آشکار کنید
هرکسی می تواند گزارشی حاوی کلیشه ها و چیزهای پیش پا افتاده تهیه کند ، اما اگر با شواهد واقعی پشتوانه شود ، از کیفیت بالاتری برخوردار خواهد بود.
- ارائه حقایق ، ارقام ، تاریخ ها و سایر داده های حمایتی خاص. به عنوان مثال: اگر به عنوان مدیر حساب رسانه های اجتماعی در یک شرکت کار می کنید ، گزارشی را در قالب داده های کمی (تعداد حساب هایی که روی "پسندیدن" ، نظرات و غیره کلیک کرده اند) ارائه دهید. به دنبال داده های دیگری باشید که بتواند اعتبار شما را افزایش دهد.
- دستاوردهای خود را با اهداف و اهداف شرکت مقایسه کنید تا نشان دهید که یک کارمند شایسته هستید.
مرحله 3. اهداف کار را فهرست کرده و در مورد آنها بحث کنید
شما باید یک گزارش بسیار خاص به عنوان مبنایی برای تعیین اهداف کاری در سال آینده تهیه کنید. همچنین یک برنامه توسعه خود را ارائه دهید ، یعنی چیزهایی که می خواهید به آنها برسید.
- نحوه دستیابی به این هدف را توضیح دهید. اهدافی را که باید بر اساس نتایج ارزیابی عملکرد انجام شده در ابتدای دوره انجام دهید و میزان موفقیت شما را مشخص کنید.
- همچنین اگر از شما خواسته می شود کاری را خارج از شرح شغل انجام دهید یا برای کار بیشتر پیش قدم هستید ، در گزارش بنویسید.
مرحله 4. درباره شایستگی های اساسی خود بحث کنید
به طور کلی ، این شرکت شایستگی های اساسی را که هر کارمند برای کار خوب باید داشته باشد ، تعیین کرده است. این را با جزئیات اطلاع دهید و توضیح دهید.
- نشان دهید که شایستگی شما بالاتر از استانداردهای تعیین شده توسط شرکت است.
- از کلمه "شایستگی" با توجه به شرایط استاندارد شرکت استفاده کنید تا ثابت شود بین دستاوردهای شما و اهداف شرکت ارتباط مستقیمی وجود دارد. عملکرد خود را با همان اصطلاحات توصیف کنید.
مرحله 5. عاقلانه ارزیابی کنید
قبل از ارزیابی عملکرد ، ممکن است از شما خواسته شود که به خودتان امتیاز دهید. برای تعیین مقدار صحیح ، باید معنی آن را درک کنید.
- A معمولاً به کارمندانی داده می شود که رهبری خود را نشان داده و قادر به ایجاد تغییر در شرکت هستند. معمولاً نمره B به کارمندانی تعلق می گیرد که عملکردشان بالاتر از هدف است و رفتار آنها مثال زدنی است.
- معمولاً درجه C به کارمندانی تعلق می گیرد که به اهداف خود برسند و رفتار خوبی داشته باشند. مقدار D نشان می دهد عملکرد زیر هدف است و رضایت بخش نیست. ارزش E نشان دهنده عملکرد ضعیف است زیرا کارکنان به خوبی کار نمی کنند. برای اطمینان از تعریف هر مقدار و نحوه تعیین ارزش مطابق مقررات شرکت ، به دنبال اطلاعات کامل باشید.
مرحله 6. گزارش را تا آنجا که می توانید گردآوری کنید
گاهی اوقات ، شرکت ها از کارکنان می خواهند گزارش عملکرد را به ترتیب خاصی تهیه کنند. اگر مشخص نشده است ، گزارش را به ترتیب زیر ایجاد کنید:
- با یک جمله آغازین مثبت و قانع کننده شروع کنید. این جمله مهمترین بخش گزارش عملکرد سالانه است.
- پس از آن ، دستاوردهای خود را به همراه داده های پشتیبانی دقیق بنویسید. برای هر دستاورد ، س “ال "چرا؟" به این ترتیب ، می توانید ثابت کنید که مشارکت شما مناسب و شایسته احترام است. هرگز گزارش عملکرد با کلمات منفی تهیه نکنید.
- اگر اهدافی وجود دارد که به آنها نرسیده اید یا جنبه های خاصی که باید آنها را بهبود بخشید ، آنها را در پایان گزارش ننویسید تا ابتدا و انتهای گزارش حاوی نکات مثبت باشد. آخرین قسمت گزارش مهم ترین بخش است زیرا به خاطر سپردن آن آسان ترین است. بنابراین ، مواردی را که باید در وسط گزارش بهبود دهید ، لیست کنید.
قسمت 3 از 3: استفاده از کلمات مناسب
مرحله 1. بر ایجاد گزارشی تمرکز کنید که عملکرد شغلی شما را توصیف می کند
همانطور که می دانیم ، شما این گزارش را ایجاد کرده اید زیرا از شما خواسته شده است که خودتان را ارزیابی کنید. با این حال ، بسیاری از افراد موارد منفی را شامل می شوند و در مورد افراد دیگر صحبت می کنند.
- از گزارش عملکرد در دفاع از خود استفاده نکنید. تا آنجا که می توانید مثبت اندیش باشید ، به عنوان مثال با این جمله: "من همیشه بعد از گفتگو با همکاران ، همکاران و مشتریان ، برنامه جلسات را تنظیم می کنم زیرا واقعاً برای وقت و مشغله آنها ارزش قائل هستم." قدردانی از زمان می تواند تأثیر مثبتی بگذارد و طرز فکر عاقلانه ای را نشان دهد.
- درباره افراد دیگر بحث نکنید زیرا این گزارش برای انتقاد از کار یا شخصیت دیگران نیست.
- هنگام گزارش دستاوردها نیز لازم نیست خود را با دیگران مقایسه کنید. بدون اینکه همکارانی را که عملکرد یکسانی نداشته اند انجام دهید ، توضیح دهید که چه کار کرده اید.
مرحله 2. انتقاد سازنده ای از نقاط ضعف خود بنویسید
ممکن است گزارشی که حاوی مطالب خوب است غیر واقعی به نظر برسد ، اما هنگام پذیرش اشتباهات باید بسیار مراقب باشید.
- در بخش جداگانه ای به خودتان انتقاد دهید تا صداقت خود را در برخورد با این مشکل نشان دهید. به عنوان مثال: "من آنقدر کار را در اولویت قرار می دهم و می خواهم بهترین نتایج را بدست آورم که فکر می کنم کمتر به همکارانم اهمیت می دهم. من همچنان مهارت های ارتباطی خود را برای حل این مسئله بهبود می بخشم. " این جملات می تواند تصویر مثبتی از نویسنده ارائه دهد (یک فرد کمال گرا که روی کار تمرکز می کند چیز خوبی است) و توانایی آگاهی از ضعف های خود را نشان می دهد.
- جنبه هایی را که نیاز به بهبود دارند ذکر کنید. کل گزارش را با برنامه های بهبودی پر نکنید. بر توضیح دستاوردها تمرکز کنید ، اما باید برخی از جنبه هایی را که باید بهبود یا بهبود یابند ذکر کنید. با این حال ، بیش از حد از خود انتقاد نکنید زیرا احساس می کنید که اعتماد به نفس ندارید.
- با ارائه برنامه های بهبود ، ذهنیت مثبتی از خود نشان دهید. مثبت اندیش و عمل گرا باشید. برنامه خود را با کلمات سازنده شرح دهید. به جای این که فقط یک داستان درباره شکست خود بگویید ، بگویید که می خواهید در جنبه خاصی پیشرفت کنید و اقدامات خود را انجام دهید.
مرحله 3. پیشنهاد فرصتهای شغلی
اگر می خواهید فرصتی برای شرکت در آموزش یا دعوت شدن به یک جلسه به دست آورید ، گزارش عملکرد راهی عالی برای بیان آن است. از طریق این گزارش غرامت پیشنهاد نکنید.
- همچنین نظرات خود را در مورد انجام پروژه های ابتکاری که برای شرکت مفید هستند به اشتراک بگذارید.
- سعی کنید بفهمید که چرا رئیس شما از شما خواسته است گزارشی تهیه کنید ، آیا با دیگران بحث کنید ، توزیع پاداش ها را تعیین کنید و غیره.
مرحله 4. از جملات کامل استفاده کنید
بسیاری از کارکنان سعی می کنند تا آنجا که ممکن است اطلاعات را بنویسند تا گزارش ها کثیف به نظر برسند. اجازه ندهید گزارش شما شبیه یک یادداشت آشفته باشد.
- برای مثال ، از به کار بردن عبارت "محتوای تجدید نظر شده" خودداری کنید زیرا بسیار کوتاه است. ایده خوبی است که از جملات کامل برای توضیح موضوعی که در مورد آن بحث می کنید استفاده کنید یا اطلاعات نقطه به نقطه را منتقل کنید.
- علاوه بر سرپرست فوری شما ، ممکن است گزارش شما توسط شخص دیگری ، به عنوان مثال توسط مدیر سطح بالاتر ، خوانده شود. بنابراین ، شما باید اطلاعات واضح و مفصلی ارائه دهید ، به جای این که تصور کنید همه از قبل می دانند که چه می خواهید بگویید یا انجام دهید.
مرحله 5. مثبت و صادق باشید
حتی اگر مواردی وجود داشته باشد که باید اصلاح شوند ، می توانید بعداً آنها را تحقق بخشید. بر آینده تمرکز کنید نه بر شکست های گذشته.
- تصورات منفی ، شاکی ، بدخلق یا مغرور را از خود دور نکنید. نگرش مثبتی از خود نشان دهید ، بتوانید در یک تیم کار کنید و دستاوردهای خود را با فروتنی توضیح دهید.
- اگر مواردی وجود دارد که در مورد شرکت دوست ندارید ، آنها را در گزارش یادداشت نکنید. از این فرصت استفاده کنید و ثابت کنید که چرا مورد نیاز شرکت هستید.
مرحله 6. ثابت کنید ، فقط صحبت نکنید
سعی کنید اطلاعات خاصی را در گزارش خود ارائه دهید ، نه فقط اظهارات کلی.
- به عنوان مثال: به جای اینکه بگویید: "من یک کارمند قابل اعتماد هستم. به دفتر رسیدم و به موقع به اتاق جلسه رسیدم. " بهتر است داده های دقیق حضور و شواهد خاصی را ارائه کنید که نشان می دهد شما شایسته احترام هستید.
- برای اثبات مفیدتر و معتبرتر گزارش خود ، شواهدی (از جمله اعداد) ارائه دهید.
پیوند را بخوانید:
نکات
- زودتر گزارش دهید تا زمان اتمام کار را به تعویق نیندازید.
- نگرش مثبت نشان دهید!
- گزارش عملکرد سال گذشته را دوباره بخوانید تا بتوانید اهداف و اهداف کاری که تعیین کرده اید را به وضوح به خاطر بسپارید.
هشدار
- تظاهر یا دروغ نگویید.
- در گزارش عملکرد ، اطلاعات منفی در مورد همکاران ارائه ندهید.
